前 5 名財務文件管理軟件

使用財務文檔管理軟件讓您的財務數據井井有條。

想像一下：您是一名會計師，每天花費數小時管理財務報表、資產負債表和其他財務記錄。 由於這些文檔通常包含敏感數據，因此您必須安全地存儲和組織它們。 如果您找不到最好的方法來做到這一點，您可以使用文檔管理解決方案。

文檔管理軟件允許您以易於組織和檢索的方式存儲財務文檔。 該工具還允許您使用密碼保護您的數據並授權選定的用戶訪問它。

本文按字母順序重點介紹了基於用戶評論的五款最佳財務文檔管理軟件。 對於每件產品，我們都包含總體用戶評分以及評分最高的參數、行業專業人士的評論摘錄以及產品定價。 閱讀更多。

1.盒子

以下是使用 Box 進行文檔管理的金融服務專業人士的一些評論摘錄：

“我們不再使用內部生成的文檔和信息存儲，靈活性和集成是一種美妙的體驗。我發現 Box 提供了足夠的存儲空間，而且自定義視圖使瀏覽和收藏最常用的位置變得更加容易。 “

“Box 易於使用，計算機和手機的應用程序運行流暢。此外，如果您在沒有預裝軟件的 PC 上工作，在線界面是一個很好的選擇。Box 的定價適合 10 GB 的免費存儲空間供私人使用，每年預付款可享受折扣。”

“Box Software 是一款可靠且加密的雲存儲和內容管理軟件，它使用戶能夠共享和存儲大文件，將所有文件集中在一個中央位置，以便於訪問和同步文件。”

“我最喜歡 Box 的一點是它的易用性。它專為所有用戶而設計。將我的所有文件集中在一個地方，可以輕鬆訪問我要查找的內容。”

“我最喜歡這個軟件非常容易使用。我用過另一個類似於 box.com 的產品，它基本上做同樣的事情並且具有所有相同的功能，但是 Box.com 更直觀，更容易理解沒有任何方向。”

在此處閱讀所有 Box 評論。

2. Dropbox 業務

以下是使用 Dropbox Business 進行文檔管理的金融服務專業人士的一些評論摘錄：

“關於 Dropbox 的最好的事情是可以輕鬆集成到我們現有的設備中。當安裝在 Windows 10 中時，Dropbox 文件夾在文件資源管理器中顯示為另一個文件夾，就像它是硬盤驅動器的一部分一樣易於使用。它直接集成在我們的 Epson 打印機/掃描儀上，我們可以將文檔直接掃描到 Dropbox 並立即處理文檔。與第 3 方共享文件就像通過電子郵件發送鏈接一樣簡單。”

“Dropbox 是最好的雲存儲之一，非常適合業務需求，因為它們還具有電子簽名、Dropbox 紙張和用於傳輸數據和文檔的大文件的功能。與 Slack 的集成也讓我們能夠發送文件使應用程序更容易。”

“Dropbox Business 是我最喜歡的互聯網工具之一，因為它使召開在線會議變得輕而易舉。這個程序的媒介簡化了文件存儲、複雜的文檔共享和查看。根據我的經驗，這個工具促進團隊協作，同時保持安全的環境。Dropbox Business用於為用戶文件提供多級安全保護，應用程序的安全程序設置為高標準，以確保用戶數據安全。”

“Dropbox Business 為我提供了管理文件的最佳體驗，它提供了一個單一的平台，我可以在這個平台上輕鬆上傳、組織、協作、共享和存儲所有文件。存儲文件的訪問在任何需要的地方都很容易。”

“我最喜歡 Dropbox 的一點是，它易於使用，可以保護您的文件，還能妥善整理您的文件。”

真實的所有 Dropbox Business 評論都在這裡。

3. 谷歌云端硬盤

以下是使用 Google Drive 進行文檔管理的金融服務專業人士的一些評論摘錄：

“易於使用，能夠免費存儲高達 15GB 的空間。付費計劃價格低廉，並允許使用各種附加功能。非常適合通過鏈接或電子郵件與他人共享文件。還提供與 Google Cloud 的無縫集成用於數據處理和分析的平台服務。”

“我最喜歡的功能是：免費存儲；離線和在線可訪問性；文件隱私選項。是的，即使對於非技術用戶，該產品/軟件確實易於使用且用戶友好。是的，涉及到我的工作或其他用途（例如訪問電子書或免費文檔）的集成過程非常順暢且易於掌握。”

“我真的很喜歡 Google Drive 與我擁有的所有設備兼容，而且我可以在每次需要時非常輕鬆地收集雲存儲上的所有數據，而且處理速度非常快。它有兩種選擇共享鏈接，一個用於私人訪問，另一個用於公共訪問，這使得共享過程更加靈活。”

“Google 雲端硬盤提供巨大的雲存儲空間，能夠保存所有組織文件和文檔。加密和文件保護功能（如病毒掃描）有助於確保所有文件和文檔的安全，免受任何安全漏洞的侵害，包括未經授權的訪問、惡意軟件、垃圾郵件、勒索軟件或網絡釣魚。它還具有非常有用的數據備份功能，使數據恢復變得非常簡單。除了讓您的文件和文檔井井有條之外，它還可以輕鬆共享它們。”

“Google Drive 類似於任何其他文件存儲平台，但您還可以獲得直接集成 Google 生產力工具的額外好處。您可以將所有文件類型保存到 Google Drive，並且可以下載 FileStream，它允許您與通過操作系統的文件瀏覽器訪問 Google 雲端硬盤。”

在此處閱讀所有 Google Drive 評論。

4. 微軟 365

以下是使用 Microsoft 365 進行文檔管理的金融服務專業人士的一些評論摘錄：

“真正方便的生產力程序，擁有您在學校、企業或個人使用中可能需要的一切。它為您的文檔提供了相當大的存儲空間，以確保您可以在任何地方訪問它。具有許多功能，即使是最基本的用戶也可以能夠達到最佳效果，並且還為那些想要更多東西的人提供了許多高級功能。”

“它使我們整個公司的工作效率更高，協作更輕鬆，並為我們節省了大量軟件成本。”

“Office 365 提供了從電子郵件到雲存儲的一系列產品。他們不斷改進產品以方便使用。用戶可以從任何地方訪問文檔和電子郵件定價非常合理它適用於小型到大型公司產品是通用的，你可以協作與來自世界任何地方的任何人。您可以將數以千計的應用程序整合到不同的產品中——它是用戶友好的”

“Office 365 對我來說是一種生活方式，讓我可以做好工作並取得出色的成果。易用性讓我可以隨心所欲地發揮創造力，而且大多數產品都提供模板和設計理念，這是一個很好的幫助。如果你想要易於使用的產品，而無需花費大量時間嘗試學習，那麼 Microsoft 365 非常適合你。”

“使用鍵盤快捷鍵簡單直觀。搜索功能很有幫助，集中的帳戶位置使下載軟件變得容易。”

真實的所有 Microsoft 365 評論都在這裡。

5.概念

*截至 2022 年 12 月的分析準確

最高評價參數：性價比 - 4.87

常用於：小型企業

定價：每位用戶每月 8 美元（按年計費）

以下是使用 Notion 進行文檔管理的金融服務專業人士的一些評論摘錄：

“GUI 看起來很簡單，但非常優雅和現代。所有元素都流暢且易於組織。編輯體驗很棒。”

“與我過去組織工作的方式相比，Notion 是一個巨大的進步......（在 slack 上給自己發消息，或使用桌面便簽）。我喜歡它的可定制性，同時非常易於使用。我在 5 年內學會了它幾分鐘後，我的工作就更有條理了。我什至還沒有探索過 Notion 的全部功能，但到目前為止，我喜歡創建新頁面並將其鏈接到原始頁面的功能。”

“就任務和項目管理而言，它的使用、充實和實施非常簡單。我主要在工作中使用它，但也喜歡它用於個人目標設定和跟踪。”

“首先，用戶界面不僅對導航本身非常友好，而且對眼睛也非常友好，因為它是極簡主義的，不會分散我使用過的其他工具的注意力。我真的很喜歡它使用起來不會感覺過於復雜如果您想製作簡單的文檔，並最終需要更複雜的功能，那麼很容易找到教程。而且總有一個有用的模板可以提供幫助。”

“我的團隊利用 Notion 一起工作並容納我們所有的集體工作。這是我們存儲培訓材料以及幫助規劃新項目的地方。它有大量的內置功能，我非常喜歡它的簡單性它是導航。”

真實的所有概念評論在這裡。

文檔管理工具提供哪些功能？

文檔管理工具提供核心功能，例如：

• 文檔捕獲：掃描紙質文檔並將其轉換為數字文件並將其移動到軟件中。

• 文檔存儲：將文檔存儲在一個集中的位置，以便於訪問。

• 全文搜索：在整個文檔中查找特定文本，而不僅僅是部分。

本文中列出的所有產品都包含上述功能。

除了這些核心功能外，文檔管理工具通常還傾向於提供：

• 訪問控制和權限

• 存檔和保留

• 協作工具

• 合規跟踪

• 文件分類

• 文件轉換

• 文件共享

• 光學字符識別

• 版本控制

如何為您的金融業務選擇合適的文檔管理軟件

如果您不知道要尋找什麼，那麼投資新工具可能是一項挑戰。 為了幫助您做出更好的選擇，以下是您在為財務業務選擇文檔管理軟件時應考慮的一些因素：

• 檢查文檔檢索選項：有時您可能需要檢索舊文檔來驗證交易。 當出現這種情況時，您將需要一個選項來搜索已刪除或存檔的文件。 詢問您的供應商，他們的軟件是否提供您可以在需要時用來檢索文件的選項。

• 分析文檔組織特徵：您的金融機構必須存儲大量文檔。 如果您希望能夠查找特定文檔，則需要一個工具，該工具允許您借助索引或編號或以文件夾的形式組織文檔。 詢問您的供應商他們的文檔管理工具是否具有這些功能。

• 尋找帶有移動應用程序的工具：帶有移動應用程序的文檔管理軟件可讓您隨時隨地訪問文檔。 該移動應用程序還將使您能夠通過移動設備掃描紙質文檔並創建數字副本。 如果您認為您可以從這些功能中獲益，那麼請尋找帶有移動應用程序的財務文檔管理解決方案。

購買前詢問軟件供應商的常見問題