每個服務業務都必須擁有的用於僱用新團隊成員的文件

這篇關於服務業務招聘和管理的文章由人力資源顧問 Sharon DeLay 撰寫，他的公司服務業務遍及美國東部。

莎朗·迪萊

僱用和管理員工是服務企業所有者可以做的最具挑戰性的事情之一。 對於一份完成以下所有工作的簡單文檔，您會給出什麼？

• 就職位的角色和職責提供指導
• 允許您進行分析以確定職位的豁免狀態
• 提出了建立補償的框架
• 設置面試問題以填補職位
• 為擔任該職位的個人建立職業道路
• 概述工作的主要期望，包括工作環境和報告結構
• 作為基本的績效評估文件
• 概述住宿和休假決定所需的信息
• 充當何時將表現不佳的員工從公司中分離出來的晴雨表

職位描述

看職位描述。 這份飽受詬病、經常被忽視的文件在招聘、管理和分離團隊成員方面發揮著關鍵作用。 在您第一次僱用之前，它應該是任何雇主與僱員關係的基石。

我們經常從被認為是“高流動率”的行業中聽到，制定職位描述是浪費時間。 當您了解職位描述的多種用途時，您就會明白為什麼它是招聘和提升團隊成員的關鍵工具。

在您第一次僱用之前

對您需要為您的業務做什麼的職位進行全面分析至關重要。 首先問自己為什麼需要這個新職位。 您是否正在尋找像您這樣的領導者？ 或者有人可以成為您在該領域的團隊的一員？ 請記住，可能有一些服務可以通過承包而不是僱用來以更具成本效益和效率的方式完成某些工作（簿記、接聽電話、人力資源等）。

完成職位描述時要問的問題

• 完成這項工作需要哪些工具和資源？ 工作主要是在電腦上完成的嗎？ 此人是否會操作需要特定培訓的其他工具？ 該職位是否需要能夠接聽電話並與客戶交談
• 從事這項工作需要什麼水平的教育或認證？ 很少有職位實際上需要學位，所以要非常小心你的要求和願望。
• 這個職位有什麼監督職責，有多少個職位？ 該職位是否必須獲得您的所有決定的批准，或者該職位是否具有重要的決策權？
• 物理和環境條件如何？ 這個職位需要整天坐著嗎？ 倉庫中的位置是否需要大量步行？ 有很多重複的動作嗎？ 客觀地評估工作的所有物理和環境因素。
• 該職位的報酬是多少？ 基於角色和職責以及可能的職位的薪酬研究將幫助您了解該職位的財務影響。
• 您將如何評估和衡量該職位的人是否按照您的期望完成工作？ 記錄該信息。

即使你認為你對公司的職責有很好的把握，這仍然是一個很好的分析。 它確保您擁有全面、更新的職位描述，以幫助您應對 2019 年預計的加班豁免變化。

撰寫職位描述

一旦你完成了這些問題並客觀地回答了它們，你就有了一份工作描述的框架。 您還進行了有助於確定以下內容的分析：

• 該職位的豁免狀態，或者您是否必須為任何工作週內超過 40 小時的工作時間支付加班費。
• 該職位在任何工作週期（每天、每周等）中的主要職責
• 您需要購買哪些額外工具並確保潛在候選人所需的能力水平。
• 該職位所需的身體和耐力能力。 例如，如果該職位在一天中的大部分時間在密閉空間工作，並且候選人透露他們有幽閉恐懼症，那麼您可能無法容納他們。
• 該職位有競爭力的薪水將幫助您確保吸引到所需的優質人才。
• 你將如何評估接受這份工作的人的表現。

招聘和麵試

一個定義明確的職位描述，在總結後，成為一個有吸引力的職位發布，以及開發你的面試過程和問題的基礎。

例如，如果職位要求候選人經常打電話，那麼您現在知道初次面試應該通過電話進行，以評估候選人的電話出席情況。 如果該職位將化學品作為工作的正常組成部分，您可以製定一項評估，以便在面試過程中使用，在該評估中，您“測驗”候選人關於用於某些工作的適當清潔產品以及如何安全地處理它們。 您還可以根據您在工作中經歷的實際情況制定情景面試問題。

在面試期間有一份完整而詳細的職位描述供您審查，這也可以讓您和候選人討論這份工作並證明他們有能力按照所提出的那樣去做。

僱用新團隊成員後

詳盡的職位描述成為出色的培訓指南和績效評估工具。

從每日、每週、每月、每季度和每年的角度概述工作職責，意味著您確定了人員需要學習任務的順序。 現在製定一個培訓清單來加強這些培訓任務和完成順序。 這通常可以減少讓員工為您的業務執行和創造收入所需的時間。

績效評估

此外，在您預先確定的評估點，您可以輕鬆地在每個職責旁邊用對勾或減號標記新員工是否已完成任務。 對於那些仍需要學習或改進的任務，制定並附上目標表，並將其作為任何後續績效討論的基礎。 您剛剛通過一個簡單的步驟完成了績效評估和文檔！

掌握職位描述中的所有職責，為何時該升職或擴大職責提供了線索。 這有助於您員工的職業發展。 職業發展機會可以增加參與度並減少人員流動。

當事情不順利時

您可能會發現您的新員工只是沒有完成他們的幾個關鍵職責。 無論您設定了什麼目標或提供了額外的培訓（如上面的審查文件中所述），都可能是時候與員工分開了。

對職位描述以及任何績效評估和目標設定文件的審查將幫助您確定是否該分道揚鑣了。

您在前端的投資進行徹底的工作分析，起草書面文件，與新學員一起審查，然後將工作描述用作績效評估工具，創建一個可以幫助您的書面記錄如果有人對您提起訴訟，請與不當終止索賠進行抗爭。

當促銷活動有序進行時

僱用新人並將某人提拔到新職位背後的許多相同想法同樣適用。 在培訓、開發、文檔和獎勵方面，投入額外時間預先制定職位描述可以節省您在整個職位任期內的時間和精力。

如果團隊成員達到並超過了原始職位描述中規定的標準，那麼可能是時候考慮在公司內部提拔他們了。