如何給客戶寫道歉郵件

不要害怕犯錯誤，害怕不承認錯誤。 人不是完美的，錯誤總是會發生的。 即使在完美的營銷團隊中。 對於企業來說，使用道歉電子郵件樣本並知道如何撰寫正式的道歉信以改善客戶在項目中的體驗至關重要。 凱瑞商學院的數據顯示， 37%的失望客戶對錯誤的回報感到滿意。 此外，如果品牌在信用的基礎上道歉，滿意度會提高到 74%。 那麼，道歉信怎麼寫呢？ 但問題是如何抓住這一刻並向客戶表示抱歉，以使用道歉電子郵件和道歉電子郵件模板恢復他們的忠誠度。 閱讀該系列中有關電子郵件活動類型的另一篇文章以找到答案。

什麼是道歉郵件

糟糕的電子郵件是為搞砸而道歉的信件。 如果一個品牌犯了錯誤，它應該向客戶發送一封道歉電子郵件。

例如，網站壞了，有一段時間不能工作。 您的客戶無法購買。 解決問題後，公司應發送這樣一封道歉電子郵件： 給客戶的搞笑道歉郵件

如何寫一封道歉郵件的主題行

主題行是時事通訊的面孔，它應該是完美的。 在 oops 電子郵件中，你會給予一朵小玫瑰來獲得寬恕。 我們收集了關於如何為您的客戶寫一封正式道歉信的主題的前 5 個變體。

道歉電子郵件主題行示例

1. “糟糕 ─ 鏈接不正確”一個品牌說出了真正的錯誤，客戶看到了發送電子郵件的原因。 收件人將閱讀帶有此類道歉電子郵件主題行的道歉電子郵件，因為他們想知道正確的鏈接。
2. “更正版”這樣的表述讓收件人知道，在道歉通訊中他們會得到正確的信息。
3. “我們真的很抱歉”這個主題行讓我們知道公司道歉。 該公式是如此甜蜜和友好，並且很可能大多數客戶都希望打開並閱讀 oops 電子郵件。
4. “我們公司非常抱歉，因為提供了錯誤的信息” Brand 請求原諒，並說它犯了什麼錯誤。
5. “由於網站的技術問題，衷心道歉”含義相同，但表述不同。 無論如何，這兩種變體聽起來都真誠而愉快。

如何給您的客戶寫一封正式的道歉電子郵件通訊

麻煩可能會發生，您的客戶可能會捲入這種情況。 如果客戶對您的產品有不好的體驗，您的任務是通過電子郵件道歉並將他們的信任歸還給品牌。 在這裡，您會找到一些神奇的詞語、想法和糟糕的電子郵件示例，用於為錯誤創建道歉信樣本，這將打破僵局。 與我們一起掌握品牌道歉的藝術。

移情

很明顯，哎呀時事通訊不應該沒有感情。 如果有人請求你原諒，你希望他們理解你。 這很重要，因為在電子郵件道歉中說“我很抱歉”是可以理解的，但如果沒有同情，你的話就沒有任何意義。 第一步是站在客戶的角度去理解：

• 因為你的錯誤，他們有什麼問題？
• 它持續了多久？
• 他們是否失去了對品牌的金錢或信任？

如果你說一個具體的問題，客戶會看到你理解他/她的痛苦電子郵件應該有的關鍵字：

• 我明白這對您的工作過程有多麼重要。
• 我想你對這個錯誤有多麼失望。
• 如果我是你，我會像你一樣感到沮喪。

向客戶致歉的電子郵件中有一些同情的註釋。 它有真誠的話語和補償。

主動

在給客戶的道歉信中盡快回复。 與客戶投訴回復電子郵件相反，道歉應該是您的主動。 想像一下，客戶收到了有缺陷的產品，或者您的軟件崩潰了。 然而，客戶並沒有發出正式的投訴——他們可能只是決定不再向您購買或明年不再更新合同等。然後，由您向他們發送一封道歉信給客戶會引起共鳴並將情況改變到最好的狀態。

說“對不起！”

沒想到吧？ 但是有一個重要的細節：您應該通過公司道歉信為痛苦道歉，而不是為錯誤道歉。 說你很抱歉，因為你的客戶會遇到問題。 不要試圖為自己辯解。 這意味著您不會感到內疚，並希望使用電子郵件向客戶道歉以證明自己是無辜的。 你的客戶不會欣賞它。 他們認為你對他們不真誠。 電子郵件中最誠摯的道歉是表達對客戶的關心和提高品牌信任度的最佳方式。

倫敦團隊的鏈接請求寬恕並解釋發生這種情況的原因。

認清錯誤

不要害怕接受你或團隊在道歉郵件中搞砸了。 想想客戶和錯誤對品牌的影響。 對這個問題負責是很重要的，不管它是否嚴重。 說“我錯了！” 首先向自己展示並承認它，然後將其展示給客戶。 更重要的一件事是不要把責任推給員工。 “這個錯誤的發生是因為我們的經理約翰忘記給你發郵件了。 對不起。 放心，我們已經懲罰了他！” 這樣的道歉信樣本很糟糕，可以作為您避免錯誤的樣本。 想像一下當你拜訪朋友並且他們開始打架時的情況。 你會感到尷尬。 客戶也是如此，而且充其量也是如此。 看起來你不是一個有責任心的人，不尊重別人。 接受現狀並開始按照我們的建議行事。 客戶會看到一個活生生的人，而不是一個堅強的人，甚至穿著燕尾服睡覺，忽略了別人的感受。 你的客戶會欣賞你真誠的話語並原諒你所犯的錯誤。

代表

如果您收到他們對錯誤致客戶的道歉信的反饋，請務必通知用戶/客戶，並在需要時將其重定向到正確的部門。 如果您無法立即解決問題，請讓您的客戶知道您收到了一封電子郵件，並且客戶的問題將由負責所發生事件的主管人員處理。 一旦電子郵件被重定向到相應的部門，也歡迎您盡快以正式通知正式道歉的形式通知客戶。

此外，如果您還沒有經歷過此類案例並且需要為您的主題行想法提供視覺支持，請隨時在您的實踐中使用客戶道歉信樣​​本。

解釋問題

如果發生錯誤，客戶需要一個明確的解釋。 他們處於壓力之下，為了讓他們平靜下來，你應該說出原因。 如果是技術問題，就說出來，如果是因為你的錯，也說出來。 一個糟糕的電子郵件示例： “我們很抱歉在凌晨 3 點發送電子郵件我們昨天收到了很多時事通訊，因為我們準備了新活動，應該通知客戶。 我們只是混淆了字母。 原諒我們這個錯誤！” 花點時間寫一封電子郵件。 它顯示了客戶對您的重要性。 一些營銷人員犯了一個錯誤：他們不會給出解釋，而是給出一個藉口清單。 如何正確寫一封道歉郵件？ 想像一下，您無法回答客戶。 他們很失望，想離開你。 你的任務是解釋恢復客戶信任的情況。 你的問題清單應該是這樣的：

• 我們沒有回答客戶，為什麼？
• 因為我們很忙，為什麼？
• 因為我們缺乏自由人，為什麼？
• 因為我們像往常一樣有更多的工作，為什麼？
• 因為我們正在為一個新的特別活動做準備！

不要浪費客戶的時間並準確而簡短地解釋它。

該公司簡要解釋了這個問題，並要求提供建議，他們可以如何改進向客戶發送的道歉電子郵件。

解決這個問題

如果不只是言語，道歉是值得的。 客戶不僅需要真誠的言語，還需要行動和消除問題。 在說你很抱歉、認識到錯誤、解釋問題之後，給出你的團隊為解決問題而採取的行動計劃。 錯誤的最佳時間是刪除它。

從這封道歉電子郵件中，可以清楚地看出問題已經消除，但公司沒有說明他們為此做了什麼。

承認客戶的損失

我們都是人類，都會犯錯誤：電子郵件無法發送，服務可能會下降，雇主可能會度過糟糕的日子。 當您的錯誤帶來嚴重問題時，客戶的理解就會停止。 如果發生這種情況，您應該注意情況的範圍。 在 oops 電子郵件中說明錯誤如何影響客戶的業務。 通過這樣做，您的道歉會更加真誠，因為您表達了對客戶將遭受的巨大傷害的理解。

FilterEasy 表達了對客戶所遭受損害的理解，並在電子郵件中為此道歉。

分享你的行動計劃

提供您將採取的後續步驟，以防止將來出現錯誤。 您想讓客戶獨自處理您的問題嗎？ 如果不是，請說明公司將採取哪些措施來修復它。 客戶應該需要看到您關心他們並準備好糾正這種情況。 創建步驟並向客戶解釋可以改善關係並提高對品牌的忠誠度。 用戶會看到您擔心問題並準備更改它。

客戶從道歉電子郵件中知道他們應該採取的行動，但沒有解釋公司做了什麼。

送一顆糖

對於許多人來說，道歉而不給予回報毫無意義。 您可能會注意到，在上面的每封電子郵件示例中都是這個“甜蜜的抱歉糖果”。 帶有折扣或促銷代碼的特別優惠。 它有幾個積極的方面：用戶將獲得補償，進行購買，並長期保持您的忠實客戶。 很多品牌都有這樣的做法：

一些好的 oops 電子郵件示例。

之後聯繫

等待一周發送道歉電子郵件並再次與用戶聯繫。 假設您已盡一切努力避免重蹈覆轍。 問問你還能為他們做些什麼。 將客戶的反饋添加到品牌發展戰略中。 他們感謝您對他們的意見感興趣。

該品牌提出了一個直截了當的問題，並通過致客戶的道歉信激髮用戶的反饋。

以您的品牌風格書寫

這是一封道歉郵件，而不是中世紀的文憑。 如果品牌的聲音是友好的，那麼也將其保存在 oops 電子郵件中。 客戶必須識別您公司的時事通訊，因為他們在沒有看到他/她的情況下識別出最喜歡的歌手的聲音。

道歉郵件和以前一樣是貓式的。

在正確的時間在正確的地方

例如，根據 Statista 的研究，電子商務中的平均客戶滿意度約為 82%。 嗯，這看起來是一個不錯的結果，但實際上，這意味著 100 個客戶中約有 18 個對您的服務不滿意。 首先要考慮的是一封客戶的道歉信。 在大多數情況下，一封真誠的道歉電子郵件，在正確的時間發送，會有所作為。 想想道歉郵件的時間。 這完全取決於您吸引訂閱者的原因。 再次，尋找一封致客戶的道歉信樣本，以嘗試支持您的客戶。

解釋自己

例如，您的客戶已經對問題不滿意，所以不要讓他們等待您給客戶的商業道歉信。 總是，當你道歉時要提醒問題。 您的客戶應該知道原因。 但要保持謹慎：不要因為任何事情責怪任何人或公司。 首先，客戶對此不感興趣。 其次，他們只想知道您已收到問題通知並正在努力解決問題。 一般來說，不要在給客戶的專業道歉信中輕率行事，這會立即破壞您在客戶眼中的聲譽。 此外，如果您提供及時的響應，您甚至可以觸發客戶幫助高效及時地解決問題。 或者——以慷慨的藉口自費購買任何東西。 一個很好的哎呀電子郵件：

解釋原因

如果出現您無法控制的問題，請務必向您的用戶道歉：系統崩潰或技術問題，無論這可能對客戶造成了多麼嚴重的影響。 人們信任您，而您無法提供適當水平的服務——他們就是這麼想的。 他們不知道或不在乎原因是什麼。 事實就是事實。 這就是在這種情況下向客戶道歉的方法：

• 數據洩露

問題通知最好通過您的商業道歉電子郵件發送。 最好立即發送電子郵件。 網站用戶應該知道問題不在他們這邊。 如果您可以讓他們知道如果數據損壞或洩漏或站點何時可以重新上線等時該怎麼辦，那將是很棒的。並承諾之後讓用戶知道修復。 不要在這里為字母設計而煩惱。 純文本就可以了：

• 網站崩潰

最好在您的下一封道歉信中發送一切正常的通知。 問題解決後，您也應該迅速通知您的用戶。 跟進它們，就好像你用手拿著它們並走過你的整個生命週期。 但這一次，需要一些時間來設計一些特別的東西。 它消遣和娛樂，提供樂趣和解脫。 在這裡，您應該再次表達您的遺憾，並為用戶提供折扣以感謝他們的理解和耐心。 在這種情況下，這是一個很好的客戶服務道歉信樣本：

• 給客戶的技術工作道歉信

通常，這或多或少是有計劃的或出乎意料的，但仍然是可控的。 因此，有關確切日期和時間的信息可能會添加到為此類錯誤道歉的信件中。 如果您打算進行技術工作，您的網站可能只是被禁用。 當然，最好在晚上你的絕大多數用戶不使用它但仍然使用它時執行此操作。 情況不同。 在第 X 天前幾天發送您的錯誤道歉信，並將相關文本添加到您的網站，設置重定向或錯誤 404 頁面。 以下是一些在這種情況下帶有良好文本示例的客戶道歉信示例： 給客戶的道歉信的另一個例子是： 如您所見，有成千上萬的 oops 電子郵件示例和文本變體，您可以在富有成效的客戶支持工作中使用。 天空是極限！

• 為重新發送相同的觸發電子郵件道歉

這裡沒有關於如何發送道歉電子郵件的嚴格時間指南。 但最好等一兩個小時讓用戶喘口氣。 當人們在短時間內收到多封相同的電子郵件或一封致客戶的道歉電子郵件時，他們可能會生氣，並且可能會在沒有閱讀的情況下錯誤地將您的電子郵件道歉發送到垃圾箱。 另一個重要的一點：停止腳本，修復錯誤，然後在向客戶致歉信中恢復腳本，以解決錯誤、站點錯誤、故障或任何原因：

道歉圖片：如何說“對不起”而不可悲

我們為客戶分析了 100 封 oops 電子郵件，並收集了關於什麼樣的道歉圖片可以接受的提示。 讓我們從這樣一個事實開始，即有這麼多品牌發送沒有圖片的遺憾時事通訊。

一封沒有圖片的糟糕電子郵件。

在我們看來，它既不有效也不乏味。 此外，圖像會影響情緒感知。 精心設計的這些電子郵件模型可以增強客戶原諒您的願望。 抓住我們的圖像圖表進行道歉。

1. 我們的第一個提示─不要使用谷歌圖片。 首先，您可以遇到某人的作者身份圖像並獲得傳票。 此外，每個人都使用這些照片。 您的 oops 時事通訊應該有以前沒有人見過的獨特圖片。
   

   
   在這個道歉時事通訊品牌不使用谷歌圖片，它使用專門為公司拍攝的照片。

2. 不要使用這麼多的貓、狗和其他可愛的動物。 你請求寬恕，而不是施捨。 如果你賣動物的東西或者當它被用來不引起憐憫時，它可能是恰當的。

   這封電子郵件中的貓很可愛，但沒有任何意義。 如果不閱讀文本，客戶將無法理解時事通訊的目的。 在這種情況下，狗的形像看起來不錯，因為商店出售寵物營養品。

3. 不要忘記品牌圖標。 客戶的收件箱中有數千封糟糕的電子郵件。 他們應該識別您的品牌圖標，而品牌圖標充其量只能做到這一點。

   

4. 使用代表公司工作範圍的圖像。 例如，您有一家咖啡店，您的訂閱者每週會收到一次關於咖啡的有趣事實。 在其中一封電子郵件中，您的信息有誤。 在道歉通訊中，您可以使用一杯咖啡的照片或類似的東西。 記住第一個提示。

   這是美容產品商店的糟糕電子郵件。 該公司使用模特的照片，頭髮和妝容都很好。 此外，它不會忘記徽標。

5. 最後一條一般規則──不要使用太亮和不同的顏色。 在道歉時事通訊中，這個問題更大，因為公司想通過顏色或生動的圖片來關注並做到這一點，這會引起失明的願望。

   

由於文本和背景顏色不兼容，電子郵件難以閱讀。

如何給客戶寫道歉信各種場景

對於您在處理各種客戶/系統問題時可能遇到的每種情況，我們都為客戶模板提供了一封道歉信。 使用它們為錯誤道歉電子郵件會更容易和更有效，因為它可以節省您的時間和其他資源。 所以，我們開始：

1. 致客戶嚴重錯誤的道歉信，發送給個別客戶；
2. 為個別客戶的小錯誤道歉；
3. 因嚴重錯誤向客戶多次道歉；
4. 場景示例為向客戶或多個客戶緻小錯誤致歉信。

這就是當一些問題發生時如何在電子郵件中為各種最常見的情況道歉的方法。 請記住，寫一封道歉電子郵件應該有道歉的語氣，適當的主題行。 在針對小錯誤的道歉電子郵件中，這可能是厚顏無恥和有趣的，但可能不適合您的品牌。 請務必修改語氣以匹配您公司的聲音，並掌握客戶對電子郵件道歉的心情。 不要感到激烈，因為您需要與客戶保持密切聯繫。 在您的道歉電子郵件中提供最好的支持。 即使事情出現最嚴重的問題，也不要絕望並嘗試抓住機會通過多個渠道與您的客戶互動，即使是通過使用原子電子郵件營銷工具向客戶致歉的電子郵件，也可以很好地集成到您的客戶參與平台中。 向客戶應用道歉信樣本，以加快和優化您的工作。

關於如何寫道歉郵件的結論

錯誤發生。 這是每個公司的典型情況。 客戶對品牌的信任取決於您的“對不起”聽起來如何。 記住我們的提示：

• 不要試圖為自己辯解並責怪他人；
• 解釋問題並解決；
• 稍後尋求反饋。

如果您將客戶的舒適度和積極體驗放在首位，請確保他們原諒您的小錯誤。