如何選擇商務電話系統

每個企業都需要電話服務。 你有客戶要打電話，供應商要討價還價，還有團隊要協調。 當然，您可以使用電子郵件、智能手機和消息應用程序。 但沒有什麼能比得上您自己可靠的商務電話系統，該系統旨在優化基於語音的通信並幫助您的企業與重要的人保持聯繫。 此外，擁有企業電話號碼可以讓您的企業看起來可信——人們希望在合法企業的網站或社交媒體頁面上看到實際的電話號碼。

但是，並非所有電話系統都是相同的。

要了解哪種電話系統最適合您的業務，您必須問自己幾個關鍵問題：

1. 我應該使用傳統的固定電話還是訂閱互聯網協議語音 ( VoIP ) 服務？
2. 我應該使用帶有桌面硬件的完整電話系統還是只使用可以在任何設備上激活的虛擬電話？
3. 如果我使用 VoIP，我應該在本地使用還是基於雲？
4. 就行業、預算、員工人數、辦公地點和客戶群而言，最好的商務電話服務是什麼？

快速概覽：

• 固定電話與 VoIP 商務電話系統有什麼區別？
• 如何為您的企業確定合適的電話系統
• 常見的商務電話系統類型
• 選擇商務電話服務時的最佳實踐

下表比較了兩種辦公電話系統的主要特徵。

固定電話與 VoIP 商務電話系統有什麼區別？

如何為您的企業確定合適的電話系統

在決定安裝、升級或更換商務電話系統時，您需要考慮幾個關鍵因素。 首先，考慮您的業務活動、預期通話量、目標和預算。

以下是您在比較商務電話提供商時需要查看的主要因素：

• 成本
• 可靠性
• 安全
• 流動性
• 可擴展性
• 支持
• 包含的功能

成本

這可能是影響許多電話系統相關決策的主要因素。 可靠性應該是第一位的，但如果這是您議程上的首要項目，那麼您可以為您的企業找到負擔得起的固定電話或 VoIP 捆綁包。

如果您還沒有系統，那麼選擇 VoIP 系統是更明智的選擇。 這是因為 VoIP 電話系統的設置、長途和運行成本通常低於固定電話服務。 但是，如果您已經擁有傳統系統，則可以根據您的業務需求進行升級或混合系統。

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可靠性

要經營一家良好的企業，您必須擁有可供團隊、供應商、合作夥伴和客戶使用的可靠且可訪問的溝通渠道。 否則，業務連續性將受到影響，您將失去運行或依賴您的運營的人們的信心，以及停機期間可能產生的潛在收入。

在註冊之前，請查看服務提供商的風險管理、故障安全政策和備份計劃。

安全

商務電話系統還應完全保護，以防止敵對實體的欺詐、惡意軟件和網絡釣魚嘗試。 請注意，安全不僅涉及電話服務本身，還涉及您自己的內部資源。 僅與具有可靠加密、身份驗證、冗餘架構和其他安全系統的銀行服務提供商合作。

流動性

聰明和成功的公司幾乎總是比同行擁有更大的流動性。 VoIP 電話系統使您可以在任何地方撥打和接聽電話，即使您不在現場也是如此。 相比之下，傳統電話系統需要您在辦公室才能使用電話。

尋求提供移動和桌面應用程序的服務，使您的員工能夠隨時隨地與團隊和客戶建立聯繫。

合作

一些固定電話系統允許三向通話。 VoIP 服務提供更多。 其中包括無限參與者的視頻會議以及與協作和生產力工具（包括 CRM 和電子郵件）的集成。

可擴展性

企業需要運營敏捷性，無論是擴大規模還是縮小規模。 在此期間，應重新配置資源以匹配使用它們的業務運營規模。

在考慮您的業務穩定性時，這就是您選擇的商務電話系統類型很重要的原因：

• 您的業務是否嚴重依賴語音通話，或者在電話需求最少的情況下運行良好？
• 您的戰略增長計劃是什麼？
• 您是否僱傭了一支充滿活力的銷售團隊？
• 您需要集成電話系統嗎？
• 如果您需要吸引更多客戶進行擴展，那麼可靠的電話系統是必不可少的。

實施這種重新配置的難易程度會影響其他績效指標中的生產力。

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支持

您總是希望為您的業務提供一流的客戶服務支持。 尋找具有出色客戶支持記錄的服務提供商。

包含的功能

座機電話實際上已經停止發展，並且很可能會過時。 如果您需要讓您的通信系統具備所有未來勢在必行的新興功能，那麼選擇一個強大的 VoIP 系統是正確的選擇。

通過虛擬商務電話系統，您可以將電話與您的商務技術平台集成，例如電子郵件、視頻會議、虛擬傳真、生產力、員工培訓、ERP 和 CRM 軟件。

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常見的商務電話系統類型

如前所述，有兩種基於連接的主要電話系統類型：固定電話和 VoIP。 但是，您還應該了解一些亞型和混合變體：

1) 虛擬電話系統

基於軟件的解決方案打包為基於瀏覽器、桌面或移動應用程序，允許您通過 Internet 撥打和接聽電話。 也稱為軟電話。

• 優點：經濟實惠且非常易於安裝、部署和使用
• 缺點：不是功能齊全的電話系統
• 最適合：預算緊張的小型企業以及員工或承包商部署在多個地點的企業。

2) 固定電話系統

使用銅線傳輸語音通信。 它也被稱為模擬電話。

• 優點：非常穩定可靠
• 缺點：設置、維護和擴展的成本相對較高； 可能會過時
• 最適合：已經擁有固定電話且不需要電話升級的小型企業； 喜歡復古科技的人

3) VoIP電話系統

通過 Internet 將語音作為數據傳輸。

• 優點：廣泛的功能、特性和軟件集成對當今大多數企業至關重要； 可以輕鬆縮放； 負擔得起的
• 缺點：在停電的情況下可能會被禁用，除非您有緊急電源或供應商具有故障安全功能
• 最適合：所有類型、規模和行業的前瞻性企業

4) 雲和本地系統

VoIP 系統的唯一區別是託管電話交換機 (PBX) 的位置。 也稱為IP PBX的本地系統包括一個連接 LAN 的主服務器（位於客戶所在地），通過傳統的固定電話和 Internet 接收和傳輸呼叫。 另一方面，雲或託管 PBX 系統是指其PBX 由提供商託管的 VoIP 系統。

• 優點：基於雲的 PBX 通常設置和維護成本較低
• 缺點：在本地系統中，維護 PBX 是服務訂戶的責任。 最適合：本地系統非常適合尋求更好地控制其通信工具的團隊； 基於雲的系統非常適合不想承擔管理自己的 PBX 的額外責任的企業。

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選擇商務電話服務時的最佳實踐

以下是一些提示，可幫助您確定最適合貴公司的電話系統：

1. 了解為什麼需要升級、安裝或更換商務電話服務。
   • 你的目標是什麼？
   • 您目前使用哪個系統（如果有）？
   • 您在電話服務中需要哪些特定特性和功能？
2. 根據員工人數、辦公地點以及與客戶、供應商、合作夥伴、團隊和其他利益相關者的基於語音的互動，評估您的企業當前和潛在的呼叫量。
3. 當涉及到未來的增長時，請考慮您的可擴展性選項。 尋求適合您策略的服務。
4. 對要與電話服務集成的資源、平台和技術堆棧進行審核。 確定本地互聯網服務的質量和速度是否適合 VoIP 解決方案。
5. 為電話系統分配合理的預算。
6. 搜索電話系統市場，尋找符合您的預算和運營需求的服務或提供商。
7. 研究服務提供商的跟踪記錄，特別是他們在可靠性和客戶支持方面的聲譽。
8. 窺探並發現行業領導者正在使用哪些系統/服務提供商。
9. 列出您的選擇。
10. 在註冊之前請求演示並嘗試/壓力測試入圍的服務。

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還有問題嗎？

企業需要升級其電話系統的原因有很多。 也許您想要更多功能或更大程度的移動性。 也許您想削減成本或更換在您的行業中很快就會過時的遺留系統。

無論您的情況是什麼原因，關鍵是要明確您的目標，了解您的選擇，並與正確的互聯網電話服務合作。