發票處理的工作原理

如果現金流是大多數企業的命脈，那麼發票處理就是它跳動的心臟。

進一步擴展這個比喻：發票處理效率低下會導致一般的業務健康狀況不佳，如果不加以解決，則很可能會出現更嚴重的問題。

越來越多的企業正在學習自動化發票處理工作流程是他們需要的治療方法。

讓我們仔細看看。

什麼是發票處理？

發票處理是發票的管理。 它包括從收到它們到付款後進入總帳的每個步驟。

它通常由應付賬款部門進行，並輔以自動化發票處理軟件。

發票處理的7個步驟

以下是發票處理中採取的典型步驟。

每個公司或應付賬款團隊中的此流程可能略有不同。 例如，一些公司可能會根據發票是否鏈接到採購訂單 (PO) 以不同方式處理髮票。

1. 接收發票

對於那些直接參與該流程的人來說， “接收發票”似乎是一個容易誤導人的簡單名稱。 “接受”意味著被動而直接的事情。

實際上，“狩獵”或“放牧”可能是更好的描述。

發票可以通過多種方式（多個電子郵件地址或發件人）以多種形式（物理、數字甚至傳真）到達。 他們也可能早到、晚到或根本不到！

如果未在正確的時間或渠道收到發票，則它可能會在系統中丟失。

因此，總而言之，到達您收到發票的地步並不總是那麼簡單（見下文第 7 點）。

2.發票數據錄入

收到發票後，需要對其進行分類和優先排序。 這是通過檢查每個數據並將其輸入其他會計系統來完成的。

發票有多種格式，可能包含錯誤。 對於紙質發票，通常需要對其進行掃描以創建數字表格。

數據輸入過程的一個重要部分是為每張發票分配總帳代碼（每個貸方或借方條目的唯一代碼）。 這有助於使以下處理步驟和報告變得更加容易。

此數據輸入過程可能非常耗時且容易出錯，尤其是手動完成時（見下文“常見發票錯誤”）。

3、發票核對（與證明文件相符）

盲目地支付發票而不檢查細節最終會導致錯誤。

需要根據支持證據檢查發票，例如採購訂單 (PO) 、貸項通知單或其他說明發票上所列成本的信息。

如果沒有自動發票處理系統（見下文，“自動發票處理”），則需要從不同地點收集支持文件。

它們可能是從不同的個人發送或發送給不同的個人，整理它們的人可能不知道其他現有的通信或修改它們的支持文件。

他們也可能是欺詐性的。 巴克萊銀行最近警告說，發票欺詐（冒充企業更新發票付款細節的欺詐者）正在上升，甚至可能佔英國詐騙者損失的所有資金的 55%。

4. 發票審批

完成上述步驟後，需要有人在付款前批准每張發票。

審批工作流程各不相同，但一般來說，審批要求是通用的。 即，批准發票的人需要：

• 發票
• 所有證明文件
• 任何其他信息（註釋、查詢、截止日期提醒等）

5. 提交發票付款

當發票準備好付款時，負責發票審批的個人應該確信沒有人為錯誤或其他未解決的問題。

發票是標記為立即付款還是稍後付款取決於每個應付賬款團隊和每張發票。

如果有任何情有可原的情況，例如逾期發票，則應在此階段由發件人標記。

6. 在總賬中保存發票

發票應在付款後立即保存在總帳中。

在這個階段遺漏、延遲或犯錯顯然會導致內部報告和現金流出現大問題。

它甚至會破壞外部關係。 如果未記錄發票，則可能會向客戶發送不正確的逾期提醒。

7. 圍繞發票處理的溝通

每個發票處理步驟都需要您的團隊和客戶之間的溝通。 這可能包括：

• 收貨確認
• 修改
• 錯誤說明（或潛在錯誤）
• 一般的問題

其他應付賬款功能也可能發揮作用，例如催款、信用票據發票的使用、提前付款折扣、發票貼現和發票融資。

這通常發生在同一位置發生的大量其他任務中：電子郵件收件箱。

Abode 的一項研究發現，美國工人平均每天花費 3.1 小時查看工作電子郵件。 這意味著在檢查發票流程時，新信息將進一步隱藏它。

常見發票錯誤

無論是一些相對較大的錯誤還是許多較小錯誤的累積效應，發票錯誤都可能代價高昂。

根據我們的經驗，最常見的兩個是：

1. 銷售稅免稅錯誤

每個州的銷售和使用稅規則各不相同。 免稅證明由買方簽發給賣方，賣方必須將其保存為審計證明。 確切地知道何時以及如何應用它們可能很困難，而這方面的錯誤通常會導致發票錯誤。

2. 增值稅 (VAT) 錯誤

何時適用增值稅的標準很複雜。 這方面的錯誤往往是由於對案件的誤解或疏忽，而不是打字錯誤。

自動發票處理

發票處理的每個步驟都可能出現錯誤。 員工休假、應付賬款部門人員流動等也可能導致審批延遲。

有一種方法可以為流程增加一定程度的穩定性和效率：發票處理自動化。

自動化可以加速和改進收集和處理工作流程。 它還可以自動通知內部員工。

發票處理軟件

使用正確的發票處理軟件可以改變您的業務。

雖然某些軟件會自動執行上述流程，但其他解決方案可能包括提供貿易信貸作為發票流程的一部分的能力。

這意味著 B2B 服務提供商可以將整個發票和收款流程外包給承保債務的第三方。 這樣，賣家在收到訂單後的幾天內就會收到付款，同時給客戶更長的時間來結算發票。

結論

發票處理包括從接收發票到付款並記錄在總帳中的每一個步驟。

儘管所有趨勢都指向數字發票和發票處理的增長，但在某些情況下仍使用紙質發票，需要將其掃描成數字形式。

處理工作流程需要注意細節和溝通。 它很容易被其中存在的批准工作流程中的錯誤和延遲所阻礙。

發票處理自動化是顯著改進發票處理的一種方法。 它減少了潛在錯誤的數量並集中了溝通和批准。

自動化軟件快速提取和記錄發票數據，包括個性化字段。 它不僅比手動完成更快，而且更準確。

B2B 服務提供商可能希望更進一步，因為他們會考慮最適合其業務需求的自動化軟件類型。

B2B 賣家可以部署諸如 TreviPay 之類的解決方案，在結賬時提供完全承保的貿易信用。 此選項有效地將整個發票和收款流程外包，同時鼓勵更高的支出和客戶忠誠度。

改進的處理工作流程的積極影響可以對您的業務的健康和效率產生巨大的影響。 根據所選擇的選項，它還可以幫助 B2B 賣家建立更緊密、更有利可圖的客戶關係。