為您的企業評估正確軟件的 6 個萬無一失的步驟

企業主在做出購買決定之前需要了解的一切

隨著公司轉向更可持續、更長期的在家工作解決方案，Flock 等工具對於在滿足企業日常需求的同​​時保持員工聯繫變得越來越重要。

我們最近看到大量企業向我們尋求內部溝通方面的幫助。 對於許多人來說，這仍然是未知領域。 對於希望快速解決問題並最大程度地減少中斷的大型組織來說，選擇正確的業務協作工具仍然是首要考慮的問題。

但這也需要領導層採用全新的視角來遠程管理團隊，尤其是對於擁有跨職能團隊的成長型企業。 Twitter 和 Shopify 等組織在永久過渡到遠程工作方面處於領先地位，而谷歌、微軟、摩根士丹利、摩根大通、Capital One、Zillow、Slack、亞馬遜、PayPal 和 Salesforce 等其他巨頭也將他們的工作範圍從-家庭能力。

因此，目前價值百萬美元的問題是：組織如何評估軟件以促進整個組織的有效協作？ 評估企業軟件的過程是什麼樣的？ 這是我們在客戶為他們的業務尋找合適軟件的過程中發現的一個反復出現的挑戰。 因此，我們希望為其他在此過程中導航的人逐步解決這個問題。

第 1 步：定義您的目標和期望

您的目標是改善內部溝通還是改善項目管理？ 準確定義您要完成的工作以及要解決的痛點。

俄羅斯流行咖啡連鎖店Tasty Coffee的首席運營官 Yuliya Pavlova 與我們分享了她的過程，她說：“使用免費程序有很多限制：用戶數量、缺少移動應用程序、無法傳輸文件等. 此外，這些通訊應用程序僅供辦公室工作人員使用。 對我們來說，這行不通，因為我們公司的大部分員工都是生產部門的員工。 隨著時間的推移，我們又開了兩家咖啡店和一家電子商店，因此統一我們所有的溝通工作變得更加重要。”

俄羅斯美味咖啡團隊

Pavlova 表示，在為所有利益相關者採用新工具時，他們還考慮了一些重要因素：

用戶界面的便利性和簡單性
直觀的界面和功能
良好的即時支持

然後，一旦你確定了你的痛點，深入研究並不斷提出棘手的問題，直到你用盡所有選擇：

我們現有的工具是否已經提供了這個功能，還是只是一個附加組件？
您希望真正推動什麼價值？
有什麼工具可以比我們使用的工具更好地解決這個問題？

第 2 步。進入組織流程的雜草

每個公司的組織流程在嘗試將它們與新軟件集成時都會感到混亂。 解決此問題的一種方法是保留一份詳細的優先級列表，其中包含您的所有要求和不可協商的事項，並由團隊中的專家對其進行審查。

如果您真的想一直使用數據驅動它，您可以使用諸如 RICE 評分模型之類的積分系統對您的需求進行優先排序，並相應地對它們進行評分。 最終，您的選擇將基於許多因素，但當您向決策者或採購團隊展示您的選擇時，支持性數據將是最有用的。

Flock 的 GTM 負責人 Gaurang Sinha 在評估和實施了許多工具後，發現了轉變視角的價值。 “讓內部利益相關者參與進來，”他說，“重要的是要記住，雖然你是這個過程中的採購員，但你同時也在內部向你的團隊領導者銷售，包括你的首席財務官——最終證明成本與你的成本相比是合理的。”收入機會。 由於他們仍然參與該流程，這將幫助您更快地獲得批准和融資，而不是您完成該流程並嘗試他們在一個大型演示文稿中在內部銷售它。”

第 3 步：征服你的研究

研究解決方案可能會讓您感覺像是陷入了困境，但您仍然可以通過採取更聰明的方法來取得勝利。

谷歌聰明。 乍一看，谷歌可能會被結果淹沒。 您如何篩選 SEO 泵送的鏈接與有用的真實內容？ Flock 的內部 SEO 專家 Rohit Chavane 推薦了一種簡單的方法來瀏覽搜索領域，即通過查找受信任的 URL、片段和內容預覽等基本內容。 您將知道是否需要根據結果調整搜索查詢。

軟件比較網站。 這些是檢查評論並獲得該工具如何與其競爭對手相提並論的真實情況的好地方。 G2Crowd 和 Capterra 等網站在這方面做得非常好。 您甚至可以將軟件規格與用戶評論進行比較和對比。

口口相傳。 向您的同事或您的團隊尋求建議，並將其作為起點。 抓住機會，甚至通過在社交媒體上發布創意來眾包創意。 哎呀，標記一個有影響力的人以獲得答案！ 你會驚訝於人們願意提供反饋。

還記得你維護的需求列表嗎？ 添加優缺點部分並跟踪與您的要求相關的功能。 你可能會注意到一個趨勢。 然後，縮小您的首選偏好。

第 4 步：購買前先試用

自己測試軟件。 更好的是，邀請您的團隊成員和同事與您一起嘗試。 與您的團隊一起解決問題，以便在與銷售人員進行討論時為關鍵問題做好準備。

POA 互聯網團隊，肯尼亞

POA Internet 的業務改進負責人 Marundu Muturi（發音為 Poh-Ah；在斯瓦希里語中翻譯為“好”）讓我們深入了解了這個過程是如何為他們工作的。 作為肯尼亞發展最快的寬帶互聯網公司之一，為服務欠缺的社區提供服務，POA 一直在尋找替代 Whatsapp 的方法，以改善他們的溝通、工作與生活的平衡以及信息訪問（從任何設備）。 除了功能和定價之外，一個關鍵的考慮因素是客戶支持的質量和速度，以幫助他們加速這些改進。

他說：“我們需要盡可能敏捷的支持，以使我們與 Flock 一起啟動並運行。” 他們測試的其他一些通信工具的支持速度很慢，這對他們不起作用，尤其是在過渡到新的在家工作環境時。

對於任何採用新業務軟件的公司來說，這些要點都是至關重要的，所以在測試之前不要休息。

第 5 步。演示電話

一旦您設法與專家聊天，您就會想要繼續預訂現場演示。 為了讓您的公司的演示體驗更高效，請讓您的 IT 主管或高級經理參與其中，並準備好一系列問題和疑慮。

從介紹您的公司和您的角色開始，然後在電話會議中繼續介紹您的特定用例或痛點。 這是您提出與您的特定業務需求相關的所有正確和錯誤問題的時候了。

“每個銷售人員都非常害怕一件​​事：死氣沉沉。 提問是在演示電話中實現更多[而不是更少]的好方法。”
——Flock GTM 負責人 Gaurang Sinha

與解決方案提供商的對話將使您深入了解哪些對您的業務有效，哪些無效。 即使它對您不起作用，您也將學習到另一個可能被證明是無價的演示。

第 6 步：大 P：定價

最後但同樣重要的是價格評估。 “它符合我的預算嗎？” 肯定是您在決策過程中會問的最明顯的問題之一。 但您應該問的一些同樣重要的問題是：

您是否為所支付的費用獲得了真正的價值？
這個工具能解決所有痛點嗎？
如果沒有，您的預算範圍內還有哪些其他工具可用？
您可以在長期使用該工具之前先試用該工具幾週嗎？

如果在您的研究之後，您仍然在努力尋找解決每個痛點的工具，請確定哪些優先事項是不可協商的，並首先解決那些問題。

一個好的經驗法則是讓您組織的一小部分人了解該軟件是否真正符合規模要求。 如果您發現整個組織的需求存在衝突，請選擇對您的核心業務最有意義的工具。

請記住，您正在努力為您的員工提供最佳的在家工作體驗，因此請儘早讓他們參與此過程並徵求他們的反饋意見。 協作進行評估是最好、最成功的方法。

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