管理遠程網頁設計和網頁創建團隊的快速入門指南

2021 年已經過去了一半以上，您已經被與遠程和混合勞動力世界相關的一系列內容所淹沒，當然，還有“前所未有的時代”這一短語的健康補充。

讓我們放大一種類型的團隊，他們的工作中出現了最大的增長之一——網頁設計。

在此博客中，我們將提供管理遠程 Web 設計團隊的快速入門指南，以及如何使用項目管理工具來應對他們面臨的一些最大挑戰。

甚至在 2020 年大流行爆發之前，網站就已經很受歡迎，無論是針對新業務，還是相反，為現有業務修改營銷策略。
2020 年，大量公司轉向在線服務。領先的網絡託管平台 GoDaddy 從 2 月到 4 月新增付費用戶增長了 48%，市場份額接近 17%。

這標誌著一種正在勞動力中掀起波瀾的持續趨勢的開始。 為了滿足網站創建、設計和所有數字營銷需求，對網頁設計師和支持團隊的需求也在增長。 根據美國勞工統計局的數據，未來十年網頁開發人員和數字設計師的工作前景為 8%，遠高於平均水平。

Web 團隊或 Web 設計和創建團隊需要令人印象深刻的技能組合，並且通常需要許多人力資源才能有效協作並產生令人驚嘆的、用戶友好的結果。

在團隊成員中，將有從戰略和規劃、項目管理、UI 設計和圖形設計到網絡技術和網站製作等方方面面的專家。

這些角色中的每一個都有特定的工作方式和工作流程。

協調和管理所有關鍵參與者，同時保持清晰的溝通並且不忘記目標並非易事。 如果每個團隊成員或子團隊都依賴一種完全獨特的方法來計劃、完成、衡量和報告他們的工作，這尤其適用。 再加上一些在公司內部、在家工作的團隊成員或自由職業者——你很可能會在未來遇到麻煩。

這就是項目管理工具的用武之地。當您與遠程團隊合作時，在線項目管理軟件是將每個人及其工作流程集中在一個地方同時最大限度地減少或消除因溝通不暢和手動任務而損失的時間的最佳工具。

即使從遠程網頁設計團隊的簡短描述中，也很容易看出這句古老格言背後的真相，“細節決定成敗”。

在這份管理遠程 Web 設計團隊的快速入門指南中，我們的目標是為您提供一些穩定的基礎，以幫助您評估和理解您的團隊的獨特考慮因素。 當然，我們還會推荐一些一流的工具和功能，幫助您啟動並保持成功。

讓我們開始吧。

無論您是經驗豐富的項目經理、團隊成員，還是組建遠程 Web 設計團隊的人才招聘專家，重要的是要清楚地了解您正在與誰一起工作以及與誰一起工作。 首先問自己這些可以幫助您制定策略的問題：

• 每個團隊成員帶來多少經驗？ 您主要與初級、中級或高級專業人員一起工作嗎？
  
  
• 您計劃與組織中的其他團隊建立多少聯繫點？ 撰稿人會直接與網頁設計師聯繫嗎？ 在將它們添加到網頁之前，有哪些溝通和批准的途徑？

• 哪些工具對您的網頁設計團隊的成功至關重要？ 這種問題可以幫助你決定或縮小你現有的技術堆棧。

• 每個團隊成員的職責、日程安排和工作能力是什麼？ 這三個方面可能會受到遠程工作的高度影響，所有團隊成員都可以理解甚至一眼就能看到這些信息，這一點至關重要。

您肯定可以提出和評估更多問題。 儘管如此，這些仍然可以創建一個框架，用於開發有效的工作流程並為您的網頁設計團隊確定最佳項目管理工具，我們將在下一節中詳細介紹。

設計最重要的功能之一是以創造性的方式為用戶解決問題——這對於遠程設計團隊來說更具挑戰性。 會議和同步提供了一個機會來擴展隊友的想像力和開發成功的必要係統。

如果沒有會議室、白板和舒適的面對面會議，這怎麼能實現呢？ 請記住以下幾點：

• 包括合適的人，而不是所有的人。 如果您的團隊或組織進入了遠程或混合工作環境，那麼每個人用於會議的時間肯定會增加。 有策略地考慮誰需要參加實際會議，誰可以在專用工作流平台上與誰共享上下文更新。

• 始終有一個清晰的議程，即使是頭腦風暴會議。 在“變焦疲勞”的嚴酷現實中，時間顯得尤為重要。 作為會議組織者，請確保在會議邀請中包含一個簡短的議程，並在會議期間堅持執行。 它將幫助您快速“確定”會議中提出但應在其他時間解決的想法。

• 將視頻通話留給最重要的事情。 在你安排另一個狀態更新會議之前，考慮一下你是否可以在另一個平台上最好地傳達它，比如每個人都可以看到的聊天或更新線程。 將會議用於更複雜的事情，例如解釋新流程或解決問題。

• 考慮站立會議的長度和頻率。 雖然每天召開站立會議可能是常態或傳統，但請考慮什麼對您的團隊最有利。 例如，InVision 的高級設計經理凱特琳·瓦格納 (Caitlin Wagner) 表示，她的團隊決定改變現狀，“……相反，團隊制定了周一/週三 30 分鐘的站立會議節奏，週二/週四的一小時設計評論，以及週五的“快樂半小時”，討論與工作無關的話題。”

遠程工作可以突出工作場所問題，或者作為加強或建立現有公司文化的機會。 作為遠程設計經理，您有機會在管理團隊時成為遠程設計經理的延伸。 促進積極的遠程工作文化的幾種方法是：

• 舉辦研討會和編程馬拉松。 為日常工作之外的會議安排時間非常重要，以幫助您的團隊溫習新技能、解決問題，甚至只是將時間投入到已經擱置一段時間的項目或計劃中。 為了讓他們更有吸引力，您可以邀請一位客座講師或讓其中一名團隊成員計劃會議。 這些活動還將反映您的組織對其員工的專業和個人發展的興趣。

• 製作一流的虛擬入職。 遠程加入一個新團隊有時會讓新員工感到不舒服、被孤立或不知所措。 以下是出色的虛擬入職培訓的六個最佳實踐：
  • 在第一天之前開始入職體驗。 在新員工首次“登錄”之前讓他們感到賓至如歸至關重要。 考慮發送一個歡迎包，其中包含公司手冊、入職計劃概覽和公司贈品等材料。
  • 準備好入職時間表和資源指南。 讓新員工的第一周或第二週盡可能順利，為他們制定一個計劃，包括他們將遇到的人、重要信息以及他們應該開始熟悉的資源。 在 monday.com，每個新員工都有一個特殊的入職板，上面有這些材料。

• • 分配一個“夥伴”。 指派一位樂於助人但不是直接經理的同事可以同時完成兩件事——新員工在與工作相關的進進出出方面得到幫助，並立即在他們的團隊中建立聯繫。 monday.com 還為所有新員工指定了好友。

• • 立即將它們與一項簡單的任務結合起來。 新員工可能面臨的主要壓力源之一是感覺除了閱讀材料和介紹性會議之外，他們不知道該做什麼。 除了他們的 HR 文書工作或 IT 設置任務外，還給他們一項有助於實現團隊目標的簡單任務，讓他們感到參與並建立信心。

• • 主持虛擬培訓課程。 雖然像幻燈片和手冊這樣的書面和視覺指南有其用武之地，但請確保為您的新員工提供一些現場和錄製的培訓課程——尤其是在使用特定工具和軟件時。

在處理不再面對面的工作關係時，遠程工作可能會給領導層帶來挑戰。 溝通中斷和工作安排差異會導致真正的麻煩。 以下是一些建議：

• 保持溝通暢通。 讓你的隊友或下屬知道你可以解決疑慮和指導，同時對你可以提供的內容以及適當的時間和方法設定期望。 例如，遠程工作期間對專業發展的擔憂不應該是 Slack 聊天。

• 提高員工認可度。 由於辦公時間更少或為零，以及對電子郵件超載的擔憂，識別員工可能會被一些遠程團隊擱置一旁。 我們鼓勵您找到創造性的方法來解決這個問題，無論是將 Slack 頻道專門用於慶祝和表彰，還是創建時事通訊。 讓員工知道他們受到重視有很長的路要走。

• 成為工作與生活平衡的擁護者。 一定要讓大家知道，您的團隊的工作與生活平衡已得到理解並且是優先事項。 在製定自己的日程安排並靈活應對他人的日程安排時，您可以以身作則。

• 避免事無鉅細。 良好的遠程管理需要深思熟慮的計劃和信任。 為了一目了然地了解您的團隊正在做什麼，同時能夠留下評論和問題，您可以使用來自 monday.com 的模板。

我們可以離開成為好萊塢明星的三重威脅，但我們認為最好由智能遠程網頁設計和創作團隊來完成。 要快速啟動新項目、充分利用團隊的現有工作並確保一致性和質量，我們建議使用 Work OS。

不用說，網頁設計師和創作者很少完全獨自工作，將所有研究和開發都投入到一個項目中。 Work OS 使軟件的力量民主化，因此組織可以輕鬆構建適合其需求的應用程序和工作管理工具，而不是受限於傳統項目管理工具的限制。 以下是 monday.com Work OS 的一些功能，非常適合遠程網頁設計團隊：

• 實時狀態和時間表更新：複雜設計項目的項目計劃通常會包括其他專業資源，如開發人員或產品經理。 monday.com 使團隊能夠向相關利益相關者或客戶更新每項任務的狀態以及項目所處的位置，以幫助實現項目目標。

• 每個迭代或項目的單獨渠道：由於您的網頁設計團隊成員從不同的位置或設備處理項目的不同部分，因此將項目分成多個渠道至關重要——無論是按主題、迭代日期還是必須完成的任務. 通過將此信息和計劃放在每個人都可以訪問的時間線或日曆中，可以減少出錯的空間和浪費的時間。 也就是說，您可以使用類似此數字資產管理模板的方式來管理共享資產。
  

• 實時的上下文交流：任何網頁設計過程都將通過與他人分享想法、想法和思考來塑造。 無論是客戶還是團隊成員，您都需要一種更有條理的方式來分享參考資料和想法，以便獲得反饋。

在 monday.com 平台上，您和任何有權訪問您的項目板的人都可以直接在您正在處理的任務上添加照片、視頻、音效、GIF 和您能想到的任何其他靈感來源。 monday.com 還集成了您現有的工具，以進一步將它們整合在一起。 使用 Adob​​e Creative Cloud 模板進行創意規劃是設計團隊的最愛，因為您可以通過將 Adob​​e CC 與您的看板同步來調整您的設計工具和工作流程，同時概述項目、跟踪進度以及無縫上傳您的文件或資產，以便它們始終可以訪問.

• 遠程通信平台：雖然在線共享您的工作已經取得了很大進展，但肯定有一些會議和對話最適合當面進行，或者在遠程團隊的情況下，通過視頻通話進行。

熱門選擇包括 Zoom、Google Hangouts 等，monday.com 提供與之集成的功能。 無論您選擇哪一個，都要使其成為團隊成員的標準，並確保將其與您的團隊日曆同步。

建立和管理成功的網頁設計團隊和項目是一個涉及前瞻性思維、積極主動的行動以及將所有人和所有事物聚集在一起的正確工具的過程。

通過評估您現有和未來的目標和優先事項，您可以在選擇最重要的項目管理工具（即網站構建器平台和 Work OS 之類的工具）時做出最明智的決定。