如何優化中小型企業的計費利用率

身為企業主，您的利潤已經很薄弱，資源也很有限。 因此，優化現有資源並透過減少損失和低效率來實現利潤最大化至關重要。

這就是計算、追蹤和提高計費利用率的用武之地。

如果您不熟悉這個術語，它只是衡量您的員工在直接產生收入的工作上花費了多少時間。 提高計費利用率可以提高公司的整體效率，並幫助您在無需投資額外資源的情況下產生更多收入。

在本文中，我們將詳細解釋計費利用率，並向您展示為您的業務改善計費利用率的方法。

什麼是計費使用率，為什麼它很重要？

可計費利用率是您的員工和團隊成員花費在產生收入的工作上的時間的百分比。 您可以在整個團隊和單一員工中進行計算。

換句話說，員工的計費利用率分數顯示了他們的總工作時間有多少花在產生收入的業務成果上。

高計費利用率表示您正在有效地利用資源並將時間投入到最關鍵的專案中。 另一方面，較低的計費利用率分數意味著您必須優化流程並透過容量規劃重新評估資源規劃。

例如，假設一家行銷機構聘請了一位昂貴的文案人員來從事一個新專案。 他們希望透過確保文案撰稿人只從事可計費的客戶專案來最大限度地提高其可計費利用率。

但如果撰稿人將大量時間花在會議上、處理瓶頸或技術任務（例如配置登陸頁面工具或安裝 WordPress），他們的計費時間將會減少，因為代理商無法向客戶收取這些時間的費用。

因此，該機構必須確保文案撰稿人的總可用工作時間中，幾乎沒有可用時間花在文案寫作流程之外的工作上。

測量計費利用率的好處

了解團隊的計費利用率有幾個好處。 透過追蹤該指標，您可以：

• 將您的效率和功能與行業基準進行比較並進行調整
• 確保為正確的工作分配正確的資源
• 無需投入額外資源即可提高獲利能力
• 清楚了解您承擔未來專案的資源能力
• 告知您計費專案的專案規劃和資源分配

什麼是好的計費利用率？

100%的計費利用率是不可能或不可取的。 即使您最有效率的員工也需要時間來進行培訓、技能發展和不直接計費的管理任務。 理想的分數也因工作性質而異，因為某些角色比其他角色更適合直接計費。

一般來說，專業服務型公司的計費率目標應高於 80%。 然而，每個行業都有不同的基準，因此有必要在特定行業的背景下查看分數。

如果您的分數低於行業基準，則表示您的可用資源利用不足，必須優化您的計費利用率。 另一方面，如果您明顯領先於行業平均水平，那麼您就過度利用了資源，從長遠來看，這可能會導致倦怠並降低員工的生產力和效率。

計費利用率與資源利用率

儘管這兩個術語經常被混淆，但它們傳達了您業務的不同方面。 資源利用率代表團隊的所有任務和活動，包括非計費時間。 可計費利用率是一個更具體的指標，表示團隊在可計費任務和活動上花費的時間百分比。

如何計算計費利用率

計算計費利用率非常簡單。 您可以將計費小時總數除以總可用小時數（不包括假期和非計費活動等） 。

然後將該百分比乘以 100 即可得出您的計費利用率。

可計費利用率= (可計費小時數/總可用小時數) x 100

例如，如果您的企業每年有 1,200 個計費小時，而您的總可用小時數（減去假期）為 2,000，則您的計費利用率將為 (1,200 / 2,000) x 100 = 60%。

您可以使用相同的公式來計算單一員工的使用率。

如何追蹤計費時間

追蹤計費時間的最可靠方法是使用集中式全自動時間追蹤系統，該系統記錄團隊的活動、管理全面的時間表，並讓您清楚地了解他們的日常活動。

當然，挑戰在於確保團隊中的每個人都誠實、定期地記錄自己的時間。

以下是實現這一目標的一些技巧：

• 向您的團隊解釋時間追蹤的好處以及它如何幫助您的業務提高效率。
• 闡明記錄所有內容如何有助於突顯團隊的績效。
• 讓時間追蹤變得輕鬆無憂。
• 分享提醒。
• 在不同層級進行每日或每週審核，以確保您的團隊記錄工作時間和日常任務。

提高企業計費利用率的 5 種方法

持續優化計費利用率是提高獲利能力和加速業務成長的最佳方法之一。

以下是具體操作方法。

1. 投資專案管理和 CRM 工具

您需要一個整合的專案管理系統，該系統不僅可以追蹤時間，還可以為您提供專案及其分配資源的 360 度視圖。

透過將其與Act! 等 CRM 系統連接！ 您可以獲得整個銷售和行銷管道的更多可見性，使您能夠更有效地規劃工作負載和資源可用性。

將 CRM 與資源管理系統結合會向您展示：

• 您團隊的總可用時間
• 目前的計費時間和效用
• 已準備好在下個月或下季度加入的銷售和行銷線索
• 具有高或低效用分數的個人團隊成員。

這種透明度和即時洞察力可以簡化您的決策並幫助您提高效率。

2. 轉移或最小化非計費任務

仔細評估團隊的工作量，以確保他們不會不必要地參與任何不計費的任務。 透過將非生產性任務轉移到更便宜的資源並最大限度地減少損害生產力的干擾來優化其計費效用。

3. 培訓及提升員工技能

有時，提高計費效率的最簡單方法是投資團隊的培訓和發展。 透過及時的技能升級，他們可以以更高的效率執行相同的任務，從而獲得更高的獲利能力。

4. 升級你的技術

評估您的業務設備和技術，確保它們處於最佳狀態並且不會導致營運延誤。 如果您看到需要，請投資更先進的技術，以幫助您的團隊在更短的時間內完成相同的任務。

5.利用自動化

每個企業都必須評估他們可以自動化的任務和操作。 這可以釋放您的資源，提高效率，並幫助您用更少的資源獲得更好的結果。

例如，行動！ 可以透過自動登入頁面、電子郵件活動和潛在客戶評分等工具自動化您的銷售、支援和行銷工作流程。

對於中小型企業來說，優化計費時間是輕而易舉的事情

中小企業並不總是有足夠的流動性來投資業務成長。 優化計費時間是無需大量支出即可提高獲利能力的絕佳方法。 透過使用整合資源管理系統以及類似 Act! 的 CRM！ 您可以獲得計算、追蹤和增加計費工作所需的所有信息，從而提高效率和成長。

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