如何實現社交媒體協作：企業指南

已發表: 2022-06-12

第一件事：團隊

建立和管理一個有效的社交媒體團隊可能是一個令人生畏的前景。

為什麼？

團隊需要足夠大以管理您公司的整個社交媒體身份，但又不能太大以至於效率低下。

讓您的團隊保持正軌的關鍵是保持專注的社交媒體形象。當然，您可以為每個子公司或產品發布創建一個帳戶，但這只會使您的團隊膨脹，阻礙溝通並增加成本。

相反，請嘗試採用集中式方法來組織您的社交媒體團隊。總部的團隊應該是主要樞紐，負責整體戰略和信息傳遞。

位於您地區辦事處的團隊應遵循中央團隊的計劃，並根據特定地區的具體情況對其進行修改——例如，通過執行當地的假日活動。

這種方法將改善整個團隊的社交媒體協作流程，並幫助他們保持速度。

為了向您展示集中社交媒體管理工作流程的好處，這裡有一個真實的例子：

運動鞋和服裝公司 Reebok 決定合併其 200 個 Facebook 頁面、100 個 YouTube 頻道和 30 個 Twitter 帳戶。例如，在 Facebook 上，他們只留下了 3 個活躍頁面。

儘管進行了這些看似大幅度的削減，但該公司還是設法將他們的 Twitter 追隨者增加了 17%，並聲稱他們能夠更多地關注客戶參與，而不是產品營銷。

故事的道德啟示？大型、過於復雜的社交媒體存在並不總能帶來回報。另一方面，維護較少數量的社交媒體資料將簡化社交協作過程，並幫助您的團隊專注於最重要的事情——您的受眾。

使用正確的工具促進社交媒體協作

如果您的團隊不能正常協作，那麼管理您公司的社交媒體形象既費錢又費時。

好消息是，您可以利用旨在簡化公司社交媒體管理工作流程的工具，幫助他們更有效地工作（並節省資源！）。

以下是您的團隊可以使用的一些頂級協作工具：

Slack——當涉及到跨團隊和部門的高效協作時，無縫溝通是必須的。 Slack 使您的團隊成員能夠輕鬆地為大型項目發送群組消息或在特定任務的頻道中聊天。
Trello – Trello 是一個很好的工具，可以讓您更全面地了解團隊正在進行的項目。它是高度可視化的，完全可定制的，並帶有附加文件的絕佳選項，因此您可以同時關注所有任務和資產。
Dropbox – 如果您的團隊需要存儲大量社交媒體圖像和視頻，他們會喜歡 Dropbox。這款易於使用的應用程序允許用戶免費存儲多達 2 GB 的文件，並且團隊中的每個人都可以輕鬆訪問。

Slack、Trello 和 Dropbox 等工具將幫助您減少團隊項目管理流程中的低效率。

但是，您的社交媒體協作以及與管理您的社交媒體存在相關的任務（例如發佈內容或衡量績效）呢？您如何確保在您的團隊和全球範圍內有效地完成這些任務？

答案是為您的團隊提供正確的社交媒體營銷工具，使您能夠實現以下目標：

為您的團隊配備集成解決方案——使用單一社交媒體管理工具將大大提高您公司的工作流程速度。這是因為將所有工具放在一個地方並能夠輕鬆訪問它們，而無需在應用程序和平台之間切換，這可以節省大量時間。
確保所有團隊成員都可以立即訪問該工具——許多團隊由於使用了多個登錄名和密碼而無法有效地使用所提供的工具。為避免此問題並確保每個團隊成員都可以快速訪問該工具，請為他們提供可以使用一個登錄名和密碼訪問的解決方案。換句話說，瞄準帶有單點登錄功能的軟件。
驗證您的團隊是否無縫協作——為確保所有任務按時完成並達到目標，您的所有團隊必須使用相同的軟件攜手合作。共享編輯日曆、數據儀表板和績效報告的訪問權限是全球團隊和部門高效協作的關鍵。
根據您的業務需求構建優化的工作流程——成功團隊合作的另一個重要因素是了解自己的確切職責範圍。能夠在您的團隊中分配明確的角色和職責將改善他們組織和確定任務優先級的方式。
加快團隊和部門之間的溝通——儘管 Slack 非常適合更廣泛的項目討論，但您的團隊也應該能夠在他們使用的社交媒體管理工具中進行溝通。為什麼？直接在任務空間內交換消息將加速反饋循環並使其更加準確。

擁有一個可以讓您完成所有這五個目標的解決方案將幫助您的團隊更輕鬆、更快地協同工作。因此，您將能夠成功實現您的社交媒體營銷目標。

現在，讓我們看一下您可以引入的一些流程，以進一步改進您組織中的社交媒體協作流程。

進入流程：您的高效協作流程

你有團隊，你有工具。

現在是時候提出一個有效的社交媒體工作流程計劃了。當然，它不會神奇地結合在一起。還有工作要做。但此時，您擁有設置優化協作流程所需的一切。

轉到您全新的社交媒體協作工具，因為您需要建立三件事來讓您的團隊或團隊有效地合作：

設置您的團隊流程以促進協作。

您需要開始分配您的團隊角色、職責、權限和開發審批工作流。

此練習將幫助團隊中的每個人了解他們的確切職責範圍。結果，團隊和辦公室之間的溝通障礙將減少，工作流程將無縫運行。

指定角色和職責也是確保品牌聲譽的一種行之有效的方法。它使您能夠確保所有任務僅由授權的團隊成員完成，並且未經適當人員的批准不會發送任何消息或帖子。

由於每家公司的結構都是獨一無二的，因此設置適合您業務需求的自定義審批結構非常重要，而且可以輕鬆調整或擴展。開發自定義工作流程是促進團隊和辦公室之間協作的好方法——即使它們相距一千英里。

創建自定義儀表板以一目了然地跟踪您的業務的 KPI。

可共享的儀表板將使您的整個團隊能夠輕鬆掌握數據並了解他們需要做什麼才能實現目標。

通過使用共享儀表板，您的團隊將能夠概覽您公司的社交媒體表現，了解您的立場，並就如何共同前進做出更快、更明智的決策。

自動化您的報告，讓每個人都能輕鬆掌握最新動態。

跨團隊有效溝通的前提之一是能夠訪問相同的數據和見解。

為確保您的所有團隊和辦公室都在同一頁面上，請使用自動報告對其進行更新。這樣，您將能夠加速信息流並確保每個人都可以訪問相同的 KPI 概覽，這對於成功推進項目至關重要。

同時，報告將幫助您監督團隊的營銷活動並監控他們的進度。並且由於自動化，您可以定期收到報告而無需考慮它 - 劃掉繁忙的待辦事項清單的一件事。

5 個最常見的社交媒體協作錯誤（以及如何避免它們）

1.錯誤：創建太多或太少的內容

獲取適量的內容可能是一項棘手的工作——您不想讓您的觀眾挨餓，但您也不想讓他們充斥著內容。

如何避免：無論是錯過最後期限、發佈時間選擇不當還是內容枯竭，當您的團隊工作不同步時，發布錯誤就會發生。

通過使用整個團隊都可以訪問的強大的編輯日曆來避免這個常見的錯誤。您將能夠始終掌握發布計劃，以便始終向您的受眾發布適量的內容。

2. 錯誤：失去等待批准的速度

我們都去過那裡——您要確保您發布的所有內容都符合標準，這意味著要仔細檢查每個帖子。但是您的隊列可以快速建立，然後您的團隊成員等待批准和編輯。

如何避免：使用允許您在旅途中管理內容的解決方案，以減少在世界各地工作的團隊之間可能出現的延遲和錯過的溝通。通過方便的移動審批，您可以在任何地方為帖子開綠燈並添加內部評論，這樣您的團隊就不會等待。

3.錯誤：在錯誤的時間發布

在錯誤的時間發布可能會限制您的影響力並導致令人尷尬的錯誤，從而損害您的品牌聲譽和信譽。

如何避免：無論是時區變化還是只是不明確的發布截止日期，更好的團隊溝通將幫助您避免這種重大失誤。深入分析您的分析，了解您的受眾何時在社交媒體上最活躍，並與您的團隊分享以提高您的影響力和參與度。

更好的是，通過針對您的每個頁面量身定制的最佳發佈時間的精確建議來自動化該過程，這樣您就不會再錯過那個黃金時間了。

4. 錯誤：不回答客戶的問題和評論

這是失去客戶的最快方式之一。如果您的品牌距離遙遠且缺乏溝通，那麼您的客戶可能遇到的小問題和挫折就會累積。然後，在您不知不覺中，客戶會將他們的業務轉移給您的競爭對手之一。單獨管理您的社交媒體帳戶是犯此錯誤的最簡單方法。

如何避免：尤其是對於較大的社交媒體團隊，使用社區管理工具將您的團隊和所有社交媒體渠道整合到一個平台中非常重要。

這將幫助您避免多人跨渠道單獨管理社交時可能遇到的許多陷阱。常見問題的模板答案可以幫助您節省更多時間並保持語氣和回答的一致性。

5. 錯誤：陷入社交媒體危機

品牌捲入社交媒體危機的原因有很多。有時，這是對客戶問題的錯誤回答、不明智的廣告活動，或者像技術錯誤這樣不可預測的事情。

不管是什麼原因，如果處理不當，圍繞失誤的社交媒體風暴可能會對您的業務造成真正的損害。

如何避免：密切關注社交媒體受眾的脈搏，並跟踪他們在圍繞您的品牌進行的對話中的情緒。對於您的團隊來說，訪問這些信息也很重要，這樣他們就可以一起協調響應。這不僅可以幫助您處理任何出現的危機，還可以幫助您從一開始就避免它們。

外賣

高效的社交媒體協作流程對於任何企業來說都是必須的，尤其是對於團隊需要跨國合作的企業品牌而言。

儘管這似乎是一項艱鉅的任務，但使用正確的工具可以輕鬆完成優化的協作計劃。確保每個團隊成員都知道他們負責的任務，可以訪問包含關鍵數據點的儀表板，並隨時了解定期報告的最新情況（無論他們位於世界哪個地區），這將大大改善您的工作流程並幫助實現您的社交媒體營銷目標。