使用這 10 個簡單技巧在您的日常工作任務中創建秩序

安排我們的日常工作時間表不僅僅是製定更嚴格的時間段並積極地堅持下去。 無論我們多麼自律，都有無數的因素（包括分心）可以讓我們失望。 是時候停止嘗試使用我們一遍又一遍看到的公式，並將其視為主觀事物。 要真正學習如何組織日常任務，我們需要找到一種為我們量身定制的方法。

我們已盡最大努力研究十個技巧，這些技巧將指導您找到最適合您的方法。 這意味著學習如何確定優先級、如何處理失敗以及如何珍惜時間。

提示 #1：創建適合您的訂單

絕對首要的是了解自己。

盲目地遵循指示，或使用生產力教練預先制定的模板和計劃並期待出色的結果是沒有用的。 僅僅因為他們為他們工作並不意味著它會為你工作。

如果你是那種早上難以完成複雜任務的人，但你可以在下午輕鬆完成任務，不要強迫自己進入“早起的鳥兒”例行程序。 相反，圍繞你的生物鐘計劃你的日常任務。

悉尼大學商學院的 Stefan Volk 博士是探索辦公室生產力和生物鐘之間錯綜複雜聯繫的眾多研究人員之一。 他聲稱，我們身體的節奏在一天中確實有多個高潮和低谷，但只有一個生產力高峰期。 如果你在你的時間表之外工作，世界上沒有能讓你更有效率的時間表。 例如：

• 早上型的人可能會陷入最警覺的做瑣事的陷阱——電子郵件、電話、會議、評論等。當重要的任務開始時，他們已經過了他們的黃金時期。
• 晚上型的人會強迫自己盡快完成大而集中的任務，因為長期以來人們一直誤認為早上適合繁重的工作。 他們最終會感到疲倦和注意力不集中，並且很自然地會在工作馬虎時責備自己。

也許最著名的時間表倡導者邁克爾布魯斯博士建議先了解您的類型，以充分利用您的工作日。

提示#2：現實一點，設定切合實際的目標

我們都犯了同樣的錯誤，那就是高估了我們的奉獻精神。

你有多少次聽到有人說他們要戒糖了，卻看到他們在三天后買了一塊糖果？ 當被問及這件事時，這個人變得防禦，感到失敗，並聲稱要么已經放棄，要么他們將在下週重新開始。 如此循環重複。

每個稱職的生產力教練都會告訴你，具體的目標和容易理解的任務是要走的路。 例如：

代替：

明天之前寫一份 5 頁的草稿；

嘗試使用：

8 AM – 10 AM 研究主題

上午 11 點至下午 1 點 寫前兩頁

1:15 PM – 3 PM 寫下後兩頁

下午 3:30 – 下午 4:30 寫最後一頁。

區別很明顯。 第一個例子展示了我們大多數人是如何在工作日程中寫下任務的：我們知道我們需要做什麼，以及什麼時候做。 我們把細節留給自己解決，這最終導致了一個混亂、雜亂無章的日程安排。

但是，如果我們按組件分解更大的任務，我們會立即引入順序。 僅憑這一行為，我們就可以計算出每一步需要多少時間，這是非常寶貴的信息。

例如，在整個計算過程中，您可以意識到您將沒有時間完成計劃完成的任務。 因此，您可以立即委派它或轉移到明天。 但是，如果您使用第一種方法，您可能會意識到，只有在委派或推遲任務為時已晚時，您才會意識到沒有時間完成該任務。

其他一些例子：

提示#3：接受失敗作為學習過程的一部分

與之前的建議保持一致——保持低期望。

希望盡快發生劇烈變化是從一開始就失敗的。 相反，請記住以下幾點：

• 第一周將是您與時間表爭論不休，進行必要的更改；
• 第一周結束時將分析您的進度（成功和失敗），並更改下週的時間表；
• 第二週，您將按照修改後的時間表工作；
• 第二週結束時將再次分析進度等。
• 第三週會有更大的進步，核心變化會更加固化。

所以它會一周到一周。 每次你都會看到新的地方需要改進。 會彈出新問題、影響您日程安排的意外情況（個人問題、其他人的任務、休息日、錯過的最後期限等）。

所以開始對自己和你的日程安排更加寬容。 標準化失敗。 否則，你會把每一個錯誤都解釋為你沒有取得進步，而事實恰恰相反。

提示#4：在你有時間的時候調整你的日程安排

與流行的看法相反，您不應該尋找“一天中有更多時間”的方法。

我們都有 24 小時，不多也不少。 倦怠是人們努力工作的直接結果，他們認為嚴格、有紀律的日程安排和無休止的小任務自動化會給他們更多的時間。

您要做的是學習如何確定優先級。 因為即使我們每天都有相同的時間來完成一定數量的任務，但並不是所有的任務都是一樣的。

有些會比其他的更重要，而有些則可以完全消除。

要正確採用這種心態，您必須嘗試我們的下一個建議。

提示 #5：學習優先級

最成功的優先排序方法之一是艾森豪威爾矩陣。

它是一個框架，用於確定哪些任務對實現目標最重要，哪些任務會減慢您的進度。

使用艾森豪威爾矩陣，您可以根據四個標準對任務進行排序：

• 緊急且重要——立即行動（緊急呼叫、火災、受傷等）
• 緊急但不重要——委派給某人（安排會議、支付賬單、做家務等）
• 重要但不緊急——稍後再做（長期目標）
• 不重要和不緊急的——消除（浪費時間的活動）

任務優先級遵循這個簡單的示意圖：

這個圖表和更多內容可以在我們詳細的分步指南中找到，了解如何使用艾森豪威爾矩陣來組織您的日常任務。

一旦你知道你的優先事項是什麼，制定有序的時間表就變得更容易了。 結合全天了解您的能量水平，您將能夠在您最有效率的時候設置最優先的任務。

提示 #6：預測干擾

我們經常討論處理分心的不同方法。 但這一次，我們想指出在干擾發生之前了解和預測干擾的重要性。

您知道有很多日常事件會佔用您一天的時間。 消除它們以便它們不影響您的工作日程的最佳方法是儘早為它們做好準備。

一些例子：

• 在家工作的人可能會遇到一些問題，例如，需要修理一些東西（管道電力），但緊湊的日程安排幾乎沒有時間與修理工在一起。 您可以通過讓他們在您有不太重要的任務或讓朋友或家人代替您看到他們的時候來為分心做準備。
• 有些人被要求在工作日抽出時間來監督學員。 為分心做準備的一種方法是在一天中給學員兩個時間段來提問。 白天，他們在工作時收集問題，到了開會時，他們可以詢問任何問題。 這樣一來，您就不會在工作高峰期被拉扯，並且給受訓者時間自己尋找解決方案。
• 如果您在特別忙碌的一天召開會議，並且無法委派它，您可以通過在最後做一個常見問題解答來縮短會議時間。 預測最常見的問題並立即回答。 然後，您可以在第二天為任何未解決的問題安排另一個較短的會議。

這一切都歸結為了解您接下來每一天的工作時間表。 每項任務都有潛在的干擾，因此提前準備比當場阻止它更有用。

提示#7：清空你的腦袋

在談到分心的話題時，我們應該討論我們的大腦有多愛它們，即使它們會導致嚴重的不快樂，正如 Killingsworth 和 Gilbert 所研究的那樣。 同一篇論文討論了大量接受調查的人如何證實了這樣一種猜測，即走神和分心最終會導致悲傷、緊張和感覺不足。

除了將所有通知靜音之外，還有一件有用的事情是隨時將筆和紙放在身邊。 如果你的思緒開始想著計劃明天的午餐，或者想和朋友一起喝咖啡，請拿起那支筆立即寫下來。 寫下午餐的想法，或咖啡館聚會的可能聊天話題。

因為只要這些想法還留在你的腦海裡，它們就會一直漂浮在那裡，不時地回來把你從工作中拉出來。

記住您需要在商店購買的東西、您必鬚髮送的電子郵件、您必須聯繫的人或要閱讀的文章也是如此……不要立即跳去做那些小事——把它寫下來，並且保存以備後用。

否則，你的大腦會習慣於迎合它引發的每一個小警報。 在不知不覺中，您已經花了一個小時完成當天對您毫無用處的瑣碎任務。

提示#8：只衡量重要的事情

也許您聽說過這樣的說法：“得到衡量，得到管理”。

但你知道它已被證明是錯誤的嗎？ 甚至歸咎於錯誤的人？

我們喜歡使用時間跟踪器來組織我們的工作日曆。 他們為我們提供了關於我們的時間去哪裡、我們的一天過得如何以及哪些領域需要改進的詳細信息。 隨著我們變得更有條理，他們幫助正確地向客戶計費，甚至製作報告以跟踪進度。

然而，在製定更好的日常任務列表的過程中，人們可能會忍不住去記下發生的每一件小事。 每 5 分鐘的休息時間、每通電話、收件箱清理、喝咖啡休息時間等。在這些情況下，衡量每一個休息時間不會讓你更善於組織。

您應該跟踪的最重要的事情是重要的任務。 那些影響你的長期計劃的。

現在，當我們注意到浪費時間正在成為我們工作日程中的一個問題時，我們確實必須跟踪休息時間。 但是對於所有其他意圖和目的，知道您與水管工通話所花費的時間幾乎不會改善您的日常工作流程。

請注意哪些活動實際上需要跟踪，因為並非所有時間都同等重要。

提示 #9：跟踪進度

為了發生永久性的變化（並堅持下去），您需要有動力繼續前進。 最好的動力無疑是看看你已經走了多遠。 它在我們的血液中，我們情不自禁——這就是為什麼我們喜歡那些健身前後的照片和生活方式照片。

進步讓我們不斷前進，因為我們可以看到已經發生了更好的變化。 努力並不覺得徒勞。

我們的生產力也是如此。 在數字藝術家社區中，有一個簡短的趨勢，即每當他們畫出他們想要改進的某些東西時，都會填寫在紙上繪製的量表。 到一周、兩週或一個月結束時，他們將填寫進度表。

許多開發人員以幾乎相同的方式將進度跟踪遊戲化。 有許多應用程序可以幫助您遵循日常習慣，並在指定時間段後提供報告。

投資進度跟踪應用程序（或簡單地記下您設法跟踪您的日程安排的每一天）將對您的動力產生積極影響。

在 Clockify，我們匯總了 29 個最佳時間跟踪實踐的列表，詳細說明了您可以或應該跟踪的內容以準確衡量進度。

提示 #10：逐漸引入變化

無論您決定採取什麼改變，請確保您逐步進行，並在一段時間內進行擴展。 記住關於為自己設定現實目標和期望的討論，以及不知所措是多麼容易。

從你想嘗試的一種習慣開始。 例如，僅在第一周，您就可以合併以下內容之一：

• 在上午 10 點和下午 2 點之前，在午餐前轉移所有最苛刻的任務；
• 每天將待辦事項清單減少到 5-10 個；
• 整理你的優先事項並調整日程安排，等等。

其中任何一個都將是您生產力轉變的良好開端。 然而，同時做這三個是超負荷的。 因為如果您專注於單個更改，則更容易跟踪和衡量它是否真的產生了積極的變化。 另外，當需要注意的事情較少時，更容易保持動力。

外賣

更好地組織工作任務可以很快實現，但掌握這項技能需要一段時間。 要記住的重要一點是找到一個特別適合您的框架或方法。 如果這意味著您需要經歷數週的反複試驗，那麼這是一件好事，因為它允許快速丟棄不起作用的方法。 與其固執己見，認為問題出在自己身上，不如嘗試其他人，直到找到完美的自己。

因此，最好的建議是給這些技巧一個機會，並將它們用作找到正確方法的指南，讓您的工作生活變得無限輕鬆。