貴公司應該花多長時間來處理髮票？

與任何業務流程一樣，處理髮票應該盡可能少佔用您的內部資源。 速度通常是效率的良好指標。

雖然處理髮票應該快速高效，但這並不意味著您應該立即支付發票。

但是處理髮票的速度有多快，多長時間才算太長？

以下是處理髮票需要多長時間的細目分類，可能會減慢處理速度的原因，以及加快處理速度的技巧。

什麼是發票處理？

發票處理是指涉及發票管理的每個步驟。

收到發票後，它們被視為“未結髮票”。 他們需要經過幾個步驟才能“關閉”，即完成。

應付賬款 (AP) 部門處理其中大部分步驟，包括：

• 接收發票
• 發票數據錄入
• 發票驗證
• 發票審批
• 提交付款發票
• 在總賬中保存發票
• 圍繞發票處理的溝通

AP 自動化可以處理其中的許多步驟，但其他步驟需要手動輸入。 整個過程往往需要不同部門的同事和客戶的配合。

處理髮票需要多長時間？

簡短的回答是：這取決於。

處理髮票所需的時間在很大程度上取決於您公司的規模、您使用的軟件類型（如果有）以及涉及的付款和融資條款。

平均而言，從您收到發票到錢存入您客戶的賬戶需要三天到兩週的時間。

如果您處理髮票的時間超過兩週，則可能是一些常見問題造成的。 在這種情況下，您可能可以採取一些措施來加快流程（請參閱下文“什麼可以加快發票流程？”）。

淨 30、60 和 90 付款期限

許多企業將發票的淨期限延長 30 天，這意味著您有 30 天的時間進行付款。 有些甚至給出淨 60、90 甚至更高的條件。

這有助於您的現金流，並讓您有機會在付款前評估您購買的產品或服務。

不同的行業和行業內的利基市場可能對其付款條件有不同的規範。

例如，許多航運公司在開具發票後 60、90 甚至 120 天向貨運經紀人付款。 它導致一些貨運經紀人轉向發票保理以維持其現金流。

在淨期限要求之前付款有時可能會對您的現金流產生負面影響。 但這並不意味著您不能開始處理髮票。 您只需要在截止日期之前推遲最後的步驟。

另一方面，一些供應商可能會提供提前付款折扣。 從長遠來看，這可以為您的企業節省大量資金。

為什麼規模對發票處理時間很重要

您的業務規模會顯著影響發票處理時間。

如果您是一家大型企業，您可能擁有比一般中小企業更複雜的系統和依賴性。

在不同部門之間擁有更多級別的批准通常是造成延誤的原因，尤其是當需要批准的個人可能病假或休假時。

如果您是一家中小企業，您可能需要處理較少的發票，但您也可能需要較小的應付賬款部門來處理它們。

因此，發票處理操作的規模可能會影響您如何減少處理時間。

企業對企業 (B2B) 公司的發票處理

B2B 公司管理髮票處理的方式可能會受到更長的付款期限和可用融資的影響。

發票融資（包括發票貼現和發票保理）是B2B企業常用的一種融資方式，一般採購量較大。

它為 B2B 交易中的供應商的發票處理增加了一個額外的管理層。 但是，它可以為您提供更多時間來處理髮票。

是什麼減慢了發票處理速度？

1.發票錯誤

發票可能非常複雜。 它們通常具有識別和驗證它們所需的多個詳細信息。 這意味著需要多個字段，包括發票編號、付款明細、日期等。 在這些領域中的任何一個領域都可能犯錯誤。

如果情況發生變化，正確的發票也可能變得不正確。 例如，您可能需要在收到貨物後退貨或更改訂單。 在這些情況下，您的供應商的信用票據會派上用場。

以下是兩種最常見的發票錯誤。

1.1 銷售稅免稅錯誤

在美國，銷售和稅收規則因州而異。 免稅證書需要作為審計的證明文件保存。 與此問題相關的錯誤相對常見。

1.2. 增值稅 (VAT) 錯誤

增值稅是一個相對複雜的領域。 增值稅錯誤的範圍從簡單的拼寫錯誤到在某些情況下錯誤地回收或不回收。

2.通訊錯誤

如今，上班族平均每天收到 121 封電子郵件。 因此，發票很容易“在郵件中丟失”。

在大公司和中小型企業中，錯誤或延誤可能是由於發票發送或發送給組織內錯誤的個人造成的。

3. 發票欺詐

發票詐騙一般是指惡意第三方冒充真實合作夥伴，通過發送發票來欺騙商家的行為。

因此，您可能會收到一張看似來自供應商的發票。 這可能會導致您向欺詐者而不是您的供應商付款。 這種類型的欺詐依賴於收件人太忙而無法仔細檢查其真實性。

此交易不僅會損失您的業務資金，而且會花費您的時間和資源來糾正。

在最壞的情況下，它可能會導致您忽略來自供應商的真實發票，因為您認為它們已經付款。 這可能會產生延遲付款罰款，甚至會損害您的客戶關係。

什麼可以加快發票處理速度？

1. 建立最佳實踐

有許多最佳實踐可以提高您的發票處理效率。

例如，您可以指定會計部門的一名或多名特定人員負責處理髮票。 以這種方式分配任務有助於避免與部門中發生的許多其他流程混淆，並有助於確保及時處理髮票。

您還可以與您的會計團隊坐下來商定發票流程每個步驟的具體截止日期。 通過這樣做，您將擁有一個關鍵績效指標 (KPI)，可確保快速有效地處理付款。

2. 進銷存軟件

基於雲的發票軟件可以自動執行處理髮票所涉及的許多步驟，從向同事發送批准請求提醒到生成報告。

它還可以減少錯誤並生成有價值的數據，這些數據可以讓您深入了解客戶和員工的流程和支出模式。 此類數據可用於業務規劃和預測目的。

一些公司可能仍然使用基於紙張的手動流程。 這些都是低效的，並且會給企業帶來風險，因為文件可能會意外丟失甚至毀壞。

發票軟件的最大好處之一是為您的應付賬款部門提供了一個用於記錄和跟踪所有發票的集中界面。

3.合併發票

合併發票是指公司將一段時間內的所有發票合併為一張發票。

例如，也許您通常在每個月的月初、月中和月末進行採購。 您的供應商可以將它們合併並在每個月底發送，而不是為每次採購接收和處理單獨的發票。

這將為您和賣家節省大量管理工作。

4.降低欺詐風險

組織必須通過建立訪問協議、安全措施以及硬件和軟件解決方案來保持對其數據和信息的有效控制。

他們還必須確保所有人員都意識到保護數據免遭未經授權訪問或濫用的重要性。

此外，組織應確保員工只能訪問他們完成工作所需的信息。

結論：

發票處理由幾個獨立的步驟組成，其中可能包括組織內的多個參與者和相互依賴關係。

假設您沒有犯任何錯誤，一般的 SME 應該能夠在幾天到兩週內處理一張發票。

較大的公司有更多的發票需要處理，並且可能會受益於AP自動化軟件。 這樣可以減少錯誤並使記錄和跟踪付款更加容易。

企業通常在其發票上附有淨條款。 這意味著他們只需要在設定的期限後付款。 早於此付款可能會減少您的可用現金流量，但它可以提供提前付款折扣。

建立最佳實踐、合併發票和降低欺詐風險也將幫助您減少發票處理系統出錯的時間和可能性。

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