在家或辦公室設置 VoIP 電話系統的 7 個簡單步驟

越來越多的企業正在考慮轉向 VoIP。
更便宜的月度賬單和更高級的功能很有吸引力，但一些企業仍然猶豫不決。
他們認為硬件成本太高，或者設置一切將是一個耗時且具有挑戰性的過程。
但是，如果您準備好並選擇合適的提供商，您可以無縫過渡到雲電話系統。
我們將準確地向您展示如何為您的企業設置 VoIP、降低前期成本並充分利用您的新 VoIP 電話系統。
逐步了解如何設置 VoIP 電話系統。

1. 測試您的網絡和 Internet 連接
2. 投資正確的 VoIP 硬件
3. 查找具有正確功能的 VoIP 提供商
4. 如何獲取商務電話號碼
5. 設置您的 VoIP 電話系統
6. 測試您的新 VoIP 線路
7. 培訓您的員工以充分利用 VoIP 功能

VoIP 電話系統有何不同？

在我們進入細節之前，我們需要確定是什麼將互聯網協議語音 ( VoIP ) 電話與模擬電話區分開來。
模擬電話通過專用固定電話直接與公共交換電話網絡 (PSTN) 連接。 電話由當地電話公司提供便利，實際上需要直接連接到電話插孔。

IP 電話通過互聯網通過 VoIP 提供商連接到電話網絡。 它將音頻轉換為數據包並使用 Internet 協議 (IP) 傳輸它們。 然後，提供商的數據中心將信號轉換為模擬信號並將它們傳輸到 PSTN。
由於SIP 電話不需要專用固定電話，因此使用 VoIP 更容易擴展辦公室。 使用傳統電話系統，要與多名員工共享電話服務，需要本地專用交換機 ( PBX )。

現在您知道什麼是 VoIP，讓我們討論如何開始設置您的 VoIP 電話系統。 如果你學得更好。

1) 測試您的網絡和 Internet 連接

您可能會擔心VoIP 使用了多少帶寬，但經驗法則是每行大約 100 kbps 的上傳和下載。
大多數互聯網服務提供商現在在他們的商業計劃中提供千兆速度。 因此，您當前的連接對於 VoIP 電話系統來說很可能足夠快。 需要注意的是，某些家庭連接的上傳速度要慢得多，例如某些 DSL 連接。
除了速度之外，影響 VoIP 通話質量的問題通常與連接的不穩定性有關。 抖動和丟包是要檢查的兩個指標。 首選有線互聯網連接，如光纖或電纜。 微波和其他選項太不穩定。
而且您的網絡硬件也可能成為瓶頸。 如果路由器或網絡無法處理高峰流量，您可能會遇到斷斷續續的音頻或其他問題，例如掉線。 Wi-Fi在大多數情況下都能正常工作，但有線連接總是更好。
進行VoIP 速度測試以對您的網絡進行壓力測試並識別潛在問題。 結果將使您很好地了解您的連接是否可以處理 VoIP 安裝。
您還可以探索配置服務質量 (QoS) 以優先考慮 VoIP 數據包和數據。 這樣，語音流量就被置於 YouTube 或 Netflix 等流量之上，從而確保減少延遲和丟包。

2) 投資正確的 VoIP 硬件

如果您已經擁有 VoIP 提供商，那麼 VoIP 設置的下一步就是投資 VoIP 硬件。 由於 VoIP 在過去幾年中已成為企業的標準，因此有很多尖端的選擇。 觀看下面的視頻，快速了解啟動和運行 VoIP 系統所需的設備類型。

如果您希望您的電話聽起來很棒，您應該購買像 Polycom VVX601 這樣的高端VoIP 桌面電話。 如果您只需要撥打和接聽電話，那麼這兩款桌面電話也有更便宜的選擇。
VoIP 耳機非常適合補充您的商務電話，因此您可以在通話時四處走動。 座席可以隨時查看客戶信息、與團隊聊天或向 CRM 添加註釋。

想要保留您的舊桌面電話嗎？ 使用 VoIP 適配器

如果您想使用現有的辦公電話設備，您仍然可以將其與 VoIP 一起使用。 使用模擬電話適配器 (ATA)，您可以切換到 VoIP 並保留所有模擬電話。 VoIP 適配器在電話和您的網絡之間發揮作用，將模擬信號數字化。
由於您不更換任何設備，因此所有工作人員都已經知道如何使用電話。 你不需要培訓你的員工。

使用軟電話最大限度地降低硬件成本

另一種降低成本的方法是考慮使用商務電話應用程序而不是桌面電話。 這些應用程序也稱為軟電話。 您可以將軟件電話下載到您的計算機或智能手機上。
因為 VoIP 使用互聯網，所以您不需要專用硬件。 這樣，您可以跳過辦公室電話安裝的一些步驟。
軟件電話是一種軟件或移動應用程序，可讓您接聽和撥打電話。 它像普通電話一樣處理電話。 使用VoIP 服務，您可以撥打任何電話或移動網絡上的號碼。
使用桌面版 Nextiva 應用程序，您只需一個優質的 USB 或藍牙耳機即可高效處理通話。 如果您使用的是筆記本電腦，則您已經準備好麥克風和揚聲器，可以進行即時通話。 Nextiva 應用程序也適用於任何 Android 或 iOS 設備，因此您的團隊可以通過手機處理商務電話。

3) 尋找具有正確功能的 VoIP 提供商

切換到 VoIP 不僅意味著您可以更換固定電話。 這也是一個無需額外費用即可將您的業務通信帶入 21 世紀的機會。
2019 年底，我們對 1,000 多名商務溝通專業人士進行了調查，並利用這些見解創建了2020 年商務溝通狀況報告。 其中一項關鍵見解是，超過三分之一的公司由於內部溝通錯誤而失去了客戶。
合適的 VoIP 提供商將幫助您克服這些問題。 您的公司將獲得消除孤島並創建高效的跨部門通信所需的功能。
您可以獲得 CRM、呼叫分析和統一通信，而不僅僅是電話服務。 因此，在您做出選擇之前，請確保提供商具有您的業務所需的正確功能。
下面列出了您使用 Nextiva 獲得的一些VoIP 功能：

• 高級呼叫路由：使用靈活的策略將傳入呼叫路由到您業務中的可用座席。
• 自動話務員：歡迎帶有錄音消息和選項的來電，以幫助將他們引導至正確的部門。
• 呼叫分析：訪問顯示單個座席和呼叫中心績效的詳細報告。
• 來電彈出：接聽來電時自動顯示來電者的相關信息。
• 內置 CRM ：支持您的客戶並為您的銷售團隊提供客戶的單一視圖。
• IVR : Interactive Voice Response 使用語音識別來幫助客戶找到正確的部門並解決簡單的問題。
• 語音郵件到文本：通過短信接收語音郵件，提高回复語音郵件的效率。
• 低成本國際電話：Nextiva 的國際電話費率低至每分鐘 0.01 美元。

對於企業，我們還提供統一通信和更高級的功能，例如通話加密。 特別是，Nextiva 的網絡擁有眾多冗餘數據中心，可為您的組織提供擴展所需的高可靠性和性能。

4) 如何獲取商務電話號碼

根據您的 VoIP 提供商，本地電話號碼可以包含在您選擇的任何 VoIP 計劃中。 Nextiva就是這種情況。
您有幾種方法可以為您的企業獲取電話號碼。 如果你已經有一個，你會把它移植過來。 否則，您可以選擇可用的本地號碼或選擇免費電話號碼。

不同類型的電話號碼：

• 本地電話號碼：本地電話號碼非常適合市場區域有限的小型企業和公司。 本地號碼通常是免費的，但每月費用最高可達 10 美元。
• 免費電話號碼：免費電話號碼是與位置無關的 800 號碼，對您的客戶來說似乎更專業和值得信賴。 您的客戶在致電您的支持熱線時無需付費。 免費電話的費用通常約為每月 10 美元。
• 虛榮號碼：虛榮號碼通常是令人難忘的免費電話號碼，可以拼出特定的單詞，例如 1-800-FLOWERS。 這些數字通常每月花費 10-50 美元。 要獲得可識別的號碼，您可能還需要從第三方供應商處購買號碼。

Nextiva 提供美國所有州的本地商業電話號碼，還提供免費電話和虛擬電話號碼。
相關：我如何獲得商務電話號碼？
如果您不想要新號碼，Nextiva 提供免費移植，因此您可以保留現有電話號碼而無需任何額外費用。

通過移植保留您現有的商業號碼

號碼移植是您將電話號碼從現有服務提供商轉移到新服務提供商的方式。 我們為所有 Nextiva 客戶免費處理號碼轉移。
要將任何號碼轉移到 Nextiva，請按照以下三個簡單步驟操作。

1. 選擇您的商務電話計劃。 選擇適合您業務的具有強大功能的計劃。
2. 請求臨時號碼。 讓我們知道您需要臨時號碼，我們會在第一天準備好它們。 您可以通過舊提供商設置呼叫轉移，並立即開始使用 Nextiva。
3. 填寫一份委託書 (LOA)。 提供所有必要的詳細信息，以便我們的工作人員可以與您的舊提供商一起處理移植過程。

完成此過程後，我們的團隊會在 10-20 個工作日內處理移植。 我們會及時通知您其狀態，以便輕鬆無縫地切換到 VoIP。

5) 設置您的 VoIP 電話系統

有了提供商和硬件後，就可以在辦公室完成設置了。 具體步驟取決於硬件和員工人數。

我們只銷售即插即用的手機和手機。 因此，下面，我們概述了讓您的 VoIP 啟動並與我們一起運行的簡單過程。 如果您使用其他提供商或從第三方購買手機，則該過程可能需要額外的步驟。

如何設置 VoIP 桌面電話和聽筒

必要的步驟取決於您購買的型號和您的網絡設置。 使用標準網絡交換機，設置過程很簡單。 如果您有以太網供電 (PoE)，則電信號通過一根電線傳輸 — 使您無需使用交流適配器。

沒有 PoE 的 VoIP 桌面電話或聽筒：

• 將交流適配器插入插座，然後將其插入電話或聽筒底座。
• 使用 CAT5e 或 CAT6 電纜將 IP 電話連接到交換機或路由器。
• 等待電話初始化，然後檢查撥號音。

如果您的路由器支持以太網供電 (PoE)，則該過程略有不同，但速度更快。

VoIP 桌面電話到支持 PoE 的路由器：

• 使用以太網電纜將電話與支持 PoE 的交換機或路由器連接起來。 對於 328 英尺的雙絞線電纜，請保持在建議的最大長度內。
• 連接後，手機應該會打開。 它應該會自動與您的 VoIP 提供商建立連接。

如何設置 VoIP 耳機

並非所有耳機都提供一鍵接聽功能。 要使用它，您需要一個啟用一觸式的現代耳機，並使用電子掛鉤開關 (EHS) 電纜連接它。

支持 EHS 電纜的無線 VoIP 耳機和電話：

1. 將交流適配器插入最近的插座和耳機的基座。
2. 將 EHS 電纜連接到耳機的底座單元。
3. 將桌面電話的另一端插入耳機網絡端口和 EHS 端口。 有關更詳細的說明，請遵循 EHS 說明手冊。
4. 戴上耳機，然後按通話控制按鈕檢查連接。

對於使用普通電話插孔的有線耳機，該過程更加簡單。

帶耳機插孔/端口的耳機和桌面電話：

1. 使用直連線將耳機線插孔插入標記的耳機端口。 許多型號在左側用一個小圖標標記耳機端口。
2. 戴上耳機，然後按通話控制按鈕以檢查撥號音。
3. 撥打測試電話以確認音量和通話質量。 如果耳機音量低，您可能需要放大器。

6) 測試您的新 VoIP 線路

如果您做對了所有事情，並且連接速度很快，那麼您將不會遇到任何問題。 安全總比後悔好。
撥打電話時應注意的事項：

• 音頻質量：通話是否清晰一致？ 是否有任何低質量音頻的靜態或其他跡象？
• 延遲：當你說某事和接收者聽到它之間是否有明顯的延遲？
• 連接穩定性：是否有任何通話暫時掉線？ 某些防火牆設置可能會導致呼叫在 11 分鐘後完全掛斷，因此值得測試至少 15-30 分鐘。

當有很多其他網絡活動時，您還應該嘗試測試您的線路。 網絡擁塞會導致各種線路問題，從掉線到斷斷續續的音頻等等。
專業提示：有線直接連接總是比使用 Wi-Fi 更可取。 為了最小化延遲和其他 VoIP 問題，請選擇以太網而不是 Wi-Fi 連接。
您也可以撥打 (800) 444-4444 撥打診斷服務號碼以確認您的來電顯示。
相關： 10 個常見的 VoIP 問題（+簡單修復）

7) 培訓您的員工以充分利用 VoIP 功能

對於許多小型企業來說，切換到 VoIP 代表他們第一次擁有有意義的商務電話功能。
這些通話功能通常不包含在傳統電話計劃中。 使用 Nextiva，您可以將電話直接與CRM集成、創建自定義路由策略、將語音郵件轉發到電子郵件、呼叫轉移、在雲中記錄呼叫等等。
為確保您的員工使用這些功能，您應該留出時間來培訓您的團隊。
你可能認為沒有必要。 但它是。 63% 的經理回應說他們辦公室採用新技術的速度太慢了。 員工希望使用商務通信設備，以便他們可以專注於為客戶服務和完成銷售。
使用 Nextiva，您不必製作自己的培訓材料或演示文稿。 您可以使用我們豐富的培訓視頻庫、用戶手冊和在線指南。 它們使理解新的 CRM 界面及其所有功能變得容易。
同樣，如果您需要一對一的指導和任何問題的幫助，也可以聯繫我們的客戶支持團隊。

使用 Nextiva 輕鬆設置 VoIP

我們的客戶喜歡我們的原因之一是因為 Nextiva 非常容易上手。 我們已經對所有內容進行了測試，並精心挑選了一份高品質手機和硬件目錄。 我們提供所有電話，因此您只需將它們插入即可。
您無需通過 IP 地址訪問電話或弄亂固件即可將它們分配給您的 VoIP 帳戶。 相反，您只需從方便的在線界面將電話分配給您的員工。
我們基本的小型企業 VoIP 計劃起價僅為 20 美元/用戶每月。 它具有不斷增長的業務運營所需的所有功能。 我們所有的計劃都包括在美國、加拿大和波多黎各的無限通話。 這是遠程團隊的完美電話系統。 它適用於辦公室和家裡。
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