為什麼外部和內部溝通需要協同工作
已發表: 2022-10-20有效的溝通對於工作場所的生產力和企業發展至關重要。 這些溝通渠道可以分為內部和外部：前者包括公司內部員工之間的溝通，而後者著眼於與組織外部利益相關者共享的信息。 這兩種形式的溝通都在保持組織有效運作方面發揮著重要作用。
開放的內部溝通渠道對於辦公室工作人員和遠程開發團隊都很重要，因為所有團隊成員都需要在同一頁面上。 當內部溝通中斷時，這意味著員工感到困惑和生產力低下。 這也會阻礙整體增長，因為員工會感到彼此和組織疏遠。
擁有強大的外部溝通渠道也很重要，這樣您的企業才能在外界享有盛譽。 外部溝通的保護傘包括客戶、合作夥伴、其他利益相關者和更大的人群。 外部通信渠道還決定了股票價格和資金等財政問題，使這些渠道成為共享信息的重要方法。
內部和外部的溝通應該共同創造一個順暢的信息流通渠道。 雖然與通過小型企業 VoIP或電子郵件與客戶進行交流相比，內部團隊成員之間的交流確實不同，但對於公司而言，擁有一致的形象和信息仍然很重要。
資料來源： Ragan 2022 年薪酬調查和職場文化報告
但重要的是要記住，只有當這兩種形式的人際溝通協調使用時，才會發生這種情況。 在本文中，我們將進一步探討為什麼內部和外部溝通協同工作很重要。
內部與外部溝通
在深入探討這些通信方法如何以及為何更好地協同工作之前，讓我們更深入地了解它們的含義：
內部溝通
內部溝通是在組織成員之間傳遞的信息流。 有各種工具——無論是通過雲還是在本地——都可以用來增加這個流量並使其盡可能高效。 內部溝通涉及發送給員工的電子郵件、目標列表、標準操作程序 (SOP)、指南等。
內部溝通有四種：
垂直：不同層級的團隊成員相互交談
向下：處於較高領導職位的員工與處於較低層級的團隊成員進行溝通
向上：員工與他們的經理或主管交談
水平：同一層級的成員討論工作
外部通訊
外部溝通是公司與外部人員共享的信息。 想像一個組織發布有關慈善活動的重要新聞稿，或為公眾上傳 PSA。 與公司以外的利益相關者溝通的任何內容都算作外部溝通，其中包括您的員工宣傳工作。 這些可以是正式的也可以是非正式的。
正式地，外部通信渠道用於建立品牌知名度、品牌形象和聲譽。 公司希望客戶對他們有一定的印象。 這就是為什麼他們製作廣告、改進員工品牌宣傳計劃並發布報告突出他們的產品或服務的原因。 一些組織還設立了呼叫中心以聯繫利益相關者，而另一些組織則使用雲 PBX 解決方案。 這是關於與外部合作夥伴建立透明的溝通流程。
為什麼內部和外部溝通需要協同工作
據 SmallBizGenius 稱，82% 的消費者在閱讀定制內容後對品牌感到更積極。 這意味著人們更有可能信任一家以有意義的方式與他們交談並且不會向他們發送無用信息的垃圾郵件的公司。 一致的外部溝通只能發生在擁有強大內部溝通渠道的公司中。
了解自己品牌的員工可以將這一核心信息傳達給更廣泛的受眾。 他們應該不斷地了解他們可以傳達什麼樣的信息，他們應該使用什麼樣的語氣以及企業試圖建立什麼樣的品牌形象。 如果這兩種溝通渠道不能協同工作，組織就會像鬆散的紙牌屋一樣分崩離析。
讓我們仔細看看當內部和外部通信一起工作時會發生什麼：
1.提高投資回報率 (ROI)
雖然企業確實為各個部門設置了不同的關鍵績效指標 (KPI)，但真正的目標是實現盈利。 沒有人做生意只是為了發布審美社交媒體帖子並收工。 歸根結底，這一切都取決於你賣了多少以及做得如何。
與不這樣做的品牌相比，協調內部和外部溝通的品牌享有更高的投資回報率。 這要歸功於組織內外所有接觸點的一致溝通，從而實現標準化的服務和/或質量。 您的客戶將能夠依靠您的公司不斷提供最好的服務，確保您獲得忠誠度和新的潛在客戶。
資料來源：了解和改善企業內部溝通的指南
2.促進業務增長
成功的企業迅速擴張。 Meta 收購了 Instagram 以促進增長，而谷歌則接管了 YouTube。 快速成長的品牌經常進行收購和兼併，但這些舉措對於為他們工作的人來說應該不足為奇。
員工應該盡快被告知他們公司的變化，而不應該從外部消息中得知。 這不僅會損害員工的信任和生產力，還會延遲產品發布並減慢集成軟件工具和其他內部計劃的實施。 如果您的員工沒有得到通知或培訓，他們就無法將此信息傳達給客戶、合作夥伴或供應商，從而導致傳達的定位混亂。
當員工被告知（內部溝通）時，他們可以以有意義的方式傳播信息（外部溝通），從而為您提供更強的聲譽和更好的品牌形象。 這也將有助於促進您的業務增長，因為新技術或軟件工具的實施不會出現故障。
3.打造眾多品牌大使
有效的內部溝通會導致員工宣傳，然後為您的企業創造品牌大使。 讓品牌內部真正相信組織核心信息的員工擁護者非常有用。 然後，他們可以提供有用的信息，進行更優質的對話，並為您提供更好的人才庫供您聘用。
如果您也想要更多的口碑營銷，員工品牌大使可以派上用場。 以從事技術工作的人為例，其中公司參與了大型機的現代化改造，以實現企業的在線交易。 這是一個非常具體的利基市場，但在企業員工的直接社交範圍內，可能會有一些人進入技術領域。 針對這一人群可以激發對企業產品的興趣，無論多麼具體。 最終，這可能會導致更多人訪問業務登錄頁面並嘗試新功能。
熱心的內部品牌大使也將渴望向更廣泛的受眾通報業務的任何改進。 他們將確保所共享的信息與品牌形象保持一致，並會撰寫出色的文案，幫助您吸引更多客戶。
4. 讓員工學習新技能
當您需要雇用處理您的整體溝通渠道的人時會發生什麼？ 您會選擇內部通訊或外部信息共享方面的專家嗎？ 正確答案是你不需要選擇。 這個角色的理想招聘是了解如何做到這兩點的人。
當您調整內部和外部溝通時，您可以為現有員工提供不同的帽子並提升他們的技能。 例如，擔任 IT 角色的人可以了解微服務以進行開發，從而形成有用的混合工作角色。 他們可以使用與外部利益相關者相同的策略來保持內部團隊成員的積極性。
這適用於遠程和現場工作人員。 營銷專業人士可能會研究“什麼是云通信”並使用他們的內部通信軟件來傳遞重要的內部信息。 他們不僅會在內部建立一致的品牌形象，而且還會讓每個人都了解如何在外部展示它，從而避免企業在可以使用一個人的地方僱傭兩個人的麻煩。
有風險嗎？
與任何策略一樣，當您將內部和外部通信聯繫起來時，會涉及一些風險：
溝通努力的蠶食
外部通訊有可能會覆蓋內部渠道並蠶食您的努力。 這是因為外部溝通通常被優先考慮，因為它們直接幫助企業盈利。
內部通訊渠道具有間接影響，以銷售為中心的企業主最終可能會排擠它們。 將兩者結合起來可能會導致外部接管內部通信渠道，可能使員工感到被貶低或孤立。
安全風險
就像有太多廚師在攪拌眾所周知的鍋一樣，太多的混合專業人員可能會導致一些安全風險。 當同一個人同時查看內部和外部溝通渠道時，人為錯誤不容忽視。 他們可能會不小心在公司的社交媒體頁面上發布不適合外部利益相關者的內容。
他們也有可能錯誤地與員工或團隊成員共享與供應商相關的敏感信息。 這可能會導致棘手的情況，例如數據洩露或團隊內部失去信任。
企業主在結合內部和外部溝通時應該小心，因為有人同時扮演各種角色可能會感到困惑或失誤。 因此，在整合外部和內部溝通工作時花點時間是非常值得的。