如何建立電子簽名並電子簽署您的文檔

什麼是電子簽名？

電子簽名通常縮寫為電子簽名，是一種以數位格式簽署文件或驗證交易的方法。 掃描影像、數位繪圖、點擊簽名、鍵入的姓名首字母和鍵入的姓名都是電子簽名的格式。

電子簽名的好處

與墨水簽名相比，電子簽名有很多好處。 在當今的數位世界中，墨水簽名非常不方便。

但電子簽名滿足了所有這些要求：

• 更快、更容易- 獲得電子簽名要容易得多。 您不必為印表機或傳真機煩惱。

• 環保—電子簽名也更永續，因為它們不會浪費大量紙張。

• 與地點無關——在每個行業中，越來越多的流程正在轉移到線上。 這使得人們可以在任何地方生活和工作。 電子簽名可以遠端簽名，這樣人們就不需要在同一個地方。

• 安全且合規- 在大多數情況下，電子簽名與墨水簽名一樣具有法律效力。 下面詳細介紹一下。

電子簽名具有法律約束力嗎？

大多數國家都頒布了承認電子簽名合法性的法律。 雖然各國的法律有所不同，但在大多數情況下，需要某種形式的身份驗證才能使電子簽名具有法律效力。 大多數電子簽名軟體使用電子郵件處理身份驗證。 平台將觸發電子郵件簽名請求。 簽名者點擊電子郵件中的按鈕，從而驗證簽名者的身分。

請記住，如果您使用繪圖工具或上傳簽名照片來添加電子簽名，它可能在法庭上站不住腳。 然而，這些方法非常適合個人用例，例如簽署租賃申請或學校許可單。

電子簽名與數位簽名

電子簽名和數位簽章都是用來驗證數位文件或交易的方法，但它們的底層技術和安全等級不同。

電子簽名涵蓋以電子方式簽署文件的各種方法，例如手寫簽名的掃描影像、鍵入的姓名或縮寫、或複選框。 如果他們使用電子郵件通知和驗證等身份驗證方法，那麼它們就具有法律約束力。 但有些電子簽名不具法律約束力。

另一方面，數位簽章始終利用加密技術（私鑰和公鑰）來確保真實性。 數位簽章提供了更高層級的安全性，但大多數業務用例並不需要，因此很少使用。

如何在提案中加入電子簽名

想要簽署您的提案嗎？ 以下是如何透過幾個簡單的步驟收集具有法律約束力的電子簽名。

步驟 1. 選擇提案模板

如果您尚未建立提案，請從範本開始，為您節省數小時的時間。 我們有 75 多個提案範本供您選擇。 選擇適合您所在產業的產品，或選擇一款設計最符合您公司品牌的產品。

第 2 步：根據您的業務自訂提案

接下來，客製化提案。 使用您的品牌顏色和字體更新設計。 添加您的公司徽標、簡介、團隊頭像等。

您還應該使用您自己的數字或價值主張更新任何特殊提案部分，例如我們廣告範本中的公司統計資料。

步驟 3. 新增簽名者資訊和簽名字段

寫完提案後，就可以建立電子簽名頁面了。 我們所有的提案範本末尾都有一個電子簽名頁面。 如果您從頭開始工作，只需建立新頁面並新增客戶的姓名、職位和簽名區塊即可。 您還應該為自己添加一個簽名字段。

您的條款和條件或工作說明書應包含在本頁中或繼續此頁。 （或者，您也可以從該頁面連結到您網站上的條款和條件。）

步驟 4. 發送文件以供簽署並設定電子郵件提醒

最後一步是在您的簽名字段上簽名並點擊“發送”。

您的客戶將收到一封電子郵件通知以查看提案。 透過點擊電子郵件收件匣中的按鈕，他們的身份將得到驗證，因此如果他們簽名，它將具有法律約束力。

客戶可以使用我們與 QuickBooks 和 Stripe 的支付整合來查看提案、發表評論、接受並簽署並進行存款。

發送提案時，您也可以主動設定電子郵件提醒。 這會使您的提案完成的可能性提高 50%。

要在更短的時間內發送提案並達成更多交易，請了解有關Proposify的更多資訊。

如何為PDF文件新增電子簽名

PDF 用於各種合約且易於簽署。 按著這些次序：

步驟 1. 使用 Adob​​e Acrobat 的填寫和簽名功能

您需要在電腦上下載 Adob​​e Acrobat。 轉到您需要簽名的文件，右鍵單擊它，然後選擇開啟方式 >> Adob​​e Acrobat。

如果您還沒有簽名行，請繼續透過在一行中新增幾個下劃線字元來建立簽名行。

接下來，按一下“填寫並簽名”，然後按一下“新增簽名”。

步驟 2. 輸入或繪製您的簽名

現在是時候建立您的簽名了。 你有幾個選擇。 您可以輸入您的姓名、繪製簽名或上傳影像。

步驟 3. 將簽名放在正確的位置

現在將該簽名拖曳到簽名行上。 如果需要，可以調整其大小，使其更適合線條並且看起來更真實。

步驟 4. 儲存對 PDF 的更改，並根據需要將其發送給其他簽名者

最後一步是保存 PDF。 如果您想要保留未簽署的原件，您可以將變更儲存在同一文件中或建立一個新文件。

如果其他人需要簽名，請將其附加到電子郵件中並按照他們的方式發送。

如果您想探索更安全的選項，請查看我們的教學課程，其中包含向 PDF 添加電子簽名的不同方法或使用 Proposify 簽署您的文件。

如何為 Google 文件新增電子簽名

若要將電子簽名新增至 Google 文檔，請依照下列步驟操作：

步驟 1. 在 Google 文件中建立或開啟合約

您可以在 Google 文件中編寫合同，或者透過將現有的 Word 文件上傳到 Google 雲端硬碟來使用 Google 文件開啟該文件。

確保您擁有所有簽名者的簽名行。 您可以透過在一行中添加幾個下劃線字元來建立它們。

步驟 2. 使用 Google Docs 的繪圖工具

接下來，選擇插入>>繪圖>>新建以新增新的簽名塗鴉。

繪圖工具將顯示為彈出視窗。 選擇線條工具並將其變更為塗鴉，以便您可以自由繪製。

步驟 3. 簽名

現在是時候繪製您的簽名了。 您可以根據需要使用盡可能多的滑鼠筆觸來完成正確的操作。

步驟 4. 放置電子簽名並調整其大小

最後，將您的簽名拖曳到需要的位置。 根據需要調整大小。

如果其他人需要簽署 Google 文檔，您可以將其與本教程一起發送給他們，以便他們知道如何進行。

我們在這裡提供了多種向 Google 文件添加簽名的方法。

如何為 Microsoft Word 文件新增電子簽名

如果您使用 Microsoft Word 插件，則可以使用 Microsoft Word 簽署文件並確保這些簽名具有法律約束力。 以下是如何使用 Scrive 插件執行此操作。

步驟 1. 安裝 Office 的 Scrive 插件

開啟 Microsoft Word 文件並選擇“插入”，然後選擇“取得加載項”。 然後，您可以在搜尋欄中輸入「Scrive」以找到 Scrive 加載項。

（或者，如果您想探索在 Microsoft Word 中使用的電子簽名工具的所有選項，請搜尋「簽名」。其他選項包括 SigningHub、Dropbox Sign 和 TrustSigner。）

安裝 Scrive 插件，然後造訪其網站開始 30 天免費試用。

步驟 2. 開始新的簽章流程

選擇“開始新流程”。 這實質上會建立一個新的簽名文檔，您可以在 Scrive 帳戶中追蹤該文檔。

步驟 3. 新增簽名者及其聯絡資訊

按一下「新增方」將新簽署者新增至您的文件。 包括簽名方的名字、姓氏和電子郵件地址。 您還可以添加他們的手機號碼和公司名稱。

根據需要新增其他簽名者。

步驟 4. 選擇「開始簽名」發送簽名請求電子郵件

現在是時候點擊「開始簽名」了。 然後，這將觸發向您和任何其他簽署者發送的電子郵件通知。 這些電子郵件通知起到身份驗證的作用，確保您的簽名具有法律約束力。

步驟 5. 開啟通知電子郵件自行簽署文檔

最後，開啟發送到您收件匣的電子郵件通知並簽署文件。

我們在如何在 Microsoft Word 中插入簽名的教學課程中介紹了其他方法。

收集電子簽名的頂級工具

以下是一些我們最喜歡的電子簽名軟體。

無論您是在尋找一個功能齊全的平台來幫助簡化您的日常任務，還是只是想要一個簡單、免費的電子簽名工具，我們都能滿足您的需求。

1. 提出建議

最適合銷售團隊

Proposify 是一個提案軟體平台，可協助銷售專業人士和小型企業主達成更多交易。 您可以放棄難以更新的 PDF 提案，轉而使用可以輕鬆在線上分享、查看和簽署的基於 Web 的提案。 您還可以加快提案建立流程並全天候 (24/7) 深入了解客戶活動。

特點：

• 電子簽名

• 自動提醒

• 提案模板

• 用於儲存可重複使用的提案片段的內容庫

• 內部提案審查和批准

• 客戶評價和意見

• 支付整合和處理

• 客戶活動追蹤

• 結束語和內容分析

定價：

Proposify 的 Team Plan 每位用戶每月 49 美元。 如果您對我們的企業功能（例如單一登入和 Salesforce 整合）感興趣，請預約簡報以取得自訂報價。

2. 杜布薩多

最適合自由工作者

借助 Dubsado，自由工作者和個人企業家可以在一個地方管理大部分管理任務。 使用它可以讓您的客戶體驗更加流暢、更有凝聚力。

特點：

• 電子簽名

• 自動提醒

• 客戶入口網站

• 入學表格

• 發票

• 預約安排

• 札皮爾整合

定價：

入門計畫每年花費 200 美元，提供無限的客戶和專案。 如果您選擇每年 400 美元的高級計劃，您將解鎖高級功能，例如預約安排、自動化工作流程和公共提案（本質上是可以嵌入到您的網站上的可購物包）。

3.Xodo標誌

最適合免費電子簽名

與大多數電子簽名工具不同，Xodo Sign 提供免費方案。 您可以實現無紙化，而無需承擔經常性費用。 該平台為各種規模的企業提供實惠的價格。

特點：

• 電子簽名

• 自動提醒

• 文件模板

• 文檔編輯器

• 審計追蹤

• 親自簽名（使用平板電腦或其他裝置）

• 雲端儲存集成

定價：

在免費方案中，您每月最多可以獲得 3 個文件。 或者，選擇基本計劃並獲得無限的文檔和最多 3 個模板，每月 9.99 美元。

與 Proposify 簽署合約和提案

透過 Proposify，您可以發送基本合約和設計精美的提案以供簽署。 透過我們簡單的電子簽名、自動電子郵件提醒、提案評論和付款集成，您可以簡化銷售流程並改善客戶體驗。

如果您有多個銷售代表發送提案，您最終可以控制他們發送的內容，以便您的品牌訊息保持一致。 此外，您還可以全面了解客戶活動，以便知道何時要跟進誰。

發送注定要透過 Proposify 結束的提案。