如何輕鬆管理時間

時間管理技巧越多，我們就越會認為這就是它的全部——快速、簡單、可操作的技巧。 所需要的只是閱讀一些指南、自助書籍和博客，直到我們找到一些與我們產生共鳴的內容，然後我們就準備好了！ 不幸的是，現實沒有那麼吸引人。 時間管理需要奉獻、努力、一致性和犧牲。 這是一項艱鉅的工作，要根除壞習慣。 但要培養良好的技能，除了學習如何制定待辦事項和完善日程安排之外，您還需要深入挖掘方法。

今天，我們正在研究時間管理如何更多地關注您對時間的思考和感受，以及如何將這些想法用於改進的具體步驟。

關於時間管理的令人不安的真相

你永遠無法真正管理你的時間。 我們不能創造更多的時間，節省它，或者從我們生活的其他方面偷走它。 它不是一種工具，也不是一種可以像野馬一樣被馴服的資源。 相反，我們改變我們的優先事項和時間表，並做出艱難的決定。

你唯一能做的就是改變你對它的看法，學習如何管理你自己和你的能量，讓時間就是這樣。 時間管理應該更像是通過了解你的船、正確的划船技術、如何適當地平衡自己以及為前方偶爾的急流做好心理準備來學習如何駕馭河流； 而不是思考如何讓河流減速或改變其路線。

在我們所有人的時間有限的情況下，重要的是要學習如何專注於長期重要的任務（職業和生活），以及如何明智地投資你的精力。

為什麼時間管理對你來說可能很困難

難以堅持您的待辦事項清單？ 您是否到了一天結束時，覺得自己本可以做得更多？ 你有沒有在陽光下嘗試過每一個應用程序，但在你放棄之前，它們在手機上的使用時間都沒有超過一周？

好消息是——你沒有任何問題。 壞消息是——你需要一段時間才能在這方面做得更好。 我要告訴你為什麼。

你的廚藝有多好？

我經常想知道為什麼我的搭檔被這本食譜嚇到不敢做飯。 他所要做的就是按照食譜做：他把措施寫下來，工具，配料……什麼都沒有。 但有一次，在他準備飯菜的時候，他問我肉在“恰到好處”的時候應該是什麼樣子，這樣他就可以把剩下的配料扔進去了。

然後它就撞到了我。

當涉及到基本技能和知識時，配方或特定工具中的任何細節都無法給他信心。 對我來說，經過多年的經驗，烹飪很容易：我知道我需要哪些工具而不加思考，我可以根據預感觀察烹飪時間和測量值。 要烹製一頓成功的飯菜，你需要知道這道菜在這個過程中應該是什麼樣子，它應該聞起來如何，每種食材需要煮多長時間以及何時放入。

沒有這些技能和先前的經驗，我的搭檔就陷入了困境。 儘管有食譜和工具（在我們的例子中，所有這些生產力文章和視頻）。

同樣的想法可以應用於任何事情：繪畫、木工、編程、視頻編輯，應有盡有。 這些活動中的每一項都需要一些基礎技能。 沒有它們，任何花哨的工具或方法都無法幫助您改進。

也許這就是為什麼每個應用商店的番茄鐘計時器、基於瀏覽器的待辦事項列表或子彈日記都無法幫助您跟踪時間並保持高效的原因。

在尋找工具和時間管理指南來幫助您了解具體細節之前，讓我們先看看您需要先培養哪些技能。

時間管理需要三個關鍵品質才能發揮作用

掌握管理技能需要轉變理解時間。 為了實現這一目標，Erich C. Dierdorff 建議做三件事：

1. 時間意識——意識到時間是有限的，對時間保持現實的看法；
2. 安排——處理您的日程安排、計劃和優先順序，以充分利用時間；
3. 適應——觀察和分析你對時間的使用以進一步改進，並學習如何適應你的日程安排的變化。

在一項研究中，Dierdorff 觀察了 1200 名參與者，以及他們如何在 30 分鐘的測試中掌握這三項技能。 他注意到，對他們來說，安排比意識和適應要容易得多——也就是說，人們在安排他們的日程安排方面得分更高，但管理輪班、取消、過度延長和任何截止日期中斷的處理都更糟。

由此，迪爾多夫得出結論，意識和適應要掌握起來要困難得多。 它可以解釋為什麼我們總是與拖延和保持健康的習慣作鬥爭，即使我們的計劃似乎萬無一失。

就像他的參與者一樣，你也可能只在其中三分之二的技能上做得更好。 讓我們看看如何練習它們中的每一個，直到您在三者之間達到健康的平衡。

如何提高時間意識

你對時間的整體態度需要改變，因為即使是最好的組織，你也會因為想要提高效率或擔心自己會滑倒而感到壓力。

通過玩來練習意識

Dierdorff 的研究讓參與者在持續半小時的微觀模擬中進行表演。 以同樣的方式，您可以在家中測試您的時間管理、組織和優先級，而無需任何花哨的工具。

視頻遊戲！

有很多依賴時間和資源管理的視頻遊戲，有多少故事和裝飾，你想要多少都可以。 這些遊戲提供了它們自己的微觀模擬，您需要在其中處理資源、時間、任務、員工和彈出的隨機事件。 目標通常是賺取足夠的錢來維持您的商店/餐廳/業務的運轉，或者每天獲得最好的結果並取得成功。

時間管理遊戲是了解您如何管理時間以及您優先考慮哪些工作方面的最簡單但最有趣的方式。 只要確保真正注意您的遊戲風格，否則您只會玩電子遊戲，而不是將其視為學習機會。

用咒語改變你對時間的態度

在我的研究中尋找成功企業家對時間的看法時，我遇到了Inner Brilliance Coaching的 Rosie Guagliardo 的一位。 她說：

“了解你的優先事項並將活動與它們保持一致很重要，但你仍然會感到壓力。 既然你無法改變你擁有的時間，那就改變你對它的感受。 如果你認為你沒有足夠的時間，它會感到壓力。 告訴自己“我擁有世界上所有的時間。” 你會感到更平靜、更有臨場感，並對新的和不同的解決方案持開放態度，讓你完成更多工作。”

它的核心是改變你對時間是什麼以及你應該如何看待它的認識。 關於時間的諺語有千千萬萬種，其中之一肯定能引起你的共鳴。 這是一個很小的行動，但卻是一個意義重大的行動——您選擇的報價將說明您最大的不安全感、擔憂或對時間的希望。

牢記它或每天重複它，勢必會將咒語燒入你的意識。

獲取外部反饋

不用說，我們往往對自己的工作過於主觀。 我們的自我評估總是會在某種程度上存在缺陷，無論我們對自己的判斷過於嚴厲還是過於軟弱。

根據您的工作，如果您是學生、自由職業者或經理，您的反饋來源會有所不同。 通常他們是：

• 同事（您重視其意見的同行）；
• 經理或團隊負責人；
• 朋友和家人;

您需要與提供反饋的人分享您的想法和目標，並讓他們知道您需要什麼樣的評論。 還可以選擇創建可以提供給他們的各種模板。 您分享的信息越多，該人就越容易提供準確、可操作的觀察結果。

花點時間反省

我做過並且個人認為最有益的一件事是創建一個我的時間意識的視覺表示。 這樣，我就能夠確定我的看法出了什麼問題，以及是什麼阻礙了我變得更有效率。 我是這樣做的：

• 我首先確定了最大的問題

礙眼的是我的拖延症——我想完成工作，但無法親自完成。

• 我寫下了行為模式

通常，它是在尋找合適的音樂來集中註意力（然後分心），記住我需要打電話給朋友做一些重要的事情，具體的家務活等等。

• 我注意到了這種行為帶來的感受

與所有拖延一樣，這種感覺通常是內疚、害怕拖延和無能感。 即使我知道它們，我仍然在每個行為旁邊記下它們。 這樣我就看到了讓我最痛苦的事情，並且能夠想出一個可能的解決方案。

• 我一直在問“為什麼”

除了感受，我還試圖回答“為什麼”這個問題。 為什麼我選擇浪費時間挑選音樂？ 為什麼我現在覺得有必要給那個朋友打電話？ 為什麼我做完任務後半個小時不能做家務？

• 我分析了網格

這個活動的工作方式類似於寫日記——你把掙扎寫在紙上，並以極其詳細的方式探索它們，因為可視化讓你從不同的角度看待這個問題。 最終，我意識到我所有的分心都是避免寫一篇低於標準的文章，以及害怕不辜負期望。 因為，如果我不開始寫一篇文章，它不會很糟糕，對吧？

我認為這是根本原因，但我一直不確定。 事實證明，這種關閉方式對我的心理健康也非常有益。 這項活動迫使我檢查我所做的一切或感受，在某種程度上，我充當了自己的生產力教練。

如何改善安排

改進安排意味著學習如何更好地計劃和優先考慮，以便您的時間管理的基礎保持穩固和堅定不移。 畢竟，這是您可以重新控制時間的最具體的方式。

嘗試重塑待辦事項清單

Bregman Partners的 Peter Bregman 說：

“對於我們中的許多人來說，我們的待辦事項清單已經變得更像是一個內疚清單：我們想做、計劃做、真正應該做但永遠做不到的所有事情的清單。 它更像是一個我永遠不會去做的清單。”

他提出了一個很好的觀點。 很多時候，我們會寫一份需要完成的任務列表，而沒有考慮它們將花費多少時間或精力。 到工作日結束時，我們很遺憾沒有完成我們放在盤子上的所有內容。

在哈佛商業評論的同一篇文章中，布雷格曼建議我們採用更少的項目符號而不是模糊的待辦事項列表，但工作時間更嚴格。 這最好通過使用時間盒來實現，您可以在其中確定每個任務的固定時間量，但有一個警告：您在設置的確切時間開始和結束任務。

Clockify 中的時間盒示例

當您的工作時間靈活時，您可能會陷入 12 小時工作日。 擁有一個嚴格的框架將有助於在一天中完成更多工作，並及時完成。

如何提高適應能力

如前所述，適應是一種微妙的藝術，它足夠靈活，可以將你的日程安排從生活中可能發生的任何事情中拯救出來。 緊急情況、意外的會議、忘記的約會、違反最後期限……你能想到的。

然而，與其學習如何管理壓力或學習更好地計劃（我們確實這樣做了），不如讓我們展示一下提高適應性的真正含義？

認識到你會有糟糕的日子，但不要過度沉迷於它們

很多時候，我會看到各種 YouTube 視頻和文章，這些視頻和文章寫的是讓自己經歷糟糕的日子，而時間管理根本不適合你。 雖然這是真的，但如果有兩三天這樣的日子排隊，我常常會感到內疚。 更重要的是，這些資源在某種程度上似乎有點腳本化，我無法真正與作者聯繫起來。

直到我遇到了 Matt D'Avella 的視頻，他的 YouTube 頻道擁有數百萬觀眾。 他的視頻側重於生產力、自我提升和避免倦怠/喧囂文化。 對於標題為“我如何全天保持高效”的視頻，令人驚訝的是，他沒有。 看到他一天中在一些任務上掙扎，在一些地方失敗，在另一些地方取得成功，最終結束它推遲一些更大的任務的蒙太奇 - 令人耳目一新。

看到 D'Avella 面對沒有完成一些重要任務的不快，只能和它和平相處，聳聳肩，在一天結束時去健身房，這讓人感到奇怪的安慰。 它向我表明，我們需要同等程度的理解、放手和相信我們下次可以完成這些任務，才能真正適應。

因為你越是擔心你的日程安排，你浪費的時間，或者什麼不起作用，你變得越死板。

不要詳細計劃每一天

不久前，福布斯有一篇關於時間管理神話的文章，一位受訪者的建議讓我印象深刻：

“計劃你的一天”曾經是時間管理的口頭禪。 然而，如果你所做的只是計劃你的一天，那麼長期目標就永遠不會接近。 你以額外的待辦事項結束一天，這些待辦事項被添加到明天的清單中，直到你最終放棄它們。 它們可能是不重要的任務，但更多時候它們是具有較長時間範圍的任務。 在你的一周中包括時間來實現長期戰略目標。”

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

如果你過分關注每一天，你就有變得短視的風險。 無論你有什麼長期目標，都落空了。 這開啟了一個全新的問題，即除了“趕上最後期限”之外，無需任何其他理由即可完成日常任務。

每週留出一天來修改長期目標，並根據這些任務與它們的一致性來改變或調整你的日程安排。 你會發現更容易適應意想不到的變化。 了解您的長期目標將有助於您在如何適應方面做出更明智的選擇。

一個好的支持系統有很長的路要走

您的時間管理受到影響的原因之一是缺乏支持。 有些人喜歡讓周圍的人朝著同一個目標努力。 有點像參加語言課程，每週在課堂上看到相同的人兩次，努力達到相同的語言水平。

但是在時間管理方面它是如何工作的呢？

當您嘗試培養更健康的心態和與時間的關係時，我們將看看您可以做些什麼來使您的環境更加“對學習者友好”。

家人和朋友之間的支持

例如，下載日常時間管理應用程序。 應用商店中有一些可供選擇，它們將每個家庭成員的日程安排與你們共同承擔的更大的活動和義務整合在一起。

此外，對於那些有孩子的人，還有一些應用程序和練習可以教孩子時間管理。 它提供了一個獨特的機會，讓你自己回到基礎，重新評估你所知道的。

同事之間的支持

如果您是團隊或部門的一員，並且您與同事/隊友的關係總體上很好，您可以隨時向他們尋求支持。 簡單地分享您的挑戰、尋求技巧或仔細檢查您想要實施的方法已經有很長的路要走。

為了更進一步，您可以組織一個具有共同目標的小組。 那些像你一樣了解公司和工作的人的支持對於驗證和理解很有幫助。

在線支持

習慣形成和跟踪應用Habitica可以作為一個例子，其中在線社區是一個很好的支持系統。 該應用程序本身有一個強大的論壇，用戶可以在這裡聚集共同的目標和經驗，並尋找評論、意見和建議。

類似地，基於論壇的網站和Reddit等討論板提供了大量的主題和主題供免費討論。 這種類型的支持也可能是最好的類型，看看您如何擁有世界各地數百人（如果不是數千人）的知識庫。 你一定會遇到一些新的技術、方法和思考。

reddit.com上的 r/productivity 留言板

依靠堅持，而不是動力

最後但並非最不重要的一點是，最好的也是最常被忽視的建議之一是不要依靠工作的動力，而要依靠純粹的堅持。

這並不奇怪為什麼我們經常摒棄“即使我們不喜歡也頑固地開始一項任務”的概念。 這很不愉快，我們寧願做任何其他事情，而且我們不知道輸出是否值得付出努力。 作為獎勵，我們會一直感覺很糟糕，對吧？

好吧，儘管可能很尷尬，但有時我們需要養育自己，並加強紀律。 一方面，它可以在一段時間後成為穩定的驅動器。

另一方面，正如藝術家和生產力教練 Katy Arrington 與我們分享的那樣，有時我們只需要正確的目標來管理我們的拖延。 不要因為缺乏紀律而自責，而是要找到真正的、切實的目標，在我們最需要的時候把我們拉出常規。

總結

掌握時間管理的竅門是一項艱鉅而艱苦的工作。 但如果你把自己置於正確的心態，並開始以不同的方式看待時間，事情就會變得更容易。 它是一個常數，而不是你需要學習利用的資源。 學習如何對日程安排、花費的時間、浪費的時間以及生活中對你來說重要的事情形成一種健康的態度，這會大大增加你堅持良好時間管理習慣的機率。