如何撰寫完美的商務電子郵件？ （流程和提示）
已發表: 2022-09-19電子郵件已成為您日常個人和職業生活中不可避免的一部分。
如果您考慮一下，每天都會收到一封電子郵件。 研究甚至表明，普通人每天會收到超過 100 封電子郵件！
每天有超過 40 億人使用電子郵件，可以肯定地說，電子郵件是溝通的重要組成部分。 是的，即使涉及到業務！ 世界上幾乎每家企業都需要發送電子郵件與團隊成員、客戶、潛在客戶、合作夥伴、供應商等進行溝通。
給朋友或家人寫一封電子郵件對你來說可能很容易。 但是，根據具體情況，給客戶或老闆寫一封商務電子郵件可能會讓人感到有點害怕。 一個錯誤的單詞或句子可能會導致誤解。
因此，如果您正在尋找編寫完美的商務電子郵件，那麼這裡就是您的最佳選擇！ 在這篇博文中，我們將引導您逐步完成編寫有效商務電子郵件的過程，並幫助您改善整體商務溝通！
你準備好開始了嗎？ 然後直接跳進去！
什麼是企業電子郵件？
商務電子郵件只是特定組織或公司使用的電子郵件。 它是員工、客戶、利益相關者、訂閱者和其他外部組織的重要溝通工具。
通常，商務電子郵件清晰、簡潔且目的明確。 他們的目標是告知、參與和激勵讀者。 商務電子郵件主要用於營銷產品、支持客戶、管理投訴、共享更新和信息等。 簡而言之，它是一個組織的溝通命脈。
典型的商務電子郵件包括五個核心部分：
- 主題行
- 正式問候
- 電子郵件正文
- 結束語/簽字
- 簽名
遵循上述電子郵件寫作格式將幫助您在幾分鐘內快速有效地構建和編寫商務電子郵件。
既然您知道什麼是商務電子郵件，那麼讓我們來看看如何製作一個！
如何撰寫專業的商務電子郵件？ （腳步）
1.了解你的聽眾
在開始編寫商務電子郵件之前，您需要做的第一件事就是了解您的受眾。 你如何寫你的電子郵件完全取決於你為誰寫信。 所以你需要問問自己——我的聽眾是誰？
你的聽眾將決定你的電子郵件的一切，從它的語氣到它的內容。 因此，請務必對您的電子郵件的讀者、他們的背景、知識以及任何能讓您了解他們是誰的東西進行適當的研究。 這樣做也將幫助您向他們寫一封更具吸引力的電子郵件。
2.包括一個主題行
不可否認，一個主題行說了很多。 畢竟，這幾乎是您的讀者在打開您的企業電子郵件之前會看到的第一件事。 因此，他們是否決定打開您的電子郵件完全取決於您的主題行是什麼以及它是如何編寫的。
確保您的商務電子郵件的主題行簡單、具體、清晰且引人注目。 它必須包含關鍵字，這些關鍵字將簡要總結和傳達您的信息內容。
3.從問候開始
每封電子郵件都必須以問候語開頭。 它應該清晰、簡潔和正式。 根據您發送的消息的上下文，您可以選擇專門用他們的名字來稱呼某人。 但是，如果您將姓名發送給未指定的人，有時您不會提及姓名。
您可以在商務電子郵件中包含的一些最常見的問候示例是問候、早上好、下午好、晚上好，或者只是親愛的博士/先生/小姐/夫人等。
4.包括一個短暫的愉快
接下來你應該做的是用簡短的寒暄來開始你的商務電子郵件。 包括一條連接您和電子郵件收件人的開場白。
這可以包括一行談論您如何與讀者建立聯繫，以便提醒他們您的互動並了解您的電子郵件上下文。
例如——很高興在最後一天的社交活動中見到你。
如果您從收件人那裡收到了一些東西，那麼您可以通過感謝他們提供建議或幫助或發送信息或內容來開始您的愉快。
例如：感謝您分享有關商業策略的文章。 它們非常有用，我感謝您為幫助我完成項目所花費的時間和精力。
如果您希望保持您的商務電子郵件通用，那麼您可以簡單地通過說類似的話來祝福他們——我希望你一切都好。
5.寫郵件正文
現在是時候開始真正的交易了——電子郵件的正文。
您的電子郵件正文必須遵循稱為“一件事規則”的電子郵件實踐，並且只關註一項操作而不是多項操作。 當電子郵件中提到多個操作時，會造成混淆。 您應該始終只包含一件事，以便讀者快速理解。
從一開始就定義電子郵件的目的。 對電子郵件的內容要具體和直接。
例如——這封電子郵件是指我們上週三舉行的預算會議。 我根據預期費用和額外費用創建了一個粗略的預算大綱。 請提供您對預算的反饋。
您必須了解沒有人喜歡長電子郵件。 您的電子郵件越長，您的讀者閱讀它們的機會就越低。 因此，請確保您用幾句話寫出簡短的段落。 簡單地說，保持簡短甜美，簡單。 您甚至可以添加編號列表或項目符號點，以便您的讀者更容易理解。
6. 包括附加信息
有時，讀者可能需要有關某些內容的附加信息，例如資源鏈接、任務和活動說明、示例等。因此，您必須在企業電子郵件中包含所有這些相關內容或詳細信息。
7.寫一個行動號召（CTA）
通常，發送商務電子郵件的主要目的是完成一項任務或行動。 所以在郵件的最後，你需要清楚地說明讀者應該做什麼。
確保您編寫了特定的號召性用語或 CTA，以免造成混淆或誤解，並且您的讀者完全了解他們應該做什麼。 這將使他們能夠更有效地做出反應，並且您也將獲得所需的結果。
8. 總結電子郵件
現在您幾乎完成了商務電子郵件，剩下要做的就是用一個結構良好的結束行將其包裹起來。 您可以首先感謝您的讀者以積極的態度結束電子郵件。
例如——感謝您的寶貴時間或感謝您的考慮，我期待您的回复/我希望很快收到您的來信。
最後，您可以使用結束語或短語來總結整個事情。 一些最常見和最合適的結束語包括“最好的問候/親切的問候”、“真誠的問候”、“最好的祝愿”、“溫暖”等。
9. 命名並提供聯繫信息
最後，在電子郵件末尾簽署您的姓名，並在其下方提供您的聯繫信息。 如果是正式電子郵件，您可以提供您的全名，如果是非正式電子郵件，您可以只提供您的名字。 此外，包括您的聯繫信息，例如您的電話號碼、地址或網站。
現在您已經了解了撰寫商務電子郵件所涉及的步驟，以下是您在此過程中需要牢記的一些提示和技巧。 讓我們來看看！
閱讀更多：2022 年 9 種最佳電子郵件簽名生成器工具
撰寫專業商務電子郵件的提示
1. 使用正式的語氣
您的商務電子郵件必須始終具有專業和正式的語氣。 它應該是有禮貌的、直率的和自信的。 因此，請盡量避免使用任何形式的非正式語言、情感措辭、縮寫或縮略語。 更不用說，使用完整的短語或句子顯得更正式。
2.關注格式
電子郵件的問題在於，並非每個人都有時間仔細或徹底地閱讀它們。 所以大多數人都會略過它。 因此，您必須確保您的電子郵件遵循無干擾且無縫的格式。
確保周圍有足夠的空白，使段落更短，包括項目符號和列表，並用標題和標題分解概念。 這將使您的讀者可以輕鬆瀏覽電子郵件。
3.校對。 校對。 校對。
最後，沒有一輪校對，任何一篇文章都是不完整的。 畢竟，犯錯誤和錯誤是人類的天性。 因此，請確保您的電子郵件沒有語法錯誤、拼寫錯誤、拼寫錯誤、笨拙的句子結構、標點錯誤等等。 使用語法檢查器或寫作檢查器軟件來確保您的電子郵件是一流的！
……瞧——你們都準備好寫一封商務電子郵件了！ 而且我們確信您渴望開始並以驚人的內容讓您的觀眾驚嘆不已。
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結論
商務電子郵件是實現業務目標的關鍵組成部分。 以正確的方式使用它們，您會看到它們為您的業務創造奇蹟！
撰寫商業電子郵件可能不是您的專業領域，但我們希望這篇博文為您改變了這一點！
現在，您剩下要做的就是去 elink，製作您的商務電子郵件，然後開始發送它們！ 快樂的電子郵件，伙計們！ 再見！
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