如何向您的團隊解釋時間跟踪的必要性

時間跟踪已成為任何公司的寶貴資產，無論其規模大小。 如果使用得當，它會導致增長、財務穩定性以及工作流程和工作滿意度的提高。 但是，大多數團隊都不確定跟踪時間，因為它的聲譽並不差。

許多提供勞動力管理軟件和服務的公司都將時間跟踪作為其嚴格的員工監控方法的一小部分。 最近的CNBC專題報導，雇主如何在家工作時監視你，這讓許多人（有理由）對任何跟踪他們工作表現的軟件保持警惕。

這就是我們進來的地方，以幫助您消除一些恐懼，並表明引入簡單的時間跟踪軟件不會影響他們的隱私。 事實上，它可以保護他們作為員工的權利，並使他們整體形成更好的習慣。

關於工作時間跟踪的最常見問題

時間跟踪會被用來侵犯我的隱私嗎？

讓我們談談房間裡的大象——員工監控和隱私。

人們擔心時間跟踪是通向持續監控和更嚴格審查的途徑。

在 2018 年 BBC 的一篇文章中，一些員工挺身而出，講述了員工監控如何讓他們感到焦慮、恐懼和壓力的故事。 許多人強調了跟踪工具是如何實施的，聲稱它們將有助於整體性能，但除此之外什麼都做了。

在同一篇文章中，一位卡車司機提到安裝的攝像頭和麥克風如何讓他過於專注於自己的表現（限速、駕駛分數等）。 事實上，他在實際駕駛時不太專注於當下。 如此高的壓力水平會導致性能下降，並且幾乎肯定會導致倦怠。

旨在出於正確的原因跟踪時間。 不要只是將其用作全面員工監控的測試運行，因為毫無疑問，您將失去比您獲得的更多的東西。

是否會期望我在所有 8 小時內都保持高效？

即使我們處於 21 世紀，我們仍然期待 19 世紀的工作流程。

自工業革命以來，預計工人每週工作 6 天，每天工作 16 小時以上。 1938 年的《公平勞動標準法》通過將工作時間限制為每週 40 小時來糾正這一問題，這僅僅是因為勞動的性質發生了變化。

那麼為什麼我們仍然以同樣的方式對待工作呢？

Collective Campus首席執行官 Steve Glaveski 指出，現代化、技術進步和互聯網如何徹底改變了我們的工作方式，從 1938 年開始。現代工作場所大不相同，我們不能指望全神貫注和整個 8 小時內的生產力。

德國初創公司Rheingans Digital Enabler是其首席執行官 Lasse Rheingans 進行的一項實驗中的試驗品。 他想看看他的員工是否可以從 8 小時工作制轉變為 5 小時工作制，相信這會提高他們的生產力和工作質量。 毋庸置疑，實驗是成功的，員工自己也感受到了進步，因為他們沒有感覺到在整個工作日內嘗試保持生產力的壓力。

他們不太可能屈服於分心和加班。

Rheingans 的例子證明了無數的科學主張，即沒有人可以一天工作 8 小時，而 CEO 和經理們不應該期望這一點。 同樣，向團隊解釋他們不會一直高度專注。 時間跟踪是一種找到他們的高峰時間的方法，並學會更好地確定他們的任務優先級。

誰知道，有了足夠的數據和改進，您的公司也許可以改用每週 5 或 6 小時的工作時間，而不會造成任何經濟損失。

時間跟踪是對錶現不佳的一種懲罰嗎？

有些員工會將時間跟踪視為懲罰表現不佳的一種手段。 設身處地為一個剛剛被告知全體員工必須跟踪他們的時間並提交報告的人設身處地。 他們可以馬上想到幾件事：

• 我的工作做錯了嗎？
• 我們表現不佳嗎？
• 經理們不信任我們嗎？
• 時間跟踪是評估我工作的唯一方法嗎？

預計他們的第一個想法幾乎總是消極的。 因為當經理想看看你在每項活動上花費了多少時間時，你會覺得有必要付出超過 100% 的時間，否則你會得到“一記耳光”。 我們回到壓力 - 壓力 - 倦怠模式。

從一開始就強調時間跟踪不會被用作處罰的工具或終止的理由。 相反，要立即解決真正的原因——加快某些流程，看看團隊可以集體加快步伐或放鬆一點，或者更了解哪些團隊成員可以承擔更多任務，而不是那些已經不堪重負的人。

時間跟踪是否會用於對員工進行微觀管理？

經理和 CEO 將時間跟踪視為監督員工工作時間各個方面的藉口，這種情況並不少見。

Vonage的高級副總裁 Reggie Scales 在 CNBC 的一份報告中提出了現在臭名昭著的聲明：“[員工] 知道我們在關注，這總是好的。” 它完美地代表了許多員工在實施時間跟踪時所獲得的形象。

他們的每一步都將受到監控、審查，他們將收到成堆的反饋和/或糾正。 雖然有些人會將此視為展示自己價值的機會，但大多數人即使在完成他們擅長的任務時也會感到不安。 就是害怕：

• “同一個任務怎麼比昨天少了15分鐘？”
• “你的隊友在截止日期前完成了一切，我看到你的報告遲到了”
• “當您擁有所需的一切時，為什麼這項任務比平時花費您更長的時間？”
• “我看到你的日程安排有空檔，你要不要處理那些郵件？”

每個員工在如何排序優先事項和完成工作方面的個人自由已經一去不復返了。

更不用說我們都會處理個人問題、低效的日子、隊友的工作、干擾等。我們還專門為這個主題寫了整篇文章，這對於許多希望了解他們的團隊的團隊負責人來說可能會大開眼界' 時間跟踪問題更好。

說了這麼多，當你宣佈在你的團隊中實施時間跟踪時，你如何才能減輕最初的打擊？ 此外，您如何解釋快速緩解任何或所有疑慮的需求？

滿足時間跟踪的期望

確保您跟踪時間的理由合乎道德且有意義。

在上一節中，我們強調了將時間跟踪視為阻礙而不是幫助進步的工具的做法。 在決定與您的團隊交談之前，需要考慮以下幾點。 最終，這些反思可以幫助您更自信地接近團隊，並為不可避免的問題做好準備。

時間跟踪可以極大地改善時間管理

而不是從某種意義上說：當人們看到他們浪費了多少時間時，他們會突然變得更加意識到自己的選擇並且變得更好。

相反，試著從自我提升的角度來看這句話。 時間跟踪可以改善個人時間管理，並揭示很多關於我們優先考慮的事項和方式。 在與您的團隊交談時強調這些個人利益：

• 他們將變得更有條理；
• 他們的工作與生活平衡將得到改善；
• 他們會做出更快更好的選擇；
• 他們將學習如何確定優先級等。

這些只是其中的一部分好處。 在“如何以及為什麼要跟踪日常活動和習慣”一文中，我們概述了可以用作演示材料的更多好處。 它附帶了提倡時間跟踪的實用建議和專家意見。

時間跟踪不是管理或溝通不善的創可貼

如果生產力是問題，可能是因為管理不善、溝通渠道沒有正常工作（或沒有被正確利用）、工作條件不令人滿意等。

PPM Express的專家在向 CEO 詢問公司財務損失的原因方面有著令人欽佩的記錄。 最常見的是：

• 跟不上市場的步伐；
• 惡劣的工作條件；
• 沒有應急計劃；
• 衝突和溝通不暢。

但是，正如他們所見證的那樣，許多相同的 CEO 將時間跟踪作為一種簡單的解決方法，認為時間和金錢的損失可能是因為員工未能跟踪時間。

因此，在引入時間跟踪之前，您首先要確保辦公室和團隊中的所有內容都能順利運行。 否則，那些外部因素將對數據產生重大影響。

在下一節中，我們將介紹如何準備、進行和跟進成功會議的具體步驟，您將在其中向您的團隊解釋時間跟踪的必要性。

如何向員工傳達時間跟踪的需求

馬上，您將需要克服時間跟踪帶來的污名。

您想直接解決員工的擔憂。 我們在第一部分列出的常見問題不一定與您的團隊/員工可能遇到的問題相同。 因此，這裡有一些方法可以將時間跟踪作為一種積極的變化引入，同時考慮團隊的疑慮。

同意基本原則並製定規則

讓團隊領導或經理聚在一起開會討論時間跟踪以及它將如何幫助他們總是一個好主意。 首先在其中設置一些基本規則將消除未來在閱讀您收集的數據時的任何混亂。 這些可以包括但不限於：

• 為什麼您的團隊會跟踪時間；
• 您何時會查看具體花費的時間，何時僅關注結果；
• 是否需要每週或每月報告；
• 如何在項目管理和截止日期中實施時間跟踪；

目的是找到共同點，以便時間跟踪可以為您工作，而不是作為爭論或衝突的點。 可能發生的最糟糕的事情是，一些團隊開始落後，而另一些團隊意識到這需要太多時間和精力，這可能會破壞你建立的整個“基礎設施”。

發布“軟公告”

就像軟啟動一樣，“軟公告”用於向員工介紹時間跟踪的概念，沒有任何具體細節。 你讓他們知道將會有一個會議，以及將討論什麼的總體思路。 最好在開始時間跟踪前幾週執行此操作，最多一個月。

記住要強調時間跟踪將是一個很好的改變。 關注它對團隊和項目的積極影響，並補充說它不會危及任何人的就業（因為這是通常會想到的第一個問題）。

這樣一來，您就可以讓辦公室周圍的一些嗡嗡聲自然形成，而不是讓洩露的（可能是錯誤的）信息四處飄蕩。 向員工隱瞞信息會引起擔憂，並使他們擔心自己會受到密切監視並失去自由。

讓員工感受到傾聽

在引入該做法前大約兩週發送一份匿名表格，員工可以在其中寫下他們對時間跟踪的擔憂。 由於許多員工在匿名的情況下很少會在表格中羅嗦，因此提供不同的信息填寫方式以確保最佳響應。 例如，您可以嘗試：

多項選擇答案：

如果公司實施時間跟踪，您最擔心的是什麼？

• 我會顯得毫無生產力。
• 恐怕我浪費了太多時間。
• 這是對我隱私的侵犯。
• 時間跟踪並不能準確反映我的工作流程。
• 有太多的干擾。
• 我會忘記追踪時間。
• 其他： _________________________________

或者選擇開放式問題：

你有時間跟踪的經驗嗎？ 它對你有用嗎？

要進行此類調查，您應該與您的人力資源代表密切合作。 盡可能多地覆蓋以預先解決多個問題。 一旦時機成熟，您收集的數據應作為會議的第一順序呈現。

允許面對面討論

如果可能的話，你的 HR 應該讓每個人都知道他們也可以親自來找他們，表達他們的意見。 一些員工可以更好地口頭表達他們的想法。 有時，在紙上回答問題可能被視為一種空洞的姿態，他們的擔憂將被忽略。

召開會議介紹時間跟踪

在會議開始前一周，發送一封群發電子郵件，概述將要解決的所有問題。 員工關注點、您的目標和目標以及時間跟踪本身、您將使用什麼工具、將提供什麼幫助等。

保持這些要點簡短明了。 這封電子郵件將為員工提供足夠的時間來準備他們可能忘記在調查中提及的問題和評論。 此外，知道討論點的順序，人們更有可能知道什麼時候該跳入正確的問題，而不是提出一些斷章取義的問題並引起題外話。

將時間跟踪引入團隊的 9 個步驟

當您真正引入時間跟踪時，以下步驟將確保您清晰準確地傳達所有內容。

1. 保持簡短的介紹

沒有人喜歡長時間的會議，尤其是當他們有更好的事情要做的時候，或者當“他們本來可以是一封電子郵件”的時候。 謝謝大家的光臨，再次介紹一下你們之前建立的業務順序。 還要宣布你將在最後回答他們所有的問題。

2. 從關注點開始，首先解決它們

使用從調查中收集的數據，指出員工在時間跟踪方面總體存在的最大問題。 這讓他們知道他們已經被聽到了，並強化了他們在公司事務中有發言權的事實。

之後，透露您在流程開始時與團隊負責人協商的細節，以及它將如何影響每個部門/團隊。

3. 向你的團隊解釋以下5個關鍵點

在 Clockify，我們提倡使用時間跟踪來改善一個人的整體生活。 我不想用詳細的信息讓你不知所措，所以列表將保持簡短。 如果您想進一步探索它們，每個點都會有一個指向這些主題的鏈接。

1. 跟踪時間有助於他們溝通加班時間並協商福利
2. 它可以幫助他們輕鬆識別分心和浪費的時間
3. 他們變得更加意識到自己的加班，並且可以及時防止倦怠
4. 他們知道什麼時候有資格獲得補償時間
5. 它可以防止文書錯誤和時間盜竊——這是保護他們權利的有力證據

4. 提供大量數據

事先準備一些數據（最好使用信息圖表來保持會議動態）。 查找使時間跟踪對他們有利的公司的案例研究。 由於時間跟踪帶來的不確定性，有些人可能會沖向谷歌並找到時間跟踪失敗的例子。 這將使他們具有防禦性並讓他們提供對位，您也應該對此做好準備。

5. 有 HR 在場

作為旁注，請確保在整個會議和調整過程中都有人力資源代表在場。 讓他們坐在員工中間，並儘可能參與討論。 他們的存在將在這項艱鉅的任務中為您提供支持。 同時，他們可以平息團隊之間可能出現的任何疑慮、困惑或好鬥。

6. 開放問答

最後，但最重要的是，允許人們分享他們的意見。 保持它是一個開放的論壇，除非它主要是蟋蟀和風滾草。 然後，您可以選擇提出具體問題，看看它們是否會引發討論。

7. 介紹會後發一封跟進郵件

這是總結會議的好方法，您可以根據需要保持詳細或簡潔。 如果這聽起來工作量太大，我們有一份 2020 年最佳時間管理應用程序列表，其中包括Otter，一個記錄會議的應用程序，然後轉錄並加上時間戳以生成報告。

8. 提供資源

會議結束幾天后，一旦信息確定，發送一封包含資源概要的群發電子郵件。 從如何更好地管理自己的時間，到如何使用時間跟踪器，以及如何將其變成一種習慣，所以它幾乎變成了自動化。

如果您不確定從哪裡開始尋找，這裡有一些文章可以幫助您走上正軌：

• 4 種簡單的方法來跟踪您在計算機上工作時的時間
• 建立和改進團隊時間管理的 12 個技巧
• 如何養成跟踪時間的習慣

9. 向團隊保證他們會在軟件方面獲得幫助

一個我們沒有廣泛討論但值得一提的問題是，很多人擔心如果他們不學習如何使用時間跟踪器，他們會顯得很傻。 最好的做法是不要直接詢問誰有學習問題（因為很少有人會承認），而是提供速成課程和來自運營、更精通技術的員工或軟件自己的開發人員的 1:1 幫助。 那些提供現場幫助的人，就是這樣。

總結

當孩子們害怕壁櫥裡的怪物時，我們知道這實際上是對未知的恐懼。 他們的房間很黑，到處都是剪影，形成了怪異的形狀，他們的個人空間內外都有噪音。 留給他們自己的想像，難怪他們會解釋最可怕的場景。

當我們變老時，這個過程並沒有太大變化。 同樣地，當我們的大腦沒有足夠的事實信息時，像時間跟踪這樣簡單的事情會顯得更加可怕。 通過使用我們制定的方法，您可以打開那個黑暗房間的燈，並打開幽靈壁櫥的門，以表明沒有什麼好害怕的。 用信息、同情、理解和充分的保證來解決他們的擔憂。