5 種策略來增加你的軟件匹配的機率
已發表: 2022-05-07只有 27% 的小型企業購買者購買的軟件完全滿足或超出了他們的預期。 使用這些行之有效的實踐，使軟件選擇成功。
當您需要為您的小型企業購買軟件時，成功之路似乎一清二楚：找出問題，然後在您的預算範圍內找到最能解決該問題的軟件。 在這種簡單的情況下，每次購買軟件都應該是贏家，對吧？
但是，如果加上預算和優先事項的變化、利益相關者的疏離、時間緊迫以及來自大量來源的競爭信息等障礙，這條曾經清晰的成功之路變得更加不確定。
作為小企業主或領導者，您知道失敗不是一種選擇。 我們完全同意。 由於代價高昂的錯誤空間很小，每次購買軟件都需要進行本壘打。 這就是為什麼我們調查了小型企業領導者關於他們選擇軟件的過程，並確定了五種可以增加您成功購買軟件的機率的策略。
將這五種策略視為可以照亮您成功之路的指路明燈，讓您對最終的購買決定充滿信心。 如果您準備好了，請繼續閱讀以了解找到滿足您需求的優秀軟件的公式。
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在商業軟件上獲得 Great Match 有多難？ -
策略#1：關注內部目標而不是外部壓力
策略二：鼓勵決策影響者充分參與
策略#3：通過獨立來源驗證信息
策略 #4：利用免費試用期
策略#5：拒絕重新審視你的候選名單
在商業軟件上獲得 Great Match 有多難？
由於存在如此多的障礙，並且可供選擇的軟件選項越來越多，如果您是一家小型企業，則無法保證找到能夠重點檢查所有框的軟件。
事實並非如此。 在 Capterra 對 1,000 名對軟件購買決策有影響的小企業領導者的調查中，只有 27% 成功地在他們組織的最後一次軟件購買中獲得了我們所謂的“最佳匹配”（單擊此處了解我們確定最佳匹配的方法）匹配）：
換句話說，只有大約四分之一的小型企業軟件購買會導致完美匹配：在不妥協的情況下達到或超過預期的交易。
而已！ 其餘的要么在最初的願景上妥協，要么購買未能達到預期的軟件——導致進一步的問題、額外的軟件購買，或者在最壞的情況下，購買後悔迫使小企業重新開始。
那麼，您如何成為少數成功者之一，而不是眾多失敗者？ 答案在於我們在下面列出的五種策略。
這些策略可以在任何小型企業中實施，無論您購買什麼軟件或您的技術知識如何，並且可以提高您選擇滿足您所有需求的軟件的可能性。 讓我們開始吧。
策略#1：關注內部目標而不是外部壓力
作為 Capterra 2020 年頂級技術趨勢調查的一部分，我們要求小型企業軟件購買者選擇觸發他們對新技術投資的三大因素。 結果表明，購買軟件的決定可能來自多種不同的動機：
您可能認識到您自己從該列表中購買軟件的動機。 正是這種動機——你首先購買軟件的原因——才會開始出現問題。
具體來說，我們發現，當企業在購買軟件時專注於內部動機（例如提高生產力或效率）時，他們獲得出色匹配的機會高於平均水平。 另一方面，當他們專注於競爭壓力等外部動機時，Great Match 的可能性會急劇下降。
儘管是推動小型企業技術採購的第三大常見因素，但競爭壓力僅在 9% 的情況下產生了出色的匹配。
原因很簡單：屈從於競爭壓力會導致目標不明確的惡意軟件投資。 如果沒有諸如生產力或效率之類的指標來準確衡量成功，並且沒有考慮某個軟件投資是否對您的獨特業務情況有意義，那麼購買後悔的可能性就很高。
無論競爭對手在做什麼，每次購買軟件都應與您的小型企業的目標保持一致。 以下是您如何磨練軟件購買可以幫助您實現的特定內部目標：
- 查看關鍵績效指標 (KPI)，例如收入、成本或生產力，並確定您的業務在哪些方面未達到預期。
- 與其他業務主管合作，找出您未達到特定 KPI 的根本原因。 例如，如果收入很低，您可能無法接觸到足夠多的客戶。
- 把這個問題（沒有接觸到足夠多的客戶）變成一個具體的目標（我們需要通過我們的社交媒體營銷工作來接觸 15% 以上的客戶），然後專注於具有可以幫助您實現該目標的功能的軟件產品。
策略二：鼓勵決策影響者充分參與
確實如此：您的軟件採購團隊中的人員對採購成功有重大影響。 但也許不是你想像的那樣。
例如，您可能假設需要涉及某些角色或部門。 我們發現情況並非如此。 無論選拔團隊是否包括來自 IT、HR 或企業領導層的成員，它都不會對獲得最佳匹配的可能性產生重大影響。
相反，我們發現軟件採購團隊每個成員的參與程度和影響力要重要得多。 讓我們分別看看每個因素。
避免偶爾無法完全承諾的參與者
我們詢問受訪者有多少積極參與者（參與所有或大多數與購買軟件相關的討論的人）和偶爾參與者（不參與定期討論的人，只是不時“加入”）參與軟件購買決策。 我們發現那些沒有偶爾參加的人更有可能在軟件上獲得一場偉大的比賽。
Gartner 解釋了為什麼偶爾的參與者會阻礙軟件購買努力（Gartner 客戶可以獲得完整的研究）：
“偶爾的參與者通常不會了解與採購團隊成員進行的所有討論的完整背景。 結果，他們要么為過程增加有限的價值，要么可能帶來有偏見的觀點，從而貶低項目團隊的工作。”
盡可能鼓勵軟件選擇團隊的所有成員積極參與。 根據需要重新安排會議和演示，讓每個人都參與進來，並刪除不能完全參與流程的成員。
減少沒有決策影響的成員數量
我們還詢問了軟件選擇團隊是如何在決策者、決策影響者和沒有決策影響力的人之間分解的。
我們發現，沒有決策影響的參與者越少，結果就越好。 在我們的調查中，與沒有獲得 Great Match 的受訪者相比，獲得 Great Match 的受訪者平均少一名成員對他們的團隊沒有決策影響。
這種差異可能看起來很小（一個人！），但是在最終購買決策上的影響為零時，團隊中沒有決策影響力的每一個額外成員都會使選擇過程變得混亂，並且更難達成共識。
我們的研究表明，當軟件採購團隊減少脂肪（不積極參與或沒有決策影響力的成員）時，就會產生良好的結果。 以下是如何組建一支精幹、簡陋的軟件採購團隊：
- 為潛在的團隊成員提供購買決定的時間表，並詢問他們是否可以完全承諾重要的日期。 如果他們不能承諾，考慮限制他們的角色或不完全包括他們。
- 在流程的早期使用 DACI/RACI 模型來指定誰批准決策、誰影響決策以及誰只需要知情。 （如果您不熟悉此模型，請在“實現軟件實施的 3 件必須做的事情”中了解更多信息。）
- 如果是否包括某人是一個折騰，請選擇排除他們。 歸根結底，人越少越好。 （聽說過廚房裡有太多廚師嗎？）
策略#3：通過獨立來源驗證信息
當您和您的團隊開始研究不同的軟件選項時，您會很快發現來自軟件供應商的信息無處不在。 找到一個演示視頻，供應商可能製作了它。 嘗試確定產品是否具有特定功能，供應商的網站可能會成為您 Google 搜索的第一個結果。
在我們的調查中，Great Match 和非 Great Match 買家在研究期間都依賴供應商提供的信息。 這些信息很重要，坦率地說，是不可避免的。 然而，Great Match 購買者的不同之處在於，他們採取了額外的步驟來驗證他們通過獨立來源學到的東西。
根據我們的調查結果，Great Match 和非 Great Match 買家在審查軟件供應商時使用的來源幾乎相同。 唯一的區別是，Great Match 買家使用獨立來源（如用戶評論、第三方專家和同行）的可能性幾乎是後者的兩倍。
通過這些獨立來源審查供應商可以幫助確保您的團隊獲得可靠和準確的信息——這些信息不會偏向於讓您在虛線上簽名。 如果供應商引導您獲取獨立信息（而不是讓您遠離它），這也是一個很好的跡象，表明他們相信他們的產品質量不言自明。
Capterra 擁有許多獨立的數據資源，可以幫助您和您的團隊在不受供應商影響的情況下，為您的需求提供最佳軟件選項。 以下是一些示例（我們使用了 CRM 軟件，但此信息適用於任何軟件類別）：
- 單擊我們網站上的任何產品，以閱讀像您這樣的真實用戶的詳細評論。 通過“使用商業軟件評論找到合適產品的 4 條提示”了解如何從軟件評論中獲得最大價值。
- 我們的比較工具允許您一次比較多達四種產品，以了解它們在價格、功能和用戶評分方面的對比情況。 您還可以查看其他用戶進行的熱門比較。
- Capterra 上的每個主要軟件類別都有我們的 Top 20 報告，該報告使用搜索引擎數據和用戶評分來確定 20 種最受歡迎的產品。 如果您沒有任何特定的產品，這是一個很好的起點。
策略 #4：利用免費試用期
您可以閱讀、觀看和消化那裡的所有軟件研究，但最終，沒有什麼比坐下來親自嘗試軟件更好的了。
大多數供應商提供的免費試用期是評估您的選擇和做出更好決策的寶貴工具。 我們的研究支持這一點：將免費試用期列為深入評估軟件供應商的最重要信息來源的買家最有可能獲得最佳匹配。
那不是全部。 當受訪者表示免費試用最常激發他們對產品的興趣，或者是幫助將產品列入候選名單的最大幫助時，它導致了類似的 Great Match 成功（分別為 42% 和 41%）。
除了讓您的團隊有機會親身體驗並了解系統的用戶友好性之外，免費試用也是您在小型企業特有的情況下對軟件進行壓力測試的唯一方法之一。 您可以測試工作流程並確定流程差距，以查看軟件在您計劃使用它的確切場景中的執行情況。
簡而言之，沒有更好的方法來評估您的軟件選項。 使用那些免費試用，人們！
一旦您的免費試用期開始，時鐘就會開始滴答作響。 以下是如何充分利用免費試用的時間：
- 將日曆上的實際時間用於潛入軟件並對其進行測試。 如果您將免費試用期視為“如果我能做到”的活動，那麼您永遠不會。
- 讓不同類型的用戶（管理員、IT 人員、普通員工）試用該軟件，從他們的有利位置確定優缺點。
- 在用戶使用該軟件一段時間後收集用戶反饋，以提出後續問題並做出決定。 如需更多幫助，我們鼓勵您閱讀“收集軟件搜索反饋的 3 種方法”。
策略#5：拒絕重新審視你的候選名單
在研究和討論了看起來很有前景的軟件選項之後，您和您的團隊會將這些選項縮減為值得深入考慮的供應商候選名單。
最終確定後，您很容易擺弄您的候選名單。 我們的研究很明確：不要這樣做。 我們發現，您越頻繁地重新訪問您的候選名單以添加更多供應商，您獲得最佳匹配的可能性就越小。
你可能認為重新審視你的候選名單是徹底的，但你真的只是優柔寡斷。
不斷向您的候選名單添加選項不僅會延遲整個過程並讓您的團隊有更多的供應商進行評估，而且還會首先對您的初始候選名單產生懷疑。 如果您很想添加其他供應商，您是否真的找到了最佳選擇？
那些很少或從不重新審視他們的候選名單的人可以這樣做，因為他們的研究已經徹底，並且在他們的候選名單中建立了足夠的信心和共識，他們不會試圖改變它。 那是你的目標。
缺乏信心來自於缺乏明確性。 您可以通過以下方法確定您的候選清單中包含正確的產品：
- 如果產品的兩個信息來源相互矛盾，請尋找更多來源。 用戶評論、供應商材料和第三方專家都可以幫助澄清情況，讓您的團隊更清楚地了解真正的答案。
- 毫不猶豫地與供應商聯繫並詢問。 如果您不確定供應商是否提供特定功能或支持特定集成，請聯繫他們並確定。
- 如果您仍然不知道要在候選名單中包含哪些供應商，請創建一個供應商記分卡來對它們進行評分和排名。 使用我們的模板，您可以在 15 分鐘內做出決定。
平均軟件產生平均結果
如今，小型企業越來越依賴軟件來運營和運作。 軟件與您的員工或您銷售的產品和服務一樣，是您公司成功的基石。
選擇剛剛好的新軟件不會推動成功。 這就是為什麼您需要一個軟件選擇過程，每次都能為您提供最適合您需求的產品。 我們在這裡介紹的五種策略將幫助您做到這一點：
- 關注內部目標而不是外部壓力
- 鼓勵決策影響者的積極參與
- 通過獨立來源驗證信息
- 利用免費試用期
- 拒絕重新審視你的候選名單
有關如何成為軟件購買專家的更多提示，請查看我們的“軟件購買提示”博客。 例如，了解如何將軟件供應商轉變為軟件合作夥伴，或者該軟件價格標籤中真正包含哪些隱藏成本。
然後，如果您已準備好開始比較軟件選項，請前往我們的主頁，自信地搜索、比較和選擇合適的軟件。 購買軟件可能很困難，但並非必須如此。
調查方法
Capterra Great Software Match 2020 年調查於 2020 年 10 月進行。我們調查了 2-500 名員工和 1-2.5 億美元年收入的美國企業的 1,000 名員工，他們：1) 對其組織的技術採購有重大影響，以及 2 ) 在過去 24 個月內為其組織購買了至少 500 美元/年的軟件。 我們對問題的措辭是為了確保每個受訪者都完全理解手頭的含義和主題。
Capterra 2020 年頂級技術趨勢調查於 2020 年 8 月和 9 月進行。我們對來自美國、加拿大、英國和澳大利亞的 1,000 名小型企業領導者進行了調查，這些企業擁有 2-499 名員工和 5-2.5 億美元的年收入。 要求受訪者參與組織的技術採購，並在公司擔任經理級或以上職位。 我們對問題的措辭是為了確保每個受訪者都完全理解手頭的含義和主題。
偉大的比賽定義
Capterra 的 2020 年大型軟件匹配調查中的受訪者被問及是否同意或不同意關於其組織最近購買軟件的購買過程的一系列陳述，評分範圍為 1（“非常不同意”）到 7（“非常同意”） .
為了被視為 Great Match 接受者，受訪者必須聲明“我們最終購買的軟件未能（或未能）達到我們的預期。” a 1 或 2，然後執行以下任一操作：
給出這樣的陳述：“我們最初考慮的軟件比我們最終決定的要雄心勃勃。” 一個 1 或 2。
或者
給出“我們購買的軟件是一個高端、優質的解決方案”的陳述。 一個 6 或 7。