如何通過 7 個步驟選擇最佳時間跟踪軟件

數字革命對公司提出了挑戰，要求他們弄清楚如何適應一種新的組織運營方式。

無論您的公司是否決定採用完全遠程、混合或回到辦公室的工作設置，您都有可能使用虛擬工具來管理它。 這意味著實施某些數字或基於雲的系統，而不是依賴舊的手動流程。

一個可以特別受益於數字化的過程是工作中的時間跟踪。

自大流行開始以來，員工監控軟件的使用量增加了 59%。 通過數字軟件進行時間跟踪使管理人員可以更輕鬆地跟踪團隊的工作，而無需對其進行微觀管理。

在這篇博文中，我們將介紹使用時間跟踪器的所有好處，並向您展示如何為您和您的團隊選擇合適的時間跟踪工具。

時間跟踪軟件的好處

大約 95% 的美國員工樂於跟踪他們的時間。 為什麼？ 他們同意準確跟踪時間很重要。

這個數字如此重要的原因是因為這些人已經看到了跟踪軟件可以為公司及其員工帶來的其他好處。

那麼，公司為什麼要開始使用時間跟踪軟件呢？

這裡有一些原因。

好處 #1：時間跟踪軟件提高了生產力

如果您的工作目標是最大限度地利用時間和精力，那麼時間跟踪是一種非常有益的做法。

它允許人們監控他們的時間去哪裡並相應地重新安排他們的日程安排。

當員工跟踪他們的時間時，他們能夠看到哪些任務可能不會帶來預期的結果，並在未來重新安排甚至消除它們。

除了更好地了解哪些任務有價值（哪些不有價值）之外，員工還可以更好地了解他們在特定任務上花費了多少時間。

訪問時間跟踪軟件還使管理人員能夠查看他們團隊的工作量，看看他們是否需要增加更多的人——或者引入可以幫助員工節省時間、精力和資源的工具。

好處 #2：時間跟踪軟件提高了透明度

一些工作場所會發生打鬥，導致企業每年損失 3.73 億美元。 事實上，有 16% 的美國員工和 34% 的加拿大員工承認打過好友。

因此，時間盜竊對許多公司來說是一個大問題。 會計師說，他們 92% 的客戶處理時間盜竊問題。

由於時間跟踪，管理人員可以隨時關注員工的工作。 同時，團隊成員可以更好地了解他們的同事正在做什麼以及他們當前正在執行的任務。

因此，使用時間跟踪軟件可確保團隊內更好的透明度。

好處 3：時間跟踪軟件提高了盈利能力

當組織的生產力提高時，業務增長自然而然。

想要節省時間、最大化收入和降低員工流失率的公司可能會發現時間跟踪軟件可以在提高公司生產力方面發揮作用，進而提高盈利能力。

也就是說，時間跟踪軟件可以幫助團隊更好地組織任務並確定優先級——更多地關注有利可圖的活動。

此外，時間跟踪允許團隊跟踪項目成本並確定上述項目是否有利可圖——與投入的時間有關。

如何選擇時間跟踪軟件

所以，既然我們知道為什麼時間跟踪軟件如此有益，那麼問題是——公司如何使用適合他們的時間跟踪工具？

在為您的公司尋找最佳員工時間跟踪軟件時，請遵循以下步驟，以及一些有用的時間跟踪技巧。

第 1 步：諮詢團隊

就像企業管理中的任何事情一樣，員工時間跟踪沒有萬能的解決方案。

首先，您需要考慮員工的獨特挑戰和優勢。

因此，最好向您的至少一個團隊\部門諮詢他們想要使用的時間跟踪功能。

也許上述團隊\部門想要更多的自主權——因此，使用監控屏幕活動的時間跟踪工具可能會適得其反。

或者，也許他們需要一個帶有地理標記的工具，允許人們從不同的位置登錄——例如，這對於現場工作人員來說是一個很好的解決方案。

這一切都取決於您的員工最需要什麼——這就是為什麼您應該在選擇他們將使用的時間跟踪應用程序的過程中諮詢他們的原因。

一旦您開始使用選擇的工具，這種方法還將確保更多的支持。

步驟#2：想想你想通過時間跟踪實現什麼

在選擇時間跟踪工具之前，請考慮使用它想要實現的目標。

並且，確保您的時間跟踪目標與團隊的時間跟踪目標一致。

請記住——您的員工不習慣使用特定工具與工具實施無關，更多與設置正確的界限有關。

您使用時間跟踪軟件的目標可以包括：

• 更好的時間管理，
• 缺勤率低，
• 優化工作場所的互動，以及
• 盡量減少分心的影響。

現在，當涉及到您的員工時，您將不得不考慮一些額外的目標，以將它們與您的時間跟踪工作聯繫起來。

要考慮的最重要目標是確保人們的隱私。

因此，將僅跟踪需要跟踪的內容並將其餘部分留給員工成為一種做法。

此外，僅跟踪公司擁有的設備或用於工作目的的個人設備。

第 3 步：獲取一些選項並進行比較

一旦你有了參數、目標和團隊支持，你就可以開始四處尋找最好的時間跟踪軟件。

列出時間跟踪應用程序，這些應用程序是：

• 在您的預算範圍內，並且
• 擁有員工實現時間跟踪目標所需的功能。

然後，對這些參數進行比較，並根據應用程序執行所需活動的能力來評估它們。

查看此 2022 年最佳時間跟踪工具列表，以便在選擇最佳選項時搶占先機。

步驟#4：選擇軟件

一旦您整理了最適合您的打卡和打卡應用程序列表，就該使用您將使用的一個工具。

最好只為整個公司選擇一個軟件，這樣您就不必為多項服務付費。

這也將幫助您避免在不同的團隊和部門中建立孤島和造成混亂。

步驟#5：慢慢推出

正如我們已經確定的那樣，選擇時間跟踪軟件是一項重大決策，可能會影響多年的運營。

因此，一旦您做出選擇，請慢慢介紹該軟件。

首先，有一個試用期來評估時間跟踪器的功能，並確保它是您真正想要在日常操作中使用的工具。

但是，請避免過於頻繁地切換工具——以避免讓您的員工每隔幾個月就學習如何使用新工具。

第 6 步：獲取反饋

同樣如前所述，最佳時間跟踪應用程序是您的員工會覺得最舒服的應用程序。

畢竟，最終，您是否做出了正確選擇的決定最終取決於將使用時間跟踪工具的人。

因此，請嘗試從您的員工那裡獲得有關該工具在使用一段時間後的實用性的反饋。

獲得反饋的一種有效方法是在工具試用期結束後展開調查，並讓員工分享他們的使用經驗。

您可以查看以下因素：

• 使用方便，
• 對工具感到舒適，並且
• 達到預期的目標。

第 7 步：在全公司範圍內實施

在您找到合適的工具，並在試用期後讓測試團隊\部門認可它的實用性後，是時候在公司範圍內正式使用時間跟踪工具了。

因此，開始將該工具介紹給其他團隊和部門，並提供盡可能多的培訓。

在嚴格遵守法規之前，確保每個人都已學會如何使用該工具。

請記住——在這個過渡階段，稍有耐心會大有幫助。

如果您已經在使用時間跟踪工具（無論是數字工具還是傳統工具），請指定一個時間段，在此期間員工將有機會從舊解決方案順利遷移到新解決方案。

此外，在進行過程中始終如一地獲得反饋。

因此，在實施該工具時花點時間——但也要設置一個完整的推出日期，這樣員工就不會對學習和習慣新的時間跟踪工具過於鬆懈。

總結：員工時間跟踪與微觀管理

員工時間跟踪有時會讓人感覺像是微觀管理——但只有當經理和利益相關者在沒有考慮員工需求的情況下過於倉促地實施時。

花時間交流這些工具將如何使您和您的員工受益，並確保您始終追求雙贏。

請記住，您的團隊應該站在您這邊。 您實施工具的方式將在實現該目標方面發揮重要作用。

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