企業內容管理：通過 5 個簡單步驟控制混亂！

知識內容管理可以組織和管理您的內容，多年來已變得越來越流行。 想像一下，您公司的文件雜亂無章，散落各處。 不用擔心; 企業內容管理可以解決這一問題，並將混亂的環境轉變為井然有序的工作空間。 由於其卓越的功能，企業內容管理市場自 2017 年以來翻了一番，從 316.6 億美元增至671.4 億美元。

如果您的組織定期創建內容與客戶、員工、合作夥伴、團隊領導者等共享，您需要確保一切就位，這樣您就不必面對“我把它放在哪裡了？”的尷尬時刻。 那麼，就在本文中與我們一起探索 ECM 的秘密吧！

什麼是企業內容管理 (ECM)？

企業內容管理（ECM）是一個神奇的世界，您的所有信息以數字資產的形式匯集在一起並找到其應有的位置。 這是許多大型組織用來滿足每一個與內容相關的願望的策略，從捕獲、記錄和存儲到檢索重要內容。

現在，我知道您的下一個問題是什麼：“為什麼要關心企業內容管理？” 好吧，朋友，讓我用一些統計數據來澄清這個困惑。 您是否知道，即使在這個數字化世界中，企業也會因內容管理不善而損失21%的生產力？ 這不是等於把寶貴的時間扔到窗外嗎？ 不僅如此，組織還平均每週花費​​ 15 個小時來搜索放錯地方或丟失的文檔。

ECM 包括確保您的組織跟上整個企業的信息流所需的各種工具和流程，並且不會丟失任何重要信息，尤其是生產力。

使用 ECM 的最佳部分是它可以有效地管理結構化和非結構化信息。 結構化文檔是指標準化格式的數據，例如電子表格、聯繫人、表單和 SQL 數據庫。 而非結構化數據有各種形式、形狀和大小，並且是非標準化的，例如圖像、多媒體、會議記錄和 PowerPoint 演示文稿。

如果沒有 ECM，您的組織將面臨文件丟失、錯過最後期限、文檔雜亂和員工沮喪的循環。 下一節將列出 ECM 的功能，幫助您的組織擺脫這種混亂。 所以不要等待； 請繼續閱讀。

為什麼企業內容管理很重要？

如今，數據為王，是增長和成功的秘訣。 數據和內容的重要性怎麼強調都不為過，因為它提供了指導決策和推動創新的見解。

而隨著數據的興起，數據洩露的案例也激增。 因此有必要避免這些數據變得混亂，導致企業失去競爭優勢。 您不能依賴電子郵件和不安全的數據存儲來保存寶貴的合同和文件。

相反，請考慮投資 ECM 軟件，將您的文件管理到靈活的文件夾中，以便您可以輕鬆、安全地訪問它們。 因此，請準備好踏上一段旅程，向您介紹 ECM 的強大功能和關鍵要素背後的秘密。

企業內容管理的關鍵要素

企業內容管理系統可以分為五個基本組件。 在準備 ECM 策略時，您應該將每個組件準備到位，以確保不遺漏任何內容並且一切順利運行。 將您的企業想像成寶貴信息的寶藏。 但是，如果你不能捕獲、管理它並最終將其利益惠及最需要它的人，那麼它就毫無用處。 那麼，讓我們開始這個激動人心的旅程並探索 ECM 的關鍵要素！

1. 捕捉

組織文件和文檔的第一步是捕獲並將它們引入新的企業內容管理系統。 是將紙質文檔（如 pdf、word 文檔）轉換為電子格式或導入需要存儲在 ECM 中的現有電子文件的過程。

這可能包括合同、提案、發票、採購訂單、報告和員工檔案等文件。

將所有這些重要文件數字化並存儲在一個集中位置可以簡化組織流程並使業務內容更易於訪問。

2. 管理

捕獲內容後的下一個組件是對其進行管理。 ECM 是一個內容管理器，以易於訪問的格式對信息進行分類。 您需要檢查將使用的 ECM 工具的界面，了解其協作性、易於訪問性和搜索功能。 企業內容管理系統充當個人助理，將所有結構化和非結構化數據排列成邏輯格式。

3. 商店

Spring，你的數據還不夠。 安全地存儲您的數據非常重要。 企業內容管理系統充當中央存儲庫，確保您的所有文件都是安全的，並防止未經授權的訪問、丟失和損壞。 它還應該提供數據和經常更改的信息的備份。 應簡化編輯，以便用戶可以輕鬆地編輯文檔和電子表格。

4. 保存

ECM 系統可長期保障您內容的真實性和完整性。 保留組件借助記錄管理來管理頻繁更改的內容。 它執行保留策略，為需要定期訪問的文件節省空間，歸檔不需要的文檔並管理版本歷史記錄以確保數據安全。

也可以利用保留的文件，但它是分離經常更改和較少訪問的文檔的好方法。

5. 交付

企業內容管理的最後一個要素是將內容和信息交付給最有效的人。 它可以是從團隊成員到客戶的任何人，但此元素可確保信息落入正確的人手中。 它通過內部和外部交付文件來增強協作和生產力。

關於企業內容管理關鍵要素的討論到此結束。 希望您現在清楚各種組件及其功能。 現在是深入了解 ECM 優勢的時候了。 在下一節中，我們將詳細討論企業內容管理提供的各種好處。 所以加入我們吧。

企業內容管理的好處

如果您在想，“為什麼在企業內容管理系統上投入時間和金錢很重要？” 那麼本節將解決您的所有疑問。 企業內容管理 (ECM) 可以消除安全風險和混亂，讓文檔找到正確的位置。 因此，讓我們更深入地了解它的好處並了解更多信息。

1. 整理文件

我們都曾面臨過這樣的尷尬境地：在最需要的時候卻找不到一份重要的文件。 但通過企業內容管理，您不必擔心這種情況，因為它可以輕鬆創建一個易於導航的結構來查找和存儲文檔。 這就像為所有文檔分配一間房子，幫助所有珍貴的內容安全地存放在一個地方。 它確保文檔不存在重複、錯誤或丟失。

2. 降低安全風險

ECM 通過僅允許授權訪問和密碼保護來確保文檔的安全。 如果您因擔心數據洩露而徹夜難眠，那麼無需擔心，因為企業內容管理可以為您提供幫助。 它將文件存儲在安全的存儲庫中，並協助解決與安全性和合規性相關的問題，同時提供對授權文件的輕鬆訪問。

3.讓查找內容變得更容易

憑藉企業內容管理的簡單性和高效性，沒有人可以阻止您提高工作效率。 它具有強大的搜索功能，使您可以通過輸入關鍵字或短語來訪問文件和文檔。 這就像擁有一個聰明而敏捷的私人助理。 由於團隊中的每個人都知道他們所需的內容已安全存儲，因此他們可以更輕鬆地找到完成日常任務所需的文件、電子表格、報告和文檔。

4. 提高效率

在這個快節奏的世界中，ECM 是您節省時間的伴侶。 它可以通過減少手動任務來實現工作和流程的自動化。 它還通過為他們提供完成任務所需的信息來確保無縫協作。 企業內容管理減少了重複任務（例如重新創建丟失的文件）的需要，從而提高了整體生產力和效率。

當我們進一步討論企業內容管理這個令人驚奇的話題時，出現了一個問題：“如何在組織中實施這一系統？” 好吧，在我們結束討論之前，有必要回答這個問題，所以做好準備，因為下一節將為您帶來一些非常有趣的見解。 閱讀下一部分後，您將輕鬆在您的組織中實施 ECM。 那麼，事不宜遲，讓我們開始吧。

如何實施企業內容管理系統？

如果您夢想一個只需幾分鐘即可找到文件的世界，那麼請不要害怕； 只需遵循此分步指南，即可在您的組織中實現企業內容管理系統的魔力。 在這裡，我們將逐步介紹實施 ECM 的六個關鍵步驟。

1.審核組織中現有的內容管理流程

在實施新的內容管理系統之前，審核現有的內容管理系統非常重要。 徹底檢查當前系統並了解其工作原理以及文檔如何存儲、共享和派生。 然後分析當前流程中對生產力產生負面影響的缺點或功能缺失。

問自己這樣的問題：“我使用的是過時的系統嗎？” 或“這個系統足夠安全嗎？” 通過訪問當前流程，您將了解在此過程中需要克服的挑戰。 此外，收集所有文檔的列表，例如 PDF、報告、合同、電子表格以及有關它們當前存儲位置的信息。這將幫助您保持領先並了解需要捕獲的所有信息。

2. 將關鍵團隊成員聚集在一起

良好的企業內容管理系統可以提供協作並促進團隊合作。 提前計劃您希望授予誰訪問文件的權限。 您還可以從每個團隊中分配一名團隊領導或部門負責人，並在他們的協助下實施ECM系統。 每個成員都帶來了一些獨特的技能和思維過程。 它使多樣性和創新蓬勃發展，以便您能夠實現組織目標。

3. 定義你的目標

在踏上這段旅程之前，請先明確您的目的地。 借助企業內容管理，確保您清楚想要達到的期望和目標。 您想降低安全風險嗎？ 減少紙張浪費？ 想要提高協作和員工效率嗎？ 提出這些問題並決定您的目標。 您還可以寫下您的目標，作為您整個旅程的指路明燈。

4. 研究並選擇 ECM 平台

有多種 ECM 平台可用。 您需要定義您的目標並確定您的預算，然後選擇完全滿足您要求的平台。 為此，您必須進行徹底的研究、查看評論並比較各種平台。 考慮易於訪問、定制和安全選項等因素。 您還可以聽取團隊的建議，讓他們積極參與決定最適合您業務的 ECM 軟件。

為了幫助您入門，以下是一些需要考慮的軟件選項：

• 比特人工智能
• 露天
• 海蘭
• M 文件
• 共享點
• 紐根
• 制定策略並實施

一旦您決定了最好的 ECM 工具，下一步就是為其成功實施制定策略。 創建路線圖來分配資源、創建時間表和溝通計劃。 該路線圖將幫助您的團隊連接不同的點並最終實現目標。 讓所有利益相關者參與進來，並儘快建立新的系統和流程。 最後一步是註冊、捕獲、存儲、記錄和組織您的內容。

現在您已經有了成功的路線圖，是時候開始這次冒險了。 請繼續關注下一部分，我們將探討為什麼您應該使用 Bit.ai 作為企業內容管理系統。

Bit.ai 作為企業內容管理 (ECM) 系統

Bit.ai 是一款專為現代工作場所設計的一體化知識管理和文檔協作平台。 Bit 的平台幫助團隊在一個地方創建、協作、共享、跟踪和管理知識。 讓我們深入了解 Bit.ai 的迷人功能，並了解為什麼它是內容管理系統的贏家。

1. 令人驚嘆的模板

Bit 使您可以快速、輕鬆且有趣地創建任何類型的文檔。 如何？ 借助 Bit 豐富的模板庫，您可以從 70 多個專業設計的模板中進行選擇，以快速創建文檔。 您所要做的就是填寫您的自定義內容，您的整個文檔就可以快速共享了！

您不必浪費時間嘗試修復文檔的格式，因為 Bit 會自動格式化您的整個文檔。 從一系列佈局和顏色主題中進行選擇，只需單擊一下即可改變整個文檔的外觀。

2. 智能工作空間

Bit 的主要功能之一是它允許您創建多個工作區、文檔和文件夾來有效地存儲和管理您擁有的所有內容並進行組織。 這意味著通過使用 Bit，您可以圍繞您的工作、員工、客戶、部門等創建多個工作區。

關於 Bit Workspaces 需要注意的一件事是您可以決定誰可以訪問它。 您可以添加或邀請其他協作者，並為他們提供只讀訪問權限、僅限評論訪問權限，甚至完全編輯權限。

3. 內容庫

Bit 的每個工作區都有一個內容庫，您可以在其中添加各種數字或媒體資產。 內容庫連接到您的 Bit 文檔，以便您可以快速協作、搜索、插入和構建交互式文檔。

Bit 的內容庫是您和您的團隊共享任何類型數字內容資源的明智場所，例如圖像、文件、PDF、Google 文檔、Dropbox 文件、SlideShares、YouTube 視頻、可視網絡鏈接、演示文稿和其他類型的媒體， 和更多。

4. 實時協作

借助 Bit，您和您的團隊可以實時協作並同時處理同一文檔。 您可以進行更改、實時編輯、突出顯示部分、發表評論、@提及人員等等。

您甚至可以邀請您的同事或經理，並為他們提供編輯權限以接收評論或反饋。 根據您共享的材料，您可以授予對其所屬工作區的只讀、僅評論或編輯訪問權限。

5. 富媒體集成/交互式文檔

借助 Bit，您可以創建交互式工作場所文檔，並使用 100 多種富媒體集成將它們變為現實。 Bit 可讓您將圖像、PDF、雲文件、地圖、演示文稿、圖表、視頻、GIF（基本上任何類型的富媒體）添加到您的文檔中，並自動將它們轉換為交互式可視卡和豐富的嵌入內容！ 這將使您所有與工作相關的文檔和知識共享更加全面和有吸引力！

6. 智能搜索功能

組織可能有大量信息和數據需要管理，有時很難在所有文檔中找到一條信息。 但 Bit 強大的智能搜索功能允許您使用富文本搜索、標題和描述跨工作區搜索文件夾、文檔和內容，並且它會很快出現在您面前。

Bit 的另一個很酷的功能是，它可以讓您將需要經常訪問的重要文檔固定在工作空間內。 這使得每個人都可以輕鬆快速地訪問它。

7. 文件追踪

借助 Bit，您可以通過可跟踪的鏈接與外界的其他人共享您的文檔。 通過此文檔跟踪功能，您可以獲取有關共享文檔的實時分析和詳細見解，例如誰查看了這些文檔、他們花費了多少時間、他們訪問這些文檔的頻率等。這是了解人們如何參與或互動的好方法。你的文件。 從潛在客戶捕獲、密碼保護、鏈接過期等選項中進行選擇。

8. 管理權限和信息訪問

Bit 允許您管理權限和信息訪問，以滿足您獨特組織的需求。 每個工作區都允許您為協作者和訪客設置權限和訪問級別。 您可以為您的用戶分配完全訪問權限、編輯權限、評論權限或只讀權限，並且可以向​​來賓授予評論權限或只讀權限。 只有已添加到工作區的協作者和來賓才能訪問該工作區中的文檔。

您還可以為添加到組織的每個人設置總體角色，例如所有者、經理、成員或訪客。 每個角色都有不同的訪問級別來邀請用戶、更改訂閱設置等。

與外界共享您的 Bit 文檔時，您可以隨時添加自定義密碼、啟用鏈接過期或禁用可共享鏈接。

9. 簡單簡約的美學

Bit 的有趣之處在於，儘管它具有令人興奮且有用的功能，但它具有簡單且用戶友好的界面。 這意味著即使您是技術新手並且對編碼一無所知，您也可以輕鬆開始使用 Bit 平台。

Bit 的簡約設計美學和出色的用戶體驗使文檔到數字工作空間之間的流程乾淨、快捷！ 它只是為整個過程提供了系統且專業的方法！

總而言之，Bit 是整個公司的夢想工具，因為它使內容管理和簡化工作流程變得更加容易且更具互動性！ 你還在等什麼？ 幫自己一個忙，立即獲取 Bit！

現在，準備總結，您將受到啟發採取行動並發現消除業務混亂的真正力量。 敬請關注！

包起來

恭喜內容英雄！ 我們已經講述了關於企業內容管理的漫長而有趣的旅程，揭示了它的秘密、重要性、好處、組件和實施步驟。 現在，掌握了所有收集的知識，是時候測試文檔的組織能力和效率了。

現在，使用內容管理的超級英雄 – Bit.ai！ 讓它成為您對抗混亂的值得信賴的合作夥伴，確保您的文檔安全，並實現無縫協作。 請記住，使用 Bit.ai； 您不僅僅是管理內容； 你正在帶來生產力的浪潮！ 所以，不要等待，今天就採取行動吧。

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