如何設計電子郵件簽名：一流的技巧和工具

他們經常說，創造良好的第一印象至關重要，但最後印象呢？

如果您通過電子郵件營銷開展業務，您的電子郵件簽名通常是消費者與您的品牌進行溝通的最終點之一。

一個好的電子郵件簽名應該簡單、信息豐富、專業，並將信息放在店面。 但是，這並不意味著您的電子郵件簽名必須看起來很無聊。

有許多有價值的提示可以充分利用您的電子郵件簽名設計。 因此，在本指南中，我們將介紹 16 多個簡單技巧和 6 個有用的電子郵件簽名工具。

什麼是電子郵件簽名以及為什麼需要一個？

電子郵件簽名是每封電子郵件末尾的簡短文本，它為讀者提供有關發件人的基本信息。

在他們的電子郵件簽名中，人們可以添加他們認為重要的任何內容，例如他們的全名、公司名稱、職位、聯繫方式、照片或公司徽標等。通常，電子郵件簽名被認為是數字形式的名片。

你可能會想——為什麼我需要設計一個電子郵件簽名？ 別人不是已經知道我是誰了嗎？ 好吧，事情沒那麼簡單。 您需要它有幾個很好的理由：

• 人們可以通過您的電子郵件簽名輕鬆快速地找到您的聯繫信息。

• 在電子郵件簽名中包含您的公司名稱可以讓收件人有機會更好地研究您的公司和產品，然後再回复您。

• 電子郵件簽名有助於增加公司網站和社交資料的流量。

• 電子郵件簽名使人們有機會在您的郵件被轉發時與您聯繫。 當直接收件人將鼠標懸停在發件人姓名上時，他們可以看到您的姓名和電子郵件。 但是，如果他們將您的電子郵件轉發給他們的業務合作夥伴，他們將不知道如何與您聯繫。 添加電子郵件簽名實際上會給他們提供聯繫您所需的信息。

此外，您還應該記住一件事 - 它是專業電子郵件通信的標準。 如果您使用電子郵件建立聯繫、推銷您的產品或任何其他專業交流，收件人將希望看到簽名。 一個人的缺席可能會讓他們懷疑你對自己所做的事情有多認真。

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16+ 設計電子郵件簽名的頂級技巧

1. 只包含基本信息

人們常犯的一個錯誤是把電子郵件簽名當成一本迷你自傳，塞滿了信息、鏈接和引用。 通過包含過多的信息，您會使您的簽名看起來又長又笨重，這會阻止大多數人查看、閱讀或單擊您的鏈接。

因此，請嘗試保持您的電子郵件簽名切中要害，並根據您的品牌量身定制。

以下是您的電子郵件簽名中最常用的詳細信息：

• 全名
• 公司名稱
• 工作職位
• 辦公地址
• 手機/辦公電話號碼
• 個人資料圖片和/或徽標（或兩者）
• 社交圖標（可選，但推薦）

2.保持調色板小

在設計調色板時，一個常見的經驗法則是“少即是多”。 更具體地說，“盡量只使用 23 種顏色”，這個提示尤其適用於您的電子郵件簽名設計。

當您使用太多顏色時，您會增加選擇衝突顏色的風險，並且您的電子郵件設計將很快變得不堪重負和分散注意力。 因此，你應該限制你的調色板，並註意你使用什麼顏色以及何時使用它們。

選擇調色板的一個好方法是從你所包含的任何圖形元素（即你的品牌標誌）中取樣。

讓我們看一下來自Zippy Sig的示例。 他們使用品牌標誌中的標誌性綠色來突出整個標誌中的其他元素。 這種技術不僅有助於保持調色板的簡單和小巧，而且還可以創建更具凝聚力的設計。 此外，它向讀者強化了這種綠色與品牌之間的聯繫。

3. 保持字體小

所以，我們已經提到你應該保持你的調色板很小，但是字體調色板呢？ 你猜對了——也要保持你的字體小。

人們使用太多字體的一個常見原因是他們只想突出特定的標題和信息片段，因此他們在組合中引入了一種新字體。 然而，解決這個障礙的一個簡單方法是改用更靈活的字體。

與其使用全新的字體，不如給自己找一個帶有一些粗細和样式選項的簡單字體，並在需要時混合你的字體大小、粗細和/或顏色。

找到合適的字體後，您可以通過使用高亮顏色、不同的粗細和大小來創建無數不同的印刷效果，同時保持簡單、乾淨的設計。

當然，使用一種以上的字體並不是完全不可能的。 如果您選擇在您的曲目中添加一種以上的字體，請嘗試將其限制為僅一種額外的字體，以保持您的設計整潔和連貫。

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4.使用設計層次

擁有強大的層次結構對於傳達重要信息至關重要。 而且由於您的電子郵件簽名由重要細節組成，因此設計層次結構至關重要。

在設計您的電子郵件簽名時，使用比例、顏色和字體粗細來直觀地向您的收件人發出他們應該首先閱讀哪些信息的信號。 也許是您的名字，或者您的品牌/公司名稱，無論哪種方式，請確保將這條關鍵信息放在最頂層的位置。

讓我們看看下面的例子。 從那以後，電子郵件作者在她的名字中使用了大字體，然後逐漸減小了文字大小，從她的職位到聯繫方式。

為了增加對比度，她給她的全名賦予了比她的職位更深的紅色。 此外，她將聯繫信息設為灰色以進一步增加對比度。 最重要的是，她使用了一個分隔線來將她的專業信息與她的聯繫信息分開。

5.使用漂亮和專業的圖像

在您直接與公眾打交道的某些基於銷售的角色（即房地產經紀人）中，添加您的臉部圖像可以為您的電子郵件簽名添加個人風格。 如果您不太喜歡在電子郵件簽名中使用個人資料圖片，則可以使用公司徽標。

此外，僅使用專業拍攝的高質量圖像。

使用 PNG 或 JPEG 格式以獲得最大的兼容性，並確保對它們進行壓縮。 PNG 最適合用於徽標，尤其是當您需要圖像透明時。 同時，JPEG 最適合色彩質量需要完美的個人資料圖像。

避免使用 GIF 動畫（我們稍後會討論這個！）。

6.利用空間分隔器

當您擁有大量內容和小面積時，空間通常是一種奢侈品。 因此，通過使用分隔線，您可以將大量信息放入一個緊湊的區域，而不會使事情變得複雜或忙碌。

在您的電子郵件設計中使用空格分隔符，如下例所示，是一種絕妙的方法。 在這種情況下，您可以使用字形分隔符（豎線符號）。

通過使用字形分隔符，您可以節省大量空間，避免尷尬的行長，並增加設計的可讀性。 此外，如果您不喜歡圖形分隔線，這是一種減少圖形元素數量的簡單方法。

7.注意圖像大小

在設計電子郵件簽名時，需要檢查兩種大小，包括以像素為單位的大小以及以千字節 (KB) 為單位的大小。

大小（以像素為單位）

像素大小在視覺上決定了您的電子郵件簽名有多大，以及它是否適合移動屏幕。 請記住，由於屏幕尺寸和縮放比例，電子郵件簽名在移動屏幕上看起來更好。

對於台式機和大屏幕尺寸，建議的最大簽名尺寸為 700(w) x 300(h) 像素。

對於手機，建議的最大簽名大小為 320(w) x 600(h) 像素。

檢查電子郵件簽名的大小非常簡單。 在 Google Chrome 等網絡瀏覽器中打開您的簽名，右鍵單擊它，然後選擇“檢查”元素。 然後，您可以將鼠標懸停在最外面的表格上，它會顯示簽名的高度和重量。

大小（KB）

這是您的簽名存儲在郵件服務器上時所佔用的磁盤空間量。

假設您每天發送 30 封電子郵件，您的簽名將在您的服務器上存儲 30 次，從長遠來看，這會佔用大量空間。 這僅適用於您發送電子郵件。 如果您有其他員工發送電子郵件，它可以很快加起來。

您應該將您的電子郵件簽名保持在 50KB 以下。 通常，不需要更大的電子郵件簽名（即使您有促銷橫幅）。

8.使用社交媒體圖標來增加流量

您的企業對社交媒體的所有事情都有很好的處理嗎？ 好吧，您應該通過在電子郵件簽名中添加超鏈接社交媒體圖標來展示這種精明。 包括指向您的社交媒體頁面的鏈接會增加您在線內容的流量，同時幫助您的收件人找到聯繫和關注您的新途徑。

如果包含指向您的社交媒體頁面的鏈接激起了您的興趣，請考慮使用圖標而不是超鏈接或 URL。

為什麼？

正如研究證實的那樣，人類大腦處理一個符號只需要 150 毫秒（微秒），而賦予它意義則需要 100 毫秒。 很快！ 此外，使用圖標，您可以節省大量空間並避免使用笨重的 URL。

如果您打算在設計中包含社交媒體圖標，請花時間尋找一些與您的簽名設計的其餘部分相輔相成並適合其中的圖標。

9.對齊你的設計

一個整潔、有條理的簽名和一個看起來很粗糙的簽名之間的區別在於對齊。 通過簡單而有邏輯地對齊圖形、信息和圖標，您可以立即為您的設計帶來秩序和和諧。

大多數電子郵件簽名都是左對齊的，因為左對齊通常很容易讓眼睛導航和閱讀，就像下面的示例一樣。

10. 在您的電話號碼中包含國際前綴

如果您與世界各地的人一起工作，請記住在列出您的聯繫號碼時包含您所在國家/地區代碼的前綴。

如果他們不習慣自己撥打國際前綴，許多人會忽略這一點。 但是，將它放在那裡對您的國際同事和客戶來說真的很有幫助。 這是國家代碼列表，以防您不知道自己的代碼。

11. 讓您的設計在移動和暗模式下友好

隨著時間的推移，通過移動設備打開電子郵件的人數正在增加。 研究表明，85% 的客戶使用智能手機訪問電子郵件。

在使您的電子郵件簽名對移動設備友好且響應迅速時，需要考慮許多技術方面，但讓我們談談設計。

首先要記住的是規模。 移動設備比桌面設備小得多，因此請確保您的信息和圖像在縮小到較小的屏幕上時都清晰易讀。 如果您對自己的品牌標誌有疑問，請考慮用更簡單的版本或可擴展的標誌簽名替換您的品牌標誌。

其次，確保您的鏈接是“可點擊的”。 這意味著確保您的鏈接不會太小或位置太近； 否則，拇指可能會嘗試點擊 Facebook 圖標，但會觸發相鄰圖標並被帶到 Twitter 頁面。

下面的示例整齊地定位社交媒體圖標以確保輕鬆導航。 品牌標誌、信息和圖形元素也是可擴展的，並且可以在較小的屏幕上輕鬆閱讀。

這並不是說您必須放大電子郵件簽名中的每個元素，而是請記住，並非每個人都會以與您發送的完全相同的尺寸查看您的設計。 屏幕尺寸會發生變化，預測這種變化並提前計劃總是一個好主意。

另一個重要的事情是暗模式，這是最近電子郵件用戶常用的。 為此，您應該在字體中使用輕描邊或發光，並選擇具有透明背景的圖像。 有關更多有用的提示，請閱讀我們的暗模式模板設計最佳實踐。

12.不要使用勵志名言

他們沒有足夠的空間，事實上，你應該保持你的電子郵件簽名乾淨整潔。 避免在您的電子郵件簽名中使用鼓舞人心的引語，除非它像 CEO 引語這樣可以提升品牌形象。

13. 檢查拼寫錯誤

這只是常識。 電子郵件正文中的拼寫錯誤可能是人為的，但電子郵件簽名中的錯誤表明您心不在焉。

14.考慮多個簽名

有時，“一刀切”的簽名不適用於整個公司。 不同的員工和部門有時對他們的電子郵件通信有不同的目標和目的。

因此，另一種方法是為公司中的不同角色設計一些不同的簽名。 銷售可能需要與支持部門不同的電子郵件簽名。

另一種選擇是創建您喜歡的桌面簽名，同時為“在旅途中”回复的員工提供更簡單、更小的僅限移動設備的電子郵件簽名。

15. 預覽和測試您的電子郵件簽名

當您認為您的電子郵件簽名已準備就緒時，請確保在您自己的電子郵件客戶端中的“正常”消息的上下文中預覽它。 退後一步，考慮一下這個簽名的普通發送者和接收者將如何查看和響應它。 這將為您提供更好的視角並幫助您看到盲點。

此外，在各種平台上測試您的電子郵件簽名也是一個好主意。 Outlook 通常是一個問題，因為它在解釋 HTML 代碼時遵循自己的規則。 您也應該在移動設備上測試您的簽名！

16. 使用電子郵件簽名工具讓一切變得簡單

我們向您展示了一些電子郵件簽名示例，您可以從中汲取靈感。 查看其他人在他們的簽名和排列元素中包含的內容是一個很好的起點。

但是，如果您很少或沒有設計技能，但仍想快速創建專業的電子郵件簽名，您應該嘗試使用電子郵件簽名生成器。 我們將在下一節列出 6 個最好的！

6個電子郵件簽名工具來幫助你設計

1. 設計山

Designhill 提供許多價格不菲的設計包和服務，但它還免費提供美觀、專業的電子郵件簽名。 受到福布斯、赫芬頓郵報、企業家等眾多知名品牌的高度評價。

要在 Designhill 上設計電子郵件簽名，您只需填寫一張表格，其中包括您的姓名、公司詳細信息、社交媒體鏈接和 CTA。 完成後，保存並將其嵌入到您的電子郵件帳戶中。

它的許多模板都有免費和付費版本​​供您根據小型或大型企業的預算進行選擇。

2. 我的簽名

這個電子郵件簽名工具非常舒適、易於使用，並且設計精美。 MySignature 提供多達 86 個社交網絡圖標選項！

註冊後，您可以解鎖許多功能，讓您的簽名看起來非常專業。 所有電子郵件簽名都針對台式機、平板電腦和移動設備進行了優化。 此外，它的模板與最流行的客戶端兼容，例如 Outlook、Gmail、Apple Mail 等。

3. 智慧郵票

WiseStamp 是市場上另一個出色的電子郵件簽名生成器。 您只需要填寫這些字段，選擇您要發送的電子郵件服務提供商，然後測試您的電子郵件簽名。

WiseStamp 允許您添加簽名字段、鏈接和社交資料圖標。 您還可以更改字體、照片大小和社交圖標大小。 如果您升級到其 Pro 計劃，您可以利用許多其他功能。

但是，除非您升級，否則 WiseStamp 品牌將在您簽名後顯示。 它的免費計劃沒有公開宣傳，只涵蓋了一個非常基本的簽名。

4. 新舊郵票

這是面向企業和中型公司的專業電子郵件簽名生成器。 它使您能夠輕鬆地在整個組織中創建、管理和分發電子郵件簽名。

它在預覽中提供了 29 個模板。 您可以更改和轉換模板中的每個元素。 設計很棒，並且有很多定制選項。 唯一的問題是，沒有免費的計劃或試用版！

5. HubSpot

HubSpot 有多個很棒的工具，其中之一是它的電子郵件簽名工具。 HubSpot 設計簡單，提供 6 個模板供您入門。

您需要填寫其信息表並將必要的鏈接添加到您的社交網絡。 然後，您可以通過選擇字體、顏色和主題來進行自定義。 與許多免費選項一樣，HubSpot 不允許您保存簽名以供以後編輯。

6. Si.gnatu.re

這個工具絕對值得一試。 它易於使用並提供專業的設計。 您可以對電子郵件簽名執行任何操作，例如更改字體大小和類型、上傳徽標、添加社交圖標、更改簽名寬度、文本、背景、徽標顏色等等。

如果您希望自動添加簽名，則需要付費。 但是，如果您不介意手動複製粘貼，則可以繞過此操作。 它的一次性付款模式也是一大優勢，使其成為市場上最實惠的服務之一。

底線

設計您的電子郵件簽名背後沒有復雜的科學。 然而，要達到令人滿意的結果確實需要一些時間和經驗。

我們希望這份包含 16 個以上提示和 6 個電子郵件簽名生成器的指南對您有很大幫助！ 那麼，對於設計專業的電子郵件簽名，您還有其他有價值的建議嗎？ 或者，您想推薦其他工具嗎？ 我們總是很高興收到您的來信，所以請隨時與我們聯繫！ 謝謝閱讀！