託管電話系統：功能、優點、優點和缺點

什麼是託管電話系統？

託管電話系統或云電話系統是一種商務電話設置，通過互聯網連接工作，由第三方供應商託管在雲中。 與需要您在現場擁有自己的服務器和設備的老式傳統電話系統相比，託管電話系統可以為您的企業節省維護成本和設備成本。

託管電話系統有兩種主要類型，它們是：

1)雲託管電話系統：所有電話都連接到外部 VoIP 數據中心。 電話配置了個人登錄，並預先編程為註冊到 SIP 服務器。
雲 PBX 具有您現代員工所需的所有基本功能。 語音信箱到電子郵件、自動助理、視頻會議——應有盡有。 從管理的角度來看，這是最容易管理的 PBX 平台。
2) PBX SIP Trunking ：保留現有的 PBX，但回程通過基於 VoIP 的中繼完成，用於您需要的所有外線。 如果出現 PBX 問題，您可以將電話路由到任何實體辦公室或虛擬辦公室。

託管電話系統或虛擬專用交換機 (PBX) 為您提供傳統辦公電話系統的所有優勢，而無需昂貴的硬件成本。
除了兼容手機、調製解調器、路由器和交換機的初始設置成本外，無需為您的託管電話系統分配額外資金。
哦，會好起來的。 託管電話系統可以包括傳統的 PBX 和VoIP 電話系統。 如果您已有 IP PBX，SIP 中繼將您現有的 PBX 設置轉換為互聯網供電的電話網絡。
讓我們深入挖掘並分解一些更核心的概念：

• 什麼是託管電話系統？
• 託管系統如何工作？
• 託管電話系統的好處
• 基於雲的系統的缺點
• 需要尋找的 7 個重要功能

託管 VoIP 解決方案如何工作？

您可以通過帶有云 PBX的託管電話系統接聽電話。 此在線服務器使用 VoIP 連接通過 SIP 中繼管理傳入和傳出呼叫。
以下是它的工作原理：

1. 您的企業找到了提供雲 PBX 的託管電話提供商。 然後，您將連接到他們的異地數據中心。
2. 您收到一個傳入您託管的 PBX 系統的呼叫。
3. 託管的 PBX 系統將呼叫數據轉換為數字數據包，可以通過互聯網連接傳輸。 這是託管電話系統的 VoIP 部分。
4. PBX 將傳入呼叫路由到您辦公室的桌面電話。
5. 您的座機響起，您接聽。 數字數據包被轉換回語音消息並建立連接。 您可以使用託管 PBX 作為中間人與您的呼叫者通話。

借助完整的雲電話系統，任何具有互聯網連接的設備都可以撥打和接聽電話。 您的手機、筆記本電腦、台式機和座機兼作您的商務電話。
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6 託管電話系統的優勢

以下是擁有傳統設置無法提供的基於雲的電話系統的一些主要好處：

1.安裝方便

傳統電話系統的設置過程可能漫長、複雜且昂貴。 但是託管電話系統不存在任何這些問題。
基於雲的系統的安裝和設置是在線的，因此您不需要任何人來到您的辦公室即可開始使用。 這也使它更便宜——這對於小型企業或擁有遠程團隊的企業來說非常有用。

2.節省成本

託管電話系統比傳統的替代品便宜，原因有二。 第一個：您不需要購買新的設備。 通過雲電話系統，您可以使用已有的設備。 那包含著：

• 軟電話
• 桌面電話
• 移動設備和手機（包括 iOS 或 Android 智能手機）
• VoIP 手機

基於雲的商務電話系統在維護方面也可以節省成本。 您無需召集工程師來辦公室解決問題。 您的 IT 人員無需聯繫您的服務提供商即可解決最常見的VoIP 問題。

3.統一通信平台

統一通信平台讓您可以使用單一工具進行內部和外部通信。
有了一個，各種團隊——例如銷售或客戶支持——可以將他們的整個戰略建立在他們託管的 VoIP 解決方案上。 合適的供應商提供多種功能以及撥打電話的能力。 您可以通過同一個託管電話系統向團隊成員發送即時消息、主持視頻會議和呼叫客戶。
（同樣，這對節省成本有影響：你不需要花錢買一個只做一項工作的工具。）

4.遠程團隊的靈活性

你有一個遠程團隊嗎？ 無論您是在海外出差還是在家工作，您都可以使用託管電話系統接聽電話。 您無需到辦公室即可拿起有線桌面電話。
這是因為大多數託管電話系統提供商都為其用戶提供軟件。 您的遠程團隊可以將他們的商務電話軟件下載到他們的設備上。 PBX 提供商只是建立連接，並將傳入或傳出呼叫轉移到您的設備。 您的呼叫者不會注意到任何差異——尤其是當您的提供商提供屏蔽呼叫者 ID時。

5.更好的可擴展性

擁有一個隨著您的業務增長而增長的電話系統非常重要。 每當您添加新的團隊成員時，從您的傳統電話系統中呼叫不僅令人沮喪。 它也很貴。
這就是為什麼擁有託管電話系統的最大優勢之一是可擴展性。 添加新的團隊成員？ 只需登錄您的提供商的雲平台並讓他們進入。

6.更安全

企業擔心電話系統的安全性也就不足為奇了。 數據洩露的平均成本為 392 萬美元。
社會工程是最常見的數據洩露類型之一。 當黑客模仿您的電話提供商並要求他們交出信息時，就會發生這種情況。 他們可以使用這些數據來接管您的系統。
但是，託管電話系統具有針對社會工程的額外保護層。 大多數著名的 VoIP 提供商都擁有強大的身份管理工具。 您永遠不會被騙交出黑客的信息。
並且，強大的加密功能可確保黑客永遠無法竊聽商務電話。

託管電話系統的缺點

我們知道託管電話系統有很多優點。 但是當談到不利因素時，事實是：並不多。
您需要考慮的一件事是您是否有足夠強大的互聯網連接來接聽 VoIP 電話。 如果你在辦公室，這相對容易。
但是，如果您有一個遠程團隊，則需要確保每個團隊成員都可以訪問強大的互聯網連接來撥打和接聽電話。
VoIP 呼叫每條線路需要至少 100 kbps 的上傳和下載帶寬。 此外，您需要至少 1 兆字節的可用專用帶寬才能同時進行 10 次高質量的 VoIP 呼叫。
主要運營商為商業用戶提供千兆速度 (1000 Mbps)。 對於小型企業，單個 DSL 或光纖連接就足夠了。

然而，託管 VoIP 的最大缺點是它不具備傳統電話的永遠在線特性。 託管電話系統需要同時為電話和網絡基礎設施供電以提供互聯網訪問。
這就是為什麼傳統的 PBX 電話系統通常被認為更可靠的原因：因為它們不依賴於兩個外部電源。

尋找 7 個託管電話系統功能

有大量託管電話系統提供商可供選擇。 並非所有這些都提供您的業務所需的功能。
以下是您在選擇 VoIP 服務提供商時要尋找的幾個高級功能：

1) 語音郵件到電子郵件轉錄

聽到語音郵件是您的電話系統應具備的一項關鍵功能，這一點也就不足為奇了。 沒有它，您可能會冒著人們在您錯過電話後永遠不會回電的風險 - 並且可能會失去客戶。
但是，抽出時間來處理這些語音郵件可能會很棘手。 使用此功能，您可以將語音郵件消息轉錄並直接發送到您的收件箱。 您無需聆聽消息即可回复。 只需收聽語音郵件轉錄並永久記錄來電的內容。

2) 視頻會議功能

工作場所現在比以往任何時候都更接受遠程工作。 這意味著公司會尋找提供視頻會議作為其套餐一部分的託管電話系統提供商。
您的虛擬 PBX 可以兼作團隊的會議工具。 不再有 Google Meet、Skype 或 Zoom 等視頻會議插件！ 只需確保仔細檢查您選擇的軟件包中是否包含此功能。

3) 安全可靠

託管電話系統的可靠性是許多雲技術新手關注的原因。 但是，不要害怕：VoIP 連接與傳統的有線設置一樣（如果不是，更）安全。
關鍵是選擇安全的 VoIP 提供商，例如 Nextiva。 我們的網絡有 99.999% 的正常運行時間，並且通過運營商級數據中心建立連接。 換句話說：幾乎不可能有人破解連接並竊聽您的電話。
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4) 通話錄音

無論是一對一的進度審查還是培訓，通話錄音都可以幫助您監控客戶互動。 例如，您可能會看到一位銷售代表的成交率低於其他代表。
使用他們的通話錄音找出可能發生這種情況的原因。 您可能會發現他們未能解釋您的一個 USP，這導致他們的關閉率很低。

5) 實時通話分析

詢問大多數企業他們的團隊的效率如何，他們會很難找到答案。 傳統電話系統只是接聽來電並將它們與桌面電話匹配——就是這樣。 沒有額外的統計數據可用。
但是，一些託管電話系統提供實時呼叫分析。 這意味著您可以報告您的團隊使用實際數據的效率，例如：

• 呼入電話
• 總來電
• 接聽電話
• 未接來電
• 免費電話
• 內部/外部呼叫
• 談話時間
• 國際電話
• 語音信箱電話
• 排隊的來電

6) 自動乘務員

如果您的託管電話提供商提供自動助理，您不需要接待員來篩选和轉移來電。 此自動消息詢問呼叫者需要什麼幫助，並將其傳遞給最相關的人。
該呼叫路由系統也稱為交互式語音響應(IVR)，可為每個人節省時間。 您可以在線為系統設置規則。 因此，如果有人撥打您的業務電話號碼並按#2 尋求客戶支持代理，您已經有了關於哪個代理的線路將響鈴的規則。
（如果您有呼叫中心，您甚至可以選擇一組座席的線路來振鈴。託管電話系統將它們發送給下一個可用的座席。）

7) 卓越的通話質量

企業切換到基於 VoIP 的電話系統的一個共同問題是通話質量。 他們假設由於連接不是有線的（並且互聯網連接可能不穩定），質量會受到影響。
那不是真的。 事實上，託管的 VoIP 呼叫比傳統電話線路更清晰。 您將需要至少 100 Kbps 的良好互聯網連接，但大多數 ISP 提供的速度至少是該速度的一百倍（10 Mb）。 這意味著您可能已經準備好通過虛擬電話系統撥打和接聽高質量的電話，即使您正在撥打長途電話。

準備好切換到託管電話系統了嗎？

毫無疑問，託管電話系統是前進的方向。 銅線在辦公室周圍製造迷宮的日子已經一去不復返了，而陳舊的技術需要每隔幾個月更換一次。
但請記住檢查您的新電話服務提供商是否提供您需要的高級功能。 這樣一來，您的整個企業就無需處理接管整個辦公室的過時、昂貴的電話系統。
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