如何跟踪團隊的休息時間

如果沒有適當的工具，跟踪團隊的假期和其他類型的休假可能會非常具有挑戰性。 如果您仍在使用電子表格和其他過時的方法，那麼可能是時候考慮更有效的替代方法了——例如 Clockify。

除了跟踪工作時間之外，您還可以在 Clockify 中管理團隊的休假時間，無論是有薪還是無薪。

沒錯——Clockify 也是一款出色的 PTO 和假期跟踪器，可以輕鬆創建和管理各種休假政策。

在本文中，我們將提供有關如何在 Clockify 中跟踪員工休假的詳細說明。

我們將概述有關如何管理團隊的分步說明：

• 假期
• 病假
• 節假日（非工作日）
• 其他類型的 PTO（無限 PTO、宗教日、半天等）

讓我們潛入。

明確定義 PTO 政策的重要性

如果您組織良好，跟踪受薪員工的 PTO 應該不會太困難。

您首先需要定義您的 PTO 政策，以便能夠管理員工的休假時間。

您的保單可能介於：

• 傳統的（有固定的天數或小時數），以及
• 無限制（員工可以隨心所欲地休假）。

重要的是要清楚地定義它，以便：

• 員工知道如何最好地使用他們的 PTO。
• 您可以輕鬆管理團隊的休息時間。

定義策略後，您可以依靠帶薪休假跟踪器來操作它。

Clockify 的休假功能可讓您跟踪各種休假

Clockify 的休假功能使您可以直接在應用程序中輕鬆管理假期、假期和您能想到的任何類型的假期。

要訪問和使用休假功能，您需要將工作場所升級到以下付費計劃之一：

• 標準
• 專業版
• 企業

完成此操作後，您需要通過執行以下操作在工作區設置中激活該功能：

• 打開您的工作場所設置。
• 向下滾動到頁面並找到“休假”。
• 使用切換按鈕激活該功能。

在工作區設置中啟用該功能後，它將出現在您的側邊欄中。

您將在這裡創建、訪問和管理所有休假政策。

在以下部分中，我們將詳細解釋如何使用 Clockify 的休假功能來創建不同的休假政策並輕鬆跟踪團隊的休假時間。

如何使用 Clockify 作為您的團隊假期跟踪器

由於假期通常會佔用大部分員工的 PTO，我們將分 7 個步驟說明如何跟踪團隊的假期時間。 他們包括：

1. 創建策略
2. 管理政策
3. 添加餘額
4. 請求休假
5. 管理請求
6. 查看團隊的休息時間
7. 管理平衡

讓我們潛入。

步驟 #1：創建策略

要創建您的第一次休假政策，請轉到邊欄中的休假功能。

單擊屏幕上的“創建策略”按鈕並開始。

正如您將看到的，創建休假政策既簡單又直觀——您只需填寫或選中屏幕上顯示的框即可。

通過單擊上面的按鈕，您可以定義您的策略。

您將能夠定義假期政策的所有重要元素，包括：

• 名稱——在我們的例子中，“假期”、“集體假期”或類似名稱
• 受讓人——誰可以使用該政策
• 時間單位——休假時間可以用天還是小時
• 批准——休假是否需要批准以及由誰批准

如果此休假時間適用於您組織中的每個人，您只需在“受讓人”下的下拉菜單中選擇所有。

或者，如果不同部門有不同的休假政策，您可以選擇適用此政策的特定團隊。

您甚至可以通過從下拉菜單的“用戶”部分中僅選擇他們來創建適用於團隊特定成員的策略。

正如我們所說，您可以通過勾選“需要批准”框來設置休假時間的批准系統。

選中該框後，您將獲得幾個選項，以確定誰可以批准您的團隊的休假。

您可以讓管理員或團隊負責人（或兩者兼而有之）負責。

如果您選擇“團隊經理”選項，則在 Clockify 中具有團隊經理角色的所有用戶都將能夠批准該請求。

但是，如果您只希望用戶的特定團隊負責人能夠批准請求，請勾選“特定成員”選項，然後從列表中選擇團隊負責人。

請記住，除了管理員之外，只有在您的工作場所中具有團隊經理角色的用戶才能批准休假請求。

輸入所有詳細信息後，單擊“創建”- 您的策略已全部設置。

第 2 步：管理策略

創建後，您可以通過單擊“休假”頁面右上角的設置圖標來訪問您的假期政策。

您可以選擇管理您的政策。

在那裡，您將能夠看到您創建的所有休假政策，包括您的假期政策。

通過單擊您的保單名稱旁邊的三個點，您可以獲得兩個選項：

• 編輯政策
• 歸檔政策

當您歸檔策略時，它會在您的策略部分顯示為劃掉。 例如，您可以使用此選項來歸檔去年的休假時間。

歸檔策略後，您仍然可以查看其歷史記錄——誰使用了多少時間以及何時使用。 但是，您的團隊在請求休假時將無法再選擇它。

如果您不小心存檔了策略，請不要擔心，因為您可以通過從三點菜單中選擇此選項輕鬆恢復它。

除了恢復它，您還可以：

• 編輯存檔的策略，或
• 刪除它。

請記住，如果您選擇後一個選項，您將刪除保單的整個歷史記錄——即所有請求、取款和批准。

第 3 步：添加餘額

現在您已經設置了策略，您需要根據策略添加您的團隊可以使用的精確天數或小時數。

要添加每個人的餘額，請轉到“休假”頁面上的“餘額”選項卡，然後從下拉菜單中選擇您的假期政策。

完成此操作後，您將大致了解有權使用您的假期政策的所有員工。

從那裡，您可以通過單擊每個成員的“添加”來添加個人餘額。

將出現一個窗口，要求您輸入要添加到個人餘額中的確切天數。

在那裡，您還會看到一個字段，您可以在其中添加有關餘額的任何註釋。

或者，如果所有團隊成員的開始天數相同，您可以批量添加他們的餘額。

您可以通過選擇整個團隊並選擇“添加到餘額”選項來做到這一點。

正如您從上面的屏幕截圖中看到的那樣，如果您犯了錯誤或出於任何原因需要更改餘額，還可以選擇批量刪除餘額。

您還可以通過從用戶餘額旁邊的三點菜單中選擇該選項來為單個團隊成員執行此操作。

隨著時間的推移，隨著人們開始使用他們的假期，在餘額選項卡中，您將能夠看到他們的：

• 累積時間
• 使用時間
• 他們離開的時間

在餘額選項卡中，您還可以通過從下拉菜單中選擇特定團隊成員來查看團隊的個人餘額。

在那裡，您將能夠看到他們在您工作場所的所有有效休假政策的餘額。

第 4 步：申請休假

當您設置好政策並為每個團隊成員添加餘額後，他們可以輕鬆申請休假時間。

在他們的 Clockify 個人資料頁面上，他們將在側邊欄中擁有相同的“休假”選項。

一旦他們點擊它並進入“休假”頁面，他們就可以點擊屏幕右上角的請求按鈕。

他們將收到一份填寫以下信息的申請表：

• 他們想使用的休假政策
• 他們休假的日期範圍
• 關於使用休假的可選說明

當他們選擇政策時，他們將能夠看到可用天數。

一旦他們選擇了日期範圍，表單將計算他們想要請求的總天數，不包括該範圍內的任何週末或節假日。

請記住，週末會自動計為非工作日 - 但您可以在工作場所設置中更改它。

一旦他們填寫表格，他們按下提交，您就會收到他們的請求。

第 5 步：管理休假請求

當團隊成員請求休假時，負責請求批准的人員（工作場所管理員、所有工作場所團隊經理或特定團隊經理）將收到電子郵件通知。

您可以通過請求電子郵件或轉到“請假”頁面上的“請求”選項卡來訪問請求。

在那裡，您可以詳細查看所有請求及其狀態：

• 得到正式認可的
• 待辦的
• 被拒絕

您還可以按狀態過濾您的請求——例如，如果您只想查看待處理的請求。

您還可以通過將鼠標懸停在“已批准”狀態上來查看請求何時被批准以及由誰批准。

要批准請求，只需單擊請求旁邊的“批准”。

如果您想拒絕或撤回請求，您可以通過單擊側面的三個點並選擇適當的選項來做到這一點。

請求獲得批准後，提出請求的團隊成員將通過電子郵件收到通知。 團隊負責人還將收到有關其團隊成員休假的電子郵件通知。

如果請求被拒絕或撤回，團隊成員也會收到電子郵件通知。

第 6 步：查看團隊的休息時間

要更清楚地了解您的團隊的休假時間並查看是否有任何重疊，您可以轉到“休假”頁面上的“時間軸”選項卡。

在那裡，您將能夠查看誰在下一周有任何休假時間，或者通過應用特定日期範圍來過濾您的搜索。

在任何情況下，您只會看到在所選時間段內確實有一段時間休假的人。

休息時間將在日曆上以不同顏色的線條顯示：

• 綠色——如果假期得到批准
• 黃色— 如果假期正在等待批准

假期也有灰色（稍後會詳細介紹）。

默認情況下，工作場所管理員可以看到每個人的休假，而團隊領導只能看到他們和團隊成員的休假。

普通用戶（沒有管理員或團隊經理角色和權限的用戶）也可以查看他們自己的休假時間，以及他們的團隊成員（即他們的團隊經理的用戶）的休假時間。

但是，您可以讓所有用戶在工作場所設置中查看每個人的休假時間。

第 7 步：查看休假歷史記錄

如果您想以管理員身份查看團隊成員的休假歷史記錄，可以通過以下方式進行：

• 轉到餘額選項卡
• 單擊團隊成員旁邊的三個點
• 從菜單中選擇歷史

在那裡，您將能夠看到：

• 他們過去和現在的所有休假請求，以及他們的狀態和任何附加說明
• 他們餘額的所有變化，誰做了他們，什麼時候，甚至為什麼（你會在註釋部分看到“為什麼”——例如“由於加班而增加了一天”）

除了管理員，沒有其他人可以看到每個人的應計歷史。

作為普通用戶的單個團隊成員只能看到自己的餘額和余額歷史記錄。 團隊負責人（在應用程序中擔任團隊經理角色的人）可以查看團隊成員的餘額和余額歷史記錄，但無法對其進行編輯。

如何在 Clockify 中跟踪團隊的病假

您如何跟踪團隊的病假取決於您的病假政策。

如果您的政策允許每個支付期有預先確定的病假天數（比如說，一年 10 天），那麼您將在 Clockify 中製定病假政策，就像製定假期政策一樣。

但是，如果您的團隊可以根據需要請病假天數不受限制，您可以在保單中啟用負餘額。

禁用負餘額時，您的團隊只能使用每個策略的預定累積天數。

因此，如果您的病假政策允許每個人每年有 10 天的假期，您將在每個人的餘額中批量添加 10 天並禁用負餘額選項。

這樣，如果有人想使用更多——他們根本就做不到。 該應用程序不允許。

但是，在無限制政策的示例中，您可以啟用負餘額，以便人們可以根據需要請求盡可能多的天數。

其餘步驟與假期政策示例中的相同。

Clockify 中的假期跟踪

假期是非工作日，通常落在日曆中的特殊日期，例如元旦或獨立日。

在開始管理團隊的假期之前，在工作場所設置中定義標準工作日非常重要。

第 1 步：定義工作日

默認情況下，您的工作日設置為周一至週五，週六和周日不工作。

但是，如果您的團隊遵循不同的時間表，您可以在設置中更改標準工作日。

步驟#2：添加假期

添加假期類似於添加假期時間。

您轉到“休假”頁面，單擊設置，然後選擇“管理假期”。

從那裡，您可以通過單擊“新建”並輸入相關信息來定義任意數量的假期。

您需要定義的有關假期的信息包括：

• 節日名稱（例如節禮日）
• 受讓人（選擇每個人、不同的部門或不同的個人）
• 期間（一天或更長時間）
• 如果假期每年發生

多虧了最後一個選項，如果您的假期重複出現，您只需設置一次，它們將在接下來的幾年中出現。

您可以通過單擊日期旁邊的三個點並選擇適當的選項來編輯或刪除假期。

第 3 步：查看假期

在時間軸視圖中，假期將在每個人的日曆中顯示為深灰色區域。 這就是您可以將他們與其他類型的休假區分開來的方式（如果批准，則為綠色，如果未決，則為黃色）。

另一方面，週末以較淺的灰色為標誌。

通過將鼠標懸停在深灰色區域上方，您可以看到它是哪個假期。

需要注意的是，當人們請求休假時，節假日和周末（或其他非工作日）不算在內。

例如，考慮以下場景：

• 有人要求從 12 月 30 日到 1 月 4 日休假。
• 12 月 31 日和 1 月 1 日是周末。
• 1 月 3 日是假期。
• 雖然這個人在技術上不會連續工作 6 天，其中 3 天是非工作日，所以他們只要求 3 天休假。

如何跟踪其他類型的休假

如您所見，無論您的休假政策如何，像 Clockify 這樣的時間跟踪工具都是跟踪員工休假的最佳方式。

也就是說，除了假期、節假日和病假之外，您還可以管理許多其他特定類型的假期，例如：

• 產假，
• 喪假，
• 無薪休假，或
• 婚假。

您可以按照與上述休假政策相同的方式創建任何這些休假政策。

現在，讓我們看看一些更具體的休假類型以及如何在 Clockify 中配置它們。

我們將討論以下內容：

• 宗教日
• 休息半天
• 無限取力器
• 代休（TOIL）

如何跟踪團隊的宗教日

由於人們傾向於跨不同宗教慶祝家庭特定的假期，因此公司有時會選擇給員工一個宗教假期——除了公司已經定義為假期的假期。

這樣，員工可以選擇他們想要使用的特定日期作為“宗教休假”政策的一部分。

要實施此政策，您有兩種選擇。

第一個選項是像創建假期政策一樣創建宗教日政策。

一旦你這樣做了，在策略中為所有團隊成員分配一天（或更多天），並允許他們在他們想要的任何時候休假。

另一種選擇是要求所有團隊成員選擇他們希望您將其視為他們的宗教日的特定日期。

然後，您會將用戶特定的假期添加到日曆中，這將自動計為這些員工的非工作日。

如何跟踪團隊的半天休假

公司通常允許員工休假半天，以促進更好的工作與生活平衡。 當人們需要跑腿或處理個人事務時，這會派上用場。

Clockify 讓您可以選擇讓您的員工在半天之內使用他們的假期或其他類型的假期。

要使半天休假成為可能，您只需在創建相關休假政策時啟用該選項。

如何跟踪團隊的無限 PTO

無限制帶薪休假是一種休假政策，不會為每位員工分配特定天數。 相反，只要他們的工作不受影響，他們就可以享受盡可能多的假期。

這種相當自由的政策對每個員工都給予了極大的信任。

然而，在實踐中，員工通常不能在沒有任何通知的情況下起飛。 他們可以在他們認為合適的時候申請休假。 但是，有人（通常是他們的團隊領導）需要評估員工的休假是否會影響團隊的績效。

這就是為什麼在 Clockify 中創建無限制 PTO 策略時有兩件事至關重要：

• 允許負餘額
• 啟用休假請求批准

對於這種類型的政策，您不需要為員工的餘額添加特定天數 - 只需允許負餘額。

這樣，員工將能夠根據需要請求任意天數，然後適當的人可以批准或拒絕該請求。

如何跟踪團隊的代休時間（TOIL）

代休（TOIL）是基於加班工作的休假政策。

換句話說，這是一種安排，讓加班的員工可以享受額外的假期，而不是為他們的加班工作獲得報酬。

通常，員工可以休假的時間與他們在正常工作時間之外工作的確切時間相匹配。

例如，假設一名員工每天工作 7 小時，而有一天，他們工作了 9 小時。

這意味著該員工當天加班 2 小時。 因此，他們可以在方便時使用 2 小時的 TOIL。

當您的團隊成員有義務在 Clockify 中跟踪他們的工作時間時，創建 TOIL 策略很容易：

• 在您的“休假”頁面上創建一個常規政策，並將其命名為“代替休假 (TOIL)”
• 將時間單位設置為“小時”
• 設置負責批准 TOIL 請求的人員
• 允許負餘額

與無限制 PTO 策略一樣，您不必為每個用戶添加任何預定的小時數。

只需允許負餘額選項，並讓員工根據他們的加班請求適當的小時數。

一旦員工請求 TOIL，您只需轉到他們的時間表並檢查他們記錄的時間是否符合他們的 TOIL 請求。

如果時間表確認他們的請求，您可以批准它。

或者，您可以要求員工將任何加班時間通知您——您可以在查看他們的時間表後手動將其添加到他們的 TOIL 政策中。 在此選項中，您不需要允許負餘額。

總結：使用 Clockify 輕鬆跟踪團隊的休息時間

無論您的 PTO 政策多麼具體，您都可以在 Clockify 中輕鬆跟踪團隊的休假時間。 這是因為該應用程序為您提供了多種選項和功能，可讓您根據自己的特定需求定制保單。

無論您想以數小時或數天（甚至半天）來跟踪員工的休假時間，您都可以做到。

您可以根據需要創建任意數量的策略，甚至可以為特定部門和個人用戶定制它們。

希望本文向您展示瞭如何最好地使用 Clockify 作為您團隊的休假跟踪器。

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