如何撰寫提案：2022 年有數據支持的最佳實踐

本指南的目的是為如何起草、格式化和實施成功、無壓力的銷售提案提供一套清晰的規則。

我們將深入探討需要包含的元素，為什麼這些元素對成功至關重要，以及如何有效地構建您的提案，以便您的客戶輕鬆理解他們的問題、您提出的解決方案並製定他們渴望開始與您開展業務。

什麼是商業提案？

商業提案是賣方向潛在客戶提出的要約。 這是一份概述項目工作範圍、成本和可交付成果的文件。 與估算和發票不同，商業提案是在任何工作開始之前編寫的，用於贏得新客戶。
商業提案可能會有所不同； 但是，有一個共同點：他們的目的是說服潛在客戶購買您的產品或服務。

它們可以分為兩類：

徵求建議書：

這也稱為 RFP（徵求建議書）。 它是響應現有客戶的請求或聯繫您已經認識的公司時發送的。 這種類型的提案基於客戶提供的規格，並且必須包括他們要求的所有信息。

主動提議：

不請自來的提案會發送給與您沒有既定關係的公司。 這種類型的提案更像是推銷，因為您沒有任何規範可遵循。 在這種情況下，您需要盡可能多地包含有關您的產品或服務的信息，以便您的潛在客戶評估您是否適合他們。

為什麼在您的商業提案中投入時間和精力會得到回報

如果您剛剛找到了新的潛在客戶，那麼您可能既對這個機會感到興奮，又想繼續前進。

精心設計的商業計劃書是達成交易的一步。 另一方面，如果製作不當，可能會讓他們有理由將業務轉移到其他地方。

撰寫商業提案最困難的部分是為您的工作提出令人信服的論據。

你需要證明：

• 你清楚地了解客戶的需求
• 你有合適的技能和經驗來承擔這個項目
• 你的想法是原創和新鮮的
• 你有意志力和決心去兌現你的承諾
• 你有個性！ （沒有人來這裡做無聊的生意）

由於世界上的信息總是快速搜索，客戶想知道為什麼您是解決他們問題的絕對最佳解決方案，以及您將值得投資。

為確保您始終發出能夠贏得客戶的高質量提案，請使用這些數據支持的最佳實踐在 2022 年編寫業務提案。

最佳實踐：項目提案應包括哪些內容？

提案的結構和流程就像一個故事：它有開頭、中間和結尾。 就像一個好的敘述一樣，它有條理並講述了一個旨在吸引客戶的令人信服的故事。

大多數提案都遵循類似的模式，但每個提案都會因公司、行業、交易規模以及相關產品或服務的不同而有所不同。

以下部分詳細介紹了商業提案中通常出現的部分，並解釋瞭如何包含它們。

1. 封面

很難通過封面來判斷一本書，但你可以猜到它的銷量如何。 一個乾淨且信息豐富的銷售提案封面頁，包括客戶姓名、您的姓名和聯繫信息以及提交日期，是獲得和保持客戶注意力的關鍵。 考慮包括一個目錄，以便客戶輕鬆跳轉到他們需要查看的區域。

2. 執行摘要

執行摘要不是對整個提案的簡短重複，它是您的業務提案中最重要元素的一個亮點。 目標是向客戶表明您了解他們的背景信息、商業計劃和獨特的挑戰——而您正是解決這些問題的人。 激發他們的興趣並給他們一個繼續閱讀的理由。

要獲得編寫執行摘要的靈感，請查看這三個您可以竊取的執行摘要示例。

3. 方法/解決方案

您如何比競爭對手更好地解決潛在客戶的問題？ 您的公司如何以獨特且吸引讀者的方式解決客戶的痛苦？ 成功撰寫提案的關鍵是概述您提供解決方案並使自己成為成功選擇的方式。

4. 關於我們/我們的團隊

介紹您的領導團隊、公司創始人和團隊成員，他們將與您的新客戶一起開展項目。 更好的是，展示你的團隊成員過去是如何成功處理類似情況的。

本節的目標是讓您的客戶相信他們將與一支稱職的專業團隊合作，並儘量減少他們對僱用您的疑慮。

專業提示：在營銷中，眾所周知，包括真實的人類照片會增加對客戶的信任，從而提高轉化率。 將此見解應用於您的關於我們/我們的團隊部分，以在您的讀者中留下難忘的印象。

5. 可交付成果

商業提案的可交付成果部分可能是最重要的部分，因為它準確地概述了將為客戶交付的內容。

在您的商業提案中始終包含此部分非常重要，因為它可以讓潛在客戶清楚地了解您將要做什麼以及您將如何做。

可交付成果部分應概述以下詳細信息：

• 該項目的範圍包括基於研究和分析的建議。
• 您將提供什麼（內容、設計、策略等）
• 您將如何提供（在線、現場等）
• 您何時提供（時間表）
• 誰將負責什麼任務以及何時執行。

6.定價

旨在使您的定價部分簡潔明了。 解釋他們的總投資將花費多少。 列出並描述所有的項目費用、稅金、折扣和可選的額外費用。 如果您的客戶對隱藏的額外費用有任何困惑或擔憂，他們將更有可能不信任您，從而導致更高的拒絕機會。

突出項目生命週期中可能出現的任何額外成本。 客戶往往對提案中未提及的額外費用敏感。 你對他們越透明，他們就越有可能信任你，並且如果他們在項目的後期出現，他們就越願意支付這些額外的費用。 確保在您的業務提案價格部分中清楚地說明這一點，這樣就不會混淆您的定價中包含的內容和不包含的內容

專業提示：不要將您的價格稱為費用或收費，而是將您的定價部分標記為您的投資。 這將提醒人們他們正在對自己的發展以及他們的團隊和組織的發展進行投資。

7. 條款和條件/簽字

如果你已經走到了這一步，那麼你就在主場。 商業提案的結束應該是創建它的最簡單的部分。 你已經在開始和整個過程中做了艱苦的工作，所以是時候放鬆一下，把事情推到終點線了。

一個乾淨、精心設計的頁面是自信地結束您的提案的好方法。 只需確保包含所有必要信息：新客戶簽署的地點、清晰、最新的條款和條件，以及他們在正式建立合作夥伴關係之前可能需要查看的任何其他最後一分鐘的詳細信息。

8. 獎勵：案例研究

案例研究是對成功故事的單個示例的深入研究。 它通常用於展示您的產品如何幫助客戶克服他們一直面臨的關鍵挑戰，以及它如何帶來切實的成果。

案例研究和推薦書在交易週期的最後階段特別有用，此時買家正試圖確定提議的解決方案是否適合他們。 來自在您的解決方案上取得成功的客戶的社會證明可以在很大程度上幫助您的買家成功。

商業提案應該如何看待？

考慮到贏得新業務的高風險，你不能接受一個看起來很糟糕的提案。 你必須讓它看起來又好又快。

太多人專注於內容而忘記了設計。 事實是兩者對於您的提案的成功同樣重要。

如果你不設計，你就輸了。

精心設計的提案具有引人入勝的高質量圖像、圖形和視頻，在競爭中脫穎而出，並迅速將價值傳達給決策者。 脫穎而出的商業提案。

帶有圖像的提案以更高的速度關閉

在 Proposify 的年度提案狀態報告中，我們分析了 2021 年通過我們的軟件發送的 1+ 百萬個商業提案的數據。

當談到圖像時，信息很清楚。 包含圖像的提案的性能明顯優於沒有的提案。 事實上，包含圖像的項目提案關閉的可能性要高出 72%，而且完成速度要快 20%。

如果您正在尋找一種讓您的提案大放異彩的方法，那麼添加圖像可能會真正改變遊戲規則。 它們可以幫助吸引潛在客戶的注意力，同時還可以讓您的公司展示其專業知識並更有效地交流想法。

但是您應該包括哪些圖像？ 以下是一些建議：

團隊成員的頭像：

如果您提供服務，這有助於讓潛在客戶知道他們將與誰合作。 這也有助於建立信任——如果他們知道你是誰，並且可以在名字上加上面孔，那麼在他們打開提案時，他們就會覺得他們已經與你建立了關係。

產品照片來炫耀你賣的東西：

如果您提供特定的產品或服務，包括照片可以讓潛在客戶更好地了解它的含義。 如果您通過亞馬遜或 Etsy 等在線市場進行銷售，產品照片特別有用，因為客戶已經習慣在那裡看到它們。

說明您的服務的圖片：

例如，如果你在推銷擦窗工作，展示過去項目的圖像將作為案例研究，有助於展示你的技能並說服潛在客戶你可以為他們創造類似的東西。

在提案中添加視頻可提高關閉率

提案視頻不僅可以談論提案是如何構建的，還可以展示其定價背後的原因。 這使得關閉更加有效，並且極大地有助於完成交易。

（需要視頻方面的幫助？查看 Vidyard。）

當您的客戶在內部分享您的提案時，視頻可以讓您輕鬆進行對話，而您的聲音始終存在。 您的客戶會喜歡您，因為您自己在解釋交易。 決策者和採購委員會會喜歡你，因為你可以展示你將如何在 5 分鐘內異步解決他們的問題，而不是在預定的電​​話會議上花費 30 分鐘。

來自 Proposify 的年度提案狀態報告：

“視頻正迅速成為關閉過程的關鍵部分。2021 年，提案視頻的使用量同比增長 40.5%。這高於 2020 年 31% 的同比增長。儘管有所增長，然而，只有 21% 的提案包含視頻。”

隨著公司尋找吸引潛在買家的創造性方式，您現在可以利用這一策略來幫助您的交易脫穎而出。

如需靈感，請查看這些關於獲勝提案設計的示例。

銷售建議跟進

跟進潛在客戶的最佳方法是使用數據，而不是猜測。

專業的堅持是良好推銷的一個重要因素——如果做得好，它可以有很長的路要走。 謹慎的方法和明智的策略，更不用說個人的可靠性，將獲得回報。

發送提案後如何跟進與提案本身一樣重要，跟進的時機可能是達成交易的決定性因素，因此了解何時最好聯繫非常重要。

當您根據潛在客戶的行為提供重要信息時，您更有可能取得成功。 例如，如果您知道潛在客戶在做出決定之前平均打開提案五次，則在您的流程中建立高度重要的任務，以便代表在提案打開第五次後立即跟進。

為了有效地使用您的後續流程，您需要了解團隊的基線指標。 一旦你知道了這些數字，你就可以識別出交易可能遇到麻煩的模式，並在你錯過機會之前採取行動。

準備好開始但需要一些靈感？

Proposify 的免費提案模板包括主導品牌宣傳和贏得更多客戶所需的一切。 包括數十個商業提案模板，適用於從會計師事務所、創意機構和建築公司一直到個人建築工作提案模板的企業。 如果有一家公司這樣做，那麼很可能有一個模板在裡面等著你。

一個成功的商業提案有更大的成功機會，並且可能是獲得該客戶、進行銷售或錯過該機會之間的區別。 為了讓您的提案在眾多競爭對手中引起注意，您需要努力創建一個易於閱讀且令人愉快的文檔。

我們最好的建議？ 保持簡短和簡潔，但不要猶豫，在最相關的部分中包含詳細信息。

長話短說：創建您會很高興得到的提案。