如何在辦公環境中保持生產力

生產力受到壓力和不滿的影響。 而這些感覺可以在辦公室中得到強化——人們會開始將自己視為機器中的齒輪。 生產力下降，尤其是在企業環境中，人們很容易開始感覺像是機器上的齒輪。 最重要的是最後期限和客戶滿意度，而他們自己卻被嚴重忽視了。

有多種方法可以解決辦公室生產力問題。 正如您即將看到的那樣，有些很容易實現，並產生了很好的結果。

物理空間生產力助推器

允許人們一些個人的裝飾選擇

無論您是否擁有開放式辦公室或為不同團隊指定的辦公空間，您都應該給每個員工一個表達自己的機會。

應該鼓勵他們盡可能多地個性化空間，讓他們感覺更放鬆。 有些人會選擇不這樣做，因為這會增強他們在辦公室的感覺，這也很好。 但對於其他人來說，一些桌面植物、照片、插板、小雕像或像他們個人的杯子一樣少的東西可以有很長的路要走。 這些項目也是一個很好的對話啟動器。

裝飾為一個人的工作空間帶來了一些色彩，以及他們需要的個性，讓他們感覺自己是公司更重要的一部分。 因此，他們知道他們的工作——以及他們作為個人——更受重視。

讓充足的自然光進入

提醒您的員工，辦公空間不是監獄。 只是讓日光進入而不是霓虹燈會提醒他們他們的工作日進程，以及何時接近尾聲。 這將促使他們按時完成工作，而封閉的空間會扭曲對時間的看法，這可能導致更多的加班和最終的倦怠。 正如 Curbed.com 的 Rachel Hadler所說：

“具體來說，LED——仍然是美國主要的辦公室照明光源——可以通過在難以察覺的水平上閃爍來慢慢地讓人們發瘋，讓他們頭疼，在我的情況下，還有揮之不去的懷疑，即現實是一種主觀體驗。”

如果您的預算和租賃空間/建築物允許，請在適當的地方打開新窗口。 例如，我們的辦公空間有大量的自然光來自牆壁周圍的大窗戶。

當然，在夏天，它會變得相當令人不安，但那是白色百葉窗的用途。 當您位於窗戶旁時，工作變得多麼容易，這是無法比擬的。 每當我的眼睛累了，我就可以簡單地看看街道、汽車和遠處的建築物。 當一天接近尾聲時，沒有什麼能比得上日落美景。

專注於刺激感官

在下結論之前，我們不會談論用香味蠟燭或精油填充空間，將辦公室變成微型叢林，或類似的東西。 這是關於豐富空間的簡單小技巧，從而通過舒適提高生產力。

視線

分析公司牆壁上的油漆工作。 德克薩斯州奧斯汀大學的 Nancy Kwalek 和她的同事進行的一項研究表明，員工的認知能力和解決問題的能力取決於辦公室牆壁的顏色。 然而，他們強調每個人對相同顏色的反應可能不同。 例如，他們是否容易被外界刺激分心。

另一個需要考慮的有用的事情是整理。 如果需要，重新佈置空間——在架子、打印機甚至桌子（如果它們妨礙的話）周圍移動。 例如，放置更多衣架，這樣人們就不會將夾克留在桌子或椅子上。 任何牆壁裝飾也是如此。 雜亂既讓人分心，又讓人難以抗拒。

聲音

在生產力方面，開放式辦公室可能是一個巨大的貶低者。 根據我和我的同事（現在和過去）的經驗，沒有什麼比嘈雜的環境更糟糕的了，即使人們試圖安靜地工作。 一段時間後，如果您的耳朵因經常佩戴而開始受傷，即使是降噪耳機也無濟於事。

為口頭討論指定空間，從而阻止一位同事到另一位同事訪問工作站，並讓他們擾亂其他人的注意力。 為需要最集中註意力的團隊提供單獨的辦公室，或更安靜的開放式空間。

氣味/空氣

空氣清新劑不是必須的，因為很多人發現他們的氣味太濃或太具侵略性。 這裡重要的一點也很簡單：投資優質的空調和通風設備。 缺乏乾淨的空氣會導致嗜睡和血壓降低，從而加速工作中的疲勞。

其他形式的生產力提升

除了讓辦公室成為一個整體令人愉悅的工作空間外，還有其他因素有助於或降低人們的工作效率。 它的範圍可以從您使用的工具類型到您管理員工的方式。

選擇完美的軟件

根據您的行業，您將使用各種軟件。 通常，我們都需要的最基本的是：

1. 時間追踪器
2. 項目管理工具
3. 圖像處理軟件
4. 基於雲的服務（如穀歌文檔、電子表格、Zoom 等）

您如何使用這些工具來提高生產力？ 你做了一些深思熟慮的選擇。 即，您會發現易於上手、易於使用的軟件，但也為真正掌握提供了挑戰。

這樣，不太喜歡技術的人就不會因為浪費寶貴的時間試圖理解該工具而感到沮喪。 對於那些更精通技術的人來說，對於更複雜的方面仍然會有一個學習曲線。

頭腦風暴會議實現團隊凝聚力

眾所周知，企業環境會迅速陷入“磨合模式”。 每個人都需要來完成他們的工作以趕上最後期限，而溝通會降級為團隊聊天消息、電子郵件和持續數小時的單方面會議。

為了提高大型辦公室的生產力，努力讓團隊參與到人與人之間的合作中。 找出他們工作的哪些部分可以通過頭腦風暴會議完成，並確保有足夠的空辦公室來促進這一點。

您可以通過鼓勵人們更頻繁地一起工作來防止很多誤解並加快流程，同時提高動力。 此外，如果您有公司範圍的會議（或電子郵件），請公開表揚或感謝使用此方法的團隊。 它為其他人提供了一個很好的例子，並在這個方向上產生了額外的積極推動。

您還可以以身作則，在同一個辦公室舉行會議和頭腦風暴會議。

進行定期簽到

當您的員工有數十名（如果不是數百名）員工時，定期“檢查”他們對辦公室的滿意度至關重要。 也許他們對自己的職業發展不滿意，在工作量上遇到困難，或者與其他員工有問題。 所有這些都是影響大公司生產力的另一個因素。

大多數人會避免說出他們的抱怨。 他們甚至讓他們潰爛，直到導致他們請假幾天，或顯著失去他們的能量水平，影響他們的健康。 因此，首先接近它們是顯著的幫助，也是朝著提高生產力邁出的一步。

以下是一些起點：

• 引入關於員工滿意度的一般性問題的雙月或每月匿名調查；
• 與 HR 一起，計劃 1:1 的會議以採用更個性化的方法（讓人們發表意見，但不要強迫他們，因為有些人很難向 HR 敞開心扉）；
• 組織有關倦怠、自信的教育會議和培訓，並將其視為推動對話向前發展的公共論壇。

你越是幫助人們理解他們所面臨的問題並對他們持開放態度，他們花在擔心工作問題上的精力就越少。

提供有意義的、深入的反饋

我們已經在我們的博客中深入討論了這個主題，跟踪員工績效（我們還包括模板）。

通過績效表，在團隊領導和 HR 的幫助下，您可以很好地了解每個部門的工作方式，以及哪些員工需要額外的學習、更多的挑戰等。

資料來源：Clockify.me

這些還使您能夠更準確地設定績效標準並管理您對未來項目的期望。

鼓勵透明度

通過時間表明確誰在做什麼。 他們提供了一條捷徑，明確了一些同事何時可以聯繫他們的隊友，並消除了更新的需要。 例如，在Clockify中，您可以讓員工查看集體時間表，並讓他們知道他們的同事當前在做什麼：

資料來源：Clockify.me

從這裡，我可以看到，假設 Nadia 目前正在修復錯誤，並且知道她需要額外的關注，我可以在一個小時左右與她聯繫。 當漢娜有一個客戶會議時，我很想知道它是如何進行的。 看到半個多小時前的任務如何，我可以給她發消息，詢問一下。

這是建立相互尊重時間的好方法。 更重要的是，人們會在等待某人的回复上浪費更少的時間，例如，選擇從事不同的任務。

讓微觀管理成為過去

這種做法只會讓員工感到沮喪，並使他們對上級的信任度大大降低。

努力對隨時發生的事情保持鬆散的統治。 把你能做的事情委派給你正下方的人，但也要懇求他們不要徘徊在每個人的肩膀上。 您可以做的其他事情：

• 減少會議——過濾掉不重要的會議，限制為每週一次甚至每月一次，以進行更新；
• 不要發送垃圾郵件；
• 不要在工作時間以外聯繫員工（並儘量在自己的個人時間放鬆。請記住，其他人的工作量與您不同，不能 - 也不應該 - 24/7 全天候可用）。 一個充分休息的員工是一個有生產力的人；
• 相信別人的判斷——你不必成為房間裡最聰明的人，也不必是唯一擁有最佳解決方案的人。 放棄部分控制權，與他人集體討論解決方案，然後將決策權留給自己。 這樣一來，您就可以讓其他人參與重要事務，建立他們的信任，同時也減輕了您肩上的一些負擔。

為職業提升提供條件

最大的生產力殺手之一是你缺乏進步的感覺。 當你周圍的每個人都在前進時，你就站在原地。 尤其是在工作中，這會導致更大的不快樂。 很多人會離開他們的工作，因為他們覺得在他們的公司沒有足夠的方法來前進。

因此，與人力資源部安排一些職業提升選項，如會議、培訓、辦公室教育等，這將符合您和您公司的最大利益。請確保每個人事後都會頒發某種證書，員工可以放入這些證書他們的簡歷。 這不僅是一個很好的激勵因素，而且是他們獲得或完善的另一種技能的物理證明。

綜上所述

我們知道，生產力下降的代價很大。 而且我們也知道這是一件可以從多個方面潛入辦公室的偷偷摸摸的東西。 找出您的勞動力生產力下降的地方並及時解決這一點至關重要。 我們已經討論過，一方面，物理空間、牆壁的顏色、雜物甚至氣味會如何導致輸出減少。 另一方面是缺乏反饋、溝通不暢、微觀管理等等。 在這些方面一點一點地改進，隨著時間的推移，你一定會看到一些大的變化。