如何建立您的會計部門結構

使用本指南來建立您的會計 A 團隊。

當您剛開始創業時，您可能有點像車庫樂隊，實現您的夢想並隨時解決問題。

但隨著您的業務不斷發展壯大，依靠兼任 CTO 和公司法律團隊的聯合創始人戴夫（Dave）繼續向供應商付款，而您不斷壯大的員工團隊將不再削減它。

如果您希望您的業務繼續增長，您需要建立一個可以處理一系列會計職責並隨著您的業務擴展的會計部門結構。

讓我們看一下五個基本的小型企業會計任務，您應該如何處理每個角色的人員配置，以及如何判斷何時需要幫助。 而且由於您的業務不能僅靠人力來運行，我們還將分解會計軟件如何支持您的團隊。

小企業會計需要人員和技術

儘管會計軟件是任何小型企業的必備品，但它不能無所不能。 您需要軟件背後的人來仔細檢查數字、分析輸出、在非集成系統之間進行協調，並確保您的業務不會被狡猾的供應商或欺詐性員工所欺騙。

至少，您需要有人來管理工資單，有人來支付供應商並發送發票，以及每個月都需要有人來處理賬簿，以便在報稅時保持平衡。

聯合創始人戴夫可能能夠做所有這些事情，但這並不意味著他應該長期做所有這些事情。 但作為小企業主，有時您需要少花錢。

您的會計部門結構永遠不會像您公司的壘球隊名冊。 這些不是您需要填寫的陣容卡上的位置； 這些是需要通過角色和資源的組合來完成的任務。 作為組織領導者，您需要表現出謹慎的態度，以準確了解這種組合對您的業務和您擁有的資源的影響。

您可以將本文用作構建您自己的結構的藍圖，但不要忘記根據您的業務規模（員工和業務量）和團隊的能力來期待流動性。

5 項基本會計任務以及如何解決它們

在下面的部分中，我們將介紹五項基本的商業會計任務、處理這些任務應該尋找的技能，以及需要增援的危險信號。 最後，我們將研究會計軟件可以幫助完成每項任務的一些方法，並舉例說明基本的小型企業會計部門結構。

1. 計費/發票

重要性：美國小企業管理局報告稱，截至 2015 年（美國人口普查局去年收集此類數據），銷售額/現金流低是小企業倒閉的第一大原因。 這與計費有什麼關係？ 向您的客戶收費的時間越長，您獲得付款的時間就越長。 你需要得到報酬，這樣你才能支付你的員工和供應商。 如果您沒有按時準確地獲得報酬，您的企業就會因現金流量低而面臨失敗的風險。

誰應該這樣做：您不需要註冊會計師來處理您的帳單； 任何擅長數字並註重細節的人都應該能夠處理這項任務。 除了準確性之外，及時性對於計費至關重要，因此您需要準時並按時完成的人。

您需要幫助的跡象：

• 客戶未及時收到發票
• 向客戶收取的金額錯誤
• 客戶沒有按時支付正確的金額

2. 付款/應付賬款

重要性：財務與管理協會報告稱，在頂級組織中，一名全職應付賬款專業人員每年可以處理近 23,000 張發票。 每個工作日大約有 85 張發票。 如果您一次只支付幾筆賬單，您可能跟不上。 如果您不優先考慮按時向供應商付款，您將支付滯納金，或者更糟糕的是，您會失去供應商。 您不想在斷電之前將其關閉。

誰應該這樣做：與計費和發票一樣，在應付賬款方面，準確性和及時性至關重要。 如果您的組織規模較小，可以讓一個人或一個小團隊處理應付賬款和應收賬款（計費）。 雖然您的供應商應該被信任準確地向您開具賬單 - 使這項任務比開發票少一些 - 這個角色應該由可以仔細檢查供應商編號的人來填補，以確保您不會被多收或收取未支付的商品或服務費用'實際上沒有提供。

您需要幫助的跡象：

• 供應商抱怨他們沒有得到報酬。
• 儘管他們盡了最大的努力，但您的應付賬款團隊仍無法跟上並延遲付款。
• 您的應付賬款專業人員必須加班才能跟上。

3. 工資單

為什麼它很重要：正如我們關於工資單處理最佳實踐的文章中所討論的，如果您不按時向員工支付工資並且沒有向他們支付正確的金額，您將開始失去員工，然後您就不會不必再擔心經營您的業務了。

誰應該這樣做：當您的企業非常小（兩到三個員工）時，您也許可以讓您的應付賬款和應收賬款人員也處理工資單。 但是，一旦您的公司發展超出此範圍，您將需要經驗豐富的薪資專家或第三方薪資服務來為您完成。 怎樣才能成為一名優秀的薪資專家？ 除了準時和細緻之外，您的發薪人員還需要與他人良好合作以解決不可避免的問題。

您需要幫助的跡象：

• 員工經常被遲到。
• 由於文書錯誤，員工被少補或多付。
• 負責工資單的員工不堪重負，加班加點以按時領取薪水。

4. 簿記

為什麼重要：平衡的書籍是您業務的真正北端，應該可以幫助您作為小企業主在晚上安然入睡。 良好的簿記基本上意味著您的所有賬單都已支付，您的所有客戶都已向您支付了他們所欠的款項，並且您保持了乾淨的記錄。 雖然這聽起來可能不是很令人興奮，但它對您的企業的財務狀況絕對至關重要，就像您的體溫應該始終保持在一個不錯的、無聊的 98 度左右一樣。 如果您的書已關閉，則意味著出現問題。

誰應該做：在某種程度上，此列表中的所有其他任務都與簿記相關，因此您需要一個全面，數字精確並且與他人合作良好的人。 雖然計費負責發送發票，應付賬款負責支付賬單，但您的簿記員最終負責記錄和跟踪所有這些交易和余額。 您的簿記員還將幾乎一直使用會計軟件，因此他們需要精通您的企業使用的任何會計程序。

您需要幫助的跡象：

• 你的賬本不平衡（你無法解釋賺到的錢或花的錢）。
• 當納稅時間臨近時，您會丟失必要的報告和收據。
• 在年底，您必須篩選個人費用以找到業務費用。

5. 稅務準備

為什麼它很重要：您需要向政府支付您所欠的款項，但您還需要為您有資格獲得的所有扣除額獲得信貸，這樣您就不會支付更多的費用。 您還需要向所有員工發放 W2，以便他們能夠按時報稅。 如果您不認為這很重要，請等到 IRS 提出一長串您沒有答案的問題。

誰應該這樣做：專業人士。 理想情況下，要么是員工註冊會計師，要么是外部公司的註冊會計師，如有必要，他們可以向 IRS 代表您的業務。 雖然納稅時間每年只有一次，但認為您只需要在截止日期前幾天或幾週擔心它是愚蠢的。 全年掌握支出和收入，並根據稅收影響正確記錄它們，在納稅時間到來時會產生巨大的差異。 您的簿記員應與負責稅務準備的人員並肩工作，以確保他們擁有徹底準確地準備您的納稅申報表所需的一切。

您需要幫助的跡象：

• 您正試圖在年底自行繳納營業稅，並努力尋找合適的報告和表格。
• 您最終會在年底獲得比前一年更高的退款或欠款，並且無法解釋原因。
• 報稅後，您會收到 IRS 的審計通知，但您不准備回答他們的問題。

會計軟件如何提供幫助

自動發票：假設您有一個客戶每月訂購 10 磅咖啡。 他們第一次下訂單時，您需要用他們的所有信息填寫發票模板，然後您將其設置為每個月的同一天發送。 如果他們想增加或減少訂單、跳過一個月或取消，您的結算專家所要做的就是進入並更改設置。 但其餘時間，這張發票就像發條一樣消失。

自動付款：任何優秀的會計軟件都會在您第一次付款後記住帳單，讓您的付款專家在下次收到來自同一供應商的類似帳單時設置自動付款。 高級功能包括付款跟踪（因此您可以查看何時收到您的付款）和自動批准，因此您不必每次辦公室經理為休息室訂購更多蘇打水時都以數字方式簽署表格。

工資單：工資單軟件非常複雜，它是一個內置功能，僅適用於會計軟件領域中的佼佼者，例如 QuickBooks Online（在我們的“最受歡迎的 20 大會計軟件”列表中運行五年的頂級工具）。 因此，與其尋找同時處理工資單的會計工具，我們建議您嘗試其中一種與流行的工資單應用程序集成的工具，通過自動化直接存款和預扣稅等事情，讓您的工資單專家的生活更輕鬆。

自動記賬：會計軟件簿記已融入所有會計軟件，清晰記錄進出您業務的所有資金，並標記任何差異。 這使您的簿記員更像是一個看門人，將數據輸入軟件並仔細檢查數字，而不是一小時一小時地花費在繁瑣的數據輸入和簡單、重複的數學上。

報稅：會計軟件不能為您報稅，但它可以記錄和整理所有必要的數據並提供必要的報稅表，以便在報稅時間到來時，您可以點擊幾個按鈕為您的會計師生成報告而不是在他們的辦公桌上傾倒一盒收據。

基本的小企業會計部門結構

現在我們已經概述了要點，讓我們看一下您的業務可以從一個基本的會計部門結構開始：

像這樣的設置幾乎可以滿足所有小型企業的會計需求，但也有靈活性的空間。 如果您的業務足夠小，您可以讓您的簿記員自己處理應付/應收賬款，或者您可能會發現如果它變得不堪重負，讓外部公司處理工資單更有意義。

作為小企業的領導者，重要的是監控增長並根據需要進行調整（不要等到薪水連續三個週期遲到才尋求幫助）。

同樣，在獲得專業幫助時，請始終謹慎行事。 你不知道你不知道什麼，而在不讓自己筋疲力盡的情況下正確地進行會計處理比節省一點錢更重要。

您的小型企業會計陣容是什麼？

雖然本文著眼於核心會計部門職位，但隨著公司的發展，您需要擴大這些團隊並增加新的職位，如首席財務官和財務分析師，以將重點從維持生計轉向增長。

您也不必成為業務各個領域的專家，您只需要傾聽比您了解更多的人的意見。 如果您的首席會計師告訴您是時候開始外包您的工資單，請傾聽他們的意見。