如何為活動尋找場地：要檢查的 6 個關鍵框

如今，與會者對他們的活動體驗寄予厚望。 Dreamforce 的酒店會議室已變成大型遊輪，令與會者驚嘆不已。 但是，如果沒有使場地適合活動的基礎方面，這些令人驚嘆的場地就什麼都不是。

選擇一個活動場地不僅僅是找到一個合適的大小（儘管這是過程的一部分）。

在參加活動場地之前，您必須檢查幾個方框：技術需求、後勤障礙，當然還有成本。

谁愿意在位置不便或價格昂貴的地方參加活動，只是因為您選擇了錯誤的場地？ 如果不考慮這些因素，您的頭條新聞發言人將無足輕重。

我列出了選擇場地時需要考慮的六個關鍵因素的列表，以及可用於幫助簡化選擇過程的工具和列表。

1. 為您的與會者提供便利的位置

活動地點是規劃階段要考慮的最重要因素之一。 潛在的註冊人在決定是否參加時會考慮旅行費用和便利性。

如果您仍處於早期規劃階段並且不確定為您的會議選擇哪個城市，SmartAsset 提供了一份截至 2017 年美國排名前 10 位的會議目的地列表，基於可負擔性、與機場的距離、暴力犯罪價格和住宿情況：

SmartAsset 的前 25 個會議目的地列表（來源）

確定地理位置後，您應該根據以下標準選擇場地：

• 價格
• 距離機場
• 交通選擇（稍後會詳細介紹）
• 容量（稍後還會詳細介紹）
• 進入市中心（餐廳、酒吧、酒店等）

如果您要舉辦較小的本地活動，則不需要酒店來接待數十名外州與會者，也不需要方便前往機場。 在查看當地場地時，您主要關心的是場地的大小、成本和交通選擇。

Cvent、SocialTables 和 EventUp 場地搜索引擎是查找您需要了解的有關全國場地的所有信息的完美工具。

2. 場地容量和額外房間

在選擇活動場地時，高估您的容量需求總是比低估好。

例如，如果您的活動預計將吸引至少 300 名與會者，那麼您的場地容量應該可以輕鬆容納 350 到 400 人。 如果有些人在當天出現並註冊，這將為您提供適合其他與會者所需的喘息空間。

它還有助於選擇提供額外分組討論室的場所。 當出現容量問題時，這種靈活性將為您提供幫助。 這並不理想，但可以將主要活動流式傳輸到這些分組會議室，以便讓更多人舒適地參加您的活動。

借助 Cvent 場地搜索引擎等工具，您可以在聯繫潛在場地之前研究場地容量。 通過這種方式，您可以創建您的場地候選名單，而無需在獲得所有信息之前提交。

3. 大型團體的 WiFi 功能

我們生活在一個更加互聯的世界中，WiFi 連接對於所有形式的業務（包括活動）的生產力都是必不可少的。 作為活動策劃者和主持人，您必須始終保持與 Internet 的連接，這一點很重要。 最佳場地將在活動當天提供 WiFi 接入供您使用。

但是，所有酒店客人都可以使用的標準酒店連接可能不足以為您的客人處理所有流量。 這就是為什麼為您的與會者詢問專用 WiFi 信號很重要的原因。 大多數酒店都會為活動提供專用的 WiFi 信號，但您應該確保。

WiFi 速度也很重要，特別是如果您計劃流式傳輸視頻或期望在活動期間大量使用手機以進行實時推文和其他社交媒體使用。 您應該確保您的數據傳輸速度保持在 8 到 12 Mbps（兆位/秒）以上，以處理更高級別的流量。 向您的場地詢問他們的速度，以及您是否可以在他們的活動網絡上進行速度測試，以確保確定。

如果您需要測試場地的互聯網速度，可以使用免費工具：

• 速度測試
• 快網
• 頻譜速度測試

最後，讓我們來談談成本。 活動中的 WiFi 不是免費的，但不一定要花一大筆錢。 根據 ASAE 的說法，有幾種方法可以幫助您降低這些成本：

• 向廣告商出售 WiFi 贊助
• 使用 WiFi 的客人需額外付費

4. 交通和停車選擇

如果沒有人可以到達那裡，那有什麼好處？

選擇場地時，請務必明確所有可用的交通方式，例如：

• 地鐵服務
• 巴士路線
• 從酒店步行距離
• 拼車可用性（Uber、Lyft、Fasten、Sidecar 等）

向您的客人提供此交通信息，以及交通時間和交通地圖應用程序的建議。

華盛頓特區、紐約市和波士頓地鐵系統地圖（來源）

其中一些交通選擇甚至可能為活動參與者提供特價和折扣。 例如，優步提供了他們的 UberEvents 系統，該系統允許您為參與者創建乘車通行證。 這些乘車通行證將涵蓋您設置的一定限額的交通費用，使您的與會者更容易參加您的活動。

雖然有些人可能會步行、乘坐公共交通工具或拼車參加您的活動，但許多人仍會開車。

在考慮場地時，停車是您應該注意的另一個功能。 如果場館沒有指定停車位，當地有哪些停車選擇？ 有停車場嗎？ 充足的街邊停車位？

您可以與當地的停車場達成協議，預留一定數量的車位，並將這筆費用包含在計劃開車的人的門票交易中。 這也適用於場地擁有的付費車庫，其中停車費用作為服務增加，無論是全額費用還是折扣率（最好是後者）。

如果您認為沒有必要走那麼遠來確保停車位，但仍希望為您的客人提供方便的駕駛，請嘗試在您的活動網站上推薦停車應用程序，以幫助他們在您的場地周圍找到負擔得起的停車位。

5. 設施

除了舉辦活動的空間外，您的場地還提供什麼？ 這些額外的便利設施包括：

• A/V 設備：租用或購買 A/V 設備是昂貴的，當您的活動場地已經準備好供您使用的照明、揚聲器、麥克風和視頻設備時，它有助於節省資金。 如果是這樣，場地很可能會將設備作為打包交易的一部分提供。
• 桌椅：就像 A/V 設備一樣，提供自己的桌椅意味著從口袋裡掏出更多的錢來出租。 更不用說將所有這些桌椅搬到會場的運輸成本。 最好找到一個已經具備這些設施的場所。
• 餐飲：如果您​​計劃為客人提供食物，您可以與外部餐飲服務簽訂合同，或者利用您場地的餐飲服務（如果有）。 根據場地的不同，如果與場地預訂一起打包，他們的餐飲服務可能會花費更少的錢。 請與當地的餐飲服務商聯繫以比較價格。

這些便利設施都可以使用外部資源獲得，但如前所述，如果您的潛在場所提供它們，最好嘗試制定一個從長遠來看可以為您節省資金的打包交易。

6.活動日期的靈活性

事情並不總是如您計劃的那樣順利進行。 緊急情況發生，天氣並不總是配合，時間表並不總是排成一行。

這就是為什麼選擇一個可以為您安排活動提供某種靈活性的場地很重要的原因。 例如，如果您的活動可能需要更改日期，那麼預訂一個在該時間附近有幾個開放日期的場地以用作下雨日期會有所幫助。

請理解，對於任何場地來說，這都是一個困難的要求，不應該達成或破壞交易，因為場地需要完整的時間表來支付賬單。

但是，如果您遇到一個有幾個空日期的場地，請嘗試在以後的日期重新安排政策以獲得折扣價。 這樣，場地就不會因為為您舉辦額外的約會而賠錢，而且如果出現問題，您也不必取消活動。

由於重大活動總是提前幾個月到一年計劃好，給你的潛在場地提供一個靈活的日期列表將幫助你找到他們的非高峰日期，並找到最能幫你省錢的日期。

查看這些其他活動策劃資源

既然您已經選擇了活動場地，請務必按照我的“活動策劃十步指南”中的其餘步驟操作，以確保獲得最佳活動體驗。