不同類型的時間跟踪軟件如何工作

根據您的專業和個人需求，也許您使用時間表軟件來跟踪您的工作時間和用於非工作任務的簡單時鐘工具。 或者，您會發現更適合所有活動的自動時間跟踪器。 無論哪種方式，您能分辨出不同類型的時間跟踪軟件之間的區別嗎？ 而且，每個工具的目的是什麼？ 本文將為您帶來這些問題的答案，這將幫助您選擇最適合您的時間跟踪軟件。

我們將引導您了解有關以下方面的所有詳細信息：

• 計時軟件
• 時間表軟件
• 時間記錄軟件
• 時鐘軟件，和
• 自動時間跟踪器。

計時軟件

什麼是計時軟件？

計時軟件可幫助您記錄工作時間。 您可以選擇兩種使用計時軟件的方法：

1. 您可以手動輸入您的營業時間，
2. 通過填寫時間表（時間表軟件）輸入您的工作時間，或
3. 您可以使用計時器——一種稱為時間記錄的方法。

在某種程度上，計時軟件是手動記錄時間的總稱，對於時間表和時間記錄軟件，我們將在稍後解釋這些方法。

誰可以使用計時軟件，在什麼情況下？

• 處理項目分配的企業。 在考慮項目分配時，項目經理需要確保有足夠的資源在設定的時間內完成項目。 因此，時間跟踪可以幫助管理層和團隊確定分配是否正確以及員工是否在特定項目上花費了所需的時間。     
• 同時為多個客戶工作的任何人。 假設您是代表五個客戶的律師。 您需要與您的客戶會面或經常與他們通話，為每個客戶處理法律和案例研究，並處理更多任務。 到週末，你可能不會記得周二做了什麼。 因此，您應該開始使用計時軟件來輸入每個活動及其持續時間。 這些詳細信息對於計費和開票將是無價的。 相同的規則適用於會計師、任何類型的自由職業者以及從事每小時項目的任何人。
• 遠程團隊。 遠程辦公時，您需要提供已完成作業的證明以及完成作業所需的時間。 在某些公司中，這是一項強制性要求。 即使不是這樣，跟踪您的工作時間也將幫助您更多地了解您的生產力，這將我們帶到下一點。
• 任何願意提高生產力的人。 除非您找出導致問題的原因，否則您將無法提高工作效率。 因此，開始記下你所有的日常任務，很快你就會發現你是否在某項活動上花費了太多時間。 如果是這樣，你應該重新考慮你的工作習慣。

人們發現計時軟件有什麼用處？

“它已成為我業務中如此重要的工具。 我必須為幾個客戶跟踪特定任務，我不僅可以輕鬆跟踪這些時間條目，還可以回顧一下，看看我是否在這些任務上變得更有時間效率。” 伊麗莎白·K。

“Clockify 使用簡單且準確。 在使用 Clockify 之前，我會低估完成一個項目所需的時間並為其計費。 使用 Clockify，我能夠準確地跟踪我的時間並相應地計費。 Clockify 為我和我們的業務節省了時間和金錢！”

詹妮弗·T。

“正如我的老闆建議的那樣，我們使用計時工具 1-2 週來幫助我們了解我們是如何利用時間的，我覺得我獲得了很多好處。 增加註意力，在處理不同任務時感覺更有條理，以及能夠更有效地計劃我的一天只是其中的一小部分，但我相信我使用這個工具的次數越多，它就會變得越有用/越有幫助。 我的同事使用帶有宏設置的 Excel 電子表格來跟踪他們的時間，但我認為 Clockify 的 UI 更美觀且使用起來更有趣。”

一位 Clockify 用戶的報價

時間表軟件

什麼是時間表軟件？

時間表軟件是紙質時間表的替代品，它允許您通過填寫時間條目（時間表）來跟踪在各種任務上花費的時間。 與傳統的紙質時間表相比，使用軟件管理您的時間條目更準確且耗時更少。

員工有責任提交他們的時間表。 然後，由經理來批准或拒絕時間表。

誰可以使用時間表軟件，在什麼情況下？

• 自由職業者。 如果您是一名自由職業者，您可能會為多個客戶和各種項目工作。 在這種情況下，您需要準確了解每週/每月在每個任務和項目上花費了多少小時，以便向客戶收費。 與其在一張紙上寫下你的日常作業，不如選擇一個時間表軟件。 這樣，您就可以記下所有任務和可計費的工作時間。 然後，您可以簡單地按特定客戶過濾您的任務，將您的每週時間表導出為 PDF，然後將其發送給您的客戶。

• 政府承包商。 如果您在為政府提供服務的公司工作，則必須監控您的工作時間。 這是時間表派上用場的另一種情況。
• 管理人員。 如果您是團隊負責人或經理，收集員工時間表數據將對項目估算很有價值。 通過查看團隊時間表，您將清楚地了解項目的進度以及是否會按時完成。
• 人力資源人員。 時間表是一種跟踪員工出勤率和計算加班時間的實用方法，以便每個人都應按工作時間獲得報酬。

人們發現時間表軟件有什麼用處？

“我們的報紙在使用 Clockify 來管理我們的項目和時間表方面取得了巨大的成功。 我們的員工在每個項目上的工作都得到公平的報酬，我們可以個性化他們的薪水，這對員工來說更公平。”

謝爾比 S。

“我喜歡現在所有的時間表都已數字化，不再需要紙質時間表。 更容易收集時間表，並且可以鎖定它們。”

卡莉·B。

“我必須記錄我的計費時間，當你按 1/4 小時計費時，一天內可能會有很多條目。 在 Clockify 之前，我在一個筆記本上手寫所有的條目，這既費時又經常被遺忘，讓我瘋狂地試圖回憶幾週前我做了什麼。 確實，Clockify 一直是我的救命稻草。”

妮可·S。

“作為一名開發人員，我討厭時間表。 但是，登錄您的時間的易用性令人難以置信，並且您擁有可以調整的真實數字來完成丟失的分鐘數。”

帕爾韋斯·S。

時間記錄軟件

什麼是時間記錄軟件？

時間記錄軟件允許您使用計時器來跟踪您在各種活動上花費的時間。 規則很簡單，您需要在開始處理任務時啟動計時器，並在完成時停止它。

誰可以使用時間記錄軟件，在什麼情況下？

• 團隊正在尋找一種方法來跟踪他們的項目。 記錄您和您的團隊的工作時間可確保每個人都在做他們的項目。 此外，它可以讓您更好地了解您的整體工作時間以及是否有人被工作壓得喘不過氣來。
• 通常在旅途中的團隊和個人。 在屏幕上看到時間記錄軟件將幫助您記住在開始時啟動計時器並在一天結束時停止它，無論您有多忙。
• 任何想要記錄他們的非工作活動的人。 除了您的工作任務，您還可以記錄您的個人日常活動，例如跑步、學習和其他休閒活動。 例如，如果您正在準備考試，您可以記錄您的學習時間。 另外，您可以將您的大學名稱添加為客戶的名稱，並將課程名稱添加為您的項目名稱。 此例程將激勵您更好地為考試做準備。

人們發現時間記錄軟件有什麼用處？

“這是一個很好的軟件，可以控制你的行為。 您可以記錄您工作了多少時間。 很多時候，我在辦公室呆的時間更長，只是因為我不記得我在那里呆了多久。 但現在我在正確的時間離開辦公室，這樣我就有了一些“我的時間”。 總的來說，到現在為止都很棒。 我提出了一些肯定對我有用的觀點。 使用 Clockify 提高了我的時間質量。”

維沙爾·S。

“位於我的任務欄中的桌面應用程序讓記錄時間並將 PDF 報告附加到發票上變得非常容易。 這為我節省了很多時間。 我現在可以專注於完成工作並發送發票，而不必手動逐項列出和記錄我的時間。”

大衛·J。

“Clockify 完全符合您對軟件的期望，可以輕鬆捕獲活動的時間記錄。 它還具有很高的新功能整合率。 我們正在使用 Clockify 來記錄大型支持團隊的時間，儘管目前它需要手動流程來整合任務，但了解活動的演變非常有用。”

貢薩洛·M。

打卡軟件

什麼是打卡軟件？

打卡時間卡的日子已經一去不復返了。 如今，員工使用打卡軟件打卡打卡。 因此，時鐘工具也可以幫助您記錄工作時間和出勤率。

一般來說，不同的時鐘工具提供不同類型的打卡和打卡：

1. 員工可以使用打卡打卡系統。 在這種情況下，經理/雇主應該為每個員工創建一個項目，將平板電腦/手機放置在入口/出口處，以便工人可以輕鬆地登錄他們的考勤和工作時間。
2. 生物特徵指紋打孔。 這是一種需要在辦公室筆記本電腦、台式電腦或平板電腦上安裝指紋讀取器的方法。 然後，員工應該簡單地使用他們的指紋打卡。
3. GPS時間跟踪系統。 一旦所有員工都登錄了他們的時鐘帳戶，他們需要打開 GPS 位置跟踪，開始監控他們的時間。

在生物特徵時間跟踪方面，一些員工認為這會影響他們的隱私。 事實上，伊利諾伊州、德克薩斯州和華盛頓州等州已決定對此事進行監管。 因此，他們制定了生物特徵信息隱私法案 (BIPA) 來控制如何使用生物特徵時鐘。 說到隱私和安全，這就是一些公司只選擇自託管時間跟踪軟件的原因，因為這種類型的軟件可以託管在他們自己的服務器上，從而確保了新的安全級別。

除了上述選項外，一些打卡應用程序還包括時間規則作為其功能之一，該選項不允許在設定時間之前打卡。 此外，一些時鐘工具涵蓋了安排輪班和請求休假。

誰可以使用打卡軟件，在什麼情況下？

• 施工時間跟踪。 在建築行業工作時，跟踪時間可確保准確支付員工工資。 原因如下：在這個行業中，每個工人都在做特定的工作部分，但所有員工的工作時間是一起計算的。 這些被稱為工時或工時。 獲得準確的工時數至關重要，因為這些工時顯示了在一個項目上花費了多少時間。 所以，為了避免誤判，工人應該打卡打卡。 然後，建築承包商將更好地了解項目以及完成項目需要多長時間。 這樣，就不會有少付或多付工人的風險，因此員工將獲得完成工作的正確金額。
• 輪班工作的員工。 許多時鐘工具可讓您輕鬆管理員工輪班。 因此，如果員工明天早上因為要帶兒子去看醫生而無法工作，她可以接下午班。 這對於通過將輪班分配給其他人來防止工人加班也很有用。
• 人力資源人員和經理。 由於有各種時鐘應用程序提供請求帶薪休假 (PTO)，因此此功能對於請求假期的員工和負責批准休假請求的 HR 員工/經理都很方便。

人們發現打卡軟件有什麼用處？

“我們的業務從在記事本上跟踪時間到這個令人難以置信的程序。 它帶來了多麼巨大的變化！ 它是免費的，它允許我們在特定的時間/天打卡和打卡，而不是傳統的計時器。 ”

加布里埃爾·W。

“界面非常友好，我喜歡它具有打卡打卡等功能。 給時間戳命名也很有幫助，我可以停止和啟動新的計時器，以指示每個部分何時完成。”

盧克·K。

“這很簡單。 打卡，打卡 - 就是這樣！ 沒有我的工作流程不需要的無關功能，並且超級用戶友好。”

一位 Clockify 用戶的報價

“我的工作人員在每項工作中都打卡上下班，我可以輕鬆地跟踪每個人之間的工作時間，按週、按客戶、按年。 在稅收季節將非常有幫助。”

薩曼莎 W。

自動時間跟踪器

什麼是自動時間跟踪器？

與其他時間跟踪選項相比，自動時間跟踪器的主要優點是您無需管理計時器或手動輸入時間。 相反，您的工作時間會自動記錄。

自動時間跟踪工具可以是：

1. 全自動。 這些時間跟踪器通常使用人工智能 (AI) 來識別任務並將其轉換為時間條目。 然後，工人只需要批准這些時間條目。 此外，依賴人工智能的自動時間跟踪器可以了解用戶如何度過他們的時間以及他們的日常任務是什麼。 因此，自動時間跟踪器會隨著時間的推移變得更加智能，並為用戶提供更準確的時間條目。
2. 部分自動化。 例如，這些時間跟踪器僅在您使用特定操作系統（如 Mac OS）時提供自動計時。 在這種情況下，員工首先需要啟用自動跟踪器。 然後，時間跟踪器會將任何活動的應用程序或瀏覽器選項卡記錄為時間條目。

誰可以使用自動時間跟踪器，在什麼情況下？

• 經常在客戶和項目之間切換的團隊和個人。 例如，顧問通常會在一天內與多個客戶打交道。 他們的一些活動只持續 15 分鐘（與客戶的快速通話），但與那些長達一小時的任務一樣重要。 因此，員工記錄每項任務至關重要，尤其是在他們不斷換檔的日子裡。 利用自動時間跟踪器意味著這些員工可以專注於最重要的事情——他們的工作。 同時，所有的任務都會被添加為時間條目。
• 任何願意深入回顧這一天的人。 一些自動時間跟踪器，例如 Clockify，會向您顯示生產力時間表——您一天的概覽以及您在每個應用程序上花費的時間。 所以，這個時間線是你自己的生產力追踪器，也是了解更多關於你分心的好方法。 如果您注意到您已經瀏覽社交網絡 20 分鐘，這將是您的警鐘。 意識到這種分心會阻止你明天重複這種行為。

• 任何不熟悉時間跟踪的人。 一些自動時間跟踪器提供瀏覽器擴展，這對於時間跟踪新手非常有用。 原因如下：計時器在您打開瀏覽器窗口時啟動，在您關閉瀏覽器時停止。 因此，您不必擔心記錄您的工作時間，時間跟踪器會為您完成這項工作。

人們發現自動時間跟踪器有什麼用處？

“我們的團隊使用起來很容易，而且它可以在網絡瀏覽器中使用，也可以作為 chrome 擴展程序使用，這樣您就可以自動開始使用它了。”

一位 Clockify 用戶的報價

“作為管理員，我只需要很少的時間就可以保持運行並培訓新的團隊成員，這太棒了。 最重要的是，團隊成員可以輕鬆跟踪他們的時間，而 chrome 擴展意味著他們甚至不必打開新標籤來開始/結束跟踪會話。”

安德魯·K。

“該服務有一個 Mac 跟踪器，基本上你可以在其中做所有事情，從設置新項目、添加新客戶、創建標籤以實現更好的分類。 在網站上，我可以看到每個客戶、項目等的時間報告。Mac 應用程序還會檢測我是否不工作，並詢問是否應該保留或刪除該時間。 它對我來說非常適合自由職業者，即使是在免費層。”

羅德里戈·E。

結論

市場上有如此多的時間跟踪應用程序，您可能不確定每個軟件的工作原理。 但是，可以肯定的是，每次跟踪工具都有自己獨特的目的。 例如，如果您是尋找跟踪員工出勤率的雇主，請考慮使用打卡軟件。 或者，如果您是代表多個客戶的律師，則選擇時間表軟件來記錄您的所有計費時間。 最後，無論您選擇哪種類型，使用軟件跟踪時間都很容易，並為您提供準確的數據。