透過這 10 個銷售自動化技巧來減少管理工作

銷售代表在創造公司收入方面發揮著至關重要的作用。 儘管他們的時間很寶貴，但不幸的是，他們的時間經常被瑣碎的手動任務佔用，而這些任務分散了他們的主要關注點——銷售。 如果您的技術堆疊由過時且低效的工具組成，那麼您的團隊可能會花更多的時間來處理管理任務，而不是積極為創造收入做出貢獻。 這篇部落格文章旨在重點介紹影響銷售團隊效率的 10 項關鍵耗時管理任務，並示範如何利用 HubSpot 等整合系統來簡化這些流程，最終恢復團隊的重要銷售時間。

銷售中手動任務的挑戰

困擾全球銷售團隊的一個重大挑戰是手動管理任務的繁重性。 銷售代表發現自己陷入文書工作、資料輸入、安排會議和其他消耗大量時間的繁瑣任務。 這些職責可能會佔用銷售代表 75% 的工作日，因此他們只有四分之一的時間用於實際銷售。

使用過時且低效的工具進一步加劇了這些問題。 由於銷售流程分散在多個平台上，銷售代表花費不必要的時間在應用程式之間切換、追蹤資訊和維護不同的資料庫。 這種孤立的方法不僅會佔用他們的生產時間，還會增加出錯的風險，從而導致機會和收入的損失。

銷售流程中的這種低效率對整體生產力的影響是深遠的。 它們不僅是浪費時間的活動，而且是一種浪費時間的活動。 它們會阻礙團隊完成交易的能力，從而直接影響利潤。 因此，精簡、整合的方法不僅是可有可無，而且是絕對必要的。 透過自動化日常任務，銷售團隊可以專注於他們最擅長的事情 - 建立關係、識別機會和推動銷售。

這就是像 HubSpot 這樣的平台發揮作用的地方，它提供了一個全面的解決方案，可以徹底改變您團隊的工作方式。

銷售自動化的前景

等式很簡單——銷售代表投入銷售的時間越多，結果就越好。 這就是自動化發揮作用的地方。 如果有效實施，自動化工具可以大幅減少花在手動管理任務的時間，讓銷售代表能夠騰出時間做他們最擅長的事情——銷售。

從管理聯絡人、追蹤客戶互動、安排預約到執行電子郵件活動，自動化系統以無可挑剔的精度處理這些職責，不留任何人為錯誤的餘地。

自動化對銷售生產力的影響是深遠的。 當從繁瑣的手動任務中解放出來時，銷售代表可以將精力集中在策略計劃上。 他們可以花更多的時間來培養潛在客戶、制定個人化報價和完成交易。

此外，透過自動化，所有銷售活動都有一個統一的平台。 無需使用多種工具或爭奪分散在不同資料庫中的資訊。

自動化有潛力改變您的銷售流程，從而多方面提高效率和生產力。 當我們深入研究下一節時，我們將探討一些特定的自動化技巧，這些技巧可以幫助您釋放這種潛力並徹底改變您的銷售營運。

您的銷售代表在管理任務上花費的時間是否比建立關係和增加收入還要多？ 透過我們的 RevOps 成熟度評估來評估您目前的營運效率，並發現營收營運 (RevOps) 的變革力量。

您可以在 HubSpot 上自動執行的 10 項管理任務

1. 勘探

資料來源：潛在客戶管理與探勘軟體、HubSpot

有效的勘探包括在進入銷售管道之前尋找並鑑定潛在客戶。 HubSpot 透過多種方式整合自動化來簡化這個過程。

• 潛在客戶識別和跟踪
  

  HubSpot 的 CRM 擁有全面的資料庫，有助於識別潛在客戶並追蹤與他們的互動。 有關潛在客戶線上活動的資訊（例如造訪的網頁、填寫的表格和開啟的電子郵件）會自動記錄並且易於存取。 這些數據可以提供有關潛在客戶興趣的寶貴見解，可用於客製化銷售方法。

• 數據採集

  HubSpot 的前景工具可讓銷售代表查看哪些公司正在造訪他們的網站。 它收集有關訪客的行業、規模、位置等的數據，為潛在客戶的優先排序提供豐富的資訊來源。
  
  

• 線索評分

  借助自動潛在客戶評分系統，可以根據人口統計資訊和參與度自動對潛在客戶進行評分，幫助您的團隊優先考慮最有可能轉換的潛在客戶，從而減少在低品質潛在客戶上花費的時間。
  

2. 鉛富集

透過 HubSpot 的潛在客戶豐富功能，銷售代表可以自動從各種外部資料庫、社群媒體資料和公司網站收集和更新有關潛在客戶的資訊。 這些數據可能包括領導者的職稱、行業、公司規模和地點，以及個人興趣或最近的公司新聞。

HubSpot 還與 Clearbit 等潛在客戶豐富工具集成，可自動填入有關聯絡人的缺失資料並保持資料庫最新。 此自動化流程可確保為每位銷售線索提供豐富詳細、不斷更新的資料，使銷售代表能夠個性化他們的外展工作並提高達成交易的機會。

透過自動化潛在客戶豐富，HubSpot 不僅可以節省您的銷售團隊的寶貴時間，還可以提高潛在客戶資料的質量，為您的團隊提供有效吸引潛在客戶所需的見解。

3. 聯繫和交易創建

每當訪客在網站上填寫表格或點擊 CTA 時，平台使銷售代表能夠在 CRM 中自動建立新聯絡人，從而消除手動資料輸入。 然後，這些聯絡人會透過與公司在線上互動的互動獲得豐富的訊息，從而提供每個潛在客戶的 360 度視角。

此外，HubSpot 的交易自動化功能可以節省建立和更新交易記錄的時間。 當潛在客戶採取重大行動（例如註冊試用、要求簡報或積極回覆電子郵件）時，HubSpot 可以自動觸發建立新交易。 然後，在整個銷售管道中追蹤和更新這些交易，從而提供銷售流程的即時可見性，並讓銷售代表免於耗時的手動更新。

透過自動化聯繫和交易創建，HubSpot 使銷售代表能夠專注於與潛在客戶互動和完成交易，而不是陷入管理任務的泥淖。

4. 電子郵件

透過自動化電子郵件流程，HubSpot 讓銷售代表能夠更專注於製作引人注目的訊息，而不是管理電子郵件外展的管理任務。

• 電子郵件模板

  銷售代表可以針對常見情況或回應建立個人化的電子郵件模板，並與團隊共享，從而節省重複起草類似電子郵件所花費的時間。
  
  

• 序列

  這些可用於隨著時間的推移培養潛在客戶，自動發送一系列訊息，直到收件人採取所需的操作或序列結束。 可以客製化序列以滿足銷售管道的各個階段，確保與每個潛在客戶進行一致和及時的溝通。
  
  

• 電子郵件安排

  該平台還允許銷售代表安排在特定時間發送電子郵件以獲得最佳回應率，從而無需記住或猜測何時點擊「發送」按鈕。
  
  

• 電子郵件追蹤

  HubSpot 的追蹤功能可確保當潛在客戶開啟電子郵件或點擊其中的連結時，代表會收到通知。 這使他們能夠及時跟進，增加轉化的機會。

5. 預約安排

HubSpot 的自動化功能也擴展到預約安排，讓銷售團隊的流程更有效率。

透過 HubSpot 的會議工具，銷售代表可以直接與潛在客戶分享他們的空閒時間，讓潛在客戶能夠預訂適合他們的會議時段，而無需進行傳統的來回安排。 銷售代表只需設定他們的可用性首選項，該工具就會與他們的日曆同步，以防止重複預訂並管理時區。

安排會議後，訊息會自動記錄到 CRM 中，並向主管和代表發送電子郵件確認和日曆邀請。 這消除了手動資料輸入的需要，並防止任何調度事故。

此外，銷售代表還可以使用該工具設定小組會議或循環會議，其中潛在客戶與任何可用的代表進行配對。 這可確保及時處理潛在客戶，進而增強整體客戶體驗。

6. 銷售拜訪

他們的銷售拜訪管理有助於簡化銷售代表的流程，並使他們能夠將精力集中在有意義的互動上。

• 呼叫安排

  此平台的呼叫安排功能允許銷售代表在預定的日期和時間設定呼叫，然後自動記錄在 CRM 中。 這節省了手動資料輸入的時間，並確保準確記錄所有互動以供將來參考。
  
  

• 點選通話

  只需點擊一下，銷售代表就可以直接從 CRM 中的聯絡人記錄中撥打潛在客戶的電話號碼。 這不僅節省了手動撥號的時間，而且還最大限度地減少了錯誤。
  
  

• 通話錄音

  HubSpot 提供了在主管許可的情況下對通話進行錄音的功能。 這些錄音可以根據潛在客戶的聯繫記錄進行存儲，為未來的通信提供有價值的背景信息，並能夠出於培訓目的持續審查通話品質。
  
  

• 通話後工作流程

  可以在銷售電話後配置自動化工作流程，以觸發操作，例如發送後續電子郵件、建立任務或根據電話結果將潛在客戶移至銷售管道中的不同階段。
  
  

7. 交易管理

透過提供全面的系統來有效追蹤和管理銷售機會，HubSpot 透過交易管理自動化進一步完善了銷售流程。

該平台的交易自動化功能簡化了銷售管道中創建、更新和監控交易的過程。 借助此功能，當潛在客戶執行重大操作（例如註冊試用或請求演示）時，會自動建立新交易。 然後，這些交易會根據進度和互動進行系統更新，從而提供每筆交易狀態的即時可見性。

此外，HubSpot 的自動化工作流程可以配置為根據定義的觸發器或潛在客戶行為（例如完成的銷售電話或電子郵件回覆）在銷售管道中移動交易，從而減少手動工作並確保交易順利進行。

此外，可以設定自動通知，以便在交易達到特定階段或在指定時間內沒有交易活動時提醒銷售代表。 這使得銷售團隊能夠積極參與他們的交易，並防止機會從縫隙中溜走。

8. 提案

HubSpot 幫助銷售代表以最少的時間投入創建有說服力且結構良好的提案。

HubSpot 的銷售中心包括一個提案工具，可以自動從 CRM 中提取相關交易數據，從而消除了耗時的手動數據輸入的需要。 該工具允許銷售代表建立適合其銷售流程的自訂提案模板，確保所有提案的一致性和專業性。

此外，它還能夠使用特定的交易、公司和聯絡資訊自動填充這些模板，從而大大節省時間並減少錯誤。 透過提案起草的自動化，HubSpot 使銷售代表能夠及時向其潛在客戶提供高品質的提案，從而加速交易完成並提高效率。

9. 引導旋轉

透過 HubSpot 的自動潛在客戶輪調功能，一旦潛在客戶進入系統，就會根據預先定義的規則（例如地理位置、產業或交易規模）自動將其分配給銷售代表。 這種自動分配可以節省大量的時間和精力（否則需要花費在手動分配），並防止銷售代表之間潛在的衝突或不平衡。

此外，HubSpot 的潛在客戶輪調功能可確保每個潛在客戶都能及時關注，進而提高反應速度和整體潛在客戶體驗。 這種及時、系統化的潛在客戶分配使銷售代表能夠更專注於制定策略並與潛在客戶建立關係，而不是管理任務。 潛在客戶輪調的自動化再次證明了 HubSpot 的強大功能如何顯著提高銷售流程的效率和生產力

10. 報告

HubSpot 的銷售分析工具會自動編譯來自各種銷售活動的數據，讓團隊能夠查看和分析關鍵指標，而無需手動編譯或計算。 這包括追蹤個人和團隊績效、交易預測、銷售管道健康狀況和收入預測等。

該平台的可自訂儀表板允許團隊以對他們最有意義的方式視覺化他們的數據，從而促進高效和明智的決策。

此外，可以設定自動報告計劃，以按設定的時間間隔將這些見解直接發送到您的收件匣，讓您隨時了解顯著的變化或趨勢，而無需不斷進行手動檢查。

透過自動化銷售報告，HubSpot 使銷售團隊能夠專注於策略和執行，同時確保他們隨時掌握最新、準確的數據。

銷售代表在創造收入方面發揮著至關重要的作用，但耗時的手動任務是否阻礙了他們真正的銷售潛力？ 我們的評估是基於 HubSpot 自動化功能的見解，確定了可能會佔用您團隊多達 75% 寶貴時間的關鍵管理任務。

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