小企業主的 4 個暗數據挖掘見解

想像一下，您邀請數百名客人參加您家的聚會。 每位進入的客人都會在您前門內的一個盒子中放置一條關於他們自己的信息。

你想看看那個盒子裡面嗎？

絕大多數人會說，“是的”。

然而，小企業主每天都堅決地說“不”，他們沒有挖掘和分析他們的暗數據。

對於小企業主來說，門口的那個隱喻盒子是一個數據的聚寶盆，等待為他們的業務提供可操作和有利可圖的見解。

什麼是小企業暗數據？

Gartner 最初創造了該術語並將暗數據定義為“組織在常規業務活動中收集、處理和存儲的信息資產，但通常無法用於其他目的。”

現在想像一下，如果你把那個盒子留在前門，一個愛管閒事的鄰居透過你的前窗往裡看。 或者更糟糕的是，小偷闖入你的房子並偷走了你的盒子。 你從來沒有機會發現裡面是什麼。

對於您的小型企業的記錄管理人員來說，這個盒子充滿了潛在的責任。

根據您的業務規模、存儲信息的時間長度以及收集的數據量，一個“盒子”數據可能會增長為囤積式的一堆盒子，使您無法到達您的前面門。

一堆箱子是個問題，因為你對你收集的所有數據負有法律責任，無論你是否使用它。

根據 Ponemon Institute 2017 年的研究，每條敏感或機密信息被盜的記錄都會給您的企業帶來 141 美元的收入損失，全球每秒有 58 條記錄被盜。 如果黑客獲取多於一條記錄（他們會這樣做），這可能會增加。

此外，當審計人員在違規或投訴後調查您的數據管理歷史時，不知道數據的存在或忽視使用您的數據不是可接受的藉口。 最終，確保信息得到妥善處理、存儲和處置是您的工作。 如果你不這樣做，你將承擔後果。 你問什麼後果？

• 美國：根據 Lexology，雖然美國沒有專門的數據保護法，但對數據處理不當的後果取決於大量的州和聯邦法律，這些法律既有“金錢處罰、肯定義務……以及禁止未來違規行為的禁令” 。 “

• 歐盟： 2018 年 5 月，歐盟的通用數據保護條例 (GDPR) 將生效，與它的起源相反，它將改變美國企業處理數據的方式。 違反 GDPR 的罰款可能會使您的企業收入損失數百萬歐元，具體取決於違規行為。

4 暗數據挖掘洞察

以下四個提示將幫助您利用數據並保護自己免受罰款和收入損失。 在我們的暗數據管理之旅中，我們將討論：

• 挖掘——解決您對數據的擔憂，並製定一份簡單的指南，讓您了解並開始使用您的數據。 此外，在您的工具選擇過程中需要注意的關鍵暗數據挖掘軟件功能。

• 管理——識別不同類型的暗數據以及您可以僱用/培訓哪些工作和/或認證以開始使用您的暗數據。

• 安全性——如何在黑客密集的世界中處理您的暗數據的安全性，以及您在暗數據安全和治理工具中所需的關鍵功能。

• 溝通——一旦你照亮了你的黑暗數據並形成了洞察力，就該向最重要的人——你的利益相關者——展示你的工作了。

1.挖礦小貼士：不怕黑（數據）

“暗數據”這個名字令人生畏。 畢竟，壞事是從黑暗中冒出來的——妖怪、吸血鬼——你懂的。 但是大量的非結構化數據並不可怕。

是時候對你的暗數據有所了解了。

Gartner 研究總監 Alan Dayley 說：“無論您的組織收集哪種類型的暗數據，或者如何存儲，使數據遠離暗處的關鍵是確保您有一種方法可以將其從一個形成另一個並輕鬆地將其攝取到您使用的任何分析平台中。”

您的數據是非結構化的，現在似乎無法訪問，但是通過對您的信息結構進行一些調整，您可以為您的業務發現大量新的可能性。

“通過利用圍繞商業智能和 IT 工具的新技術，公司可以將結構化和非結構化數據集結合在一起，以提供高價值的結果。 如果做得正確，收益將很容易超過挖掘暗數據所涉及的成本，”Datumize 的作者說。

你如何開始對付你的暗數據怪物？

• 從小處著手。 選擇一個您想在業務中詳細了解的痛點，然後承諾提取和評估該數據。

• 審核您的所有數據源（傳統和非傳統）。

• 確定為尋找痛點解決方案提供最佳信息的數據源。

• 審核您的數據分析工具和技術。 這些不必花哨； 他們甚至可以是免費的。

• 使用您的新信息將您發現的痛點細化為一個較小的問題，甚至完全解決問題。

關鍵要點：不要讓海量數據阻止您開始將其用於您的業務。 揭開其暗數據背後秘密的企業將比那些仍處於黑暗中的企業獲得戰略優勢。

要開始更快地使用暗數據，請尋找具有以下功能的數據挖掘軟件：

但請記住，就像你不能從石頭上榨出水一樣，你不能僅僅因為你把垃圾數據從黑暗中拉出來就變得有價值。 對數據的解釋要講究。

2.管理提示：不能單獨處理暗數據

在沒有幫助的情況下，有太多的暗數據無法正確管理。

哈佛商業評論在 2012 年估計，“沃爾瑪每小時從其客戶交易中收集超過 2.5 PB 的數據。”

從這個角度來看，“1 PB 是 1 萬億字節，或相當於大約 2000 萬個文件櫃的文本價值。”

那是一大堆數據，那是六年前的事了。

Prowess 更清楚地說明了您的黑暗數據框中可能包含的內容：

非結構化或原始數據包括原始文本、短信、電子郵件（例如內部組織電子郵件）、視頻（例如監控錄像）、音頻（例如呼叫中心錄音）、圖像文件、來自物聯網 (IoT) 的數據傳感器和地理（地理位置）數據。 假設數據沒有被分析，暗數據也可以包括結構化數據。

您作為小型企業收集的數據量明顯少於沃爾瑪，但您仍然有責任確保您的數據符合所有相關法律法規。

“Gartner 預測，到 2021 年，超過 80% 的組織將無法制定跨孤島的統一數據安全策略，從而導致潛在的不合規、安全漏洞和財務責任。”

您不想因可以避免的罰款而蒙受損失，那麼您將如何管理您的暗數據？

通過培訓您的團隊並僱用合適的人員，將暗數據管理構建到您的記錄管理基礎架構中。

正確處理您的暗數據意味著培養一個團隊，該團隊首先準備好並接受過有關暗數據的教育，然後用工具武裝他們來處理您的數據以提交。 例如，考慮僱用一名記錄經理 (RM)，或培訓一名現有員工來完成這項工作。 記錄管理人員了解監管存儲信息的聯邦和州法律，並且監管失誤的可能性隨著收集的數據量的增加而增加。

然後，為他們提供正確的文檔管理軟件來跟踪您的所有數據。

憑藉出色的 RM 或首席合規官 (CCO)，儘管有源源不斷的數據流，也可以有效地實施風險管理協議。

關鍵要點：為您的記錄管理和合規團隊補充了解法規並知道如何處理您的暗數據的成員。 這些監管專家可以防止罰款堆積，並幫助闡明如何將暗數據結構化為可管理的部分。

尋找具有這些頭銜或證書的個人：

3. 安全提示：您的暗數據使您的業務面臨風險

根據 IBM 的研究，超過 80% 的數據是暗數據，因此未被使用。

已識別的數據已經被監控和保護（我們希望如此）。

想想你的暗數據帶來的網絡安全風險。 “眼不見，心不煩”的心態意味著您不關注的數據不安全，因此對黑客更開放……這意味著數據竊賊的口袋裡有更多的錢。

M-Files 的 Mika Javanainen 表示：“以不安全和未受保護的機密內容形式出現的暗數據也會產生安全風險，如果未經授權的個人無意訪問，可能會導致法律和財務責任。”

考慮一下貴公司可能存儲的有關客戶或業務交易的有價值信息的數量，這些信息屬於暗數據空白。 黑客知道它就在那裡，他們知道你沒有在看。

輕鬆採摘。

關鍵要點：找到可以構建數據的數據治理解決方案和數據安全解決方案，以識別黑客的潛在目標。 只有將兩者完美結合，小型企業才能避免違規罰款並保護其公司的數據。

尋找提供以下功能的數據治理和數據安全軟件解決方案：

4. 溝通技巧：告訴你的利益相關者你發現了什麼

您已經確定了您的暗數據，並且您正在了解有關您的用戶的重要信息。

偉大的！ 但現在呢？

現在，您必須以可理解和可操作的方式將這些數據呈現給相關利益相關者。 這意味著使數據“易於”理解和使用。 例如，您的利益相關者更容易理解其中哪些？

為什麼你應該通過 Dundas 使用數據可視化

• 您的營銷團隊——包括從您的 CMO 到社交媒體團隊的所有從事營銷策略工作的人。 來自您的暗數據的洞察力可以幫助他們定位他們的廣告系列。

• 您的財務團隊——財務風險經理可以告訴您，如果您被黑客入侵，您將遭受多少損失，這可以幫助您制定“B 計劃”作為“數據評估”的一部分，並可以將您的數據添加到您的資產負債表中. 財務團隊成員還可以幫助您計算存儲數據的成本，並幫助您為根據暗數據挖掘策略制定的任何新策略制定預算。

• 您的信息安全團隊——您希望您的 IT 團隊知道您現在擁有多少數據，以便他們維護您的數據安全。

關鍵要點：開始使用您的暗數據來為您的一些業務決策提供信息。 使用數據可視化工具將數據傳達給您的團隊。 通過確保您具有以下數據可視化功能，讓您的營銷和銷售團隊的關鍵成員可以訪問您的暗數據：

創建暗數據挖掘和管理策略的時間是昨天

根據 IDC 的《2025 年數據時代》報告，“到 2025 年，全球數據圈將增長到 163 澤字節（即 1 萬億千兆字節）。 這是 2016 年產生的 16.1 ZB 數據的十倍。”

即使您的小型企業只佔該數據的一小部分，仍然需要妥善存儲和處理大量信息。 作為值得信賴的企業主，您需要將數據治理納入您的團隊結構和交易。

通過不仔細查看您的暗數據來考慮您缺少的見解。 您真的可以忽略這些信息，尤其是知道您的競爭對手已經在關注這些信息嗎？

現在唯一的問題是，您將如何使用您的暗數據趕上並克服競爭？

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