工作中使用的電子郵件問候語並保持專業！

正確的單字和幾乎正確的單字之間的區別就像閃電和閃電蟲之間的區別。

馬克吐溫

說到正確的話，您是否考慮過電子郵件問候？ 工作中的電子郵件問候語是簡單的問候語，可能看起來像是一個微小的細節，但它們可以確定整個訊息的基調。

一句“溫馨的問候”可以表達您的關心，而一句“嘿！” 聽起來可能太隨意了。 電子郵件問候的歷史可以追溯到手寫信件，隨著我們進入新的科技時代，它們的角色不斷發展。 1976 年，伊麗莎白女王發送了一封帶有正式問候的電子郵件：“來自女王陛下的消息。”

現在，在這個不斷變化的階段接下來會發生什麼？ 它如何影響您的職業形象？ 經過深思熟慮的問候語可以增加電子郵件被打開的機會嗎？ 好吧，我們將在這個部落格中回答所有這些問題。 此外，我們還將根據您的電子郵件類型，展示一些在工作中使用的最佳電子郵件問候語。 因此，請繼續閱讀，這樣您就不會錯過提升職場溝通水平的機會！

你知道為什麼電子郵件問候很重要嗎？

如果您走進會議室，每個人都沒有打招呼就開始交談，您會有什麼感覺？ 很尷尬，對吧？ 收到電子郵件而沒有適當的電子郵件問候語的人也會遇到同樣的尷尬。

現在，讓我們繼續討論為什麼電子郵件問候如此重要。 以下是您應該關注它們的三個令人信服的原因：

1. 創造第一印象

當你第一次見到某人時，你問候他們的方式會為談話定下基調。 這同樣適用於電子郵件。 電子郵件問候就像一次數位握手或最初的微笑，可以給人留下積極的第一印象。

想像您收到求職者寄來的兩封電子郵件。 一個以“嗨”開頭，而另一個則說：“我想要這份工作。” 哪一個讓您對候選人的專業和禮貌有更好的印象？ 當然是第一個。

你可知道？ 一項研究表明， 47% 的電子郵件收件者根據主旨行和寄件者姓名開啟電子郵件。 您的問候是打開電子郵件的第一步。

2. 定調

電子郵件問候語也反映了您傳遞訊息的語氣。 首先，決定您要將這封電子郵件發送給誰。 它是給同事的友善電子郵件、給潛在客戶的正式訊息還是給朋友的休閒便條？ 然後，相應地調整您的問候語，為您的電子郵件定下基調。

例如，如果您正在向經理發送電子郵件，請以愉快的「早安」開頭，為您的郵件定下積極的基調。 另一方面，用尊敬的「親愛的」稱呼新客戶也體現了專業精神。

3. 建立個人品牌

當你想到伊隆馬斯克時，你會想到他直接、中肯的溝通方式。 現在，想一想，他的電子郵件會是什麼樣子？ 它通常是一段簡短的單字問候語，後跟訊息。 這種簡潔緊湊的風格就是他的標誌性風格。

同樣，您的電子郵件問候語也可以幫助您建立品牌。 一致的問候他人可以成為你獨特的風格，讓數位世界的人難忘。

您知道第一封電子郵件是Ray Tomlinson在 1971 年發給自己的嗎？ 它沒有正式的問候或結束。 這是一條簡單的測試訊息： “QWERTYUIOP”。 從那時起，電子郵件禮儀就得到了發展！ 那麼，為什麼不改變我們的方法呢？

現在我們已經探討了電子郵件問候語在工作中的好處，您不想知道如何有效地開始發送電子郵件嗎？ 在下一節中，我們將找出開始發送電子郵件的 10 種最佳方法。 這些技巧將幫助您寫出引人入勝的開頭，並從第一個字吸引讀者的注意。 所以，留在我們身邊吧！

開始發送電子郵件的 10 種最佳方式

想像一下，進入一個房間，裡面擠滿了具有獨特個性和偏好的人。 你會怎麼跟他們打招呼？ 開始寫一封電子郵件很像這樣。 開頭為你的訊息定下基調並建立聯繫。 為了有效地參與，你必須調整你的問候語。 讓我們探索 10 種開始發送電子郵件的最佳方式，每種方式都有其魅力和目的。

1.嗨，

以友好的“嗨”作為電子郵件的開頭就像隔著螢幕簡單的握手一樣，立即建立了密切的聯繫。 如果您要寫信給同事或可以隨意交談的人，則可以以「嗨」開頭。

這裡要記住的是，一定要仔細檢查名字拼寫，以避免任何尷尬的情況。 想像這樣寫信給一位名叫 Sana 的同事：

「嗨，薩娜，

我希望你周末過得愉快！”

2.你好，

「你好」是另一種靈活的問候語，在正式和友好之間保持著平衡。 最初的企業大多在合約中使用這種電子郵件問候語。 這就像進入房間時禮貌地點頭一樣。 考慮寫信給一位名叫約翰的潛在客戶：

「你好約翰，

我相信這封電子郵件對你來說很好。”

在這裡，您可以展現專業精神，同時仍保持個人風格。 談到統計數據，您是否知道73% 的人更喜歡使用電子郵件進行商務溝通？ 這使得您的問候對於給人留下積極的第一印象變得更加重要。

3.親愛的，

這種問候語主要用於正式或官方電子郵件。 它帶有一種正式感，當你以專業的方式與某人交談時使用它。 例如，如果您正在申請工作：

「尊敬的招募經理，

我寫這封信是為了表達我對這個職位的興趣。”

「親愛的」傳達了尊重和專業。 然而，它並不像前兩個選項那麼個人化。 使用“親愛的”時，請使用相關的頭銜和姓名。 您是否知道辦公室工作人員平均每天收到 121 封電子郵件？ 這是很多「親愛的」時刻！

4. 你好，

你曾經向街對面的朋友揮手嗎？ 「你好」也有同樣的作用。 這是一種非正式且友善的電子郵件問候語，適合隨意交談或與老同事重新建立聯繫。

雖然它可能不是正式和專業電子郵件的最佳選擇，但它很輕鬆，並且能夠輕鬆恢復聯繫並建立對話。 考慮像這樣聯絡老同事：

“你好呀，

我們已經好久沒見面了！”

5.問候，

「問候」是一種較古老的稱呼形式，比「嗨」或「你好」更正式，但仍然帶有歡迎的語氣。 就像，你正在這樣寫信給新鄰居：

「問候，

我們很高興有你作為我們的鄰居！”

這種問候在保持正式程度的同時增添了一絲友好。 它適合各種情況，從歡迎新盟友到與嶄露頭角的商業夥伴開始對話。

6.早安/下午好/晚上好，

根據一天中的時間以禮貌的問候開始電子郵件可以營造友好的基調。 「早安」適合一天的開始，「下午好」適合中午，「晚上好」適合稍後。

這是一種簡單但有效的方式來確認收件人的日程安排並表示尊重。 這種電子郵件問候語類型非常適合同事、聯絡人或與您有相當友好聯繫的任何人。

需要記住的重點：

1. 使用與一天中的時間相對應的正確問候語。
2. 確保估計收件人的時區或日程安排時的準確性。

7. 可能涉及的人，

當您不知道收件人的姓名時，通常會使用這種正式的稱呼。 當寫信給未知聯絡人或在一般情況下（例如工作申請或求職信）時，它會很方便。 例如，如果您正在申請工作，該公司的網站不會列出招聘經理的姓名。 在這種情況下，「可能涉及的人」是一個合適的選擇。

需要記住的重點：

1. 不要經常使用它； 盡可能找到收件人的姓名。
2. 有時，「親愛的招募經理」可能是一個更個人化的選擇。

8. 所有/每個人，

當你想對一群人進行集體稱呼時，「全部」或「每個人」是一個簡潔且包容的選擇。 它通常用於團隊電子郵件、公告或向廣大受眾發表演講。

例如，如果您要向全公司發送有關新政策的更新資訊。 您從“所有人”開始，以確保每個人都感到參與並了解情況。 請記住，僅當電子郵件內容適用於所有收件者時才使用它。

9. 至 ,

個性化很重要！ 以收件者姓名開頭的電子郵件可以吸引他們的注意力，讓他們感到被重視。 這是開始對話的一種友善而友好的方式。 它對於一對一對話最為重要，並且適用於專業和個人電子郵件。

正確使用收件人姓名表明您已花時間親自與他們交談，這進一步有助於建立聯繫。 不僅如此， Aberdeen Group的一項研究表明，個人化電子郵件可以將點擊率提高 14%，將連線率提高 10%。

10. 我希望這封電子郵件能讓您滿意，

這是一種禮貌的方式來開始您的電子郵件，同時表達對對方健康的關心。 它是全能的，適合不同的情況，並傳達同理心。

假設您在專案結束後正在跟進客戶。 你以「我希望這封電子郵件讓你感覺良好」開頭，以表明你關心他們目前的狀態。 這將保持友好的語氣，反映出您對客戶福祉的真誠願望。

需要記住的重點：

1. 這是一種禮貌的電子郵件開頭方式，但不要過度使用。
2. 確保誠意； 不要僅僅把它當作一種形式。

總而言之，以正確的方式開始您的個人或專業電子郵件可以在建立牢固的聯繫方面發揮重要作用。 每種方法都有特定的目的，從考慮一天中的時間到按名字稱呼收件人。 因此，下次您撰寫電子郵件時，請考慮您要分享的訊息並明智地選擇問候語。 現在，在接下來的部分中，讓我們探討為不同目的保留的不同電子郵件問候語。 做好準備，向下滾動以了解更多！

冷冰冰的電子郵件問候（正式）

冷郵件是寫給你從未見過的人的，例如客戶、合作夥伴或求職者。 這就像與他們進行虛擬握手。 第一次與人交往時，你的態度必須是禮貌且專業。 你不能讓他們聽起來太熟悉，但仍然保持一些友善。 冷電子郵件通常是正式的，因此避免過於隨意，並在冷電子郵件中使用“嘿”或“你好”等稱呼，因為它們可能被視為不專業。 以下是一些保持適當平衡的冷淡電子郵件問候語：

• 尊敬的，
• 你好 ，
• 敬啟者，
• 再會，
• 問候，
• 請容許我介紹一下自己，
• 我伸出援手是因為…

非正式電子郵件問候

非正式電子郵件非常適合您熟悉的人，例如您的家人、朋友或同事。 這些電子郵件就像與他們一邊喝茶一邊聊天。 最好的部分是，您不需要很正式，可以透過添加一點個性和溫暖來做自己。 隨意使用友善的短語，如“嘿那裡！”、“嗨”，忘記無聊的“你好”。 請記住，問候時不要過於隨意或不恰當。 這些非正式的電子郵件問候語將有所幫助：

• 你好 ，
• 嘿 ，
• 你好呀，
• 嘿 ，
• 這是怎麼回事， ？
• 喲！
• 我希望你能收到這封電子郵件。
• 希望您度過愉快的一周，

團隊的電子郵件問候語（多人）

團隊電子郵件是在專案、活動和會議期間將團隊凝聚在一起的虛擬黏合劑。 這些電子郵件將發送給您組織中的某個群組，即您的同事或團隊成員。 在寫這些電子郵件問候語時，您唯一需要記住的是保持正式並讓每個人都有參與感。 從簡單的「大家好」開始，為整個訊息定下正確的基調，或使用以下電子郵件問候語之一來為群組對話達到完美的平衡：

• 你好團隊，
• 大家好，
• 大家好，
• 親愛的同事們，
• 問候團隊，
• 嘿團隊，
• 嗨，團隊成員，
• 大家好，
• 嗨夥計，
• 對於我的團隊成員，
• 各位，

後續電子郵件問候

初次聯繫後會發送後續電子郵件，以確保重要的討論不會懸而未決。 這就像輕柔地提醒某人或獲取有關流程的更新。 這些電子郵件通常會發送給客戶、雇主，甚至是已經與您建立過一些溝通的同事。 因此，有必要保持一定程度的專業和友善。 那麼，讓我們來看看工作中的一些後續電子郵件問候語：

• 剛入住，
• 希望這能讓你一切順利，
• 快速跟進，
• 溫馨提示，
• 檢查進展狀況，
• 觸摸底座，
• 跟進我們的談話，
• 正如我們之前討論的，
• 我正在回覆你，
• 以下是有關…的更多資訊。

回覆電子郵件問候語

回覆電子郵件可恢復短暫暫停的對話流程。 這些電子郵件通常發送給同事、客戶或與您有專業或友好關係的其他聯絡人。

與冷冰冰的電子郵件不同，這些電子郵件帶有一種連續性和對正在進行的對話的認可感，讓收件人感到受到重視。

使用禮貌和尊重的問候語來保持禮貌。 以下是一些用於回覆的電子郵件問候語，可以幫助您為訊息選擇完美的語氣。

• 再一次問好 ，
• 感謝您的幫助， 。
• 很高興聽到你的消息！
• 謝謝你回到我身邊！
• 我感謝你的努力，
• 感謝您更新我的資訊！
• 感謝您聯繫！

現在，您已經了解了不同電子郵件類型的問候語類型。 現在，讓我們繼續下一部分，學習為工作選擇正確的電子郵件問候語的策略。 準備好並向下滾動！

如何選擇適合您的電子郵件問候語？

選擇正確的電子郵件問候語就像製作一件衣服——它應該完美合身。 在我們的有效溝通之旅中，我們將探討識別收件人、了解電子郵件目的以及其他有助於為您的訊息確定最佳電子郵件問候語的因素的重要性。

1. 確定您的收件人

識別收件人就像填寫信封中的網址列一樣。 要將信封送到正確的位置，您必須將其正確放置。

是你的老闆、同事還是家人？ 每種情況在書寫問候語時都需要不同的方法。 如果您要向陌生人發送一封冷冰冰的電子郵件，那麼這應該是一種正式的問候。

如果是同事，你應該使用非正式的問候語。 例如，如果是你的老闆，那麼正式的“親愛的傑克先生”就可以，但如果是你的朋友，那麼“嘿，山姆！” 更合適。 但是，無論如何，您都應該始終保持專業精神。

2. 您的電子郵件的目的

確定收件者後，您應該了解電子郵件的目的。 您是在分享重要新聞、尋求幫助，還是只是簡單了解情況？ 目的將決定你們問候的基調。

如果您要與同事分享令人興奮的消息，可以友好地說“你好”，然後加上他們的名字。 但如果您正在處理客戶投訴，則更正式的「親愛的」可能更合適。

3. 指出談話中的重點

電子郵件就像正在進行的對話，您在對話中的位置很重要。 您是剛開始、繼續上一封電子郵件還是正在完成工作？

你們談話的背景是什麼？ 如果這是您一系列電子郵件中的第一封電子郵件，那麼簡單的「您好」就很合適。 但如果您經常與某人保持聯繫，請考慮“嗨”，甚至是他們的名字——這會讓事情變得簡潔和友好。

例如，如果您從未與某人交談過並且正在發送一封冷淡的電子郵件，則正式的問候語是必不可少的。 但是，如果您要回覆電子郵件，可以直接轉到您正在討論的主題並完全跳過正式的問候語。

4. 其他注意事項

現在，讓我們為完美的問候添加一些額外的提示。

你的電子郵件的語氣是什麼？

對於輕聲語氣，您可以從隨意的“嘿那裡！”開始。 但是，如果您的訊息更為正式，請選擇「Good , 」。

你了解文化規範嗎？

在日本，在問候語中使用收件者的名字是一種常見的做法，例如「Tanaka-san」。 這裡，「Tanaka」是收件人的姓名，「San」包括所有「先生」、「女士」和「小姐」。 因此，了解文化習俗可以增添個人風格。

您的電子郵件簽名與語氣相符嗎？

確保您的電子郵件簽名與您選擇的問候語相符。 如果您要正式，專業的簽名是關鍵。 如果這是一封隨意的電子郵件，您可以添加友好的結束語，例如“最美好的祝愿”或“乾杯”。

發送電子郵件的最佳時間是什麼時候？

如果您要向住在附近的人發送電子郵件，並且您知道電子郵件會在您撰寫郵件的同一時間到達他們，則可以使用“早上好”或“下午好”等問候語。

嘿，我們還沒完成！ 在下一節中，我們將透過一些有價值的技巧和策略來結束我們的討論。 因此，請留在我們這裡，直到您成為撰寫工作電子郵件問候語的專家。

結論

現在，我們已經到達部落格的末尾，並討論了電子郵件問候語的各種元素，讓您意識到它們比您想像的更重要。 但前面還有更多的旅程等著您，您需要將這些見解付諸實行。

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