設置您的遠程團隊以取得成功——制定有效的遠程工作政策

一旦您為您的企業考慮了遠程工作模式並開始僱用遠程搖滾明星，您需要為他們如何協同工作以實現業務目標制定指導方針。

您的遠程員工會遇到團隊中並非每個人都立即知道答案的問題。 我什麼時候可以上網？ 我可以使用自己的設備嗎？ 我有加班費嗎？

全面的遠程工作政策為新員工回答了這些問題，並為整個公司充當了現成的估算者。 它定義了敬業度規則，並有助於為雇主和員工設定正確的期望。

以下是貴公司遠程工作政策中需要解決的六件事：

• 指定時區重疊的工作時間
• 為異步協作做好準備
• 添加信息安全指南
• 對薪酬和福利設定明確的期望
• 為組織製定行為準則
• 滿足合規性和監管要求

指定時區重疊的工作時間

數量和特異性是這裡發揮作用的兩個動力。 您希望您的遠程員工在任何一天工作多少小時？ 更重要的是，您希望他們工作幾小時？

根據業務需求，您可以設置嚴格的時間表或讓員工自行決定他們的工作時間。 一些偏遠的公司甚至為了衡量結果而忽略了工作小時數。

AY Technologies 的 Amin Yazdani 認為第二個問題更具挑戰性：“我應該什麼時候有空？ 是我自己的時區，還是公司的中心時區，或者兩者兼而有之？”

_{資料來源：Pixabay}

對於遍布全球的團隊來說，特定時間的可用性可能是一個問題，而實時協作可能是一個挑戰。 更重要的是，如果您的團隊成員相隔 12 小時以上的時差。 例如，在一個由紐約和上海的成員組成的團隊中，他們中的一些人會在其他人開始新的一天時上床睡覺！

GrooveHQ 的 Alex Turnbull 有一個簡單的解決方案來應對這一挑戰。 每天至少找到一個所有團隊成員可以實時協作的特定時間。

貴公司的遠程工作政策應指定遠程員工應該工作的時間。 職能小組可能有自己的節奏，但您需要讓每個人每天同時在線幾個小時（有時即使在同一辦公室工作的團隊中也是一個挑戰！）或確保員工在不同時間順利交接區。

明確指定遠程團隊的工作時間。 如果他們跨時區分佈，請確保他們的工作時間有一些重疊。

為異步協作做好準備

在跨越太多時區的遠程團隊中，實時協作顯然是一種奢侈。 雖然創建具有時區重疊的時間表會有所幫助，但這並不總是可行的。 解決方案？ 通過計劃和溝通，專注於團隊內部的異步（async）協作。

由於時區差異導致的等待依賴可能令人沮喪，因此您的遠程工作策略應該對處理任務和異步跟進設定明確的期望。 這涉及為可用性和不可用性設置基本規則，並尊重每個團隊成員的時間。

此外，您的遠程工作策略應指定用於實時和異步協作的工具——團隊聊天、視頻會議、項目管理、問題跟踪等。

CloserIQ 創始人兼首席執行官 Jordan Wan 強調了專用團隊聊天平台的重要性：

“它是遠程工作最有效的工具之一。 即使某些成員在地球的另一端，這樣的工具也可以讓團隊合作成為可能。”

_{資料來源：羊群}

在 Trello 和 AY Technologies，視頻會議在實現一對一通信方面發揮著重要作用。 Amin Yazdani 引用了相對缺乏面對面互動的原因，這是在這些情況下視頻通話比聊天或電子郵件更可取的原因。

對異步處理任務和後續行動設定明確的期望。 指定用於實時和異步協作的工具。

添加信息安全指南

由於遠程團隊在私人和公共網絡（家庭、咖啡館、共享辦公空間等）中工作，因此保護公司的信息系統免受未經授權的訪問始終是一個挑戰。 要解決此問題，請創建信息安全指南並將其添加到您的遠程工作策略中。

_{資料來源：Pexels}

GitHub 有 BYOD（自帶設備）政策，但堅持特定的安全和保障措施，例如安全密碼和永遠在線的防火牆。 另一方面，LiquidSpace 和 SitePen 為其遠程員工提供安全設備。 無論您選擇哪種方式，在您的遠程工作政策中詳細說明它們有助於確保每個人都知道該做什麼。

創建信息安全指南，包括為所有遠程員工提供安全硬件或堅持在員工擁有的設備上實施特定的保護措施。

對薪酬和福利設定明確的期望

普華永道、美國農業部、施樂和索迪斯等提供遠程工作選項的大公司表示，辦公室職位與其遠程職位之間的薪酬或福利應該沒有重大差異。

但是您在為遠程團隊設置薪酬等級方面確實具有一定的靈活性。 例如，您可以考慮遠程員工的地理位置。 紐約或洛杉磯的生活成本明顯高於里士滿（印第安納州）或哈林根（德克薩斯州）。

這裡有幾個因素需要考慮：

• 核心工時補償
• 加班政策
• 員工福利
• 公司負債
• 網費、IT用品、共享辦公空間等的報銷政策

Remote.co 對遠程員工渴望的福利提出了一些有趣的建議，包括帶薪假期和公司務虛會。 有吸引力的員工福利在幫助企業留住熟練的遠程員工方面大有幫助。

如果遠程員工在家中受傷，工傷責任可能適用於企業。 在賓夕法尼亞州，法院維持了遠程員工在家工作時因受傷而獲得賠償的權利。 在建立遠程公司時，請諮詢您的法律團隊以了解您的全部責任範圍。

為遠程員工設定明確的薪酬和福利期望。 為了吸引和留住頂尖人才，您可能需要加倍努力，為遠程員工的需求提供量身定制的福利。

為組織製定行為準則

文化背景和敏感性的差異通常是遠程團隊的優勢。 但是，它們也可能導致誤解和衝突，尤其是當它們的大部分通信都是異步的時。 建立內部和外部溝通的行為準則可以防止由於“虛擬距離”而可能出現的任何破壞性失禮。

例如，Infosys 的行為準則涵蓋了從工作場所行為和關係到解決利益衝突的方方面面。 Workable.com 有一個更簡單的模板，可能非常適合您。

為組織（包括遠程員工）制定行為準則，以防止任何文化誤解。

滿足合規性和監管要求

您當地的就業法可能未明確涵蓋遠程工作，因此您需要就合規性法規諮詢法律專家。 還有與在線通信相關的法律不斷演變的問題，例如歐盟的 GDPR。 由於遠程辦公是遠程工作的核心，這些法律的規定可能適用於您的企業。

與您的法律團隊合作，整理一份文檔，讓您的遠程員工知道在彼此和/或在企業外部創建、使用和共享數據時需要牢記什麼。

在製定遠程工作政策時檢查當地法律以確保合規。 最近的歐盟 GDPR 等在線數據和隱私法與遠程工作非常相關。

定制您的遠程工作方法

您的遠程工作政策需要根據您獨特的業務需求進行定制。 圍繞工作時間、協作工具、安全指南、薪酬和福利、行為準則和合規要求解決這些問題是開始這樣做的好方法！