改善協作、溝通和團隊合作的 8 種最佳方法

如果您與來自全國各地的商業領袖坐下來詢問他們成功的關鍵，很可能會反复提到工作場所協作。 工作場所協作通常被稱為成功的指標，但這個術語的含義並不總是很清楚。

什麼是工作場所的協作？

工作場所協作是指兩個或多個人聚在一起解決共同問題。 工作場所的協作可能非常有效。 具有不同專業知識、觀點和想法的個人可以集思廣益，以找到創新的解決方案並實施他們的想法。 這很重要，因為它可以讓公司更快、更有效地解決問題。

缺乏工作場所協作可能表明公司沒有最大限度地發揮其潛力。 在 Fierce Inc. 的一項研究中，86% 的受訪者表示，缺乏協作或溝通不暢是導致工作場所失敗的原因。

協作有多種形式，例如增強現實技術，它允許購物者在不去商店的情況下“試戴”手錶和眼鏡等配飾。 在工作場所，即使是像移除指定座位這樣簡單的事情也可以增加員工互動並促進協作。

您的公司是否通過鼓勵協作來最大限度地提高生產力？ 我們整理了八個技巧，幫助您改善工作場所的協作。

增強工作場所協作的 8 個技巧

1.利用替代溝通渠道

電子郵件可能仍然是在線工作交流的主要方式，但有大量證據表明它實際上會拖累生產力。

有了這些令人沮喪的數字，工作場所的生產力受到打擊也就不足為奇了：

Slack 是專為工作團隊設計的即時消息和協作系統。 Slack 通過使用渠道、直接消息和通知，以電子郵件無法做到的方式刪除多餘信息。 員工可以設置他們的 Slack 偏好，以便他們只獲得他們需要的相關信息。 它使篩選大量消息的過程耗時更少。

近年來，Slack 的人氣飆升，主要是因為它是電子郵件的有效替代品。 一項針對 Slack 用戶的調查發現，使用該服務的團隊的工作效率提高了 32%。 一個重要原因是團隊將電子郵件使用量減少了 48.6%。

2.簡化文件共享流程

如果您曾經不得不來回發送電子郵件附件進行編輯，您就會明白這個過程是多麼令人沮喪和耗時。 一份有許多貢獻者的文檔可能會來回傳遞數十次，而收到一份舊版本的文檔可能會使整個過程推遲數天甚至數週。

Dropbox 和 Box 等文件存儲應用程序徹底改變了這一過程，因為它們允許公司將文件保存在雲中並且隻共享一個文檔——消除了舊文件版本問題。

Dropbox 的文件同步功能即時更新共享文件。 它使來自不同位置的用戶一起工作時始終擁有最新版本的文件。 如果您需要參考舊版本，用戶可以在 30 天內恢復文件的舊版本。

與 Dropbox 一樣，Box 也允許用戶將存儲在雲中的數據鏡像到他們的桌面上，以便於訪問。 如果您在桌面上本地更改文件，它將與云同步並更新存儲在您的 Box 帳戶中的文件。

TrackVia 發現，使用雲存儲的公司認為該服務對其效率有積極影響。 47% 的受訪公司表示雲使他們的工作效率更高，40% 的公司表示雲使他們更加靈活：

雲簡化了文件共享過程，每年有更多公司使用 Dropbox 和 Box 等服務。 通過消除舊文件和電子郵件附件的問題，雲已成為協作的寶貴工具。

3.提高網絡安全

當您想到協作時，首先想到的可能不是服務器的安全性。 但是從雲端上傳/下載的文件數量龐大，越來越多的員工帶著自己的設備工作。 大量的網絡使用量為黑客和惡意軟件提供了越來越多的機會來訪問您的系統。

網絡攻擊的規模、範圍和中斷都在增加。 這些對您的網絡服務的攻擊可能會給您的員工和客戶帶來重大問題。 今年早些時候襲擊 150 多個國家的勒索軟件攻擊導致數以千計的設備離線，並使公司損失數万美元。 Ponemon Institute for HPE 2016 年的一份報告發現，每天數據洩露的平均成本為 21,155 美元！

建立強大的網絡安全性很重要，因為您的員工通常不知道惡意軟件的風險。 弗里德里希-亞歷山大大學的一項研究指出，儘管 78% 的人聲稱他們知道電子郵件中未知鏈接的風險，但仍有 45% 的人點擊了它們：

保持公司文件加密並防止黑客攻擊是保持安全協作的重要關鍵。 採取必要的預防措施確保您公司的項目或數據安全，不要讓您的公司的項目或數據容易受到威脅。

4.重疊區

密歇根大學的研究人員發現，使用空間設計來鼓勵計劃外的互動實際上提高了科學家的整體表現。 想要鼓勵協作的設計師正在創建所謂的“重疊區”，員工之間進行計劃外互動的機會會增加。

這些計劃外的互動可以激發協作和創新，這正是史蒂夫·喬布斯 (Steve Jobs) 在規劃皮克斯總部設計時的想法：

喬布斯將郵箱、會議室和自助餐廳搬到了中庭，這樣劇本作者、藝術家和動畫師就可以比其他地方更多地互動。 皮克斯是工作場所協作的最佳範例之一。 它迫使員工經常交叉，討論項目和分享想法。

重疊區域不必像皮克斯總部那樣精心設計。 它們可以像共享樓梯或多個部門之間共享的室外空間一樣簡單。 目標是讓不經常互動的員工更容易相互交談。

5.輪用制

工作不再像文法學校那樣，嚴格的規則決定了你坐在誰旁邊。 例如，工作場所的協作現在發生在休息區、沙發和自助餐廳。 新的工作趨勢表明，您不必被綁在辦公桌前 8 小時就可以被視為高效員工。 進入輪用桌。

輪用辦公是一種新趨勢，員工不再必須強制分配座位。 員工沒有指定的辦公桌，而是在公共開放空間輪換。 現代工作場所協作是流動的，鼓勵員工與他們通常不會在部門外聊天的其他人互動。

除了增加協作機會外，輪用辦公桌還可以為公司節省資金。 諮詢和設計公司 Strategy Plus 估計，辦公室利用率在任何一天都達到 42% 的峰值。 英國工作空間管理公司 Condeco 發現，大多數企業認為他們的工作空間利用率為 60-70%：

除了推動員工更頻繁地互動和協作之外，輪用辦公桌還允許公司移除一些多餘的空間。 從辦公桌輪用制中節省的錢真的可以加起來——沃達丰的研究表明，這種做法每年可以為英國公司節省 340 億英鎊（或 43 萬億美元）。

6. 不要安於當前的軟件

改善工作場所的團隊合作和協作意味著不斷尋找新的解決方案來解決公司的問題。 Google Docs 等技術可以提高您的業務效率，並改善您的員工、團隊和客戶之間的溝通。

點擊後登陸頁面設計是一個協作必不可少的過程，但溝通問題可能會使工作效率低下且耗時。 點擊後登錄頁面的創建過程可能涉及許多利益相關者——編寫內容的撰稿人、創建線框和自定義頁面的設計師、監督該過程的經理以及希望聽到他們的意見的客戶。

顯然，這不是一種無縫的溝通方式。

如果每個人都通過不同的渠道進行溝通，這可能會增加過多的時間並出現重大問題。 當撰稿人發送電子郵件附件、項目經理使用 Slack 進行交流而客戶使用 Google Docs 時會發生什麼情況？ 您會感到沮喪，因為沒有集中的溝通場所和體驗發布延遲。

Instapage Collaboration Solution 旨在通過簡化點擊後登錄頁面設計流程來應對這種低效的工作流程。 撰稿人、編輯、經理和客戶都可以直接在頁面上發表評論並實時接收反饋。

Instapage 平台還允許用戶使用密碼保護他們的頁面並添加額外的安全層，因此只有某些決策者可以訪問。 此外，評論提要允許進行對話，甚至不需要用戶離開平台。

7. 視頻會議讓遠程工作者保持參與

今年，蓋洛普發布的一項調查顯示，43% 的美國員工至少有一段時間在遠程工作（比 2012 年上升了 4 個百分點）。 更多的員工正在使用靈活的時間表。 公司正在僱用更多遠程工作的自由職業者，以在預算緊張的情況下完成專業工作。

但由於遠程員工不在辦公室，他們經常會錯過肢體語言和非語言交流。 大多數交流都是非語言的，不與同事進行視覺互動的員工會感到孤立，工作效率也會降低。 這就是視頻會議可以彌補這一差距的地方。

研究表明，視頻會議可以讓遠程工作人員感覺與團隊的聯繫更加緊密。 Polycom 表示，企業認為視頻會議提供全面的好處：

• 94% 的受訪者表示它提高了生產力
• 87% 的人聲稱它加快了決策速度
• 87% 的人確認它顯著降低了差旅成本

隨著越來越多的業務在多個地點和時區進行，視頻會議平台可以實現更多協作和高效的工作流程也就不足為奇了。

8. 減少會議中的低效率

高管們認為 67% 的會議都是失敗的。 這些低效率正在浪費您的業務時間和金錢。

每年，公司都會在毫無成效的會議上浪費超過 370 億美元的時間。 中層管理人員將大約三分之一的時間花在會議上。 員工甚至每週花費多達四個小時來準備狀態更新會議：

根據上圖，一個組織 15% 的集體時間用於會議。 這是公司時間的重要組成部分，浪費它會降低生產力和協作機會。 企業應該考慮多任務處理和遠程工作人員的孤立等問題，這兩件事可能會導致會議效率低下。

多任務處理是導致會議效率低下的最大原因之一。 大約一半的員工承認從事不相關的項目，近 70% 的員工會查看他們的電子郵件。 遠程工作人員在電話會議中常常感到孤立，因為大部分交流來自肢體語言和他們無法通過電話接收的非語言提示。

希望提高會議質量的公司應該盡量縮短會議時間，並專注於減少多任務處理。 遠程工作人員應盡可能通過視頻會議進行交流。 他們可以接受非語言暗示，並在視覺上與其他人交流。 事先設定明確的期望和議程有助於讓每個人都參與到整個過程中。

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視頻會議、數據共享和重疊區域只是公司採取措施改善協作的幾種方式。

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