如何準備撰寫商業提案

（本文最初發佈於 2018 年 4 月 17 日，更新於 2021 年 5 月 25 日和 2022 年 10 月 18 日）

銷售環境在不斷發展，但我們已經提出了一個經過驗證的提案編寫流程，該流程將繼續關閉。 幸運的是，我們喜歡分享。 在本文結束時，您將擁有編寫自己的成功商業提案所需的一切。

1. 什麼是商業提案？

2. 您需要在商業提案中包含的內容

3. 使用提案模板讓您的工作更輕鬆

4. 撰寫令人難忘的商業提案的技巧

如何準備撰寫商業提案

商業提案是用於說服潛在客戶購買商品或服務的銷售文件。 這是你讓他們相信你的公司是這份工作的正確選擇的機會，所以你把它做對是至關重要的。 有多種方法可以交付商業提案，但最終目標保持不變：銷售。

徵求與不請自來的商業提案

徵求的商業提案正是它聽起來的樣子——在潛在客戶提交正式或非正式的供應商提案請求後發送給他們的商業提案。

另一方面，主動向未請求的潛在客戶（想想直郵或冷電子郵件）發送商業提案。 在這種情況下，公司使用通用提案來撒網，從潛在客戶中過濾掉不感興趣的接收者。

如果沒有有關您的潛在業務或需求的詳細信息，主動提出的業務建議幾乎是在黑暗中拍攝。 雖然您當然可以發送一堆冷電子郵件以希望獲得一些潛在客戶，但您的郵件很可能會直接進入垃圾郵件或最終進入垃圾箱。 我們建議避免主動提出建議，而是將精力集中在您的潛在客戶資格認證過程上，並向他們發送完美的建議。

您需要在商業提案中包含的內容

開始提案可能會讓人感到不知所措。 但是，如果您將提案編寫過程分解為多個部分，那麼事情就會變得容易得多。 一旦你組織了你的想法，你就可以一次處理一個部分。 到最後，你會得到一些很棒的內容，你甚至可以在未來的提案中重複使用。

商業提案的關鍵要素：

• 提案封面
• 執行摘要
• 問題陳述
• 建議的解決方案
• 項目交付
• 項目里程碑
• 預算/定價
• 關於我們/團隊
• 社會證明

1. 提案封面

提案的封面是潛在客戶首先會看到的，因此它必須具有吸引力。 它不一定是華而不實的——簡單通常更好——但它必須精心設計。 提案封面應包括所有相關信息，例如：

• 項目名稱
• 項目參考編號
• 您提交的客戶名稱和聯繫人
• 您的公司名稱和聯繫方式
• 提交提案的日期
  

提案封面的主要目標是在深入了解細節之前吸引潛在客戶的注意力並為您的提案做好準備。 一個好的提案封面可以給人留下很好的第一印象，並讓潛在客戶對你的推銷感到興奮。

2. 執行摘要

關於提案的最大誤解之一是執行摘要是您整個提案的摘要。 它不是; 它總結了為什麼您的解決方案是正確的。 它概述了為什麼您的潛在客戶應該在競爭中選擇您的公司。

執行摘要的目的是推銷，因此它應該具有說服力並專注於您的公司/產品/服務的好處，而不是描述性的並專注於功能。 一個好的執行摘要應該有五個關鍵組成部分：

1. 揭幕戰
2. 需求
3. 解決方案
4. 證據
5. 號召性用語

把它們放在一起，你就有了一份成功的執行摘要的秘訣，它會讓你的潛在客戶大吃一驚。

如果您仍然想知道如何為您的提案編寫執行摘要，我們已經為您提供了保障。 在我們的博客文章中了解執行摘要的注意事項和更多信息。

3. 問題陳述

潛在客戶想知道你得到了他們，這個部分是你展示你的勤奮的完美場所。 了解並概述您的潛在客戶面臨的確切問題和挑戰，無論他們是否意識到這些問題和挑戰。 這將有助於建立信任並加強解決問題的重要性，從而為您推銷解決方案鋪平道路。

4. 提出的解決方案

描述您的團隊將用來解決潛在客戶挑戰的方法以及所涉及的過程。 跳過通用的音調並儘可能具體——你不想給人一種印象，即你發送了一個樣板提案，只是簡單地將另一個潛在客戶的名字換成了他們的名字。 即使該服務與您向大多數客戶銷售的服務相同，也要讓提案的上下文感覺是定制的。

5. 項目可交付成果

指定提案中包含的內容以及潛在客戶可以從您那裡收到的內容。 對每個可交付成果都有詳細的描述，這一點很重要。 不要假設您的領導者已經知道每項服務的範圍，甚至知道它的含義。 早期的清晰和透明可以幫助您避免以後對期望的任何誤解。

請記住，您向其提交提案的人可能不是唯一（或最終）的決策者。 如果您的提案顯示給其他利益相關者，可交付成果的詳細分類可以幫助他們準確了解他們正在簽署的內容。

6. 項目里程碑

通過將項目分成幾個階段，讓潛在客戶了解預期的內容和預期的時間。 這將允許您概述每個事件和可交付成果，包括需要多長時間、誰負責什麼以及在每個里程碑完成時將完成什麼。 通過從一開始就讓潛在客戶參與進來，如果任何一方需要對時間或截止日期進行任何調整，您都會做好更好的準備。

7. 預算/定價

定價部分包括與……定價相關的所有內容。 它涵蓋了從費用和稅收到折扣等等的所有內容，幫助潛在客戶準確了解他們所支付的費用。 雖然這部分曾經被認為是可選的，但現在它非常重要。 事實上，我們分析了超過 260 萬份提案，發現97.6% 的提案包含定價信息。 所以不要跳過它。

相反，找到一種方法讓它為你工作。 許多銷售專業人士使用交互式定價表來顯示定價部分，因為它們為客戶提供了一種簡單的方式來試驗選項並創造交叉銷售的機會。 此外，我們的研究表明，採用交互式定價的提案的成交率比採用靜態定價的提案高 12.6%。

在 Proposify，我們建議將此部分稱為“您的投資”，因為它將項目定位為對潛在公司成長和成功的投資，而不僅僅是成本。

8. 關於我們/團隊

說明您是一家公司； 你做什麼，你為什麼存在，你的專業知識和你獨特的銷售主張。 概述您提供的所有服務或產品，而不僅僅是與此提案相關的服務或產品。 這可能是一個交叉銷售您的客戶的機會，或者至少可以讓他們了解您還可以提供什麼。

不要忘記炫耀你最大的資源——你的團隊！ 通過突出將從事其項目的團隊成員的經驗和實力，讓您的潛在客戶確信他們正在招聘最優秀的人才。

9. 社會證明

雖然提案概述了您將為客戶做的事情，但社會證明證明您可以做到。 無論你多少次聲稱你的公司擁有“豐富的經驗”，如果沒有案例研究或其他形式的社會證明來支持它，這些話對於新的潛在客戶來說可能毫無意義和風險。

企業通常不願將案例研究包括在他們的提案中，因為它需要更多的工作，尤其是當您在緊迫的期限內準備和發送提案時。 關鍵是不要將案例研究視為可選的，而是將其視為必不可少的銷售工具； 該工具可能是您與競爭對手之間的轉折點。

但案例研究並不是證明你可以走路的唯一方法——社會證明有多種形式和形式。 推薦、客戶故事和評論只是您可以利用過去工作與潛在客戶建立信任的眾多方式中的一小部分。 無論您是在尋找另一種方式來展示您的價值還是旨在補充現有的案例研究，結合其他形式的社會證明可以幫助您將您的商業提案提升到一個新的水平。

使用提案模板節省時間

提案模板是編寫成功的商業提案的一種非常有效的方式。 與其每次開始新提案時都急於求成，不如通過使用可以根據您的需求定制的專業設計模板來獲得優勢。 告別乏味的 Word 文檔、平淡無奇的定價表和不匹配的圖像，提案模板讓您可以輕鬆展示您的品牌並加速您的交易。 這裡只是眾多福利中的一小部分：

更快地發送提案

商業提案模板通過為您提供一個既定的起點，幫助您更快地制定提案。 不是每次接觸新潛在客戶時都從頭開始，而是從模板開始，並根據每個潛在客戶的需求填寫部分。

獲得安心

如果您仍在手動組裝銷售文件並將其發送給潛在客戶，那麼您過去可能遇到過問題。 大 PDF 經常卡在垃圾郵件過濾器中，文件拒絕打開，兼容性問題也很猖獗。 使用商業提案模板，您只需向潛在客戶發送鏈接，他們就可以隨時隨地在線查看您的提案。 另外，您將能夠跟踪誰查看了它以及何時查看。

更加一致

如果您有多個人員或團隊處理您的提案，您就會知道保持銷售文檔的一致性是多麼困難。 從格式到設計以及介於兩者之間的所有內容，很難確保每個人都在同一頁面（和版本）上。 通過創建您自己的提案模板，您的銷售文件將始終保持一致，因為您的團隊會合作將它們交付給潛在客戶。

避免錯誤和遺漏

從頭開始創建提案並在不同的利益相關者之間來回發送電子郵件會留下很大的錯誤空間。 讓我們面對現實吧：如果沒有簡化的文檔審核流程，錯別字和不正確的信息肯定會時不時地從裂縫中溜走。 通過使用將創建、批准和發送提案放在同一個地方的提案模板來避免頭痛。

內容庫

任何好的提案軟件都有一個內容庫，允許您創建和保存您經常使用的部分、圖像和其他信息。 因此，您無需在每次發送新提案時都挖掘內容或重寫副本，而是可以將預先保存的最新信息直接從您的庫中提取到您的提案模板中。

瀏覽我們的提案模板庫，然後探索一些成功的商業提案示例，讓您的創意源源不斷。

商業提案示例

如果您正在尋找示例業務提案來幫助您入門，那麼您來對地方了。 從會計到網站設計以及介於兩者之間的所有內容，我們都有一個全面的提案樣本庫，可幫助您更快地完成交易。

撰寫令人難忘的商業提案的技巧

創建一個令人難忘的商業提案需要的不僅僅是寫作。 為了在競爭中脫穎而出，您需要與潛在客戶建立聯繫並定制您發送的每個提案。 畢竟，沒有一個潛在客戶願意收到一個無聊的千篇一律的商業建議書，但在最後一刻顯然已經改變了用途。 這裡有一些技巧可以幫助您加倍努力並創建您的潛在客戶無法抗拒的令人難忘的商業建議：

擁有你的提案寫作

提案的實際寫作部分可以說是該過程中最具挑戰性的部分。 不僅要說什麼，而且要如何說，這很容易陷入困境。

您在提案中表達自己的方式反映了您的公司、您的專業知識和您的工作風格。 您需要清晰、有說服力和有效地傳達信息。 在 Proposify，我們通過堅持（新的）營銷三個 P 來實現這一目標：

1. 精闢

少即是多。 注意力持續時間很短，所以你幾乎沒有時間讓人們感興趣。 在你的寫作中保持簡潔和富有表現力很重要，但你也應該超越文字。 使用空白、標題、標題、表格、項目符號和其他元素使您的內容更易於消化。

2. 珍貴

為了在您的潛在客戶中脫穎而出，您的解決方案需要被視為有價值。 社會證明是展示你價值的最佳方式，口碑是你的金票。 在您的提案中加入推薦、推薦和評論，以說服潛在客戶加入您的一長串滿意的客戶。

3. 謹慎

即使您的產品遠遠領先於您的競爭對手，您也需要證明更高的價值並不意味著更高的風險。 客戶喜歡使用風險較低的選項，因此找到方法讓他們放心，您提供的是價值豐富、風險降低的解決方案，這一點很重要。 通過強調諸如培訓計劃、24/7 全天候客戶支持、退款保證或您提供的任何其他“降低風險”的附加服務等福利來做到這一點。

了解如何為商業提案定價

在與你的新客戶建立信任、讓他們公開他們的真實預算、讓他們相信你的價值以及努力讓這一切都盈利之間，定價可能感覺像是一場艱苦的戰鬥。 您可以使用提案定價折扣來引導您的潛在客戶跨越終點線，但無論您做什麼，都不要賣空自己。

找到最適合您的定價方法，並專注於您自己的盈利能力。 您不想被稱為您所在行業中價格最低的企業，但您絕對不想以他們永遠無法承受的價格嚇跑潛在客戶。 交互式定價表是展示多種定價選項的一種友好方式，它們甚至可以為交叉銷售創造機會。 更不用說交互式定價提案的成交率比靜態定價提案高出 12.6%。

定價是一個棘手的主題，因此我們編寫了一份關於如何為商業提案定價的指南，以幫助您找到合適的平衡點。

對其他銷售專業人員如何處理定價感到好奇？ 下載 2021 年提案狀態，以獲取有關定價、折扣等的數據驅動見解。

使用電子簽名

發送您的提案和合同的實物副本的日子已經一去不復返了。 甚至在 COVID 之前，交付和簽署紙質文件就是一個巨大的瓶頸，所以我們很高興擺脫這種情況。 如今，超過 97% 的結案文件都是通過虛擬方式交付的，因此真的沒有理由回頭。 但是，如果您出於某種原因仍然猶豫不決，您可能想知道電子簽名有助於將交易完成率提高多達 465%，並幫助他們加快 66% 的速度。 除了數字之外，還有很多其他原因說明您應該在所有銷售文件中使用電子簽名。

如果您真的想給您的潛在客戶留下深刻印象，請考慮在發送之前對您的提案進行副簽以避免來回。 我們分析了超過 200 萬份提案，發現與未簽署的提案相比，會簽提案的成交率高出 12%。

創建提案轉換策略

寫出完美的提案只是故事的一部分。 為了達成交易，您需要弄清楚您將如何使用您的提案將您的潛在客戶轉變為客戶。 就是這樣：

1. 確立你的目標。

大多數時候，這個目標是讓您的潛在客戶簽署您的提案並讓他們通過銷售渠道。

2. 創建大綱。

如果你還沒有開始寫你的提案，現在是創建大綱的好時機。 檢查每個部分並確定每個部分如何使潛在客戶朝著您的目標前進。 通過確保每個部分都有特定的目的，你的大綱可以作為你寫作的指南。

3. 審核您的提案。

完成提案後，請查看每個部分並問問自己它是否會推動您的客戶朝著您的目標前進。 如果沒有，請調整它以符合您的目標或擺脫它。

4. 確定您的交付。

既然您已經創建了完美的提案，請花一些時間來完善您的交付。 確保觸及潛在客戶的痛點並添加個人風格以繼續建立融洽關係。 不要忘記跟進並提出回答問題或引導他們完成提案。

融入視覺元素

不管你喜不喜歡，你的潛在客戶都會通過它的封面來判斷你的提案，所以你的文件看起來和聽起來一樣好是很重要的。 潛在客戶將您的提案設計視為您的公司和您的能力的反映，因此是時候跳過無聊的一頁 Word 文檔並選擇更多品牌的東西了。 歸根結底，如果您的建議與您的品牌形像不符，您的交易可能會失敗。 原因如下：

1. 買家落後於品牌。

如果您的提案有效地傳達了您的品牌並喚起了您的潛在客戶的聯繫，那麼您就有更好的關閉機會。

2. 買家喜歡熟悉的東西。

一致性很重要。 如果您的網站、電子郵件和演示具有凝聚力，但您的提案卻像大拇指一樣突出，那麼您的開端就很糟糕。

3. 買家喜歡容易看的提案。

沒有人願意閱讀一堵牆的文字，因此您應該使用視覺元素來發揮自己的優勢。 事實上，在您的提案中包含圖片可以將您的關閉率提高 23%。

無論您是平面設計師轉型的銷售代表，還是剛接觸設計界的新手，Proposify 都能讓您輕鬆創建令您的潛在客戶讚歎的商業提案。 探索一些獲勝的提案設計和佈局技巧（和示例），它們可以使封面 - 以及您的提案的其餘部分 - 看起來像一百萬美元。

了解何時發送商業提案

您的建議，更重要的是，您的時間是寶貴的； 您不想將精力浪費在無意與您實際開展業務的潛在客戶身上，即使他們看起來是善意的。

因此，在你開始四處奔波並花費大量的鮮血、汗水和不那麼真實的淚水試圖整理下一個商業提案之前，請停下來問問自己：

這個銷售線索是否值得提出建議？

因為有時答案是一個很難的否定。 如果你想獲得更多利潤，你需要知道如何選擇你的戰鬥。 這裡有五個問題可幫助您了解如何確定潛在客戶的資格並確定它們是否值得提案。

使用在線提案軟件

我們聽到的關於創建業務提案的最大抱怨之一是該過程可能非常耗時。 如果您想讓提案更容易更快地發布，唯一的解決方案就是自動化您的流程。 最好的方法是使用在線提案軟件。

提案過程中的另一個主要痛點是缺乏透明度。 企業如何衡量他們的銷售和營銷工作的每一個部分，然後將他們的提案發送到空白處，而沒有任何方法可以跟踪它們，這真是太瘋狂了。 當然，您可以打開已讀回執以查看您的潛在客戶是否打開了電子郵件，但您仍然不知道關鍵細節，例如：

• 他們打開提案了嗎？
• 他們讀過它還是只是跳到定價？
• 他們花了多長時間？
• 他們專注於哪些部分？
• 他們是否打開它 10 秒鐘，卡住，然後關閉它？
• 他們是否將其轉發給另一個決策者？

如果沒有提案軟件，您的銷售過程中就會出現一個黑匣子，這可能會導致您的交易成本下降。 使用 Proposify，您可以收回對提案流程的控制權並獲得可見性。 您將能夠在提案離開收件箱後立即對其進行跟踪，從而查看誰打開了您的文檔、他們如何在文檔上花費時間、卡在哪裡、轉發給誰等等.

在線提案軟件旨在簡化您的整個提案流程。 從寫作到設計，再到發送和跟踪，它將您所有單獨的工具和步驟整合到一個高效的屋簷下。

結論

您的商業計劃書是向潛在客戶展示您為何在幫助他們解決問題方面具有獨特優勢的機會。 但是在尋找最佳提案格式、編寫實際提案以及為每個客戶和項目量身定制之間，這個過程確實會拖慢您的交易速度。

Proposify 可以通過簡化您的提案工作流程的提案軟件幫助您重新開始工作。 使用主導交易所需的工具來控制您的銷售流程。