什麼是差距分析？ 如何為您的企業執行一項？

你離年初制定的計劃還有多遠？

你知道什麼工作做得好或不好嗎？

事實上，許多企業認為他們的運營如此順利，並自豪地向股東宣布。 但是，請記住，說起來容易做起來難。

要達到這樣一個精心安排的狀態，你需要清楚地弄清楚你創造的期望和你得到的實際結果。 幫助您確定這一點的一種行之有效的方法是差距分析。

本指南將引導您了解差距分析的確切定義、常見的差距分析工具，以及為您的業務執行的特別必要的步驟。

讓我們現在開始吧！

什麼是差距分析？

當提到差距分析時，想想蹺蹺板。 你小時候對這個很熟悉吧？

蹺蹺板的一方面是你目前的表現，另一方面是你期望的未來目標。 他們之間是一道鴻溝。 您的任務是檢查和評估當前績效與期望的未來目標之間的差異或差距。

因此，一般而言，差距分析被定義為將實際狀態與理想狀態或目標進行比較的過程，它突出了缺點和改進機會。 其他名稱包括需求評估、需求差距分析和需求分析。

可以歸結為以下幾個問題：

• 我們現在在哪？
• 我們要在哪裡？
• 我們將如何彌合差距？

通過將當前狀態與目標狀態進行比較，業務部門、公司或團隊可以：

• 檢測他們面臨的弱點或限制。
• 確定他們需要什麼才能使他們的表現或結果更好。
• 支持管理者和投資者做出決策。
• 通過查看某些屬性來評估個人或團隊的績效，例如績效水平、生產力和任務能力。
• 在製造或生產的情況下，平衡資源的分配和整合，從當前的分配水平接近最佳水平。 資源可以是金錢、材料、時間或勞動力資源。

差距分析可應用於許多領域，例如：

• 銷售量
• 人力資源管理
• 財務績效
• 質量控制
• 員工滿意度
• IT技能
• 成本控制
• 市場競爭力

差距分析的優點和缺點

差距分析是一種經常使用的工具，因為它為公司和組織帶來了一系列好處。 這些好處包括：

• 確保按計劃滿足項目要求。
• 揭開感知與現實之間的差距。
• 深入了解需要進一步改進的領域，例如產品、效率、盈利能力、客戶滿意度、績效和競爭優勢。
• 確定需要解決的弱點和缺點。
• 為管理者和決策者提供必要的信息，這進一步有助於提高績效。
• 有效地分配資源和能源。

雖然必要且有價值，但差距分析並非完全完美。 與差距分析過程相關的一些限制可能是：

• 進行差距分析需要時間甚至金錢。
• 差距分析的成功很大程度上取決於參與過程的人員的堅持和知識。
• 如果調查不夠深入，問題的真正根本原因可能得不到解決，而背後的各種複雜性可能會被遺漏。
• 由於不斷變化和變化，分析結果很可能不准確和過時，尤其是在快速發展的行業或大型組織中。

儘管在進行差距分析時存在一些缺點，但建議您的公司至少嘗試一次，以查看和探索此過程的不同方面。

差距分析示例

如前所述，差距分析涉及許多業務領域。 下面是一些例子，可以幫助你理解這個過程的可用性和適用性

銷售成績

經理或製造商可以查看他的產品並評估哪些產品表現良好，哪些表現不佳。 通過這樣做，他或她可以評估產品是否合適，以及為獲得更多利潤和滿足未來需求所需的任何改進或銷售策略。

產品或服務評估

在將產品或服務推向市場之前，公司可以實施差距分析，以了解所有功能和特性是否按預期運行良好。

新產品發布

在公司推出新產品或服務的特定時間後，他們可以進行差距分析以找出銷售不符合預期的原因。

供應管理

例如，一家直銷零售商發現他的商店經常缺貨，然後他可以進行差距分析以找出背後的原因。 創建一個後，他可能會發現原因並為他的業務找到更好的直銷供應商。

生產率

當您的團隊無法達到目標生產力水平時，您的領導者需要知道為什麼以及如何改進它。 這就是差距分析變得有用的地方！

個人評估

電子商務公司的團隊負責人可以讓每個成員對自己進行差距分析，並利用這些結果不僅可以找到提高每個人績效的方法，還可以得出每個人都可以採用的最佳實踐。

不同類型的差距分析

雖然“差距分析”一詞在查看您所處的位置並將其與您想要的位置進行比較的過程中非常清晰明了，但應考慮幾種不同的方法，具體取決於上下文和利基市場你的分析。

有 4 種不同類型的“差距”，所有這些都很容易理解：

性能差距

實際性能與預期性能之間的差異。 例如，您希望通過 Instagram 發展業務。 您目前有 1,000 名關注者，並希望在一個月內將此數字增加到 2,000 名。 但實際上，你的 Instagram 頁面只吸引了 500 多個。 因此，您需要鞏固這種性能差距背後的原因。

產品/市場差距

當前銷售額與預期銷售額之間的差距。 它與市場研究不同，因為它更主動。 這意味著保持領先市場一步，並避免突然和意外的變化影響您的策略。

利潤差距

公司實際利潤與預期利潤之間的差異。 利潤預測的問題可能涉及業務計劃或執行，甚至可能兩者兼而有之。 許多外部因素，例如市場趨勢、激烈競爭或不可預見的政治影響，都會影響利潤。

人力缺口

當所需的勞動力數量和質量與組織中的實際實力之間存在滯後時，可以理解為人力差距。 這種人力差距分析為人力資源經理提供了對勞動力能力和必要時人力資源調整的清晰概述。

5 種常見的差距分析工具

如果您仍然發現很難進行差距分析並且需要一個可靠的工具或框架來遵循，那麼您來了！

事實上，在執行差距分析時，您可以使用一些工具和模型。 每個工具都可以用作發現原因和建議更改的組織原則。 而且，本節將幫助您了解最常見的差距分析工具。 所以，就跟著我們吧！

頭腦風暴

頭腦風暴是一種發散思維工具，用於在有限的時間內就給定主題產生想法。 它通常在會議或研討會環境中進行，以激發批判性和創造性思維，並為問題產生有用和創新的解決方案。

它的目標不一定是質量，而是數量，並且基於“兩個頭往往勝於一個”的原則。

因此，可以為業務分析團隊舉行一系列會議或討論，就業務流程中存在的問題以及如何解決這些問題集思廣益。

基本上，頭腦風暴並沒有那麼複雜。 簡而言之，這是頭腦風暴的工作原理：

1. 召集一群人一起解決問題、挑戰或機遇。
2. 要求成員產生盡可能多的想法——即使他們可能“不合時宜”。
3. 回顧想法，選擇最有趣的想法，然後引導討論如何組合、改進和實施這些想法。

基準測試

基準測試是您使用行業或其他公司的最佳實踐來衡量您公司的項目、產品或服務的績效並使用此信息來推動可能的改進的過程。

為了幫助您理解這項技術，我們將以一個新成立的電子商務商店建設者為例。 該站點的經理希望使用基準測試作為對其業務執行差距分析的一種方式。 因此，他可以通過以下程序來實現這一點：

• 確認目標：根據標杆標準找出他在哪里以及他想去哪裡。
• 確定標杆合作夥伴：他可以與近期最好的在線商店建設者進行比較，例如 Shopify、Wix、WooCommerce 等。
• 收集數據：分析所需的數據應包括有關基準合作夥伴的內部和外部資源。
• 分析數據
• 識別機會：尋找縮小當前措施與預期措施之間差距的方法。
• 實施為縮小差距而建議的活動。

請記住，如果基準測試的目標是設置適當的質量指標和可靠性，那麼差距分析將基於基準測試結果來衡量您目前面臨的差距。

SWOT分析

SWOT 分析側重於內部環境中的優勢和劣勢以及外部環境中的機會和威脅。 用這些術語描述問題可以通過向您展示如何避免潛在威脅，同時利用優勢來利用寶貴的機會，為解決方案指明方向。

讓我們看看如何使用 SWOT 進行差距分析：

1. 說明為什麼要執行 SWOT（通常是在您當前的狀態遇到麻煩時），以及此活動的預期結果
2. 列出相關團隊或部門的所有成員並邀請他們
3. 創建一個 2 x 2 矩陣並標記每個部分，如下所示

4. 向成員詢問以下有關其目標（期望狀態）的問題

• 列出有助於實現目標的積極和突出的內部特徵（優勢）
• 列出減少成功實現目標機會的過程/領域（弱點）
• 列出使目標更容易實現的外部情況或條件（機會）
• 列出可能對預期目標的成功構成風險的因素（威脅）

5. 分析上述因素並評估如何利用優勢在避免威脅的同時利用機會。

這項技術還將幫助您了解您在行業中的競爭對手中脫穎而出的位置和方式。

杵分析

PESTLE 分析是營銷人員和分析師用來監控和突出對組織產生影響的宏觀環境（外部）因素的工具或框架，是 PEST 模型的擴展。

與 SWOT 類似，PESTLE 分析通過檢查您的業務環境的以下 6 個外部因素來幫助您識別威脅和機會：

• 政治的
• 經濟的
• 社會學
• 技術
• 合法的
• 環境的

該分析通過查明當前問題、突出即將到來的變革機會以及最大限度地降低市場風險來消除差距。

例如，供應商所在國家/地區不穩定的政治和經濟條件使他們難以按照您的預期運輸足夠的材料。 這可能成為您無法實現目標銷售額的原因。

麥肯錫7S框架

我們推薦的最後一個工具是麥肯錫 7S 框架，它通過查看 7 個關鍵內部要素來分析公司的組織設計：結構、系統、戰略、員工、技能、風格和共同價值觀。

當公司的特定部分沒有達到您的期望時，您可以使用麥肯錫 7S 框架。 該分析從這些方面的每一個方面著眼於公司的特徵，並檢查了差距在哪裡。

一旦明確了造成差距的原因是缺乏技能，例如缺乏適當的結構，您就可以集中精力解決問題。

麥肯錫 7S 框架可以幫助您實現以下任何目的：

• 確定業務中可能出現的差距
• 確定哪些領域需要優化以提升業務績效
• 在合併或收購期間調整部門和流程
• 檢查您的業務中未來可能發生的變化的結果。

這 7 個要素分為 2 組：硬要素（相對容易識別，管理層可以直接影響它們）和軟要素（可能更難描述，不太具體，受公司文化影響更大）。

硬元素：

• 戰略：您建立和保持對競爭對手的競爭優勢的行動計劃。
• 結構：貴公司的組織方式，以及團隊和部門的結構。
• 系統：員工用來完成工作的正式和非正式的操作方法、程序和通信流程（例如，IT 系統）。

軟元素：

• 員工：員工及其能力。
• 技能：組織和員工的技能。
• 風格：領導和管理風格。
• 共同價值觀：組織的核心價值觀，體現在其企業文化和一般職業道德上。

那麼，如何將這個框架應用到差距分析中呢？ 這是答案：

1. 圍繞一個相關和有能力的團隊聚集
2. 檢查所有元素是否正確對齊（找出元素之間關係的差距和不足）
3. 定義這些元素將最佳對齊的狀態
4. 提出具體和現實的行動計劃來重新調整要素
5. 實施變更並定期審查 7S，繼續前進。

簡而言之，以上是幫助進行徹底差距分析的 5 個最常用的工具。 您可以使用五種工具中的一種或多種來獲得最佳效果。

4步差距分析過程

在大型組織中，差距分析過程通常由業務分析師、項目經理或過程改進團隊負責。 但是通過精心設計的指南和少量培訓，任何人都可以完成整個過程。

因此，執行差距分析過程的 4 個基本步驟如下所述：

分析當前狀態

首先，您需要選擇您想要關注的業務領域並從您當前的狀態開始。

無論是產品質量、財務還是營銷活動，選擇一個您需要深入研究的特定問題領域。 例如，如果是營銷，那麼特定領域就是電子郵件營銷。

或者，您的公司希望在您的行業中擁有最出色的客戶服務，但您的團隊報告說，許多客戶在結束通話時感到沮喪。 您應該問自己：您的產品或服務有問題嗎？ 您的支持團隊是否需要更多關於處理難纏和憤怒的客戶的培訓課程？

在深入挖掘之前，您不會確切知道，這意味著與相關人員交談、收集數據並找出改進之處。 您可能會收集定量信息，例如每週收到的負面電話數量，或定性信息，例如客戶評論或您的支持代表對當前電話的反饋。

在此步驟中最關鍵的是了解問題的根源，一旦您列出了所有可能的貢獻事實，就更容易識別問題的根源。 事實上，您的差距分析過程應該評估您最近所做的一切，以幫助您了解“大局”。

形式化理想的未來狀態

一旦你弄清楚了大局並了解了你的團隊或公司目前的運作方式，你就需要保持理想主義。 想想你想去哪裡！

不要擔心你將如何到達那裡。 這是下一步的任務。 現在，您只需要有遠大的夢想，因為天空是無限的！ 但請記住在 SMART 目標中繪製理想的未來狀態，該目標是具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時間限制的。

以之前的客服案例為例。 在這種情況下，您當前的表現顯然不足或需要改變。 但是，與其無視，或者對這種情況採取創可貼，想像出理想的畫面會對你有很大幫助。

正如我們在上一節中所述，一個好的差距分析工具將成為您的盟友。 它可能是一個頭腦風暴板，或者只是一個激發團隊創造力的思維導圖。 然後，您可以為您的客戶支持團隊設定一個 SMART 目標，例如正面評價或電話應該在下個月增加 30%。

識別並記錄現有差距

只完成前兩個步驟不會給你帶來很好的結果。 把它們放在一起可以暴露你的實際表現和你的潛力之間所缺少的東西。

差距分析可能會提出以下問題：是什麼限制了我們達到理想的未來狀態？

在我們的示例中，影響客戶支持團隊生產力的因素可能包括員工水平平庸、沒有激勵表現出色的員工或缺乏團隊活力。

一旦你確定了你現有的差距（這是我們上面推薦的有用工具再次起作用的地方！），你可以確切地知道是什麼阻止你實現目標！

制定並實施計劃以彌合差距

在您繪製出可能存在的差距之後，是時候實施一項計劃來彌合差距，並說服團隊中的其他人進行合作。 您所做的更改也可能會影響其他部門和團隊，因此制定計劃至關重要。

制定明確的戰略和可實現的目標，以幫助您實現目標並讓每個人都參與進來。

例如，在向您的經理或高管進行演示時，請為該計劃制定詳細的時間表或時間表。 您還可以創建更全面的行動來提升您的團隊績效，例如提供培訓課程，為表現出色的人員提供足夠的激勵，以及組織戶外活動以鼓勵團隊精神。

畢竟，您如何彌合差距在很大程度上取決於您的組織和團隊的優先事項。 所以，一起努力尋找最有效的方法！

結論

通過執行差距分析，您可以強迫自己誠實地看待您今天的業務狀況，並確定限制您實現業務目標的具體因素。

本指南已幫助您涵蓋有關差距分析的所有內容，包括定義、好處、限制、4 種常見類型、5 種常用工具，最後是4 步差距分析過程。 所以，希望在閱讀之後，您可以更好地發展您的業務並使其在市場上更具競爭力！