7 種常見的項目風險以及如何降低風險（包括專家提示）
已發表: 2022-06-12了解不同類型的項目風險以及減輕風險的方法。
每個項目，無論計劃得多麼好，都有可能使項目脫軌並導致挫折的風險。 如果管理不當，這些風險也可能導致時間、金錢和客戶的損失。
這就是為什麼今天的公司尋找具有處理風險所需技能的項目經理的原因。 根據 Capterra 的工作場所情商調查， 52%的項目經理同意管理風險是其工作績效不可分割的一部分，並包含在他們的年度審查中。 （請參閱此處的調查方法。）
如果您是負責按時交付項目的項目經理，您應該了解不同類型的項目風險以及如何減輕它們。 該博客列出了七種常見的項目風險以及一些經過驗證的預防方法。 請繼續閱讀以了解更多信息。
什麼是項目風險？
項目風險是任何可能危及項目成果或成功的事件。 它可以是任何可能導致您的項目無法實現其目標的東西。 技術問題、調度延遲和預算超支就是一些例子。
項目風險可能會產生嚴重的後果——從簡單的挫折到項目的徹底失敗。 如果管理不當，風險可能會成為障礙，阻礙項目進度並造成延誤。
範圍蔓延
範圍蔓延是與項目相關的最常見風險之一。 它通常發生在項目可交付成果在定義後發生更改時。 這可能由於各種原因而發生，例如預算限製或利益相關者添加的新要求。 範圍蔓延通常會導致項目延誤和成本超支。
- 通過確定所有可交付成果和目標，在項目開始時制定清晰、簡潔的項目範圍。
- 獲得所有利益相關者的支持，並讓他們在項目範圍上簽字。
- 建立變更管理流程，通過評估其可能的影響來控制項目範圍的變更。
- 通過密切監視項目並將實際進度與計劃進度進行比較，儘早發現範圍蔓延。
閱讀更多：管理項目範圍蔓延的 3 個技巧
溝通問題
當項目團隊和利益相關者之間的溝通出現故障時，就會出現這種風險。 例如，項目團隊可能不了解利益相關者的需求，或者利益相關者可能不了解項目的最新進展。 它可能導致溝通不暢或誤解，增加項目失敗的機會。
- 創建一個溝通計劃，清楚地概述利益相關者將如何以及何時更新項目進度。
- 確保所有項目團隊成員了解他們在溝通方面的角色和責任。
- 與團隊成員和利益相關者定期舉行會議，以避免溝通差距並確保每個人都在同一頁面上。
- 通過創造一個讓人們可以輕鬆提出問題或提出疑慮的環境來鼓勵開放式溝通。
查看 Capterra 的最佳團隊溝通軟件候選名單，以確保在整個項目生命週期中進行順暢有效的溝通。
技術問題
正如您可能已經猜到的那樣，當項目使用的技術出現問題時，就會出現這些風險。 它可以是任何東西——從過時的軟件和不兼容的硬件到系統集成或兼容性問題。 技術風險可能會阻礙項目進度，甚至導致完全失敗。
- 在項目開始時，進行可行性研究，以檢查所選擇的技術是否適合項目並且不會造成任何技術困難。
- 培訓項目團隊成員如何使用選定的技術。 此外，確保他們了解其局限性。
- 制定備份計劃或替代技術工具，以防您選擇的技術出現故障或無法按預期工作。
- 密切監控項目是否有任何技術問題跡象並立即排除故障。
查看 Capterra 的最佳項目管理軟件候選名單，以簡化項目執行。
調度問題
當項目時間表不切實際或項目進度出現延誤時，通常會發生進度風險。 例如，項目團隊可能會錯誤地計算完成項目所需的時間，或者技術問題或範圍蔓延等不可預見的情況可能會導致延誤。
- 通過準確估計每項任務所需的時間並為不可預見的情況添加緩衝來創建現實的項目計劃。
- 提前與所有利益相關者溝通項目進度的任何變化。
- 靈活安排項目進度，並願意在必要時進行更改。
- 定期監控項目進度，並相應更新進度表，避免落後。
查看 Capeterra 的最佳任務管理軟件候選名單，以確保有效的項目調度。
預算超支
預算超支是另一種常見的項目風險，發生在實際項目費用超過估計的項目預算時。 預算超支可能是由於各種原因。 例如，項目團隊可能會低估材料成本，或者在項目過程中可能會出現意外費用。
- 通過準確估算所有材料和勞動力的成本來製定切合實際的預算。
- 提前與所有利益相關者溝通項目預算的任何變化。
- 對項目預算保持靈活，並願意在必要時進行更改。
- 定期監控項目進度，並相應更新預算計劃，避免超支。
查看 Capterra 的最佳預算軟件候選名單，以輕鬆分配、跟踪和管理項目預算。
市場不確定性
市場不確定性是項目過程中可能發生的任何前所未有的市場風險。 當市場或經濟條件的不確定性影響項目結果時，就會發生這種情況。 例如，政府法規的變化或客戶需求的下降可能導致項目延誤甚至取消。
- 在開始一個項目之前，進行深入的市場研究以了解當前的市場趨勢和狀況。
- 對項目計劃保持靈活，並願意在必要時進行更改。
- 密切關注市場，了解可能影響項目的政治、經濟、社會或任何其他變化。
- 制定應急計劃以防市場狀況發生意外變化
外部危害
外部危害是來自公司外部且不受項目團隊控制的風險。 它們包括自然災害、政治不穩定甚至流行病。 您無法預測或阻止這些類型的事件。 外部風險會對項目造成嚴重損害，甚至可能導致項目失敗。
- 進行風險評估以識別可能影響項目的潛在危害。
- 制定應急計劃以管理潛在的外部危害，並確保所有利益相關者都了解該計劃。
- 密切監視項目是否有任何潛在危險的跡象，並立即採取行動以避免損壞。
來自行業專業人士的項目風險緩解建議
我們與一些行業專業人士進行了交談，以了解更多關於他們經常遇到的項目風險以及他們如何減輕這些風險以確保項目成功。
Zevo Health 營銷主管 Kevin Daly 分享了他和他的團隊如何管理項目風險。
“溝通風險更少，成就更多的人。”
凱文戴利
Zevo Health 營銷主管我們參與的項目中，我們的客戶很不穩定，沒有遵守他們的最後期限，或者我們不得不處理困難的材料來源。 我們還看到了團隊成員缺乏完成一些特定領域項目所需技能的情況。
在所有情況下，我們的解決方案都是相同的——即溝通。
我們確保我們團隊的每個成員都了解他們的職責、項目中發生的事情以及他們如何幫助其他人取得成功。 這意味著，如果一個人在分配的工作中遇到困難，他們可以簡單地進行溝通，並從團隊中擁有更多專業知識的任何人那裡獲得幫助——反之亦然。 到目前為止，這種策略每次都對我們有效！
Seven Figure Agency 的首席執行官 Josh Nelson 談到了缺乏明確性、它如何影響整個項目以及他如何管理此類風險。
“一個清晰的、共同的願景通常可以幫助團隊避免項目問題並保持積極性以實現項目成功。”
喬什·尼爾森
七位數機構CEO大多數人都有過在一個項目上投入大量時間卻發現他們誤解了請求的令人遺憾的經歷。 客戶和利益相關者之間的溝通不暢應該受到指責，這通常會導致範圍蔓延。
明確定義項目目標和最終結果的預期有助於減輕此類風險。 成為一個有效的溝通者和一個好的傾聽者，以便從客戶那裡獲得關於他們需要和想要什麼的澄清。 盡可能多地提出問題，以清楚地了解要求和預期用途。
早期識別潛在項目風險的提示
了解如何及早識別項目風險以減輕其影響非常重要。 以下是一些風險識別技術供您嘗試：
- 進行風險評估。 此過程有助於識別和評估可能影響項目結果的風險。
- 密切關注項目。 這涉及跟踪項目進度並尋找可能表明潛在風險的任何危險信號或警告信號。
- 監測市場變化。 這涉及跟上當前的市場條件和趨勢，以確定它們對項目的可能影響。
- 與利益相關者溝通。 這涉及與所有項目利益相關者定期溝通，以避免誤解並使每個人都在同一頁面上。
- 靈活：這意味著在必要時開放或願意對項目計劃進行更改，以避免潛在的風險因素。
還有另一種經過驗證的早期識別和管理風險的方法——使用風險管理軟件。 查看為您的項目使用風險管理軟件的利弊。
觀看此視頻以做出明智的決定。
想了解更多關於項目風險管理的信息？ 查看這些相關的 Capterra 資源：
- 什麼是項目風險管理？ 這是您需要知道的一切
- 如何為您的項目制定有效的風險管理計劃
- 建立有效的項目風險管理流程的 4 個步驟
- 如何管理風險：項目經理指南
- 成功執行項目的 4 種風險管理策略
調查方法
Capterra 的工作場所情商調查於 2021 年 12 月在 528 名在中小型企業管理項目的美國專業人士中進行。 對受訪者的就業狀況（全職）、企業規模（2 至 500 名員工）和參與項目管理（極度參與）進行了篩選。