專營電話系統：您需要的 10 個基本 VoIP 功能
已發表: 2024-01-03成功特許經營的標誌是以有效溝通為基礎的可持續運營。 為了實現這兩個目標，您需要一個強大的電話系統。
但這並不像選擇任何商務電話服務那麼簡單。 與客戶服務和行業專業知識領域的領導者合作將使其非常適合您的特許經營。
這就是網際網路協定語音 (VoIP) 的用武之地。它不僅僅是一個商務電話號碼。 VoIP 是傳統電話線的現代化替代方案，成本可降低 60% 。
如果您準備好提供一流的客戶體驗，那麼選擇很簡單。
讓我們來了解一下授權商和特許經營商運營所必需的基本 VoIP 電話功能。
經營特許經營權很困難
作為特許經營權所有者，您始終要平衡多種責任。
前一分鐘，您正在集體討論建立堅如磐石的品牌聲譽的策略。 接下來，您需要努力與供應商進行談判、安排交貨和招聘。 下午呢？ 這時您就需要適應當地市場不斷變化的趨勢。
您的通訊平台應該像您一樣努力工作。 無論您是在工作時間和下班後轉接來電，還是管理與供應商的電話會議，託管 PBX（專用交換機）都可以幫助您為您的團隊和客戶提供服務。
那麼，當您考慮一體式商務電話系統時，哪些功能最重要？ 作為商業 VoIP 領域的領導者，Nextiva 提供可協助特許經營商取得成功的電話系統功能。
專營業者所需的電話系統功能
1. 多地點管理
管理多個特許經營地點的電話系統功能並不一定是一件苦差事。 而且您不需要 IT 精靈來進行設定！
雲端託管的 PBX 提供了一個中央位置來管理您的電話服務設定和來電顯示。 多地點辦公室電話軟體可確保客戶服務和品牌標準的一致性。
2.全國無限通話
在與潛在員工交談、幫助客戶或與合作夥伴同步時，您不必擔心計算時間。 享受無限撥打美國和加拿大任何電話號碼的服務。
3.汽車服務員
互動式語音應答 ( IVR ) 也稱為自動助理，使特許經營商能夠自動接聽電話，向呼叫者提供自動選項選單，然後將其轉接給正確的人員。 這就像有一個虛擬接待員。
這些呼叫流程使您無需僱用專門接聽來電的員工（在工作時間和工作時間之外）。 此電話功能還可以轉移多種類型的客戶支援問題，例如您的位置、假期時間和常見問題。
案例研究： Aqua-Tots 選擇 Nextiva 是因為其屢獲殊榮的支持和可擴展性
4. 呼叫轉移
有時您確實想在半夜接到有關您業務的電話。 對於這些人，您可以將下班後的電話轉接至您的手機，同時仍保留您的隱私。
特許經營企業的另一個熱門選擇是將下班後的電話轉接至應答服務或客戶服務呼叫中心。
雖然看似簡單，但呼叫轉移是一項重要的電話功能，對於總是在旅途中或擁有不同站點的企業主來說尤其有價值。
5. 商務簡訊
消費者欣賞簡訊的速度和簡單性。 使用 Nextiva 等平台可以輕鬆準備好您的業務文本。 透過這種方式，您可以發送優惠券、特別優惠和客戶調查，並在客戶到達取貨時收到通知。
請務必完成本地號碼的10DLC 註冊，以確保行動電信商之間可靠的簡訊。 我們的指南解釋了您需要了解的一切。
6.通話錄音
特許經營商使用商務通話錄音來評估來電並為其員工提供輔導機會。 接聽電話的原因有很多，包括來電問候語、產品資訊以及退款保證等法律聲明。
通話錄音可協助特許經營商展示真正的客戶問題和卓越的客戶服務。 這正是特許經營業務教練 Kieran Scott 用來增加Buzz Franchise Brands銷售額的方法。
7. 軟體電話連接
軟體電話允許員工使用手機、電腦或平板電腦撥打和接聽電話以及發送簡訊。 這些應用程式使用任何網路連線提供語音通話、簡訊、團隊聊天和視訊會議功能。
軟體電話是傳統電話線和 IP 電話的經濟高效替代方案。
8. 語音信箱轉錄
將語音郵件轉換為電子郵件或簡訊可以節省特許經營所有者的時間。 無需再撥入、記住 PIN 碼或一一回放。
轉錄的語音郵件可以讓經理看到誰在打電話，然後回電給他們或轉發給值得信賴的同事。 由於人工智慧的強大功能，這些語音郵件訊息轉錄從語音到文字的即時轉換非常準確。
9. 可擴展的管理
如果您目前有一個地點，但計劃添加更多地點，請選擇可擴展的電話系統，並使設置新地點成為一個簡單的過程。
這樣，您就可以在所有地點使用免費電話號碼，並將通話轉接到每個地點的總經理，或為任何區號的每個地點設定虛擬號碼。
10. 客戶關係管理集成
不再需要在遺失的便利貼上尋找重要的電話號碼。 使用 CRM 軟體，您可以透過點擊來呼叫任何聯絡人。
借助CTI技術，您可以根據需要聯繫任何人，而無需手機或桌上型電腦以外的任何硬體。
VoIP 電話系統的特許經營優勢
- 成本更低： VoIP 系統的初始設定和持續費用均低於傳統電話。 在小型企業特許經營模式中，成本節省可以極大地影響您未來的擴張策略，這是一個重要因素。
- 靈活性： VoIP 系統可滿足您作為特許經營者不斷增長的需求。 無論您有快速還是更平衡的擴展計劃，這種類型的電話系統都可以隨時擴展或縮小。 此外，VoIP 還讓您可以輕鬆地將來電轉接到您的團隊或將他們轉至自動訊息。
- 輕鬆的地點管理：特許經營權所有者經常難以在不同地點和公司辦公室之間保持一致的溝通。 如果您發現很難與加盟商保持暢通的溝通管道，這通常會被視為危險信號。 VoIP 消除了多地點管理的痛苦，讓您能夠保持一致的品牌聲音。 透過所有合適的工具，您可以在您的位置網路中標準化您的電話系統，並使通訊更加輕鬆。
- 簡化 IT 成本： VoIP 系統不需要昂貴的 IT 基礎設施和支持，進一步使特許經營商免於承擔與傳統電話系統網路相關的成本。
- 簡單的入門：實施新技術可能既複雜又耗時。 這就是許多厭惡技術的特許經營權所有者猶豫是否要做出轉變的原因。 然而，透過簡單的入門，配置 VoIP 系統是一種愉快的體驗。 有了像 Nextiva 這樣熟悉您獨特挑戰的合作夥伴，您就能得到很好的幫助。
- 更快開門： VoIP 的快速設定意味著您可以更快地開設營業點，並透過促進快速擴張計劃加快獲利之路。
案例研究： Nothing Bundt Cakes 特許經營公司將 Nextiva 列為首選特許經營電話供應商
適合特許經營的最佳電話系統
對於想要簡化營運、降低成本並提供世界一流客戶服務的特許經營商來說，選擇 VoIP 電話系統是一個明智的決定。
如果您是一位忙碌的特許經營商，希望快速擴展業務，那麼基於雲端的 VoIP系統可以提供難以比擬的靈活性、可擴展性和成本效率。
對於業主來說，將先進技術整合到特許經營中通常是一項複雜的任務，但事實並非如此。 Nextiva 是一個用戶友好的選項，讓 VoIP 的採用變得容易。
當您選擇 Nextiva 時，您將獲得一位了解您的特許經營業務的獨特需求並希望看到您成長的合作夥伴。
您準備好將您的特許經營權提升到新的水平了嗎？ 探索Nextiva 的 VoIP 系統可以為您和您的團隊做些什麼。
每個地點一套電話系統。
了解 VoIP 對於多地點企業來說是多麼簡單和可擴展。
常見問題解答
為您的特許經營店設定 VoIP 電話系統是一個快速且簡單的過程。 首先選擇一個可靠的 VoIP 供應商，該提供者了解您的特許經營的細微差別。
第 1 步：選擇企業 VoIP 提供者。 Nextiva 因其價值、靈活性和整體易用性而成為企業的最佳選擇。
第 2 步：選擇或轉移您的公司電話號碼。 如果需要，您可以選擇新的本地號碼，或者如果您已經存在，則可以從其他商務電話服務、手機電信業者或電話供應商移植號碼。
步驟 3：為使用者指派電話分機。 分配應該接聽電話的員工、他們的虛擬電話號碼以及他們應該接聽電話的時間。 或者，您可以將所有通話轉給一位用戶，直到您最終確定計劃。
第 4 步：設定呼叫流程。 設定自動助理（也稱為 IVR）以將入站呼叫路由到正確的目的地。 配置您的免費電話號碼以直接呼叫您的特許經營地點。
第 5 步：下載商務電話應用程式。 將適當的商務電話應用程式新增至您的設備，例如電腦、筆記型電腦、手機或平板電腦。 在這裡，只需登錄，您就可以開始與您的團隊交談並享受全國範圍內的無限通話。
與特許經營電話系統相關的成本根據地點數量、團隊規模以及所需功能而有所不同。 每個用戶每月預計為您的電話系統支付 30 至 40 美元。
與傳統電話線不同，VoIP 定價通常不包含啟用費或安裝費。 由於電話系統託管在雲端中，因此除非您願意，否則您不會需要任何本地電話設備（例如 VoIP 電話）的啟動成本。
是的，您可以從 VoIP 電話系統發送和接收簡訊和彩信。 Nextiva 在其受歡迎的商務電話套餐中包含簡訊功能。 要從 VoIP 線路發送短信，您必須完成A2P 10DLC 註冊。