如何在 Outlook 中設置和管理公司範圍的電子郵件簽名

1. 為什麼使用 Newoldstamp Microsoft 插件？
2. 如何通過 Microsoft 插件設置 Newoldstamp 集成
3.電子郵件簽名作為額外的營銷渠道
4. 如何設置橫幅廣告系列
5. 使用分析功能跟踪簽名的表現

如果您曾嘗試在 Outlook 中為您的整個團隊設置電子郵件簽名，那麼您可能很清楚這會帶來多大的麻煩。

創建一致的品牌和消息傳遞已經夠難了，但是您需要弄清楚如何讓每個員工正確應用他們的簽名並在他們的溝通中使用它。 然後你必須弄清楚如何防止可交付性問題，這可能會破壞與關鍵客戶和業務合作夥伴的整個對話。

好消息是，如果您使用正確的工具，在 Outlook 中設置公司範圍內的電子郵件簽名的過程並不一定很複雜。 使用我們新的Microsoft 365 Outlook 插件，您可以將專業的電子郵件簽名直接從儀表板部署到所有員工的電子郵件。

新插件無需讓您的員工手動下載並設置他們的簽名，而是簡化了流程並確保整個組織的一致性。 在下面了解 Microsoft 加載項的工作原理以及如何充分利用其功能。

為什麼使用 Newoldstamp Microsoft 插件？

在弄清楚如何在 Outlook 中設置簽名時，有很多原因需要切換到新的 Newoldstamp Microsoft 插件。

自己工作時，複製和粘貼簽名是一件非常麻煩的事情。 當您必須確保每個員工的簽名中都有一致的詳細信息並且每封電子郵件都會發送出去時，事情會很快變得更加複雜。

當您使用 Newoldstamp 及其方便的 Microsoft 插件時，您可以立即消除需要在整個公司內完成以確保一致簽名的絕大多數手動任務。 該插件旨在為您提供一個中央儀表板，控制您的電子郵件簽名策略的各個方面，讓您只需單擊一個按鈕即可進行有影響力的更改。

但是，使用 Newoldstamp 插件的 Outlook 簽名設置究竟如何使該過程更容易呢？ 好吧，該工具可以改變中小型企業以及小型企業的遊戲規則的原因有很多。

讓我們在下面看看它可以提供的一些最有影響力的好處。

自動更新簽名

在實施全公司範圍的電子郵件簽名政策時，您可能面臨的最大挑戰可能是讓每位員工都遵循指南並正確使用電子郵件簽名。 即使您盡力而為，手動過程也幾乎可以保證您將定期處理不一致的簽名。

同時，如果您使用 Outlook 加載項，您可以通過與 Azure Active Directory 同步來更新員工的簽名而無需他們參與，從而節省大量時間和精力。 這樣可以確保簽名在整個公司中保持一致，並且您的品牌將以最好的方式在每封電子郵件中得到體現。

您可以使用專業的 Newoldstamp 簽名模板自定義簽名，讓您可以快速設置所有內容並在發現哪些簽名設計提供最佳結果時進行調整。 您可以使用橫幅、社交媒體圖標、號召性用語和其他元素來確保每個員工的簽名都能產生最大的影響。

員工無需安裝插件

在公司內部集中營銷工作最令人沮喪的部分之一是讓員工執行手動任務，例如安裝他們應該自己弄清楚如何使用的插件或軟件。

Newoldstamp 軟件消除了這個問題，因為 Microsoft 365 管理員可以通過 Microsoft 365 管理中心為組織中的用戶集中安裝加載項到所有 Outlook。 員工甚至不需要安裝插件或自己做任何事情； 簽名的各個方面都集中處理，Office 365 管理員將加載項部署到各個員工的 Outlook 帳戶中。

無需花費數天甚至數週的時間讓每個人都安裝並學習使用簽名插件，您可以立即開始使用它的功能。 只需通過 Azure Active Directory 連接您團隊的電子郵件，您就可以開始從 Microsoft 365 管理中心自定義和同步簽名。

沒有其他人可以修改簽名

如前所述，在嘗試最大限度地發揮電子郵件簽名對公司的積極影響時，一致性是關鍵。 由於 Outlook 加載項的 Newoldstamp 簽名不需要員工採取任何行動，這也意味著您不必擔心他們進行可能導致問題的更改。

不允許員工編輯和自定義他們的簽名可能看起來很有限，但這實際上是防止虛假或誤導性信息進入發出的最終簽名的重要一步。 人們始終可以參與簽名的設計並提出建議，但通過中央管理儀表板可確保任何更改都得到批准，並包含有關公司、個別員工以及您希望包含的任何其他內容的準確詳細信息。

簽名將自動出現

在為整個組織創建簽名時，您要確保的一件事是使用它們的人具有直接的體驗。 使用 Newoldstamp，Outlook 電子郵件簽名設置過程不需要用戶採取任何行動。

每次用戶撰寫電子郵件時，簽名都會自動出現，從而減少需要完成的步驟數量，並最大限度地提高簽名在整個公司內實際使用的機會。

簽名可以在電子郵件的正文中看到，因為它正在撰寫，消除了用戶的任何不確定性，並為他們提供方便的體驗，安全感以及簽名每次都會到達收件人的信心.

降低交付延遲和電子郵件未發送的風險

當您的公司發送商務電子郵件時，您希望它們能夠快速、無延遲地送達。 更重要的是，您需要他們到達目標收件人，而不是最終被標記或進入垃圾郵件文件夾。

但是，某些電子郵件簽名過程需要重新路由電子郵件才能工作，這可能會導致嚴重的可傳遞性問題，從而中斷通信。 在這種情況下，創建的電子郵件必須先發送到 Microsoft Azure Active Directory，然後再發送到簽名服務提供商的網站，然後再返回 Azure，然後再發送給收件人。 正如您可以想像的那樣，廣泛的重新路由大大增加了電子郵件被標記和未送達的機會。

同時，當您使用 Newoldstamp Outlook 加載項時，可以消除此問題，因為該過程要簡單得多，因為電子郵件是使用已添加的簽名創建的。 這意味著它可以直接發送到 Microsoft Azure 並發送給收件人，無需重新路由，也不會出現潛在的交付延遲或其他問題。

如何通過 Microsoft 加載項設置 Newoldstamp 集成

在 Outlook 電子郵件中連接 Newoldstamp 簽名是一個直觀且方便的過程，即使在為大型團隊設置簽名時也是如此。 該加載項利用 Microsoft 365 Active Directory 中已有的信息，允許您使用 Graph API 立即創建簽名。

事實上，該過程只需要您需要完成的幾個簡單步驟。 但是第一次在 Outlook 中如何設置簽名呢？ 讓我們來看看下面的不同選項。

設置與 Microsoft 365 Active Directory 的集成

該過程的第一步是在 Microsoft Azure Active Directory 上註冊 Microsoft Graph 應用程序。 這對於確保您的帳戶已連接並且簽名可以自動應用於每封電子郵件非常重要。

首先，您需要在 Azure Active Directory 上註冊您的應用程序。 然後，您可以輸入名稱，選擇支持的帳戶，並根據需要選擇重定向 URL。

註冊帳戶後，您需要為新應用程序創建一個客戶端密碼。 您也可以在 Azure Active Directory 中的應用註冊下執行此操作。 在那裡，在 Certificates & Secrets 下，單擊 New client secret 以添加它。 編寫描述，設置到期日期，並保存您以後需要訪問它的密碼。

此時，您可以選擇您創建的應用程序並轉到 API 權限。 然後，您可以向組和用戶添加權限，根據您決定的標準授予管理員同意。

最後，進入 Newoldstamp 應用程序並輸入 App ID、Client Secret 和 Tenant ID 以完成集成過程。

如何在管理中心部署 Microsoft 加載項

當您開始使用 Newoldstamp 的專業 Outlook 簽名管理系統時，您可能想知道是否每個員工都應該自己安裝插件。 但在使用 Newoldstamp Outlook 加載項時，最好使用集中部署功能將 Office 加載項集中部署到組織中的用戶。

要開始使用，請轉到管理中心並選擇部署加載項選項。 然後將提示您上傳自定義應用程序，您可以通過下載Newoldstamp的 manifest.xml 文件來完成。

然後，您將能夠通過分配用戶來配置加載項部署。 您可以根據自己的喜好選擇“所有人”、“特定用戶/組”或“僅我”。 部署加載項後，將出現一個綠色複選標記，以確認一切正常。

為團隊創建簽名

使用 Newoldstamp 創建電子郵件簽名時，Outlook 可以成為一個非常靈活和方便的應用程序。 通過利用 Newoldstamp Microsoft 加載項，您可以生成公司範圍內的電子郵件簽名，這些簽名看起來一致並自動出現。

讓我們看看可以為團隊快速設置簽名的不同方法。

如何使用加載項從 Active Directory 導入數據？

從 Active Directory 導入數據是一個快速過程，只需幾個步驟。 在確認 Azure Active Directory 中的用戶信息正確且準備就緒後，您可以創建一個主簽名，該主簽名將用作跨部門或整個公司的標準化簽名模板。 您可以包含公司名稱、網站和徽標等內容，以及您可以自定義的各種個人信息。 您決定包含的公司範圍的詳細信息可以選擇為所有簽名的默認值，以確保每個簽名的一致性。

主簽名准備就緒後，您可以單擊“導入數據”按鈕並選擇 Microsoft 365 Active Directory。 這將允許您繪製簽名字段，將它們連接到相關數據以確保一致性。 您還需要選擇是否要從個人目錄中導入個人照片，否則將使用主簽名中的照片。

最後，選​​擇是要導入所有用戶還是選擇單個用戶或組。 然後，單擊導入，電子郵件簽名將自動生成。 您應該查看它們以確保數據正確。

如何使用 CSV 文件創建簽名？

如果您需要創建大量類似的簽名，也可以使用 CSV創建簽名。 如果您只需要添加一些電子郵件簽名並希望能夠快速填寫一些個人字段同時保持其他字段不變，它甚至可以很好地工作。

首先，您需要創建您喜歡的簽名設計和佈局，並選擇要鎖定的字段，使它們在所有簽名中保持一致。 填寫這些字段並保留您打算解鎖的字段（即可更改）。

然後，單擊導入數據並選擇 CSV 文件進行下載。 在您的計算機上打開 CSV 文件並填寫您未鎖定的信息。 然後，只需上傳更新的 CSV 文件，允許導入，您的簽名將在幾秒鐘內準備好使用！

如何更新 Outlook 中的簽名？

如果要更新 Outlook 中的簽名，可以通過在中央儀表板中編輯模板、選擇要更改的條件並相應地自定義詳細信息來執行此操作。 無論您使用哪種方法添加簽名，Newoldstamp 都可以輕鬆進行快速更改並確保信息正確且最新。 當授權的 Microsoft 365 管理員更改主簽名時，所有部門的簽名也將立即繼承更改。

如何使用 Microsoft 365 加載項部署簽名？

此時，您應該通過從 Active Directory 導入簽名、使用 CSV 文件方法或手動創建每個簽名來準備好簽名。 但是要使簽名有用，您仍然需要將每個簽名部署到它們所代表的相應用戶。

好消息是使用 Microsoft 365 加載項部署簽名的過程相對簡單。

確認簽名包含正確信息後，您將看到一個彈出窗口，顯示簽名列表。 如果它們是使用 Microsoft 365 帳戶創建的，它們將通過其電子郵件地址自動與正確的人關聯。

但是，對於手動創建的簽名，您需要將它們與電子郵件地址匹配。 您需要輸入每個電子郵件簽名並單擊驗證用戶以檢查他們是否存在於 Active Directory 中。 驗證後，單擊部署，簽名將開始推出。 成功完成後，您應該會在其上看到“已安裝”標籤。

如果您進行任何簽名更改，您將需要重新部署主簽名或個人用戶簽名，除非您通過 Active Directory 創建簽名並啟用自動簽名更新，它將每 7 天同步一次。

電子郵件簽名作為額外的營銷渠道

電子郵件簽名不僅僅是一種保持通信一致性並在您公司發送的每封電子郵件中提供更多上下文的方法。 它也是一個有用的附加營銷渠道，可以幫助建立品牌、產生潛在客戶和銷售。

事實上，您可以出於各種令人信服的理由開展成功的電子郵件簽名營銷活動。 讓我們在下面看看它們。

內容分發

創建內容是一項艱苦的工作。 無論您是撰寫博客文章、製作視頻還是整理綜合信息圖表，如果您希望您的受眾感興趣，您將需要在每條內容上花費大量時間。

正因為如此，當您知道您的客戶會喜歡的新文章或視頻時，您希望將其呈現在盡可能多的人面前。 電子郵件簽名可能是讓您的內容獲得起飛所需的初始曝光並可能病毒式傳播的完美渠道。

當您建立一個系統以在公司的電子郵件簽名中包含重要內容時，您不僅限於宣傳博客更新； 您還可以展示您的新報告和電子書，鏈接到您的潛在客戶並吸引人們進入您的渠道。 電子郵件簽名甚至可以用於宣傳您的網絡研討會，如果您在合適的人面前獲得報價，它可以變成產生銷售的強大工具。

支持銷售

將電子郵件簽名用於營銷的另一種方法是作為支持和促進銷售的有效工具。 由於電子郵件的可傳遞性和可讀性如此之高，因此它是插入有關您的產品的重要信息的理想場所，這些信息可以帶來更多的銷售，而您無需做任何其他事情。

例如，您可以共享客戶可以訪問您的產品的市場，從而更容易從您那裡購買並鼓勵人們查看您的選擇。 您還可以分享您的獎項、宣傳特別優惠並添加誘人的號召性用語按鈕，以鼓勵人們安排演示或開始免費試用。

在您的業務頁面上獲得關注者

社交媒體仍然是吸引觀眾並讓您的品牌在網上受到關注的強大工具。 但是，要充分利用社交媒體為企業提供的功能，您需要利用有效的方法來逐月不斷增加關注者的數量。

當使用專業的電子郵件簽名時，您可以輕鬆地為您所在的各種平台插入社交媒體圖標，讓人們更多地了解您的業務並關注您的帳戶以獲取更新、交易和信息內容。

通過電子郵件簽名營銷推廣活動

如果您有一個即將舉行的活動，您的成功很大程度上取決於能否讓您最好的潛在參與者知道它何時發生以及它是關於什麼的。 雖然有很多方法可以做到這一點，但在電子郵件簽名上創建一個吸引人的橫幅非常容易，讓人們了解您的活動以及他們不應錯過的原因。

這樣一來，您和您的團隊發送的每封電子郵件都會成為您的活動的間接邀請，在初始設置後幾乎自動增加您的註冊。

如何設置橫幅廣告系列

有效的橫幅廣告活動可以將您的標誌性營銷工作提升到一個新的水平。 但是，儘管橫幅可以非常強大並且允許您宣傳您的最佳優惠、新發布或活動，但弄清楚如何創建橫幅並將其無縫集成到電子郵件簽名中並不容易。

因此，為了幫助您開始使用橫幅廣告系列，讓我們來看看它們是什麼以及它們是如何工作的。

什麼是電子郵件簽名橫幅？

電子郵件簽名橫幅是廣告的圖形圖像，位於簽名中的聯繫人詳細信息下方。 這些橫幅是展示相關信息的好方法，這些信息可以吸引用戶更多地了解您的公司、其優惠或產品選擇。

如果使用得當，電子郵件簽名中的橫幅是添加引人注目的視覺元素的絕佳方式，該元素將吸引讀者點擊您的鏈接，從而為您提供流量和潛在銷售。

使用簽名橫幅的最佳方面之一是，一旦設置好，您發送的每封電子郵件都將包含一個定制設計的 CTA，這將有助於您的公司發展，完全自動駕駛。 除了作為潛在客戶生成工具外，它還可以增強您的品牌形象，並講述您公司的業務和代表的故事，這是與您的公司互動的每個人建立更牢固關係的關鍵部分。

有幾十個時刻使用簽名橫幅是完美的解決方案。 使用 Newoldstamp，您可以在幾分鐘內完成設置並輕鬆更新以顯示您最近的相關優惠。

電子郵件簽名橫幅如何工作？

您的員工每年都會發送數千封電子郵件。 每封電子郵件都是向收件人介紹您的品牌、產品和新聞的絕佳機會。 但是，如果沒有一個方便的系統來創建、更新和安排簽名橫幅，確保簽名正確顯示並被您的員工使用幾乎是不可能的。

好消息是，使用 Newoldstamp，創建統一且一致的電子郵件簽名橫幅廣告活動非常容易。 事實上，您甚至可以提前安排橫幅更新，讓它們在指定時間出現，例如在季節性促銷之前。

要設置電子郵件簽名橫幅，請前往您的 Newoldstamp 帳戶並選擇橫幅廣告系列選項卡。 然後，從圖庫中選擇橫幅或上傳您自己的橫幅，然後單擊安排活動。 確保為您的活動命名並自定義您希望使用它的部門或用戶。

然後，您可以應用用戶將被發送到的頁面地址，並指定橫幅廣告活動應該處於活動狀態的時間段。

此時，您的橫幅廣告系列標籤將開始顯示您的橫幅廣告，並將成為您將來訪問和管理橫幅廣告系列的地方。 您可以擁有活動、已完成和默認橫幅，這些橫幅是在沒有其他活動活動正在運行時由部門使用的橫幅。

使用分析功能跟踪您的簽名的表現

了解您的電子郵件簽名活動是否有效的唯一方法是跟踪績效。 但是，當您的徽標、社交圖標、網站和橫幅中包含鏈接時，很容易在密切關注不同鏈接的執行情況的過程中不知所措。

但是，當您使用 Newoldstamp 時，收集和分析您的簽名數據的過程變得輕而易舉。 您可以使用我們的分析功能來掌握簽名的性能，並對您的活動進行持續改進。

以下是您可以在簽名活動中利用分析的幾種方法。 你可以：

• 跟踪橫幅展示次數並了解您的最佳報價是否吸引了注意力和吸引了好奇心。
• 實時衡量鏈接和號召性用語點擊，快速更改以最大化您的電子郵件的影響。
• 比較在不同細分市場中發起的活動的有效性，發現有關有效方法以及如何微調您向不同客戶群體的消息傳遞的寶貴見解。

外賣

如果您想在 Outlook 中為您的公司添加簽名，Newoldstamp 有一個方便快捷的流程，可以為您的整個團隊設置自動簽名。 您可以確保每個員工的電子郵件簽名與公司的消息傳遞和品牌一致，而無需每個人都安裝加載項或執行任何其他步驟。

Newoldstamp 的 Outlook 電子郵件簽名具有一系列強大的功能、自定義選項和跟踪功能，讓您可以完全控制電子郵件簽名活動及其性能。