如何確定移動辦公桌是否適合您的業務
已發表: 2022-10-24
有些人喜歡它。
有些人討厭它。
您辦公室的辦公桌輪用可以採用以下兩種方式之一。 或者介於兩者之間。
那麼，成功推出移動辦公的關鍵是什麼？
準備。
在本指南中，我們介紹了您在決定在您的企業中實施移動辦公環境之前需要了解的所有內容。
- 什麼是辦公桌輪用？
- 辦公桌輪用和辦公桌共享有什麼區別？
- 辦公桌輪用是個好主意嗎？
- 辦公桌輪用的優點和缺點
- 哪些公司使用共享辦公桌？
- 如何讓辦公桌輪用？
讓我們從頭開始。
辦公桌輪用是一種辦公桌環境的設置，任何登錄的人都可以在沒有預先分配的座位的情況下到達和工作。
這與每個人都有一張指定的辦公桌的典型辦公環境不同。
工作人員可以在任何一天到達，通常無需預訂辦公桌，只要他們需要就可以在那里工作。
您可能會看到為特定部門分配的共享辦公桌區域。 這意味著任何銷售人員，例如，經常外出會見客戶的人，都可以到辦公室並坐在同事附近。
如果他們一周有 50% 的時間不在辦公室，那麼他們就不需要指定辦公桌。
典型的辦公桌輪用環境包括：
- 桌面電話。
- PC 或筆記本電腦擴展塢（可能有軟電話而不是桌面電話）。
- 一個監視器。
- 用於連接其他設備的電源插座。
除了辦公桌上的這些基本物品外，熱辦公桌辦公室通常還包括可預訂的會議室、公用打印機和其他共享辦公設施。
為什麼叫辦公桌輪用？
熱辦公桌這個術語是基於“熱座位”的說法。 這用於廣播或電視節目的客人，他們在有限的時間內成為節目的焦點。
通常，他們會被提出不舒服或快速提出的問題，然後就離開了。 較短的時間跨度使座椅“熱”。
想想快速約會或玩燙手山芋。 兩種活動都不會持續很長時間，使它們都“熱”。
雖然您不需要立即讓出座位，但您必須在一天結束時將其清理乾淨，以便明天的熱桌環境被重置，任何人都可以選擇坐在哪裡。
注意：一些組織使用辦公桌預訂或辦公桌共享政策來管理半永久移動辦公桌。
辦公桌輪用和辦公桌共享有什麼區別？
重要的是要了解共用辦公桌不是辦公桌共享。
辦公桌共享只是在特定人員之間分配特定辦公桌的使用。
| 辦公桌輪用 | 辦公桌共享 |
| 辦公桌免費供任何人使用 | 桌子分兩三個人 |
| 每個人都在使用後清理桌面空間 | 可能會留下文書工作以進行移交 |
| 工作人員或成員的公共區域 | 部門專用區域 |
例如，Mohammed 可以在白天使用他需要的桌子，而 Julie 可以在她上夜班時使用同一張桌子。
實際上，穆罕默德和朱莉在各自輪班期間都有專門的工作空間； 但他們實際上是共用同一張桌子。
多用辦公桌意味著倫敦的 123 辦公桌對任何人都是免費的。
以下是實際使用的共享辦公桌的基本示例：
- 星期一：Mohammed 上班並登錄倫敦辦公室的 123 號辦公桌。
- 星期二：穆罕默德飛往舊金山辦公室並使用 456 號辦公桌。在倫敦，朱莉現在使用 123 號辦公桌。
- 星期三：朱莉再次使用倫敦的 123 號辦公桌。 穆罕默德要飛回倫敦，所以不需要辦公桌。
- 星期四：Barry 早早到達工作並登錄到倫敦的 123 號辦公桌。 Mohammed 和 Julie 都找到了免費的替代辦公桌。
- 週五：50% 的辦公室工作在家辦公。 巴里、穆罕默德和朱莉都不在辦公室。 辦公桌可供任何人免費使用。
辦公桌共享非常適合同一企業內的分班輪班。 例如，提供 24/7 支持的呼叫中心。
所有座席都需要一張桌子，但不是同時。
辦公桌輪用更適合三個主要用例：
- 為不同企業提供公共區域和工作空間的共享建築。 想想 WeWork 或大學校園。
- 員工來來去去的不規則模式的大型企業。 經常在路上的銷售團隊或在家里和辦公室之間分配時間的員工。
- 不需要大型房地產的小型企業。 如果您在任何時候只有 20 名員工，而辦公室中只有 10 名員工，請減少辦公桌空間並節省成本。
辦公桌輪用是個好主意嗎？
根據您的辦公室佈局，辦公桌輪用可能是變革性的，也可能是困難的。
如果您經營的是共享建築，例如 WeWork，那麼辦公桌輪用是個好主意。 任何人都可以到達並登錄到辦公桌，並獲得開始工作所需的一切。
即使一家企業租用了整個辦公室，您也可以在該空間內提供一個辦公桌輪用環境。 如果每個員工每天都在辦公室上班，那家公司很可能會租用自己的辦公室，而不是 WeWork。
這使得辦公桌輪用非常適合。
如果您經營一棟只有一項業務的建築物，則熱辦公桌仍然可以使用。 事實上，辦公桌輪用變得越來越普遍，因為並不是每個人都需要來辦公室了。
無論您是每週來一次的一線工作者，還是除非有重要會議，否則在家工作的知識工作者，您需要一張辦公桌，但並非一直都需要。
這就是辦公桌輪用的地方。
在考慮共用辦公桌時，請記住以下關鍵事項：
- 人們是否定期在家工作？
- 如果您創建一個專用的辦公桌輪用區，空間會得到利用嗎？
- 您是否需要空間讓所有員工在同一天共用辦公桌？
- 與為每個員工保留未使用的空間相比，實施共用辦公桌可以節省多少錢？
辦公桌輪用的優點和缺點
雖然辦公桌輪用的優點很明顯，但也應該強調一些被認為是缺點的地方。
| 辦公桌輪用的優點 | 辦公桌輪用的缺點 |
| 啟用混合工作 | 如果管理不善，可能會導致容量規劃問題 |
| 提高生產力 | 人類抗拒改變 |
| 鼓勵整潔的辦公桌政策 | 缺乏個人接觸 |
| 如果需要，每個人都有座位 | 霸占辦公桌 |
| 降低成本 | 定期清潔 |
| 與新員工會面和社交 | 不能坐在工作閨蜜旁邊 |
雖然缺乏個人風格往往讓人覺得是一種劣勢，但研究表明，簡約的辦公桌設置更有效率。
例如，5S 精益六西格碼原則建議您應該創造並保持一個整潔的工作環境才能茁壯成長。
5S'是：
- 排序：刪除雜亂和非必要的項目。
- 拉直：存放在正確位置的基本物品。
- 擦洗：保持辦公桌上的所有物品乾淨整潔。
- 標準化：記錄和分享工作場所任何變化的計劃。
- 維持：使前四個 S' 成為習慣。
將這些應用到任何工作環境都是富有成效的。 辦公桌輪用強化了這種心態，因此沒有人會日復一日地把辦公桌弄得亂七八糟。
哪些公司使用共享辦公桌？
無論是擁有 10-20 名員工的小公司還是大型企業集團，各種公司都使用了辦公桌輪用。
馬士基是世界上最大的航運公司，擁有 80,000 多名員工，在全球擁有 100 多個地點。 在其位於英國梅登黑德的辦公室中，共有六層樓，均具有辦公桌輪用功能。 每個團隊或團隊塊都被指定一個樓層，以便部門在需要時彼此靠近。
雖然內部 IT 團隊有一組靜態的辦公桌，但其餘的樓層每天都開放供任何人使用。 會議室和私人辦公室在每層樓的周邊使用。
在規模的另一端，擁有約 20 名員工的技術諮詢公司 StableLogic 在雷格斯大樓內共享辦公空間。
雖然大多數顧問會在客戶現場花費時間，但當他們返回雷格斯大樓時，他們可以選擇在私人辦公室使用共享辦公桌或坐在公共區域並使用免費電話登錄。
其他使用共享辦公桌的知名公司包括：
- 德勤
- 微軟
- 瑞士信貸
- 花旗集團
- 樂高
- 澳大利亞國民銀行
我們還在 WeWork、Regus 和 Green Desk 等聯合辦公組織中看到了常用辦公桌。
如何讓辦公桌輪用？
辦公桌輪用在某種程度上是一種個人體驗。 但是您可以應用一些基本邏輯來使辦公桌輪用在您的業務中取得成功：
- 選擇正確的技術包。
- 明確哪些區域已經預訂。
- 告知員工共享辦公桌將帶來的好處。
- 記錄登錄/註銷說明並公開。
- 當您轉移到共享辦公桌時進行溝通。
- 請記住，並非所有地方都需要有辦公桌。
- 為需要坐在一起的團隊使用預訂系統。
- 使用公共區域和小型會議室進行小組協作。
- 創建一套家規，讓每個人都知道會發生什麼。
- 在安排大型會議時計劃增加容量。
- 擁抱遠程工作，這樣辦公桌就不會成為永久辦公桌。
- 允許臨時個性化（在一天結束時或預訂後清理）。
如果支持它的技術不是一流的，那麼最好的辦公桌輪用政策就毫無價值。
確保 PC 或擴展塢是最新的，並且可以處理來自不同工作類型的工作負載。
確保他們安裝了軟件電話或您提供了實體聽筒。
隨著我們進入雲優先通信時代，您將需要一個雲電話系統 (VoIP) 為您的辦公桌提供動力。
花時間在文化和政策上，然後選擇合適的技術提供商。
如果移動辦公桌適合您的業務，請確保它得到 2022 年最佳 VoIP 電話系統的支持。