艾森豪威爾矩陣如何改善您的時間管理

Eisenhower 是一種任務管理工具，可通過教您如何更好地確定優先級來幫助您提高工作效率。 此技巧可幫助您了解哪些活動值得您投入時間和精力，哪些不值得。

在一個我們都急於跟上日程安排的世界裡——必須承認這是一項值得提高的技能。

留在原地，因為在本文中，您會發現：

• 什麼是艾森豪威爾矩陣（詳盡的解釋和多個例子——工作和日常相關），
• 如何使用艾森豪威爾矩陣，以及
• 如何在像限中思考。

什麼是艾森豪威爾矩陣？

艾森豪威爾矩陣，也稱為緊急重要矩陣，是一種可幫助您提高任務優先級排序技能的工具。 通過將艾森豪威爾矩陣融入您的日常生活，您將學會識別您最重要的優先事項，並區分那些具有長期影響的和那些沒有的。

在理解如何在像限中思考時，艾森豪威爾矩陣是一個完美的盟友，因為它“劃分你的大腦”並幫助你區分：

• 重要的，
• 不重要，
• 緊急，和
• 非緊急任務。

該矩陣用作確定優先級的工具，而不是用於調度的工具。 因此，您不會在此處看到任何時間表或截止日期。

艾森豪威爾矩陣簡史

最早開發和使用上述時間和任務管理方法的是德懷特·D·艾森豪威爾。 艾森豪威爾是美國第 34 任總統，他正在尋找一種方法來幫助他優先考慮並就他的眾多任務做出艱難的決定——無論是作為美國陸軍的將軍、北約的最高指揮官，還是後來的美國總統。

直到後來，由於史蒂文·柯維 (Steven Covey) 在他的《高效能人士的七個習慣》一書中介紹了這種方法，這種方法才得以普及。

在書中，柯維討論了四代時間管理的理念，我們將在本文稍後討論。

艾森豪威爾矩陣的元素——解釋

作為一種易於使用的任務管理工具，艾森豪威爾矩陣通過將任務放在正確的象限中來幫助您確定任務的優先級。

這可能是緊急/重要的事情（“現在就做”象限），瑣碎但仍然緊急的事情（“委託給其他人”象限）等。

當您能夠像這樣對任務進行分類時，您就可以更輕鬆地安排和完成它們。

請查看以下部分，這將幫助您了解這些象限在實踐中是如何工作的。

4個時間象限是什麼？

使用艾森豪威爾矩陣時，您將待辦事項列表中的任務分為 4 組。 這些組稱為像限，因為它們排列在網格中：

1. 象限#1——重要/緊急任務，
2. 象限#2——重要/非緊急任務，
3. 象限#3——不重要/緊急的任務，以及
4. 象限#4——不重要/不緊急的任務。

對於某些人來說，排序任務似乎很容易，而且從一開始就很明顯。 然而，很多時候，人們混淆了這 4 個像限，或者發現很難區分任務應該去哪裡。 此外，優先級因人而異。 雖然職業發展對某些人來說可能至關重要，但對其他人來說，組建家庭可能更重要。要正確應用艾森豪威爾矩陣規則並儘量減少犯錯的機會，我們強烈建議您查看以下部分。

緊急任務和重要任務之間的區別

“我有兩種問題：緊急的和重要的。 緊急的不重要，重要的永遠不緊急。” – 德懷特·D·艾森豪威爾

一旦你學會了區分緊急任務和重要任務——在實踐中使用矩陣就會自然而然。

緊急任務

緊急任務需要盡快處理。 他們對時間很敏感，有時壓力很大，因為他們需要我們立即關注。

想想為忘記的考試而復習，或者試圖將受傷的朋友送往醫院。

重要任務

另一方面，重要的任務讓你退後一步，分析你的情況，併計劃你的下一步行動。 他們對時間不敏感，所以完成這些任務時沒有壓力。

重要的任務是那些與您的生活目標、核心價值觀等有關的任務。例如，開始一個家庭，計劃一次旅行或進行例行鍛煉以變得更健康。

您聽說過多少次有人因為不斷“撲滅小火”而無法完成工作？ 如果我們只專注於時間緊迫的任務，我們就不會比明天看得更遠。

我怎麼知道什麼是緊急的，什麼對我來說是重要的？

沒有我們都可以遵循的通用公式。 要了解哪些任務對您來說很重要，哪些任務很緊急，我們建議您列一個清單。

您可以在我們的 Clockify 頁面上找到許多待辦事項列表模板，其中一個應該最適合您。 Clockify 待辦事項列表模板可幫助您：

• 寫下你的核心價值觀、理想和人生目標，以及
• 通過仔細關注重要事項來思考您需要達到的里程碑。

待辦事項清單可以作為一個完美的解決方案，讓你認識並提醒自己你正在為什麼而工作——金錢、安全、事業、養家糊口。 創建手頭任務的詳細列表（或多個列表）後，您將對這些任務有更深入的了解——它們的重要性和緊迫性。

如何將任務放入 4 個像限

現在我們已經解釋了緊急和重要的區別，讓我們看看它們如何應用於任務和活動。 我們將使用一些常見的日常示例。

象限 #1：“做”——重要且緊急的任務

這些任務有嚴格的、非常緊迫的時間限制，如果不立即解決可能會產生後果。 例如，數學考試對學生來說是一項緊迫的任務，大多數其他事情都是次要的。

重要和緊急任務的示例：

• 截止日期非常緊迫的任務——完成客戶項目、撲滅小火、爆裂的水管、
• 最後一刻的義務——你一直在拖延的事情，現在你急於完成它（例如，在你的最後期限前完成），或者
• 不能推遲的任務——家庭或工作義務，不請自來的訪客。

象限 #2：“決定”——重要但不緊急的任務

第二象限是那些沒有嚴格時間限制的項目，但它們需要未來規劃，因為它們會給你帶來長期利益。 想一想想要減肥、多讀書、報名參加課程等決定。它們對您的健康很重要，但並不重要，因此通常會為了緊急任務而將它們擱置一旁。

更多重要但不緊急的任務示例：

• 短期或長期業務目標——制定業務預算、制定銷售預測、規劃新的營銷活動等。
• 職業目標——升職、轉向新的職業道路、獲得新技能、計劃創業等。
• 個人目標——改善人際關係、組建家庭、娛樂、健康飲食等。

請記住，每當有緊急事情出現時就推遲重要的任務，可能會使這些事情變得緊急。

例如，如果一個人因為其他事情阻礙了健康飲食多年，那麼肥胖或糖尿病等健康並發症就會突然成為當務之急。 或者，如果您不制定下一年的財務計劃，您可能會遭受嚴重的後果，例如積累債務、超支、沒有錢應對緊急情況等。

象限 #3：“委託”——緊急但不重要的任務

這些任務是有時間限制的，但考慮到它們與您無關——您可以將它們委託給其他人。 例如，因為您有一些緊急工作，要求同事創建 PowerPoint 演示文稿或在會議期間為您做筆記。

其他緊急和不重要任務的例子（也稱為乾擾或分心）：

• 與工作相關的問題——安排會議、回復電子郵件、安排某些約會，以及
• 家庭義務——買菜、做家務、支付賬單等。

象限 #4：“消除”——不重要且不緊急的任務

最後一個像限包含不重要或不緊急的項目和活動。 它們對您的職業、生活或健康幾乎沒有長期益處。 一些示例可能是下午瀏覽頻道、工作時閒聊、漫不經心地瀏覽互聯網等。

一些不重要和不緊急的任務的例子：

• 浪費時間——查看（花時間）社交媒體、不重要的電子郵件或會議等。
• 僅進行愉快的活動——雖然休息很重要，但太多有趣的活動會產生反效果。 其中一些需要被淘汰，以便為重要活動留出空間。 這些活動包括從工作中長時間休息、玩遊戲、瀏覽社交媒體等。

需要注意的重要一點——第四象限活動被認為是感覺緊急但無法為我們的日常生活或未來做出貢獻的干擾。

如何權衡矩陣中的優先級

區分重要和不重要的任務或緊急和不緊急的任務似乎很難，但是，以下部分將幫助您確定手頭任務的優先級和權衡。

看看下面的時間管理矩陣備忘單。 它可以幫助您確定哪些任務應該優先處理，哪些任務應該委派甚至從待辦事項列表中刪除。

請記住，只有您自己才能知道哪些任務對您很重要，哪些不重要。 問你自己：

“我需要馬上做什麼？ ”

“什麼是浪費，需要淘汰？”

“哪些任務我需要做，哪些可以有人幫我做？”

這樣，您可以 根據難度或緊迫性對任務進行分組，並一勞永逸地消除乾擾，從而輕鬆確定您的優先級。

在此過程中，您的重點應該放在“什麼”而不是“什麼時候”上。 一旦你知道你的優先事項，安排就會變得更容易。

既然我們知道時間管理矩陣實際上是一種可以更好地了解您的活動的工具，那麼讓我們繼續討論它的實際用途。

艾森豪威爾矩陣是如何工作的？ （+例子）

了解矩陣如何工作的最佳方法是查看日常示例。

例如，朱莉是一家中型公司的首席項目經理。 她每天要處理繁重的工作，有一個家庭，最重要的是努力生活和飲食健康。 這聽起來很多，但通過應用矩陣，她知道她的優先事項在哪里以及如何應對計劃的變化。

首先，假設 Julie 的日程安排如下所示：

就其本身而言，它看起來計劃得相當周密。 然而，朱莉知道日程安排有可能會發生變化，因此每天早上她都會提醒自己這一點以避免壓力過大。

不出所料，到一天結束時，朱莉的日程安排有點不同。 她必須通過將時間管理矩陣應用於她的任務來對她的任務進行多項調整：

• 橙色的被推遲了，
• 綠色的被委派了，並且
• 紅色的那些被從時間表中淘汰了。

這是調整後的時間表現在的樣子：

朱莉如何將艾森豪威爾矩陣應用於她的工作時間表？

以下是朱莉如何應用時間管理矩陣來確定她與工作相關的任務和活動的優先順序：

• 上午 8 點 – 9 點 日程安排發生變化：由於站立會議揭示了 QA 部門的一些問題，她早上沒能收到電子郵件。 頭腦風暴解決方案比電子郵件更重要，因此她將它們標記為明天要趕上的事情。
• 12 pm – 2:05 pm 行程變更：原定中午會見的客戶提前半小時來了。 因為她知道兒子的實地考察已經夠遠了，所以她在當天晚些時候給老師打了電話。 不想讓她的客戶等待，她把會議改到上午 11 點 30 分，把電話改到她晚些時候回家。
• 下午 2:20 – 下午 4 點 日程變更：下午 4 點左右，需要立即處理與項目相關的任務。 只是，兒子病了一段時間，她需要帶他去檢查一下。 她將主持會議的任務委派給了她最值得信賴的同事。 她可以在第二天要求一份綱要。

朱莉如何將艾森豪威爾矩陣應用到她的日常安排中？

除了必須應對工作時間表的變化外，她還必須進行一些個人規劃和調整：

• 下午 5 點 – 5 點 20 分 時間表變更：由於朱莉和她的兒子必須等待更長的時間才能進行檢查，所以她讓她的丈夫去買菜，因為他們可能來不及。
• 下午 5:30 – 6:30 計劃變更：朱莉決定重新安排她的鍛煉時間，與一些下班後留下來的員工進行視頻聊天。 幫助他們完成任務回家，這比她今天的鍛煉更重要也更緊迫。
• 晚上 9:30 – 晚上 10:00 更改日程：到晚上 9:30，朱莉已經厭倦了她白天必須處理的所有活動和任務。 那一刻，她知道睡覺比看電視對她更有好處，所以她決定不看節目，立即上床睡覺。

正如我們從 Julie 的示例中看到的那樣，時間管理矩陣可以教我們如何更輕鬆地調用有關我們的日程安排的信息。 她沒有過多地考慮任務或她的行為的後果，因為她事先就充分意識到了這些。 艾森豪威爾矩陣讓她能夠以盡可能小的壓力順利地對自己的日程安排進行必要的調整。

艾森豪威爾矩陣與其他技術有何不同？

如上所述，這種方法與學習漂亮的新技能無關，而與改變你的心態變得更好有關。

艾森豪威爾矩陣將幫助您：

• 更好地了解您的目標，
• 識別浪費時間的活動，最重要的是
• 了解如何確定工作和日常任務的優先級。

這樣，您就可以更好地安排和計劃未來。

使用一段時間後，這種時間管理技巧會帶來積極的轉變。 您會注意到安排您的工作變得多麼容易，以及您在處理小危機和不可避免的最後期限方面變得多麼出色。

如何根據史蒂文柯維使用艾森豪威爾矩陣？

在本文的前面部分，我們提到了史蒂文·柯維 (Steven Covey) 如何通過在他的書中介紹艾森豪威爾矩陣來向觀眾介紹艾森豪威爾矩陣。 在這本書中，他討論了四代時間管理的概念，如果我們看一下這四代，我們就會發現它們實際上是關於如何正確使用矩陣的說明。

第 1 代：清單和註釋

第一代代表您的時間和任務管理計劃的開始步驟。 我們應該把所有的任務都寫在紙上，以便能夠實現它們，而且以後還要定期審查。 此外，我們必鬚根據此類任務所需的時間和精力來組織一切。

第 2 代：日曆和日程表

在第二代中，之前列表中的所有活動都應寫在日曆中或以其他方式安排。 這是一種嘗試盡我們最大能力規劃未來的方式。

如果您不太喜歡通過書面形式安排任務，您可以選擇一款可以存儲所有即將進行的活動的應用程序。 例如，Clockify 讓您可以使用時間塊技術來安排您的任務和活動——這是一種簡單而有效的確定工作量優先級的方法。 只需將您的日常任務分組到塊中，只有當您完成一個塊時，您才能進入下一個塊。 這樣，您就不會忘記或未能完成任務。

請記住，只有您自己知道您的任務或活動的重要性或緊迫性。 因此，您將按照我們在本文前面提到的原則和提示，根據手頭任務的重要性/緊迫性創建塊。

第 3 代：每週計劃

第三代負責縮小活動的時間範圍。 您需要計劃您的一周、您希望實現的目標和目標，並開始更認真地考慮您在該週內的日常安排。

第 4 代：關係和結果

雖然前三代是關於管理活動和時間的，但第四代才是真正賦予整個過程意義的東西。

有了完整的日程表和活動清單，您就可以開始分析哪些任務重要或不重要，哪些是緊急的或不緊急的。 這將幫助您了解清單上的哪些項目絕對需要立即完成，哪些可以在出現更緊急的事情時推遲一天。

時間管理矩陣的優點和缺點是什麼？

與所有時間管理技巧一樣，艾森豪威爾矩陣既有優點也有缺點。 在決定是否使用它之前，最好將兩者都考慮在內。 畢竟，您需要一種適合您的方法。

艾森豪威爾矩陣的優點

繼續閱讀以更好地了解艾森豪威爾優先排序方法可能為您提供的好處（如果您選擇實施它）：

• 它讓你考慮你的任務的重要性，
• 它有助於重新評估什麼是緊急的，什麼不是，
• 它教會你更好的自我意識，幫助你練習自我分析，以及
• 它可以幫助您更好地做出瞬間決定。

艾森豪威爾矩陣的缺點

另一方面，這種任務和時間管理方法可能並不適合所有人。 因此，以下是使用艾森豪威爾方法的一些缺點：

• 它僅根據緊迫性和重要性對任務進行排序，不考慮資源、複雜性或任務所需的工作量，
• 它留下了短而緊迫的任務（即使他們檢查清單有助於提高生產力和獲得動力），
• 對於某些人來說，這可能是複雜且耗時的，並且
• 當存在太多任務時，這似乎讓人不知所措，因此將它們限制在 5 個以內效果最好。

給渴望嘗試艾森豪威爾矩陣的人的額外提示

需要注意的重要一點——對於那些仍然不確定的人，有一種方法可以確定艾森豪威爾矩陣是否是您的正確選擇，我們為您提供了一些指導：

• 試用一周，
• 列出本週的任務清單，
• 在四象限網格內對它們進行排序，
• 使用時間跟踪器來跟踪您整個星期的進度，以及
• 記下某些情況給您帶來的感受。

隨著試用接近尾聲，請查看您積累的數據。

最後問自己幾個問題：

你變得更有效率了嗎？

做決定更容易嗎？

你認為緊急的事情真的很緊急嗎？ 或者他們只是在浪費你的時間？

總結：確定優先級意味著你可以擁有它，只是不是一次全部

在某種程度上，試圖管理時間已經成為過去。 越來越多的教練和生產力專家建議學習如何管理您的優先事項和資源。 我們不能騰出更多的時間——但我們可以更聰明地使用它。 因此，與其試圖在一天內完成盡可能多的任務，不如嘗試優先處理那些重要的任務——那些有助於你自我提升和進步的任務。

艾森豪威爾時間管理矩陣在這方面是一位優秀的老師。 雖然它可能並不適用於所有人，但它是尋找更個性化、更適合的技術的重要墊腳石。

️ 你試過艾森豪威爾矩陣嗎？ 你認為確定優先次序是擁有這一切的關鍵嗎？ 通過 [email protected] 與我們分享您的故事，我們可能會在未來的一篇文章中介紹您。 而且，如果您喜歡這篇博文，請與其他您認為有用的人分享。