如何在虛擬團隊中建立協作文化

幾個月來，您的企業一直在進行遠程工作，而且它開始看起來更像是一種永久的解決方案。 您如何利用辦公室曾經擁有的協作文化並將其帶入數字領域？

在 Flock，我們的首要任務是使用數字工具更好地工作。 這就是為什麼我們強調建立協作團隊的重要性——以及為什麼我們手頭有專家提示來幫助您的虛擬團隊更好地協作。

溝通協作

改善團隊協作的首要方法是啟動他們的溝通。 我們建議為每個單獨的項目設置頻道，以便您的對話保持專注和高效。

但是，您的遠程工作人員感到孤立是正常的，尤其是當您的團隊位於多個時區時。 這些孤島會導致生產力下降，甚至會導致員工敬業度持續下降。 這裡有一些提示可以防止這種情況發生並保持團隊協作的積極性。

使用您的溝通工具具有戰略意義

您可以使用通訊工具聊天、會面、共享文件等。 通過利用質量工具提供的所有功能來提升您的溝通策略。

首先，鼓勵定期聊天。 在辦公室裡，經常會發現你的隊友在彼此的辦公桌旁停下來或預訂會議室一起完成一項任務。 您的團隊可以通過使用業務消息傳遞工具在聊天或快速視頻通話中相互互動來充當共鳴板或直接回答問題，從而復制這一點。

作為團隊的經理，您希望您的員工找到定期合作的方法。 視頻會議上的全團隊頭腦風暴會議與屏幕共享和文件共享功能相結合，可以激發您的隊友根據彼此的想法和建議開展工作。 這些會議將使您的團隊保持在循環中，並可以促進協作。 您還可以舉辦虛擬工作會議（我稱它們為自習室！），讓隊友獨立工作，但可以在此過程中定期相互交流以尋求幫助。

事實上，這些分組討論應該是一種常規做法。 通過主動將您的團隊置於高度敬業的工作環境中，您可以將團隊合作灌輸為員工將用作協作基礎的日常工作。

專業提示：鼓勵你的員工過度溝通。

與您的團隊一起玩得開心

視頻通話中的團隊站立或頭腦風暴會議聽起來與無聊的董事會會議沒有太大區別。 作為經理，您也可以改變這一點並激勵其他人變得更加外向。

首先讓您的虛擬會議更有趣。 視頻會議有很多有趣的破冰船，可以激發員工相互聯繫，更輕鬆地相互分享想法。 在你的工作場所展現個性為其他人提供了一個很好的機會來確定他們可以求助於誰來滿足不同的需求。

例如，由於我們在 Flock 的持續對話，我知道我可以去Eddie尋求有趣和風度翩翩的文案，或者去Rohit進行全面分析。 了解他們的溝通方式有助於我了解我們的工作夥伴關係會是什麼樣子，以及我可以依靠誰。

構建協作結構

創建一個協作團隊並不全是樂趣和遊戲——儘管樂趣肯定會有所幫助。 如果沒有堅實的基礎，您的團隊將無法很好地合作。

虛擬入職

作為經理，首先要在第一天為您的新遠程員工強調協作文化。 從一開始就邀請他們參加會議和虛擬社交時間，這樣他們就可以了解他們的同事並了解他們如何一起工作。

除了社交之外，重要的是要有一個遠程入職流程，以建立您的團隊用於協作的流程和系統。 Flock 非常適合這個！ 我們使用 Flock 來複製我們自然的工作場所結構，以對抗新員工可能面臨的孤獨和困惑。 鼓勵他們開始與新同事建立工作關係。

遠程工作流程

現在到了細節。 一旦您的遠程團隊入職並相互交談，您就需要設置簡化的流程以保持工作高效和正常進行。

從定義的會議議程開始。 在您的會議之前提供“預讀”或簡短的摘要備忘錄，概述誰將參加電話會議，將討論什麼以及預期的結果。 這使您的團隊能夠通過他們的工作和新想法的更新來為會議做準備。

建立定期的會議節奏——包括團隊會議、1:1 和項目頭腦風暴。 讓您的團隊適應虛擬會議和過度溝通將鼓勵他們更頻繁地協作並建立自己的流程。

最後但同樣重要的是設定目標。 畢竟，您的團隊需要知道他們正在努力的方向！ 設定明確的目標（我們在 Flock 使用 OKR ）可以讓您的團隊齊心協力，並鼓勵他們一起工作。 Sprint 方法允許團隊成員集思廣益，設定截止日期，開會簽到，並隨時跟踪他們的進度。 沒有比這更協作的了。

那麼你如何管理這些目標呢？

遠程團隊的生產力工具

當今市場上有無數生產力工具，可隨時滿足您的任何業務需求。 以下是一些可以使您的業務更具協作性的工具。

消息工具

如果他們不會說話，你的團隊就無法工作。 使用 Flock 或 Slack 等消息傳遞工具讓對話持續一整天。 允許文件共享、待辦事項、提醒等的信使將有助於激發對話、參與和新想法。

任務管理器

項目經理，高興！ 優化您的目標設定，讓您的團隊成員在 Asana 或 Trello 等項目管理工具上異步工作。 將它們集成到您的聊天工具中，以便在您的共享對話中獲得最新的更新。

工作流管理器

文件共享

帶著備忘錄或報告在某人的辦公桌前停留以供審查的日子已經一去不復返了。 您可能已經熟悉一些頂級文件共享工具，例如 Dropbox或 Google Drive。 在協作工作方面，他們正在改變生活。 選擇一個適合您的業務需求的產品——如果它集成到您​​的通信工具中，則會獲得獎勵積分！