符合 HIPAA 的 VoIP：為什麼保護病患隱私至關重要

在高風險的醫療保健領域，病患資料比信用卡資訊更有價值，保護您的企業免受網路威脅不僅是明智之舉，也是明智之舉。 必須的。

隨著醫療保健組織轉向基於雲端的通信，例如互聯網協議語音 (VoIP)，理解和實施 HIPAA 合規性的細節是不容協商的。

我們將指導您了解符合 HIPAA 的 VoIP 服務的關鍵方面，幫助您保持最高的隱私標準，避免巨額處罰，並透過增強的資料安全性與患者和供應商建立信任。

什麼是 HIPAA 以及誰必須遵守？

HIPAA是美國國會於 1996 年頒布的《健康保險流通與責任法案》。 它維護各種形式的私人醫療保健和病患資訊（尤其是電子資訊）的機密性和安全性。

這就是符合 HIPAA 要求的 VoIP 服務的用武之地。

醫療保健產業中使用的所有 VoIP 技術都必須符合 HIPAA 標準，確保透過這些平台共享的病患資訊保持安全和保密。

但誰需要遵守呢？ 管理電子受保護健康資訊（ePHI 或 PHI）的任何組織。 這包括醫療保健提供者和票據交換所、健康計劃以及所有相關業務。

最重要的是，HIPAA 合規性不是可選的。

這是一項法律要求，主要由美國衛生與公眾服務部民權辦公室 (OCR) 執行。

透過遵守 HIPAA 標準，醫療保健提供者可以維護醫療保健產業的誠信，並保護可輕易用於實施身分盜用等犯罪行為的病患資訊。

涵蓋的通訊類型

HIPAA 合規性涵蓋廣泛的通訊領域。 以下是流行的醫療保健溝通管道的建議方法。

• 電話： HIPAA 要求所有電話（尤其是 VoIP 對話）在討論 PHI 時必須安全且保密。 在您的 VoIP 電話系統中實施加密以防止未經授權的存取。
• SMS 文字訊息：包含 PHI 的文字訊息必須加密並透過受保護的網路傳送。 發送者還必須確保接收者有權接收此類資訊。
• 傳真： VoIP 傳真涉及透過 IP 網路傳送和接收傳真，而不是使用傳統的公用電話服務。 電子傳真必須符合 HIPAA 要求，必須加密、安全存儲，且未經授權的個人不得存取。
• 團隊溝通：這包括內部溝通，例如電子郵件、即時訊息和其他數位協作工具。 HIPAA 法規要求這些工具是安全的，且 PHI 只能由授權人員存取。 應進行審核以追蹤團隊內的存取控制和 PHI 共用。 審核日誌也應存檔。
• 視訊會議：隨著遠距醫療的日益普及，HIPAA 期望視訊會議工具遵循某些安全條件，包括端對端加密和安全用戶身份驗證，並且討論的任何PHI 不會被未經授權的各方攔截或訪問。
• 語音郵件訊息： HIPAA 也擴展到語音郵件訊息。 語音郵件系統必須安全，並且必須控制存取並僅限於授權人員。 透過語音郵件傳輸的 PHI 也必須加密。

違規風險

違規造成的商業後果不僅是罰款，還可能對您的聲譽造成長期損害。 侵犯患者隱私可能會導致公關危機和訴訟，嚴重影響公司的財務狀況。

違反 HIPAA 最常見的例子包括缺乏加密、遭到駭客攻擊、未經授權的存取、公司設備遺失或被盜、處置 PHI 以及從不安全的位置存取 PHI。

認真對待 HIPAA 合規性，以避免以下處罰。

罰款：HIPAA 違規行為按級別分類，罰款從 137 美元到最高 200 萬美元不等。

1 級違規金額從 100 美元到 50,000 美元不等，每年最高可達 25,000 美元。

HIPAA 最嚴厲的處罰從每次違規 5 萬美元起，每年最高約 210 萬美元，罰款金額每年都會根據生活成本的調整而變化。

您可以在此處找到最近違反 HIPAA 的案例和相關罰款。

民事 HIPAA 處罰是針對沒有惡意實施違規行為的個人。 同時，如果違法行為具有犯罪意圖，則會對個人處以刑事處罰。

客戶體驗差

認為自己的個人健康資訊沒有得到安全或保密處理的患者很難信任他們的醫療保健提供者。 這可能會影響患者的保留率，並降低他們分享有效治療所需資訊的意願。

品牌聲譽受損

違反 HIPAA 的行為會迅速蔓延，並常常導致負面宣傳。 病患資料處理不當可能會迅速損害您作為值得信賴的醫療保健提供者的聲譽，並可能對公眾對您業務的可靠性、可信度和整體誠信的看法產生負面影響。

訴訟和財務和解

不遵守 HIPAA 可能會導致受影響的患者或團體採取法律行動。 訴訟涉及昂貴的法律費用和潛在的和解，並將佔用您醫療保健業務的大量時間和資源。

大部分違規罰款來自和解。 此外，公開的法律鬥爭只會進一步損害您在醫療保健領域的聲譽和信譽。

在 HIPAA 合規性方面保持領先地位

實施以下步驟可協助您的團隊在醫療保健業務的日常溝通中保持 HIPAA 合規性。

維護這些標準表明您對病患隱私的承諾，並在組織的各個層面創造合規和尊重的文化。

執行業務合作夥伴協議 (BAA)：與處理您的 PHI 的所有供應商實施 BAA。 本協議是具有法律約束力的文件，可根據 HIPAA 的要求確保 PHI 的隱私和安全。

加密您的通訊：加密是 HIPAA 合規性中不可協商的組成部分。 所有包含 PHI 的電子通訊形式，包括電子郵件、簡訊和 VoIP 呼叫，都必須加密，以防止傳輸過程中未經授權的存取。

使用經批准的商業通訊工具：選擇符合 HIPAA 的通訊平台和工具可確保患者的資料在所有傳輸點保持安全和私密。 這些工具具有符合 HIPAA 準則的內建安全性。

維護準確的通話記錄：保留所有 PHI 通訊的詳細日誌至關重要。 HIPAA 要求您保留通訊記錄以及日期、時間和相關方等上下文詳細資訊。

停用不合規的功能：如果您的通訊平台包含不符合 HIPAA 的功能，請在使用前停用這些功能。 請注意不加密訊息的功能或不符合 HIPAA 標準的通話錄音功能。

教育您的團隊：事實是，醫療保健領域61% 的資料外洩是由員工疏忽造成的。 確保您的醫療保健專業人員了解最新的 HIPAA 標準和年度更新。

HIPAA 計劃於 2024 年引入更嚴格的網路安全要求。這些變更旨在解決醫療保健行業內日益增加的威脅並確保病患資訊的保護。

為了準備這些變化，您的團隊應該首先審查當前的網路安全和隱私協議並確定需要加強的領域。

投資培訓和教育可以幫助您的團隊了解 HIPAA 的重要性，並幫助他們正確使用溝通工具。

最後，由於網路釣魚攻擊佔所有醫療資料外洩事件的45% 2021 年，必須培訓您的員工識別並正確報告這些事件。

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鑑於醫療保健通訊的敏感性，強大、安全且可靠的解決方案至關重要。 Nextiva 符合 HIPAA 的 VoIP 服務作為北美許多醫療辦公室的可擴展解決方案脫穎而出。

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展望未來，醫療保健領域的技術整合沒有放緩的跡象。

隨著人工智慧等新技術將進一步重塑醫療保健，保護所有平台上的患者數據、認識到違規風險並積極採取綜合策略保持領先地位的需求變得前所未有的重要。

醫療服務提供者必須積極主動地滿足當前法規，並為患者資料保護的未來進步和挑戰做好準備。 這是維持醫療保健產業信任和堅持最高標準的關鍵。

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