如何給團隊成員分配任務

項目已分為里程碑、目標和目標，並分解為任務，現在是分配它們的時候了。 但是當您打開項目管理平台時，您將面臨著任務措辭和選擇分配給誰的不討喜的過程。

好吧，在這篇文章中，我們就如何讓混亂的第一刻變得更清晰一些提供建議。 有一些可操作的技巧，了解分配和委派任務之間的區別，以及如何為工作選擇最佳人選的建議標準。

如需更準確的概述，請參閱以下目錄：

你如何分配員工任務？

我們通常認為分配任務是一個耗時的過程，重點是清理任務列表以保持項目的進行。 然而，任務分配實際上應該是一個更加以員工為導向的過程，需要額外的奉獻和努力，從而產生令人難以置信的結果。 但我們的意思是什麼？

正確分配的任務會推動您的員工、項目和整個公司向前發展。 就是這樣。

1. 它們加強了管理者和員工之間的責任感和信任；
2. 他們幫助教授新技能並完善舊技能；
3. 它們使員工能夠熟悉其他團隊和工作途徑；
4. 更容易進行項目估算；
5. 為績效評估等奠定了良好的基礎。

清單可以繼續，但我們現在就到此為止。

當然，這樣的長期利益並非沒有計劃階段的一些眾所周知的血汗。 讓我們看一下分配員工任務的一般思路，以及您可以採取的具體步驟。

動力來自於對大局的了解

當我們談論項目管理的大局時，我們談論的是每個團隊成員的任務都會影響他們的同事。 由於所有任務通常都是拼圖中的一小部分，因此有助於提醒員工他們的工作是如何貢獻的。 例如：

• 高質量的草稿可以為最終版本打下良好的基礎，並且可以更快地完成。
• 精心準備的演示文稿可以節省不必要的問題和額外的電子郵件查詢時間。

當人們知道他們的工作會對公司層面產生影響時，他們工作得更好、效率更高也就不足為奇了。

因此，當您分配任務時，請嘗試強調它們如何適應大局。 簡單地說：“你做 X 將對 Y 和 Z 有所幫助”以及它如何反映整個項目將使員工知道分配給他們的任務很重要。

讓您的員工興奮地投入

告訴人們更大的圖景並向他們展示什麼是可能的，只能讓他們到目前為止。 點燃最初的火花就足夠了，但要讓他們完全致力於任務，您需要定義該任務需要什麼。

他們應該能夠想像如何進行工作，使用什麼技能，以及如何達到預期的結果。 指示越清晰，他們工作的動力就越大。

簡而言之，就應該如何完成任務給出指示，並確保他們理解。 你無法讀懂彼此的想法，所以重要的是每個人都在同一個頁面上。

要求任務透明

公司可以採用的最佳實踐之一是同事之間的透明度。

這是通過讓每個人在時間表中輸入他們當天的任務來實現的。 時間表的目的是準確了解每個人在任何特定時間都在做什麼。

當人們知道誰在做什麼任務時，他們就更容易知道一個人是否有空或忙，他們完成任務的進度等等。

所以，當你給員工分配任務時，給他們貼上截止日期。 或者，您可以要求員工評估工作需要多長時間，並使用這些時間框架。

資料來源：Clockify 團隊時間表

時間表是密切關注任務和執行任務的人的好方法。 您可以：

• 看看誰在做什麼（幫助評估人們的技能）；
• 完成工作量並可以完成其他任務的人；
• 您的時間估計是否需要更正；
• 找出任何浪費的時間。

保持清晰的時間表

當我們討論時間表和截止日期透明度時，重要的是要提到您為任務完成設定的時間需要明確。

正如我們所提到的，分配截止日期的最安全方法是諮詢員工。 由於任務的難度、總體期限、需要達到的標準以及完成任務所需的技能，他們更擅長評估需要多長時間。

當他們對應該完成任務多長時間有發言權時，人們往往會覺得對整個過程更有責任感。 他們將盡最大努力按時完成，因為他們積極參與設定截止日期。

設定非常明確的期望

分配任務應始終包括指出的您（主管）的期望。 例如：

• 一個標誌宣傳是否需要盡可能多的草稿，還是只需要幾個成品？

如果您要求設計師為徽標間距製作一些草稿，您必須指定您正在尋找的質量類型。 說明您是否正在為頭腦風暴會議尋找一些草圖和草稿，或者您是否想要展示乾淨、漂亮的作品。

此外：

• 設計師應該做多少件？
• 他們需要遵循特定的調色板嗎？
• 任務有多重要？ 這是他們最終決定徽標的那一天，還是仍處於頭腦風暴階段？ （決定作品本身的質量）

使用上述問題分配任務，您可以幫助設計師了解他們需要投入多少精力。 有了明確的指示，他們變得更有動力，因為他們知道對他們的期望。 不用擔心他們的工作會因為一開始沒有傳達的東西而受到批評。 最後，它可以防止違反最後期限或低於標準的結果。

通過減少參與來避免產生依賴

員工向他們的主管詢問他們對某項任務或他們的表現的意見並不罕見。

當主管過度參與流程時，就會出現問題。 當他們覺得如果他們沒有時刻關注每一個活動部分，項目可能會分崩離析。 當你有 20 個人在等待那個人的批准、建議或諮詢時，工作流程就會陷入僵局。

等待時間是浪費時間。

此外，人們會失去動力、耐心並變得沮喪，因為他們可能正在做其他事情。

所以，要學會不要在每次有人求助時都插手。 在您處理大局的同時，指派可以解決較小問題的可靠人員。 學習如何在更需要的地方消耗自己的能量。

例如，為潛在投資者做推介會一直被推遲，因為一個人需要你檢查他們想要發送的客戶電子郵件，另一個人想要你在表格上簽名，第三個人想問一些關於即將到來的員工反饋的事情.

為了不被拉得很瘦，讓你的時間浪費在瑣碎的任務上，你可以從這裡開始：

如何降低分配時過度參與的風險

• 請記住，您將任務與人員匹配

這意味著，通過將正確的人與正確的任務相匹配，您的參與將最小化。 花時間仔細選擇誰來做什麼。 如果沒有你就無法完成任務，分配任務有什麼意義？

• 有一個10分的量表來判斷項目的重要性

你的領導角色的某些方面有多重要？ 您在每次會議或每次通話中都絕對必要嗎？ 哪些任務需要你的批准，哪些可以得到你手下的批准？

根據它們對您和項目的重要性，按 0 到 10 的等級對這些項目進行排名。 最優先的任務應該得到你的全神貫注。 什麼可以委託，應該是什麼。

• 分析你的日程安排

在更廣泛的範圍內需要您的精力和時間。 發現您是否浪費時間過於投入的最佳方法是查看您的日程安排。 確定您在低優先級項目上花費了多少時間，並評估哪些問題可以在沒有您的情況下解決。

• 考慮優先級和截止日期

僅在絕對必要時介入。 您負責由最有資格完成分配任務的人按時完成工作。 確定每個項目的優先事項，並只關注這些問題，除非存在違反最後期限的風險。

• 制定可靠人員名單

如果您足夠了解您的員工（或團隊成員），那麼您應該能夠挑選出那些更可靠並準備承擔更多責任的人。
寫下他們如何通過參與低優先級項目而不是您來提供幫助的原因。 時機成熟時，召集他們並向他們展示這個想法，記住這個解決方案有助於推動項目向前發展。 當權力被委派給幾個人時，工作流程中出現停滯的機會就會減少。

這也屬於任務委派的範疇，我們稍後會介紹。

您如何決定將哪些任務分配給哪些員工？

1.根據優先級分配

當然，有些任務會比其他任務更重要。 當您將項目分解為任務時，請花一些時間評估它們的優先級。

高優先級任務應該是您列表中第一個分配的任務。 無論是因為他們對時間敏感，還是需要更多的努力和奉獻精神。

低優先級任務可以作為填充物分配給第一個可用的人。

2.根據員工可用性分配

分配任務時要考慮的另一個因素是目前誰有空。

隨著項目的進行，將添加新的任務。 你將不得不分配新的工作，但很可能你並不總是能夠選擇你想要的人。 尤其是當最後期限臨近時，工作量最小的人應該是你的首選。

僅僅因為他們更熟練或者你對他們最有信心而讓一個已經很忙的人超負荷工作會給他們帶來不必要的壓力。 這會導致沮​​喪、較差的結果和生產力下降。

正如我們所提到的，如果您有一份時間表，其中包含所有任務和從事這些任務的員工的概覽，那麼找出誰有空，誰沒有空就會容易得多。

3.根據員工技能水平分配

高優先級的任務應該交給在給定領域或技能方面具有更多經驗的員工。 但是，您也應該偶爾將此類任務交給其他員工，以幫助他們成長並變得同樣可靠。 為人們提供具有挑戰性的任務以提升他們的經驗對於生產力和士氣至關重要。

更不用說您可以擁有多名高技能員工。

低優先級任務可以分配給任何人，無論他們的經驗水平如何。 它們是練習、學習新技能或完成較小任務以為更重要的任務騰出空間的好機會。

4.根據喜好分配

最後但並非最不重要的一點是，偏好也可以在您分配任務的方式中發揮重要作用。

某些員工會比其他人更喜歡某些任務，這是理所當然的。 因此，最好在與團隊的會議上分配任務。 當您討論優先事項、截止日期和可用性時，請詢問他們希望從事哪些任務。

如果有人對特定類型的工作表現出興趣，他們應該（考慮到）被允許接受它。 畢竟，當人們被分配到他們認為新的或令人興奮的事情時，他們的工作效率會更高。

注意：謹慎應用此規則。 讓人們只做他們想做的事情會阻礙他們的職業發展。 走出我們的舒適區，偶爾做我們不喜歡的任務是我們發展和學習的方式。 因此，在分發作業時不要忘記記錄作業，以便及早發現這些潛在問題。

分配與委派任務

雖然語義上相似的詞，但就任務而言，委派和分配是兩件不同的事情。

當您分配任務時，您是在分配任務時沒有給予員工太多的權力、挑戰或成長空間。 它包括您承擔所有責任——寫下任務、設定截止日期、提供資源、工具等。這些通常是重複性任務，可能會變得重複。

當您委派任務時，您允許一些責任從您的手指中消失。 您所考慮的只是目標，同時讓員工弄清楚實現目標的細節和方法。

但是，這並不意味著委託是正確的，分配是錯誤的。

任務分配有它自己的位置。 這同樣重要，因為許多任務歸結為對項目進度仍然至關重要的重複過程。 任務委派只是員工學習、挑戰自我、評估技能和績效的好機會。

你應該什麼時候分配任務？

管理和 BizDev 顧問 Artem Albul 分享了他關於任務分配的概念，他稱之為“算法”。 他強調了這些標準僅在您希望員工根據您的指導方針和指示（即分配）執行任務時才有用。

以下是 Albul 如何分解算法：

資料來源：Artem Albul，TWA Consulting

正如我們所看到的，任務分配，雖然兩者中更“控制”，但也給出了深入的指示，並要求確認任務的清晰度。 很多都歸結為每個人都在同一頁上，幾乎沒有誤解的餘地（但也有創作自由）。

你應該如何分配任務？

有了我們在上一節中提到的所有內容，以下是您的任務分配的外觀，逐步進行。

• 分解你的項目

詳細說明目標、目的和一些單獨的任務（不是全部，注意不要開始微觀管理）。 放置最重要的截止日期。

• 確定任務的優先級並對其進行排序

重要的是要知道哪些任務需要更快/更好地完成，以便從一開始就正確分配您的資源和人力。

• 列出團隊和團隊成員

指派團隊負責人（如果你沒有他們），或者，詢問他們對個別員工技能的意見，以便更明智地決定誰得到什麼。

• 安排會議

與團隊負責人開會並完成上述要點。 根據每個團隊成功推動項目所需的可用性、興趣和技能分配任務。

• 作為團隊領導 - 進一步分配任務
• 跟踪任務完成情況並在此過程中進行必要的更改

無論是推動最後期限、重新分配任務還是轉移資源。 這是非常好的和預期的，只要它不會發生在您分配的每項任務上。 然後，它是不良預先計劃的指標。

• 提供反饋和寫作表演

不要忘記跟踪進度並記下可能有助於下一個任務分配/委派過程的重要細節。 對於員工來說，這也是他們需要改進的有用信息。

分配任務比我們希望的要復雜一些。 但是，這種深入的研究和準備，會讓項目運行得更加順利。 員工也會對他們的工作更加滿意，並且隨著截止日期的臨近，障礙也會減少。

什麼時候應該委派任務？

對於雇主/主管和僱員來說，委派是一種很好的信任實踐。 雇主學習如何放棄他們對流程的一些控制，而員工學習如何對他們的工作承擔更多責任。

這使您可以專注於工作的全局方面，因為您處理的任務對您來說是低優先級的。 您可以節省時間和精力，同時幫助他人提升職業生涯。

作為領導者，你如何有效地委派任務？

正如我們所提到的，委派包括更多的員工獨立性。 還有一些額外的組成部分使這種類型的任務分配比分配更有吸引力，有很大的發展機會。

專注於委派目標而不是實際任務

當你委派時，你專注於需要完成的目標。 你不應該給員工如何完成任務的“數字顏色”指示。

清楚地傳達最終結果應該是什麼以及您（或上級）有什麼期望。 將實現該最終目標的手段留給員工自己。 因為您解決任務的方式可能與他們的方式完全不同。 這很好，只要結果是您正在尋找的結果。

保持目標具有挑戰性

當你委派的目標過於簡單時，這個人很可能會拖延，或者覺得你對他們不夠信任。 如果他們太難了，他們會感到沮喪、焦慮並開始恐慌。

了解員工的技能水平是個好主意，這樣您就可以衡量他們可以承擔多少挑戰和責任。 為了讓他們發揮最大的生產力並取得出色的成績，他們需要進入“心流狀態”。

資料來源：Optimal Experience，M. Csikszentmihalyi

鼓勵討論和反饋

讓員工就該主題發表意見。

他們應該詢問有關任務、目標或他們的工作將對後期階段或其他人的工作流程產生的整體影響的任何信息。 這意味著他們對任務感興趣並參與其中。

如果他們自己不問問題，你總是可以推動他們積極主動。

• 你有什麼要我澄清的嗎？
• 您是否已經對如何完成任務有任何想法？
• 我們約定的時間對你來說足夠了嗎？
• 您是否需要其他資源、工具或支持？
• 您看到任何問題或風險嗎？

像這樣的問題有助於他們感到被重視，他們的努力得到承認，並讓他們知道你關心任務以及他們的表現如何。 小心不要過度，否則你會開始看起來像個事無鉅細的經理。

讓員工自由發揮，但提供支持

說到微觀管理，授權意味著你讓人們自己解決問題。 除非絕對必要，否則經理沒有理由介入並控製或監督流程的任何步驟。

但是，您應該做的是讓他們知道，如果他們覺得卡住了，您可以提供任何建議。 僅僅因為員工在某項任務上獲得了授權，並被留給他們自己的設備，並不意味著該項目必須在他們振作起來之前受到影響。

不時詢問他們是否需要您提供任何東西，並確保他們知道您在那裡尋求任何形式的支持、諮詢或調解。 另一個好的做法是也給他們額外的學習機會——比如培訓、會議、課程等。

委派推動人們前進的目標

選擇能夠提高技能並利用他們所有經驗的任務，而不是僅僅需要完成的任務。 例如：

• 需要他們提高團隊溝通技巧的任務；
• 學習如何分配較小的任務；
• 監督他人的工作並進行質量控制；
• 學習使用新工具；
• 召開會議（或更多）等

找出您的員工可能想要或需要發展哪些技能，然後相應地計劃您的委派。 您希望他們在完成任務的同時學習新知識。

如何選擇委託給誰

Beyond Theory的高級總監兼顧問 Paul Beesley 提出了一份漂亮的清單，供您選擇委派員工時使用。 它旨在簡化和加快流程。

要成功完成委派任務，您選擇的員工需要：

S——執行和完成任務的技能

T——完成任務的時間，如果需要，學習所需的技能

A - 處理與任務有關的所有事情的權限

R——必要的責任級別

R——對成功完成任務的認可

此列表是一組重要標準，當您考慮將誰分配給特定任務時應涵蓋這些標準。 但是，根據您的利基市場、服務類型、公司規模和手頭的項目，標準可能會發生變化。 它應該滿足您的需求，而不是相反。

要避免的常見任務委派錯誤

總而言之，經理和雇主都會犯一些常見的錯誤，有時甚至沒有意識到。

1. 對截止日期過於模糊（使用：盡快，當你到達時，我昨天需要它）。 它會產生不必要的壓力。
2. 無法回答問題和疑慮。 雖然您不應該進行微觀管理，但如果員工感到被困，您仍然應該在場尋求支持。 忽略它們或將它們交給其他人可能會導致不信任。 但是，如果您通常忙於工作，請每天或每週設置諮詢時間。
3. 方向不明。 指定任務完成的分配時間和期望應該是委派任務時的最低限度。
4. 不提供反饋。 沒有反饋比糟糕的反饋更糟糕。 員工在做好工作時也需要意識到這一點。 在我工作的一家公司裡，口頭禪是：“如果沒有人抱怨你的工作，那就意味著你做得很好”。 雖然這聽起來像是合理的邏輯，但它實際上引起了很多挫敗感。 我們沒有方向，只是在任務之間“浮動”，永遠不知道其中任何一個是否對我們的績效產生了積極影響。
5. 不聽員工的。 考慮他們對任務或目標的感受。 讓他們從一開始就給您反饋以及是否存在潛在問題。
6. 將其他人分配給相同的任務。 如果你注意到一個人在掙扎，第一反應應該是問他們過得怎麼樣，以及他們是否需要幫助。 一些經理傾向於在沒有協商的情況下指派其他員工來幫助他們，這會讓人感到厭煩。 員工會感到更加無能，並且將來不太可能承擔類似的任務。
7. 假設人們會明白你的意思。 這是最大的問題之一。 在製定任務時，請盡可能明確目標和期望。 經理們經常認為這些事情是隱含的，但事實是——沒有人是讀心術的。 為避免信息被誤解或誤解，請進行清晰直接的溝通。

可能會有更多錯誤，尤其是對於每個不同的領域和行業。 如果可能的話，找出最常見的，由您或您的同齡人製作。 記下某些任務未達到標準的所有實例，並查看您可以在分配過程中進行哪些更改以修復它。 也許沒有足夠的時間或資源，你不清楚，或者員工還沒有準備好承擔這樣的責任。 在所有未來的任務委派中使用相同的過程。 這是學習並使過程更快的唯一方法。

總結

任務分配應該是一個非常仔細、深思熟慮的過程。 這不僅僅是及時達到里程碑。 這是關於幫助員工學習新技能，對他們在公司的職位感到更滿意，加強你和他們之間的信任，並最終幫助你重新關注大局。

通過遵循我們收集的建議，您將走上正確的軌道，為您的公司做出一些有效、健康的長期變革。