如何在 2023 年（及以後）成為虛擬助理

在您看來，最近是否也有很多關於虛擬助理 (VA) 工作的討論？

我們決定研究為什麼虛擬助理的工作近幾年來越來越受歡迎——更重要的是，我們決定研究一個人如何成為虛擬助理。

因此，我們剖析了該主題並涵蓋了以下內容：

• 虛擬助理的角色和職責，
• 關於如何成為虛擬助理的步驟，
• 來自經驗豐富的 VA 專業人士的提示和技巧，以及
• 有關 VA 的最常見問題的答案。

讓我們開始吧。

什麼是虛擬助手？

簡而言之，虛擬助理可以在家中舒適地為客戶（個人或企業）提供支持和各種服務。

客戶的需求決定了 VA 請求的服務範圍，但它們通常包括：

• 數據輸入，
• 物流管理，
• 人力資源支持，
• 簿記，和
• 營銷。

這些技術嫻熟的專業人員可以是全職員工，但虛擬助理通常是個體經營者——在項目基礎上工作的自由職業者和獨立承包商。

一般來說，助理是員工，其主要任務是支持和幫助其他團隊成員履行職責。 他們通常負責日常運營，因此他們的職責至關重要。

因此，企業主很清楚，選擇合適的助手（包括虛擬助手）會影響公司運營的順暢和高效。

遠程工作模式的採用率飆升——28% 的美國員工報告稱遠程是主要模式——為助理創造了向更大的客戶市場提供服務的機會。

來自 2017 年 The Week 的最新官方研究結果表明，當時有超過 11 萬（已註冊）虛擬助手。 由於該行業同時以更快的速度增長，最近的統計數據表明，如今有超過 3000 萬自由職業者提供 VA 服務。

虛擬助理做什麼的？

虛擬助理減輕了客戶的負擔，幫助他們在工作中脫穎而出，並在截止日期前成功完成項目。

更具體地說，虛擬助手通常負責：

• 行政部門，
• 調度，
• 員工記錄，
• 項目和任務管理，
• 內容創作，
• 營銷和推廣，
• 網絡開發，和
• 其他各種相關業務。

因此，依賴虛擬助理的客戶可以專注於發展業務和大局。

這就像體育運動中的助攻一樣——幫助另一名球員得分（並因得分而受到表揚）。 畢竟，他們都在同一個團隊，對吧？

現在只需用實現業務目標代替計分，您就明白了！ 虛擬助理旨在讓周圍的人更成功，因此整個公司都被賦予了權力。

成為虛擬助理的 6 個步驟

現在讓我們看看您需要做什麼才能成為當今的虛擬助理。 我們進行了徹底的研究（所以你不必這樣做）並挑選了一些經驗豐富的虛擬助手的大腦。

那麼，讓我們深入了解成為虛擬助手的6 個最重要的步驟。

第 1 步：確定您的頂級技能和細分市場

在做第一步的時候，要遵循少即是多的原則。 確定您的主要技能將幫助您決定要提供的服務領域，並在以後專注於您選擇的細分市場。

在嘗試確定您的頂級技能時，您應該做兩件事：

• 對自己殘酷地誠實，並且
• 尋求外部反饋和評估。

請記住，您獨特的視角和一系列技能可以成為您的競爭優勢，並專注於發展這些技能。

此外，您可能聽說過這樣的說法——萬事通，無所不能。 好吧，對於想成為虛擬助理的人來說，在許多領域表現平平無助於建立職業生涯。

記住 Gladwell 的暢銷書 Outliers 中的理論（專業知識只是以正確的方式練習，並且至少練習 10,000 小時）並開始投入這些時間的工作。 這一切都是關於實踐直到完美的方法，因為這是成為您所在領域專家的唯一途徑。

第 2 步：選擇並獲得正確的工具

利用可用的技術，從而加速您的業務增長——就這麼簡單。 通過使用正確的軟件，利用您的技能並進一步提升它們。

由於所有通信和文檔都是在線完成的，因此正確的工具還可以為您提供發票的工作證明。 但更重要的是，它們還可以幫助您釋放簡化和有組織的工作流程的力量。

以下是每個虛擬助理在工作中必須使用的一些工具類別：

• 通訊工具（電子郵件和團隊聊天應用程序），
• 項目和任務管理工具，
• 時間跟踪器和生產力管理工具，以及
• 其他適合其角色的專門工具（例如，會計軟件）。

第 3 步：為您的服務創建定價模型

為您的工作設定合適的價格是將自己打造成虛擬助理的重要一步。 要對您的工作的價值做出有效的估計，您必須考慮並在等式中包括幾個因素：

• 完成任務所花費的時間，以及
• 最終結果的質量，取決於您的專業知識。

當然，您可以（也應該）查看競爭對手的收費標準，但只有使用時間跟踪軟件，您才能準確估算不同類型的任務並製定正確的定價策略。

時間跟踪器（例如 Clockify）還將幫助您區分計費和非計費小時數，這是開發正確定價模型的另一個關鍵因素。

直接花在客戶任務上的時間算作可計費的，將被收取費用（例如與外部各方的電子郵件通信以安排約會或內容創建），而不計費的時間圍繞著發展您的業務，例如編制和發送客戶發票，尋找新客戶，在您的網站上工作，建立和推廣您的品牌。

跟踪這兩個類別的時間將提供有價值的見解並幫助您制定正確的定價策略。

請記住，還有改進的餘地，您的定價模型不必馬上就完美無缺。 價格不會一成不變，您可以根據自己的需要或隨著專業知識的增長對價格進行調整。

第 4 步：增加您的在線形象

可見性是這裡的關鍵，因為一旦您確定了自己正在做的事情並可以提供定價模型，就只剩下幾件事了 —做廣告、獲得客戶和經驗，然後重複。

這裡提供了一些有用的示例，說明您可以做什麼：

• 加入專業平台，
• 使用口口相傳（或在這種情況下為鍵盤）對您有利，
• 在社交媒體上做廣告並定期發布，以及
• 吸引您的人脈（提供相關示例來說明您的專業知識、創造力、組織能力、時間管理等，以建立有意義的參與並提供更深入的見解）。

第五步：尋找客戶和工作機會

現在，開始找工作！ 使用上述步驟中的所有內容並在在線平台上和通過您已經建立的聯繫尋找工作。

找工作的過程可能會很累，我們都經歷過。 然而，這可能是一個令人興奮的新職業的開始——所需要的只是製定一種策略來激勵自己繼續工作，即使是在求職過程中最令人沮喪的部分。

在這個過程中，請記住以下幾點：

• 刷新和更新您的簡歷和社交資料（例如，不要忘記 LinkedIn 上的“open for work”徽章），
• 每天花一些時間瀏覽職位列表（使用過濾器和高級搜索選項），
• 為求職信創建一個模板，突出您的技能和經驗（並為每個職位或客戶定制部分），以及
• 做你的研究並準備面試，但要準備你自己的一套問題和條件。

第 6 步：建立投資組合（並定期更新）

在這一點上，你需要的是展示你的虛擬助手技能的東西，所以你應該在你的投資組合網站上工作。

嘗試：

• 提供你以前工作的例子，
• 包括所有聯繫信息，如果可能，
• 要求推薦和推薦，突出您的價值觀和公開發布的原則。

您的作品集應該是您對虛擬助理工作方法的一瞥，因此請確保您的潛在客戶通過它看到您的個人品牌。

成為虛擬助理的專家提示

既然我們已經介紹了成為虛擬助手的必要步驟，讓我們分享一些可以增加您作為虛擬助手的價值的提示和技巧。

提示#1：通過專業知識建立你的權威

正如我們已經指出的那樣，選擇利基是一種涉及關注以下某些方面的策略：

• 特定市場（例如，北美、歐洲等），
• 特定行業（例如游戲、金融和銀行等），
• 客戶類型（例如個體創業者、小型企業等），或
• 任務範圍（例如員工和薪資管理、溝通、日程安排等）

正如 Jo Harris，一位虛擬助理轉為文案撰稿人和 The Virtual Mama 的創始人所解釋的那樣，你不應該害怕儘早定位：

“大多數 VA 認為他們必須從一般服務開始，或者在剛開始時嘗試一切。 事實是，通過儘早慢慢發展並培養一項專業技能，您將在其他一般虛擬助理中脫穎而出，並使自己每小時賺取更多收入。 ”

喬自豪地吹噓自己的時薪從每小時 17 美元提高到 100 美元以上，她鼓勵虛擬助理始終展示他們的專業知識：

“這個的行業術語是“建立你的權威。 這只是簡單地意味著您應該以一種表明您是專家的方式來談論您的流程和利基市場。 作為一個新的 VA，這似乎不太可能，但如果方法正確，這是可能的。 您可以談論您的旅程、一路上學到的內幕秘訣，並且可以在發展技能時分享與技能相關的見解。 ”

提示 #2：學習最大限度地提高您的生產力和效率

這是來自完全了解虛擬助手市場的人的專業提示 - Virtual Latinos 的創始人兼首席執行官 Jaime Nacach，這是一家連接北美企業和拉丁美洲專業人士的 VA 招聘機構。

主題是在數字時代提高生產力和效率，Jamie 聲稱軟件工具是首選解決方案，它可以發揮重要作用：

“作為虛擬助手，技術在您的日常工作中起著至關重要的作用。 通過掌握正確的工具，您可以顯著提高效率並在更短的時間內取得更好的結果。 因此，緊跟技術進步並不斷學習新技能對於虛擬助手的成功至關重要。”

請記住 —生產力是一種後天習得的技能，並且沒有一種放之四海而皆準的方法來提高它。 這裡提供幾個例子，並列舉一些決定我們生產力水平的因素：

• 內在和外在動機水平，
• 基於MBTI的人格類型，
• 能夠設定 SMART 目標，以及
• 處理拖延症。

秘訣三：始終保持主動

成為成功的虛擬助手的一個重要方面是能夠自主工作並採取主動，而無需不斷等待指令。 在 Jaime 看來，能夠預測客戶的需求肯定會讓您在不斷增長的市場中脫穎而出：

“通過研究您參與的項目並超出預期，您可以展示您對工作的興趣並預測未來的需求或任務。 這種積極主動的方法有助於更有效地實現目標，最終為您和您的客戶帶來更大的成功。 ”

提示#4：建立清晰的工作與生活界限

虛擬助理可以在不同時區接待客戶，但這並不意味著只要有客戶請求，他們就應該立即起床。 設定界限將幫助您作為虛擬助理實現工作與生活的平衡，並向您的客戶（和潛在客戶）表明您重視您的時間。

最終，設定界限會帶來更好的最終結果，這也會使客戶受益，據經營 Iron Embers 的企業家 Adrian Tamminga 說，他經常與虛擬助手合作：

“鼓勵您的虛擬助理通過設定工作時間界限並尊重他們的個人時間來保持健康的工作與生活平衡。 這將有助於防止倦怠並確保他們保持生產力。 ”

提示#5：投資於培訓和教育

擁抱終生學習的力量和總有改進空間的事實。 自我教育將使您緊跟最新趨勢，幫助您獲得新技能，並在虛擬助理工作中脫穎而出。

例如，您始終可以：

• 留意網絡研討會，
• 參加培訓課程，
• 閱讀正確的文獻和文章，以及
• 遵循您可以在網上找到的良好實踐示例。

除了 VA 對自身進行投資外，Adrian 再次指出，公司和客戶可以為他們的 VA 的增長做出貢獻：

“如果您的虛擬助理需要獲得新技能或知識，請投資於他們的培訓。 這將使他們能夠更有效地執行任務，最終使您的業務受益。 ”

成為虛擬助理的常見問題解答

最後但同樣重要的是，以下是有關虛擬助理行業和工作的最常見問題的答案。

2023 年虛擬助手是否仍然有需求？

簡而言之——是的。

最新數據顯示，全球虛擬助理市場在上一年以41.9%的複合年增長率增長。 2022 年的估值為 96.2 億美元，而 2023 年為 13.63 美元。

此外，同一份報告顯示，預計增長將繼續，2027 年的預測定為 443.4 億美元。

作為虛擬助理，你能賺多少錢？

虛擬助理的收入沒有固定數額。 他們的定價模型和小時費率可能會有所不同，具體取決於：

• 行業和利基，
• 業務運營類型，以及
• 客戶類型。

據 Indeed 稱，虛擬助理的平均時薪為 26.73 美元，CNBC 最近的一篇文章指出，對於專業技能，虛擬助理每小時的收入最高可達 100 美元。

沒有經驗很難成為虛擬助理嗎？

由於一個人難以完成的事情完全取決於他們的技能組合和能力，因此這個問題沒有明確的答案。

我們請 Upsource 的創始人 Caroline Marshall 分享她的 2 美分，她建議最好至少有一些先前的經驗，然後再將虛擬協助作為全職工作：

“我肯定會說，如果您沒有經驗，這就不是培訓，不是新角色。 在開始支持他人的業務之前，就業角色可能適合您。 但是，如果您有工作經歷——您通常可以回顧自己的工作經歷並找到可能適合您的 VA 領域——例如，如果您從事銷售工作，那麼您肯定可以在銷售中開拓服務支持客戶！ 了解你的優勢和潛在的增長領域絕對是成為一名優秀的 VA 所必需的（同樣了解你的弱點）。 ”

做虛擬助理難嗎？

與其他所有工作一樣，虛擬助理工作總會有起有落。 請記住，在艱難時期保持盡可能高的動力和力量。

為此，您可以實施一個自我獎勵系統，例如 - 為您的待辦事項列表中的每個完成項目提供一塊最喜歡的糖果，並在整整一周的時間裡完成日常議程聽起來不錯的按摩/夜間外出。

你能成為一名虛擬助理嗎？

作為虛擬助理，您可以自行決定哪種工作量最適合您，所以答案是肯定的。

例如，您可以兼職工作並且只有一個客戶。 Caroline 同意甚至建議以這種方式開始：

“你絕對可以從副業開始！ 如果您不能離開受薪職位，我會強烈推薦它。 在 Upsource 存在之前，我每週工作 4 天（每週 1 天是木乃伊日），有一個 10 小時的客戶——但我的建議始終是誠實。 您會驚訝於有多少客戶願意為合適的人靈活工作。 永遠不要在你無法在副業中完成的時間接待客戶，從長遠來看，這會對你們雙方都造成傷害！ ”

虛擬助理可以工作多少小時？

同樣，沒有特定的規則，因為這是工作中高度個性化的方面。 每週的總小時數可能會有所不同，具體取決於客戶數量和特定虛擬助理的專業知識。

正如 Caroline 解釋的那樣，沒有真正的“平均”，因為每個客戶都需要不同的服務：

“在 Upsource，雖然我們的套餐從每月 10 小時開始，但我們為客戶平均保留的是每月 30-40 小時（每周大約 10 小時）。 這確保我們能夠真正與客戶建立牢固的長期關係，並為他們的工作週增加價值。 然而，一些客戶可能每月只需要幾個小時的簿記作為例子，但這仍然對他們的工作生活產生影響！ ”

虛擬助理在家工作嗎？

遠程工作的靈活性允許虛擬助理在家工作，所以答案大多是肯定的。 然而，就像任何其他遠程位置一樣，有些人更願意租用辦公室、使用聯合辦公空間或成為數字遊民，舉幾個例子。

虛擬助理可以自己創業嗎？

長話短說 -是的。 儘管許多虛擬助理選擇以自由職業者的身份工作，但他們可以選擇將公司註冊為法人實體並成為個體企業家。

正如 Caroline 解釋的那樣，開始 VA 業務時要做的第一件事就是確保一切都是合法的，例如保險和稅務登記。 她建議將以下步驟設置為優先事項：

• 獲取域註冊的電子郵件地址，
• 向所有人介紹您的新業務——獲得客戶的最佳方式是口口相傳和推薦，以及
• 制定商業和財務計劃。

您需要接受教育才能成為虛擬助理嗎？

我們也請 Caroline 來解開這個謎團，因為她與許多類型的虛擬助手一起工作，她解釋說正規教育不是強制性的：

“雖然美妙之處在於您不需要正規教育/資格，但在我看來，一個偉大的 VA 將投資於他們的 CPD [持續專業發展] 並不斷學習！ ”

您會很高興聽到有大量經濟實惠的在線課程（例如 Udemy 上的虛擬助理課程）和其他資源來指導您完成這一職業轉變過程。 此外，您還可以加入社區和可以提供建議的導師，正如 Caroline 強烈推薦的那樣：

“探索加入 VA 會員資格並獲得教練——如果您與合適的人聯繫，所有這些問題都會變得容易得多！！ 我自己有一位 VA 教練，他對我的業務 Upsource 的發展非常寶貴。 ”

總結：搭上火車——虛擬助手正在興起

簡而言之，虛擬助理行業一直在迅速擴張也就不足為奇了，因為虛擬助理和他們的客戶都從這種安排中獲益。 一方面可以靈活和自由地挑選與誰一起工作，另一方面可以降低間接成本並在最後期限前完成——從定義上講，這是雙贏的。

考慮到所有這些，您能想到為什麼您不應該承認自己的技能並將其轉化為有利可圖的 VA 業務的原因嗎？ 或者至少是增加收入的副業？ 我們不這麼認為。

請記住，如果沒有羅賓在蝙蝠俠身邊，蝙蝠俠的故事將會大不相同，因為每個超級英雄都需要一個夥伴！

️ 您是有成功故事要分享的虛擬助理嗎？ 還是經常使用 VA 服務的企業家？ 根據您的經驗，您是否還有其他要分享的提示和技巧，或者關於該主題的一些額外想法？ 如果是這樣，請隨時聯繫我們，寫信給我們 [email protected]，您將有機會出現在這篇文章或我們未來的一篇文章中。 而且，如果您喜歡這篇文章並發現它有用，請與您認為會從中受益的人分享。