如何合併 Salesforce 和 HubSpot 中的重複項

已發表: 2023-11-25

合併 HubSpot 聯絡人會對 Salesforce 資料庫產生任何影響嗎？

簡而言之，不。

在 HubSpot 中合併聯絡人不會對 HubSpot Salesforce Sync 中的 Salesforce 產生任何影響。 但是，合併兩筆記錄後，只有 HubSpot 中所選取的主記錄才會繼續與 Salesforce 同步。 使用 HubSpot Salesforce 整合時，管理重複項可能非常具有挑戰性。 除非您能夠完全防止重複資料（老實說，這並不總是那麼容易），否則這裡有一個有關如何在與 HubSpot 整合時合併 Salesforce 中重複潛在客戶和聯絡人的指南。

為什麼重複資料如此常見？

我遇到的每個 CRM 都在不斷增加其記錄數量。 如果不防止重複資料輸入，任何清理工作都將變得毫無意義。

Salesforce 中重複和資料品質不佳的主要原因之一是在資料匯入過程中出現的。 例如，匯入過程中不一致的命名約定或資料格式錯誤可能會導致重複條目。 此外，當從不同來源（例如不同部門或外部來源）匯入資料時，重複的可能性會增加。

如果您手動輸入數據​​，您將不可避免地遇到更多重複數據。 當多個使用者輸入資料時，保持全面的一致性可能是一個挑戰。 此外，如果一些用戶不知道系統中的現有數據，特別是當有關數據輸入的溝通和培訓不清楚時，他們可能會無意中建立重複記錄。

無論原因如何，重複數據對於任何試圖理解其數據的人來說都是一件令人頭痛的事情。 它不僅導致效率低下和不準確，而且還會妨礙獲得有意義的見解並基於可靠數據做出明智決策的能力。

實施有效措施來防止和管理重複對於維護資料完整性和最大化 CRM 系統的價值至關重要。

識別要合併的重複項

在 Salesforce-HubSpot 整合中管理重複項時，使用者通常會利用第三方重複資料刪除工具，例如dedupe.ly或DataGroomr 。 然而，整合過程存在一定的局限性，特別是在唯一識別碼和匹配標準方面。

在 Salesforce 和 HubSpot 中，某些欄位用作記錄匹配條件，通常稱為唯一識別碼。 對於 HubSpot，電子郵件地址被視為聯絡人記錄的唯一識別碼。

與 HubSpot 不同，Salesforce 使用多個屬性作為唯一識別碼。

當您將 Salesforce 與 HubSpot 同步時，會比較這些欄位中的資料。 如果兩個平台之間這些欄位中的值匹配，系統會將記錄識別為代表相同的聯絡人或潛在客戶。 這就是通常識別和防止重複的方式。

但是，如果 Salesforce 已配置為使用其他欄位（預設欄位除外）來匹配和識別重複項（可能是由於您的組織設定的自訂匹配規則），HubSpot 不一定會識別這些欄位。

例如，假設您的組織在 Salesforce 中使用名為「客戶 ID」的自訂欄位來符合聯絡人。 您已在 Salesforce 中設定自訂匹配規則，該規則根據此「客戶 ID」識別重複項。 但是，當您將 Salesforce 與 HubSpot 同步時，HubSpot 不會將「客戶 ID」識別為匹配字段，除非您已將其專門對應到 HubSpot 中的相應字段。 因此，如果 Salesforce 中有兩個聯絡人具有相同的“客戶 ID”，但電子郵件地址不同，HubSpot 可能不會將這些聯絡人標記為重複項

合併前的注意事項

在 Salesforce 中合併已識別的重複項之前，必須考慮整合的細微差別。

確保您在 Salesforce 中用於匹配的任何欄位也能被 HubSpot 識別和利用。 否則，由於兩個平台之間的匹配規則存在差異，您最終可能會在 HubSpot 中看到未標記為重複項的重複項。

與 hubspot 實施機構合作意味著什麼

了解 HubSpot - Salesforce Sync

在我們深入研究合併重複項目的步驟之前，有必要了解 Salesforce 潛在客戶和聯絡人如何與 HubSpot 聯絡人配對。

在 HubSpot 中建立新聯絡人時，它會在 Salesforce 中啟動掃描，以識別具有相同電子郵件地址的任何潛在客戶或聯絡人。

有趣的地方在於：Salesforce 以隨機順序傳回這些符合的記錄。 這意味著沒有預先確定的規則或順序（如字母順序或時間順序）來決定首先傳回哪筆記錄。 由於這種隨機性，與新 HubSpot 聯絡人相符的第一個 Salesforce 記錄可能是具有相同電子郵件的任何現有潛在客戶或聯絡人。

然後，HubSpot 與從 Salesforce 傳回的第一筆記錄同步。 這形成了特定 Salesforce 潛在客戶/聯絡人與新 HubSpot 聯絡人之間的初始連結。

然而，這個初始連結並不是固定的。 第一次同步後，HubSpot 將與 Salesforce 中相同電子郵件的最新更新記錄同步。 這意味著，如果 Salesforce 中具有相同電子郵件地址的另一個潛在客戶或聯絡人已更新，HubSpot 可能會破壞初始連結並與此最近更新的記錄形成新連結。

此行為可確保 HubSpot 始終與 Salesforce 中的最新資訊保持同步。 但這也意味著 HubSpot 聯絡人最終可能會與最初同步的不同 Salesforce 記錄關聯。

合併具有相同電子郵件地址的 Salesforce 潛在客戶或聯絡人

在 Salesforce 中合併潛在客戶和聯絡人涉及一系列系統步驟，以確保資料的一致性和準確性。

使用 HubSpot 合併 Salesforce 中的潛在客戶或聯絡人：

  1. 確定要合併的重複潛在客戶或聯絡人：首先，找出哪些潛在客戶或聯絡人是重複的。

  2. 在 HubSpot 中開啟潛在客戶或聯絡人：確定重複項後，前往您的 HubSpot 帳戶並開啟該潛在客戶或聯絡人的詳細資料。

  3. 導覽至 Salesforce 潛在客戶 ID 或 Salesforce 聯絡人 ID 屬性：在 HubSpot 中潛在客戶或聯絡人的詳細資料中，找到 Salesforce 潛在客戶 ID 或 Salesforce 聯絡人 ID 屬性。 此 ID 對於 Salesforce 中的每個潛在客戶或聯絡人來說都是唯一的，並充當兩個平台之間的連結。

在 Salesforce 中管理重複項

  1. 在 HubSpot 中尋找與記錄的 Salesforce ID 相符的潛在客戶或聯絡人：現在，返回 Salesforce 並使用此 ID 搜尋相應的潛在客戶或聯絡人。

  2. 使用該潛在客戶或聯絡人作為主記錄：在 Salesforce 中找到與 HubSpot 中的 Salesforce ID 相符的潛在客戶或聯絡人後，請將其視為要合併的主記錄。 主記錄是合併後其資訊將保留在 HubSpot 中的記錄。

  3. 合併記錄：在 Salesforce 中，選擇重複記錄並啟動合併流程，選擇已識別的主記錄。 Salesforce 允許您一次為每個物件合併最多三個重複記錄，並且您可以從每個合併記錄中選擇要保留在主記錄上的欄位。 Salesforce 中的重複管理工具會向您顯示包含不同值的所有欄位的列表，您可以選擇要在最終主記錄中保留哪些值。 該資訊隨後將與 HubSpot 中的相應記錄同步。

在 HubSpot 中管理合併的聯絡人

在 HubSpot Salesforce 整合的設定中，您可以設定當聯絡人和潛在客戶從 Salesforce 中刪除時 HubSpot 中將發生的操作。

我們建議在 Salesforce 中刪除記錄時，從您的 HubSpot 帳戶中刪除該記錄。

透過導覽至 HubSpot 設定 > 整合 > 連線的應用程式 > Salesforce > 同步設定 > Salesforce → HubSpot 檢查此設置

在 Salesforce 中合併記錄之前，請務必考慮 HubSpot 中每個聯絡人的活動記錄。 如果要合併的聯絡人（隨後在 HubSpot 中刪除）具有有價值的歷史記錄，則最好也合併 HubSpot 中的聯絡人以保留此資料。

例如...

假設您在 Salesforce 中有兩個聯絡人：「Jane Francis」和「Jane F」。 這兩位聯絡人也存在於 HubSpot 中，每個人都有活動歷史記錄。

簡·弗朗西斯（Jane Francis）非常活躍 - 她打開了很多電子郵件，在您的網站上填寫了一些表格，並多次訪問了您的網站。 另一方面，Jane F 並沒有太多的歷史。 她打開了幾封電子郵件，但除此之外就沒有再做太多的事情。

現在，您決定在 Salesforce 中合併這兩位聯絡人，選擇 Jane Francis 作為主記錄，因為她有更完整的資訊。

如果您在 HubSpot 中的設定設定為刪除在 Salesforce 中合併的聯絡人，則當您在 Salesforce 中合併 Jane Francis 和 Jane F 時，Jane F 在 HubSpot 中的記錄將被刪除。

如果 Jane F 在 HubSpot 沒有太多歷史，這可能沒什麼大不了的。 她的最少互動對於您了解受眾行為或行銷工作並不重要。

然而，如果 Jane F 確實像 Jane Francis 一樣在 HubSpot 中擁有重要的歷史，那麼她的刪除將意味著失去所有這些有價值的資訊。 如果 Jane Francis 和 Jane F 都有重要的活動歷史記錄，那麼您最好在將他們的記錄合併到 Salesforce 中的同時，將他們的記錄合併到 HubSpot 中。 這樣，您就可以在合併記錄下保留兩個聯絡人的活動記錄。

在 HubSpot 中合併聯絡人

要在 Salesforce 中合併時保留 HubSpot 中兩個聯絡人的活動歷史記錄，您可以關閉 HubSpot 中的自動刪除設置，或在 Salesforce 合併後立即合併 HubSpot 中的相應聯絡人。

  1. 關閉自動刪除設定： HubSpot 有一個設置，如果在 Salesforce 中刪除相同聯絡人，HubSpot 中的聯絡人將自動刪除。 如果您要合併 Salesforce 中的聯絡人且不想遺失 HubSpot 中的關聯活動歷史記錄，您可以關閉此設定。 這樣，即使在 Salesforce 中合併後，HubSpot 中的「非主」聯絡人（在前面的範例中為 Fred）也不會被自動刪除。

  2. 在 HubSpot 中快速合併：如果您無法或不想關閉自動刪除設置，另一個選擇是在 Salesforce 中合併聯絡人後立即在 HubSpot 中快速合併聯絡人。 您必須在 HubSpot 和 Salesforce 之間進行下一次同步之前執行此操作。

Salesforce 合併後合併記錄

在 Salesforce 中完成合併程序後，請前往 HubSpot 中的主記錄。 選擇Actions > Merge 。 現在，找到並選擇 Jane F（您計劃合併到主記錄中的聯絡人）並完成聯絡人合併。

與 hubspot 實施機構合作意味著什麼

處理 HubSpot 錯誤：聯絡人不再與 Salesforce 同步


如果您選擇保留 Jane F 的記錄而不是 HubSpot 中最近同步的記錄，則您會在剩餘的 HubSpot 聯絡人上遇到同步錯誤。 此錯誤訊息表示 HubSpot 之前同步的 Salesforce 記錄不再存在。 若要解決此問題，請按一下錯誤下方的Resync 。 雖然此解決方案很簡單，但如果您要處理數百或數千個選擇了不正確主記錄的重複項，它可能會變得勞力密集。

刷新不再與 salesforce 同步

合併不同電子郵件地址的 Salesforce 潛在客戶或聯絡人


當與 Salesforce 同步時，HubSpot 不會將具有不同電子郵件地址的聯絡人識別為重複。 在 Salesforce 或第三方工具中合併這些欄位時，請在 HubSpot 中開啟 Jane Francis 和 Jane F 的記錄並合併它們，就像在 Salesforce 中一樣。

或者，如果 Jane F 沒有重要的歷史記錄，您可以直接在 Salesforce 中合併聯絡人或潛在客戶，並允許 HubSpot 刪除合併的聯絡人 (Jane F)。

管理 HubSpot 和 Salesforce 之間的重複項似乎是一項艱鉅的任務，但 Six & Flow 可以滿足您的要求。 身為 HubSpot Salesforce 整合的專家，我們對這個過程中涉及的複雜性和錯綜複雜性有著深入的了解。

我們隨時協助您應對棘手的資料管理領域，確保您的記錄準確且維護良好。 我們將負責識別重複項、決定主記錄以及在 Salesforce 和 HubSpot 中進行合併，同時保留重要的活動歷史記錄。 因此，您可以專注於您最擅長的事情 - 發展您的業務 - 而我們將負責其餘的事情。

聯絡我們以充分利用您的 HubSpot Salesforce 整合。