如何通過公司財務引導領導者
已發表: 2022-05-07不確定如何在沒有晦澀術語的情況下與業務領導者交流財務信息？ 我們列出了提供具有影響力的見解的關鍵步驟。
這是一年中您與業務領導者坐下來展示數字的時候。 您遇到肘部腫塊並與他們進行一些閒聊，主要是關於天氣。 現在，您必須開始做正事：“公司的表現如何？”
傳達財務信息的挑戰在於，對於大多數人來說，它是一門外語。 很少有人會說或理解公認會計原則 (GAAP) 和財務報告的詞彙：應計與現金、資產和負債，以及常用（但令人難以置信）的借方與貸方。
無論您是首席財務官 (CFO)、獨立會計師、整個財務部門還是外包金融公司，您都必須學習如何為非會計領導者翻譯財務細節。 通過尋找有效地向利益相關者提供財務信息的方法，您可以提供只有財務才能提供的業務視角。
這是一個六步指南，可以更好地向您的領導者闡明財務見解，以及一些有助於您一路走來的工具和技巧。
確定與您相關的關鍵數據點
財務報告常用的三種報告是資產負債表、損益表和現金流量表。 它們提供了一個良好的起點和業務的鳥瞰圖，但如果不簡化以供領導層理解，它們就不足以在部門或整體業務層面做出決策。
對於被許多日常責任所困的商業領袖來說，在研究報告細節的同時試圖發現主要趨勢變得困難。 這導致許多業務線索有選擇地使用提供給他們的財務見解。
Gartner 的一項研究表明，大約 90% 的業務經理沒有考慮他們的決策對財務的影響，而這種疏忽影響了普通企業 3% 以上的淨收入（Gartner 客戶可以獲得完整的研究報告）。
對於快速增長、資金緊張的中小型企業 (SMB) 而言，這絕不是一個小數字，並且可能等同於為新的營銷活動、僱用更多資源或投資新技術而賠錢。
因此，第一步是讓您的財務報告對領導者更有意義和有貢獻。 過濾掉最重要的財務指標，為他們提供有關其業務部分的相關信息。
它是如何工作的？
如果銷售部門想知道他們是否應該投資於數字化，您的財務洞察力應該能夠幫助他們做出決定。
您可以放置比較圖表，顯示維持當前環境的成本與新投資的成本（包括對銷售成本的影響以及變化帶來的短期和長期回報）。
選擇重要財務指標的專業提示：
- 財務報告通常在“事後”提交。 通過揭示整體業務或部門的哪些領域正在賺錢和增長，哪些正在萎縮，使它們更具前瞻性。
- 將您的報告分解為趨勢，然後問“那又怎樣？” 從您的數據中提取，直到您得出對業務領導者有幫助的推理。
- 與領導者討論他們希望在未來一個季度或一年內做出的重要決定。 圍繞這些關鍵優先事項準備您的報告，並突出它們面臨的挑戰。
- 使您的報告與您公司的目標保持一致。 例如，為了優化盈利能力，對競爭對手的產品價格點、員工人數和銷量進行分析。
挖掘數字背後的故事
故事可以克服財務結果和業務理解之間的差距。 選擇故事來傳達財務報表上的數字。
以引人入勝的故事形式提供您的財務見解將促進討論並促成決策。 您面臨的挑戰是識別個人故事，這可以激發公司層面的變革和理解。
它是如何工作的？
講故事來解釋重要的財務指標，例如說明您是否達不到或超出預算預期的差異。
假設您的收入比上一年下降了 10%。 你可以說，“比去年減少了10%，我們必須做得更好。” 或者，你可以講一個故事。 “去年，我們為 30,000 名客戶提供了最好的服務； 這是每五個來找我們的客戶中的兩個。 以下是一些客戶評論，說明了為什麼會發生這種情況。”
同樣，您可以將來自部門或個人的破紀錄數字轉換為鼓舞人心的敘述。
搜索數字背後故事的專業提示：
- 與部門領導合作，以更好地了解他們的收入和成本的“如何”和“為什麼”。 請他們讓您與他們部門內的正確聯繫人取得聯繫。 保持好奇，提出好的問題，並傾聽他們的意見。
- 使用數據可視化技術將異常值以及財務數據的平均值可視化，並調查其中是否有任何好故事。
- 選擇故事後，請通過部門專家運行它們以避免確認偏差。
從報告中消除不必要的信息
減少財務報告中不必要的複雜性，使它們對領導者更有用。
按照“少即是多”的原則呈現數據，簡潔，但如果進一步理解，則提供更多信息。
它是如何工作的？
假設您希望從您的現金流量表中提供兩組學習結果。 一個，通過表示您的預算金額和實際金額之間的差異，另一個，通過將本年度的業務活動和投資與上一年的業務活動和投資進行比較。 那麼最好創建兩份現金流量表報告，而不是一份。
一個將預算金額與實際金額進行比較，另一個將實際費用與上一年或上一季度的結果進行比較。
這與其說是減少您提交的報告數量，不如說是為了消除任何可能將注意力從您希望傳達的點上移開的干擾。
減少財務報告中不必要信息的專業提示：
- 看看領導者過去要求什麼類型的信息，並刪除那些讓你的信息混亂的無用信息。
- 在報告中提供最終計算，以便讀者可以更專注於研究數據，而不是沉迷於心算。
- 使用比較數據點（來自前幾年或實際與預算）和百分比差異，讓領導者更容易評估這些數字的好壞。
- 進行“電梯測試”。 想像一下，如果你和你的領導在電梯裡，當你的信息到達所需的樓層時，你必須清楚而簡短地傳達你的信息。 這樣做將幫助您了解您的信息是否負擔過重，或者它是否包含簡潔的中心指針。
騰出時間進行技術分析
通過改進您傳達財務信息的方式，您可以為決策者提供適當的工具來優化運營並保持競爭力。 通過投資正確的技術解決方案來加快分析速度和質量。
手動財務報告可能會因版本控制、在電子郵件之間切換以發送正確的文件，甚至只是簡單地更新您的財務數據等問題而使您的運營陷入困境。
一款有效的軟件將使您擺脫手工會計和簿記的任務，並幫助您準確跟踪趨勢以產生更豐富的見解。 更好的是，當今的大多數軟件產品都提供數據安全解決方案，這對財務和會計團隊至關重要。
它是如何工作的？
一個好的會計和報告軟件可以幫助您將一個數字（例如您的 1000 美元利潤）與各種相關來源（您的電子表格、條形圖和部門損益表）聯繫起來，從而為 360 度分析提供包羅萬象的視圖.
通過利用軟件中的模板化界面，您可以保持符合 GAAP 或其他會計標準，並且只需按一下按鈕即可輕鬆匯總匯總報告以進行分析。
自動化財務信息報告的專業提示：
- 投資會計軟件，騰出時間進行分析，更輕鬆、更準確地獲取報告。 軟件將幫助您有效地管理日常任務並為業務增加更多價值。 如果您不熟悉財務自動化，您可以從免費的會計軟件解決方案開始。 它們價格實惠，可以以最低或免費的成本為您提供全部功能。
- 如果您超出了免費軟件提供的基本功能，您將獲得具有集成會計和預算流程（如工資單、預算等）的套件內財務報告解決方案。
- 通過選擇基於雲的軟件解決方案來提高安全性和訪問您的數據，從而更上一層樓。
組織演示文稿的信息
如果計劃不周，即使是最好的分析也可能一文不值。 使用強大的儀表板演示來支持您的信息。 您可以通過財務報告軟件灌輸數據可視化和演示技能的組合，以實現有效溝通。
財務報告軟件可以讓您自定義格式字段以跟踪和展示最重要的見解，從而更好地了解不同部門的工作情況。
它是如何工作的？
通過為目標利益相關者（從 CEO 到部門負責人）創建定制的儀表板，總結與每個業務部門最相關的見解。 配置您的儀表板，使其具有視覺吸引力且易於理解。 您可以使用數據可視化、財務報告軟件或演示文稿來做到這一點。
使用圖形來描述企業的財務歷史、部門生產力、投資回報率 (ROI) 等。
可視化財務報告信息的專業提示：
- 可視化您希望如何呈現您的分析。 從一張白紙開始，勾勒出您希望數據在呈現時的樣子。
- 請明確點。 從數據列到您想要包含的示例，在可視化您的信息時將它們全部繪製出來。 最後，確保您的洞察力為領導者增加價值。
- 投資財務報告軟件，該軟件可以將您的財務信息整合到易於掃描的顯示屏中，並通過交互式圖形和圖表顯示洞察力。
與領導跟進你錯過的事情
沒有人比財務和會計團隊更了解自我審計的價值。
徵求領導者的反應，說明你在提供符合他們需求的財務見解方面做得如何。 如果這些見解對他們有所幫助，那麼收集有關如何做的反饋是很好的。
這些後續行動將幫助您保留財務報告的良好方面，並糾正沒有為決策增加價值的領域。 它還將幫助您為未來的報告選擇更有效的財務指標。
它是如何工作的？
假設一個新玩家進入了市場，你分析了它將如何影響公司的收入。 與領導者聯繫後，您可能會意識到他們會從反映新市場份額的整體市場分析中受益更多。
下次競爭對手崛起時，您將做好更好的準備來滿足業務領導者的需求。
跟進領導者的專業提示：
- 與您的首席執行官和部門負責人進行一對一的會議，以徵求他們對您的報告的看法。 進行誠實和開放的對話。
- 此時，不要澄清或將您的財務需求強加於他們。 傾聽他們的需求。 您可以討論可能阻礙您解決他們事後指出的問題的挑戰。
根據合規準則執行日常會計任務是最基本的要求。 財務通過確保業務領導者了解他們的行為如何影響底線來增加價值是至關重要的。
通過上述步驟，使您的財務報告成為您和領導者所期待的。