交易批准工作流程的重要性（以及如何創建一個）

已發表: 2022-05-06

什麼是審批工作流程？

批准工作流是一個正式的過程，詳細說明了組織批准文檔或數據的方法。 在銷售環境中，這是您的團隊在整個銷售週期中處理各種文檔的簽核方式。 它確保適當的人員能夠有效地查看和批准必要的銷售文件，以便代表可以更多地專注於建立關係，而不是追逐內部批准。 如果做得好，運行良好的審批工作流程將更快地完成交易，並幫助您建立銷售勢頭。

審批工作流的類型

在整個銷售過程中都需要審批，但一攬子文件審批效率很低。 使用正確的銷售文件審批軟件，您可以委派角色和權限，以便審閱者只看到需要他們簽字的文件，這樣他們就可以避免在小細節上浪費時間。

  • 線索管理。 潛在客戶管理批准工作流程允許團隊領導驗證和簽署潛在客戶，以便銷售代表花費更少的時間和精力來追逐不合格的潛在客戶。

  • 引述。 為潛在客戶獲得準確的報價應該不難。 通過報價審批工作流程，銷售代表可以將審批權限委派給團隊負責人、產品團隊或運營部門，以確保定價準確並符合業務需求。

  • 文件價值。 有時，低於一定規模的交易甚至不需要批准。 文檔價值審批流程讓審閱者可以根據價值選擇他們想要審閱的文檔，這樣團隊就可以在審批上花費更少的時間。

  • 折扣。 定價折扣可以幫助達成交易，但每一次折扣都會給您的業務帶來成本。 折扣審批工作流程允許銷售代表根據價值請求折扣審批，這樣您就可以避免影響利潤的折扣錯誤。

  • 條款和條件。 交易條款為您的項目和合同奠定了基礎，因此它們需要堅如磐石。 通過條款和條件批准工作流程，團隊負責人可以確保在將其發送給客戶之前沒有最後一分鐘的調整或錯誤。

常見的審批工作流程障礙

如果沒有正式的流程，銷售團隊將面臨許多可能使交易面臨風險的審批工作流程障礙：

瓶頸

設計不佳的審批工作流程會在銷售代表等待文件審批時造成巨大的瓶頸。 有很多文件可以在未經批准的情況下發布，但如果沒有正式的批准流程，代表們會被困在等待所有文件簽字之後才能繼續前進。 這會減慢他們的交易停止並給審閱者帶來額外的負擔，如果他們離開計算機，他們甚至可能無法訪問文檔。

錯誤和遺漏

儘管文檔審批工作流程可能很耗時，但它們是必要的。 沒有它們，材料可能會在定價、折扣、條款和條件、可交付成果以及其他代價高昂的商業提案錯誤中出現錯誤。 在發送給潛在客戶或客戶之前，必須有一個批准程序來確保所有文件都是準確和最新的。

混亂

缺乏批准過程會導致缺乏組織。 如果沒有明確的步驟來概述文件是如何在內部傳播、審查和批准的，那麼延遲、遺忘或不正確材料的可能性就更大。 由於批准請求被埋在經理的收件箱中，因此失去交易的感覺並不好。

缺乏透明度

審計跟踪可以幫助您了解審批在哪裡被掛起，以及誰對整個管道中的內容負責。 但是，如果沒有正式的批准流程和正確的提案工具，就會嚴重缺乏透明度，從而使您無法獲得所需的洞察力。

如何創建高效的審批工作流程

審批工作流程可以像您做的那樣簡單或複雜。 但無論您採用何種方法，每個審批工作流程都應實現兩個目的：保持所有銷售文件的準確性，並確保所有文件都得到有效審查和批准，以避免阻礙銷售流程。

1. 創建銷售文件

    使用我們教給您的有關如何編寫業務提案、創建提案或其他銷售文件的所有內容來構建您的審批流程。

    2. 確立責任

      確定批准文件的人（或多人）以及他們負責的方面。 在文檔進入銷售流程的下一步之前，確定每個利益相關者需要什麼。

      3.設置權限

        定義每個用戶應具有的權限級別。 通過將用戶指定為查看者、編輯者或管理員，您可以控制誰能夠編輯、拒絕或批准文檔，並確保正確的團隊成員具有他們所需的可見性和訪問權限。

        4. 創建時間線

          確定與銷售文件相關的任何相關截止日期。 這將幫助您設定期望並保持您的工作流程移動，以防止代表和經理的積壓。

          5.設置警報和通知

            自動警報和通知可以幫助您在整個銷售渠道中跟踪銷售文件的狀態。 選擇何時發送警報（即批准、拒絕、更新請求、狀態更新等）以及發送給誰。

            6. 記錄和溝通

              使用正確的工具（如 Proposify），您可以在批准過程的每個步驟中查看文檔和用戶歷史記錄。 這可以幫助您識別和解決問題區域，以加快您的工作流程。

              簡化審批工作流程的好處

              通過簡化的審批流程，您的團隊將有能力提供一致、準確的銷售文件，而無需擔心小細節或偷工減料來達成交易。

              一致性

              無需再擔心將文件發送到哪里以供批准或在多個部門之間反复提交，直到他們簽署為止。 正式的批准流程意味著銷售工作流程每次看起來都一樣。 此外，您可以設置調整閾值，以確保客戶之間的文檔沒有顯著差異。

              準確性

              有了既定的角色和職責，所有重要的決策者都可以在文件發送之前查看並簽署文件。 這確保了多個利益相關者可以驗證信息的準確性，從而減少錯誤或遺漏的空間。

              效率

              簡化的審批工作流程確保決策者能夠有效地審查和批准相關文件，從而使簽署變得容易。 管理人員可以選擇他們需要批准的文件，而不是要求批准所有文件，這樣他們就可以只關注重要的細節。

              借助通知、警報和移動可訪問性，審閱者可以即時訪問文檔並隨時隨地進行審批。 無需再等待經理返回辦公桌或希望文檔不會卡在他們的積壓工作中。

              透明度

              告別銷售過程中的黑匣子。 通過簡化的審批工作流程，您可以深入了解整個管道，從而確定哪些有效，哪些無效。 複雜的審批細節可以幫助您追究團隊的責任並減少障礙，從而使您的銷售流程順利進行。

              結論

              批准是任何有效銷售週期的必要組成部分，但它們確實會減慢整個過程。 正確的提案軟件將使您能夠簡化審批工作流程，以減少瓶頸，同時保持一致性並提高透明度。 此外，效率的提高可以幫助您減少提案時間，以便您可以專注於與客戶建立關係。