6 個客戶服務電子郵件模板，可在 2022 年為您節省時間

電子郵件以不可估量的方式使我們的生活變得如此輕鬆，但要正確處理它仍然很棘手，因為語氣和意圖並不總是能以書面形式準確傳達。 這是客戶服務電子郵件模板可以提供很大幫助的地方。 畢竟，您永遠不希望您的電子郵件以錯誤的方式傳播並讓您的公司感到尷尬，或者在您試圖做的只是提供幫助時讓公眾看起來很糟糕。

作為客戶服務專業人員，正確獲取客戶電子郵件非常重要。 確保您遵循正確的客戶服務協議是成功的一半； 另一半正在製作不會在翻譯中丟失的完美電子郵件。 電子郵件模板很棒，因為它們不僅可以節省您回复客戶電子郵件的時間，而且還以專業的方式預先措辭，傳達您需要傳達的信息，同時清楚、禮貌和同情客戶的問題。

為什麼正確發送客戶服務電子郵件至關重要

編寫客戶服務電子郵件就是要在壓力下保持禮貌、尊重和親切的同時導航和解決困難的情況。

在高壓情況下編寫清晰、簡潔和深思熟慮的電子郵件可能會很棘手，同時要注意時間（畢竟客戶服務票務隊列移動得很快！），但正確地完成它是至關重要的。

措辭不佳的電子郵件不僅可能會失去客戶的忠誠度，而且如果發佈在社交媒體上，還會在數百萬客戶（和潛在客戶）面前對您的業務產生負面評價。 簡而言之，您的企業無法發送糟糕的客戶電子郵件。

這就是為什麼學習如何編寫好模板很重要，而使用模板是其中的關鍵。

電子郵件如何被誤解或“在翻譯中丟失”

有時，很難通過書面形式傳達我們真正想說的話。 也許寫這封電子郵件的人是想懺悔，但他們的話對讀者來說聽起來很虛偽，或者漠不關心，即使這不是他們的本意。 例如，當您實際上所做的只是試圖節省他們閱讀長電子郵件的時間時，人們可能會認為一條短消息是生硬或粗魯的。

不幸的是，由於不能總是通過電子郵件清楚地傳達語氣，這可能會導致誤解。 為了謹慎起見，您可以做的最好的事情是遵循客戶服務最佳實踐，以及使用將這些最佳實踐放入措辭謹慎的電子郵件中的電子郵件模板。

客戶服務電子郵件模板提示清單

要創建出色的客戶服務電子郵件模板，首先，您需要確保它們都遵循關鍵的客戶服務最佳實踐。 您寫的每封客戶電子郵件都應該：

按名稱稱呼您的客戶。

一個人的名字對他們來說非常重要，所以用他們的名字稱呼那個人​​意味著您的客戶服務電子郵件更加個性化，並立即讓客戶覺得您是在真正回應他們的獨特問題，而不僅僅是粘貼套用信函。 不用說，但請確保正確拼寫他們的名字！

清楚客戶的問題和需求。

仔細閱讀以確保您真正了解客戶的需求。 例如，他們想要退款、更換，還是僅僅承認他們的問題？ 客戶是否感到沮喪？ 這可能需要一些主觀性和字裡行間的閱讀，但您要確保您閱讀清楚，以確保您準確理解客戶試圖告訴您的內容，以便您可以有效地解決問題。

確保您擁有所有正確的信息。

只有在您完全了解客戶的問題和必要的解決方案後，您才能向客戶發送回复。 如果您缺少任何信息，最好在回复客戶之前詢問組織中的其他人。 畢竟，您不想發送不正確的響應或基於不完整信息的響應。

表現出同理心。

每個客戶都希望得到傾聽和讚賞。 他們希望感受到公司關心他們的經歷，並正在採取措施解決他們遇到的問題。 這就是為什麼，即使您可能總是試圖提高電子郵件的效率，但確保您以能夠花時間表達同理心的方式寫作也很重要。

鍛煉友好的專業精神。

在善解人意和過度熟悉客戶之間有一條很好的界限。 確保您的語氣友好、樂觀且以解決方案為導向，但請記住在您和客戶之間保持專業距離。 你永遠不想讓任何人感到不舒服。

6個很棒的客戶服務電子郵件模板

既然我們已經討論了編寫良好的客戶服務電子郵件的重要性以及您希望包含在其中的關鍵客戶服務問題，這裡有六個常見場景示例，其中精心編寫的客戶服務電子郵件模板可以真正派上用場，節省您的時間。

我們提供了一些建議的電子郵件模板，您可以將其用作為每個場景創建自己的模板的起點：

1.折扣請求模板回复

當交易中的事情沒有 100% 正確或符合他們的期望時，客戶要求折扣的情況並不少見。 折扣當然可以成為滿足客戶並在情況不對時繼續建立忠誠度的好方法。

也就是說，在某些情況下，能夠根據請求提供客戶折扣對企業來說並不總是可行或具有成本效益。 通常，這是客戶主動要求折扣，但沒有負面問題需要緩解的情況。

在這種情況下，當客戶要求公司無法提供的折扣時，以下電子郵件響應模板可能會很有用：

嗨 [first_name]，

非常感謝您與 [公司名稱] 的業務！

感謝您與我們聯繫，了解我們有哪些可用選項。 目前，我們很遺憾無法提供任何折扣或特別優惠。

我們使用最優質的材料和卓越的設計為我們的客戶提供物超所值的產品，我們希望您在收到的每件產品中都能看到這一點。

再次感謝，我們祝您一切順利。

最好的祝愿，

[agent_firstname]

2.特殊要求模板電子郵件

有時，客戶會向您發送電子郵件，要求您提供貴公司不提供的特殊設計功能或定制。 在這些情況下，您始終希望確保客戶了解，儘管您重視他們的業務，但遺憾的是，根據政策，此類請求是不可能的。

當您發送此類回复時，您希望表現得圓滑，因為您不希望您的客戶因為提出他們的要求而感到羞怯或被拒絕，但同時您必須傳達為什麼無法滿足這樣的要求：

嗨 [first_name]，

感謝您與我們取得聯繫並分享您的想法！ 不幸的是，我們目前沒有辦法做到這一點，但這是我們未來正在考慮的事情。

隨著我們不斷更新我們的定制產品，我們一定會採納您的反饋意見。

請確保留在我們的郵件列表中，以便在定製或新功能方面發生變化時，您可以第一個知道。

最好的祝愿，

[agent_firstname]

3.幫助請求客服郵件模板

最常見的是，您只需要一個基本模板來幫助響應您的平均幫助請求。 在這種情況下，客戶正在尋找問題的解決方案，並且模板可以為客戶提供保證，讓他們知道問題正在得到解決。

這是最基本的模板類型，但您的工具包中肯定需要這個模板，因為這種通用查詢很頻繁。 使用模板回复可確保您的語言保持專業和善解人意，同時節省您一遍又一遍地輸入相同消息的時間。

嗨 [first_name]，

感謝您與我們聯繫。 得知您在使用 [產品/功能] 時遇到的麻煩，我深感抱歉。 我們的團隊正在盡我們所能盡快解決這個問題。 [列出必要時採取的解決步驟。]

為確保我們以最佳方式為您提供支持，我們只需要您提供一些額外信息。 你能告訴我們[信息]嗎？

同時，您可以採取以下一些措施來幫助解決問題 [在此處插入常見的故障排除步驟]。 請讓我們知道這些是否有助於解決問題； 否則，我們將盡快與解決方案聯繫。

最好的祝愿，

[agent_firstname]

4.憤怒的客戶郵件模板

憤怒的客戶可能是雷區！ 在回應之前，重要的是不要把客戶的憤怒放在個人身上。 即使對於最有經驗的客戶服務專業人士來說，這肯定也是一個挑戰，它有助於記住，有時憤怒的客戶電子郵件是在情緒高漲的時刻發送的。

其他時候，客戶可能只是度過了糟糕的一天，並正在消除他們對客戶服務的挫敗感。 即使客戶的不滿是有道理的，憤怒也不應該影響您自己的反應。 在您的回答中，您應該始終保持冷靜、鎮定、冷靜和專業：

嗨 [first_name]，

感謝您通過 [公司名稱] 與我們聯繫。 首先，讓我說，得知您的體驗不佳，我們感到非常抱歉。

我們完全理解您的擔憂，我們的團隊正在審查情況以確定我們如何為您提供最佳解決方案。

請多多包涵，我們會盡快與您聯繫以解決您的疑慮。

最好的祝愿，

[agent_firstname]

您想將憤怒的客戶轉變為滿意的客戶，而做到這一點的最佳方法是通過專業精神。

讓客戶知道他們被傾聽，同情他們並承諾提供解決方案。 大多數人都想知道他們正在被傾聽和幫助。 如果你能在不陷入情感交流的情況下做到這一點，那麼你就走在了正確的軌道上。

5.產品客服郵件模板有問題

對任何公司來說，產品問題都可能很嚴重，尤其是在涉及安全因素的情況下。 因此，重要的是要非常認真地對待客戶關於有缺陷的產品的信息，並對每一條信息進行調查，以確保該故障不是一個可能導致消費者危險的普遍問題。

在您進行調查時，您可以使用模板讓您的客戶知道您正在認真對待他們的問題：

嗨 [first_name]，

感謝您聯繫我們，讓我們知道 [問題]。 得知您對我們的一種產品有過這種體驗，我們深感遺憾。

請注意，我們在生產經過測試和試用的產品時會非常謹慎。 因此，我們非常重視我們產品的問題。 您能否向我們提供一些額外的信息[要求的信息，例如序列號、有關故障的更多信息等]？

我們目前正在優先調查此問題，並將盡快回复您並提供解決方案。 在此期間，請停止使用該產品。

最好的祝愿，

[agent_firstname]

當客戶對有缺陷的產品有問題時，根據故障，可能值得將問題上報給管理層。 必須認真對待有缺陷的產品，並標記給相關的產品部門，以確保它們不會在產品的未來迭代中持續存在。

同時，在向客戶要求對有缺陷的產品進行賠償時，最好是寄送替換產品或退款。

6.糟糕的客戶服務電子郵件模板

每個企業都應該接受最高水平的客戶服務培訓，但我們都是人，毫無疑問，當客戶覺得他們收到的服務不合格時，情況就會發生。

在這些情況下，您總是想為糟糕的服務道歉，並通過這次提供優質的服務使其變得更好：

嗨 [first_name]，

感謝您與我們聯繫。 客戶滿意度對我們非常重要，得知我們在這方面沒有達到您的期望，我感到非常遺憾。 對於您在使用我們的服務時遇到的問題，我們深表歉意，並已安排將 [退款/折扣] 應用到您的帳戶。

我們當然希望您將來能再次與我們開展業務，並讓我們向您展示我們眾所周知的出色客戶體驗。

最好的祝愿，

[agent_firstname]

表現出同理心、道歉並提供退還他們的經驗是您可以恭敬地結束這種情況的最佳方式，同時有望減輕客戶流失和聲譽損害。

最後的想法

個性化您的客戶服務方法很重要。 每個客戶問題都是獨一無二的，因此，您需要以應有的特定關注來對待每個問題。 這意味著毫無疑問，您需要個性化您發送給客戶的每封電子郵件，這些模板應該作為一個很好的起點。

您可以通過定制自己的模板來更進一步，以包含您公司的品牌“聲音”，確保其精神在每條消息中都體現出來，然後進一步定制以滿足每個獨特客戶查詢的需求。

但是，您選擇這樣做，使用模板是節省時間的好方法，同時提供高標準的響應式、可靠的客戶服務。

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