基於雲端的電話系統的優點和缺點是什麼？

所有企業都需要有效且可靠的通訊系統。 對於當今的大多數公司來說，這意味著透過網路運行的基於雲端的電話系統。

基於雲端的電話系統的靈活性和可擴展性使其成為各種規模企業（從行動的小型企業到運行呼叫中心的企業）的有吸引力的選擇。

但這是您企業的最佳選擇嗎？

在這篇文章中，讓我們仔細看看基於雲端的手機的優點和缺點，以幫助您做出明智的決定。

但如果您時間緊迫，以下是您需要的所有資訊一目了然：

什麼是基於雲端的電話系統？

基於雲端的電話系統使用網際網路協定語音 ( VoIP ) 技術來連接電話通話。

與固定電話等傳統技術不同，VoIP 電話不需要任何特殊的硬體或基礎設施。 不像傳統固定電話那樣依賴銅線網路來撥打或接聽電話。 您只需要高速網路連線即可撥打 VoIP 電話。

這使得企業可以輕鬆開始使用基於雲端的電話系統，並享受諸如降低每月運行成本、更好的遠端工作移動性以及幾乎不需要任何維護等優勢。

讓我們在下一節中更深入地探討使用基於雲端的電話系統的好處。

基於雲端的電話系統的優點

雲端技術日益成為常態，為企業帶來了許多好處。 從靈活性到遠距工作福利，這些系統正在改變員工的聯繫、協作和溝通方式。

讓我們看看基於雲端的電話系統成為成長型企業的明智選擇的優勢。

降低成本

與傳統電話系統相比，基於雲端的電話系統更具成本效益。

平均而言，固定電話系統的本地或國內電話費用為企業每月每條線路 50 美元。 相比之下，VoIP 套餐的起價為每月每條線路不到 20 美元，具有國際通話、視訊會議和許多其他功能。

雲端電話系統是削減通訊成本的有效方法。 您所需要的只是穩定的網路連線和支援 VoIP 功能的軟體。

這意味著您可以減少原本會產生的傳統電話相關費用，例如：

• 本地專用交換器 ( PBX ) 的設定成本和前期投資
• 經常性維護費用
• 自動助理、語音郵件轉錄、呼叫排隊等功能的附加組件。

透過 VoIP，您可以獲得免費的本地號碼、免費電話號碼和廉價的國際電話。 傳統的固定電話永遠無法為您帶來相同的實惠。

更好的可靠性和性能

基於雲端的電話系統是您業務連續性計畫的強大安全網，尤其是當自然災害或網路攻擊等意外事件擾亂正常運作時。

如果使用位於一個地點的傳統電話系統，您的企業可能會面臨停機和風險。 相比之下，基於雲端的電話系統在具有內建備份和冗餘計劃的遠端資料中心運行。 如果一個資料中心出現問題，其他資料中心可以無縫接管。

這有助於您的業務保持平穩運行，並且您的客戶不會受到影響。 他們的資訊也仍然安全，並且可供您的團隊隨時使用，因此您不會失去連線。

因此，雲端電話系統可以提供可靠的備份和一致的效能，幫助您的企業即使在不可預見的挑戰中也能保持正常運作。

對於日常業務運作來說，它也是更可靠的選擇。 它不太容易發生中斷，因為發生故障時影響服務的關鍵點較少。 這種可靠性使其成為不間斷正常業務活動的可靠選擇。

更快的實施和設置

您的電話系統不應妨礙您的業務發展。

對於傳統的電話系統，擴大規模可能既耗時又昂貴。 要為每位新員工提供電話號碼，您需要添加新的電話線路和端口，這可能需要數週時間。 這會導致大量生產力損失。

借助基於雲端的電話系統，您可以隨時擴展業務。 它可以擴展，以滿足您團隊不斷增長的需求，同時保持所有業務通訊無縫運行。

專業提示：如果您想顯著提高員工協作和生產力，請嘗試用虛擬電話服務替換傳統電話系統！

另請參閱：了解雲端通訊的來龍去脈

減少維護

維護是不必要的開銷，可能會對員工體驗產生負面影響。 維護所需的精力和投資會迅速增加。

傳統電話系統至少需要一名或多名人員專門負責系統的維護。 大多數公司最終要么讓已經不堪重負的 IT 團隊負擔過重，要么花更多的錢聘請外部承包商。

此外，公司也沒有考慮到故障排除和維修所花費的時間和精力。 這不僅會影響員工的生產力和士氣，還會減緩業務成長。

相反，當使用雲端 PBX時 系統，您的 VoIP 提供者可以熟練地處理所有這些麻煩。 他們完全在雲端異地管理電話系統，並確保優先服務不間斷。

此外，他們還提供嚴格的服務等級協定 (SLA) 和全天候客戶服務，以加快問題解決速度。 所有這一切都不會影響您團隊的任務或客戶期望的業務溝通品質。

存取強大的通話功能

基於雲端的電話系統提供最先進的VoIP 功能，可增強業務通訊。 企業主認為有價值的一些受歡迎的功能包括：

顯然，基於雲端的電話系統具有可以提升您的業務通訊水平的高級功能。 此外，功能的接觸可以幫助您的團隊更好地與客戶溝通，並不斷提高客戶服務品質。

特別是如果您經營呼叫中心，基於雲端的電話系統可幫助您自信地操作它。 您還可以將電話系統與 CRM 或會計軟體等第三方工具集成，為您的團隊建立集中儲存庫。

最好的部分？ 優秀的服務提供者將允許您添加新功能，而無需硬體更新、複雜的請求或令人困惑的術語。 您將能夠根據需要客製化雲端電話系統，以滿足您不斷變化的業務需求。

改善客戶體驗

如今的客戶已經不再對價格敏感。 事實上，他們並不介意為卓越的客戶體驗支付額外費用。 此外，他們未來更有可能從這些公司購買產品和服務。

最近的客戶服務統計數據證實了這一點：

• 42% 的消費者願意為友善、熱情的客戶服務體驗支付更多費用。
• 91% 的客戶在獲得良好的客戶服務體驗後更有可能再次購買。
• 68% 的客戶表示，積極的客戶體驗顯著提高了他們的品牌忠誠度。

基於雲端的電話系統為企業提供增強的靈活性、可擴展性和可訪問性，以確保積極的客戶體驗。

由於呼叫量的有效管理，客戶永遠不必等待，這會將呼叫重新導向到下一個可用的支援團隊成員。 服務代理可以隨時獲取客戶訊息，從而實現更個人化的交互，給客戶留下深刻印象。

此外，基於雲端的電話提供者還允許服務代理在任何地方工作，快速且有效率地提供不間斷的支援。 畢竟，知識淵博且快樂的客戶服務代理通常意味著快樂的客戶！

當大型企業繼續使用傳統固定電話時，客戶服務現代性的速度、品質和認知可能會面臨風險。

輕鬆支援遠距和混合工作

混合工作模式——幾天在辦公室工作，幾天在家工作——現在已經成為新常態。

對於仍在使用傳統電話系統的企業來說，這是一個雙重問題。 首先，他們必須維護辦公室現有的基礎設施。 其次，他們必須花費時間和資源來增強遠距員工的能力。

這包括為員工提供有效完成工作所需的正確工具和所有客戶資訊。

基於雲端的手機非常適合這種用例。 遠端工作功能開箱即用，無需複雜的設定。 您的團隊可以在辦公室使用VoIP 桌上型電話，在家工作時使用商務電話應用程式。 這是兩全其美的！

無論工作地點如何，團隊中的每個人都可以：

• 保留相同的電話號碼並保持客戶和同事的聯繫
• 使用 VoIP 軟體電話應用程式撥打和接聽電話
• 使用通話轉接、虛擬語音郵件和通話錄音等進階功能
• 透過高清語音，清晰溝通，通話品質顯著提高

統一通訊

基於雲端的電話系統可以輕鬆地將所有業務通訊集中在一個平台上，而無需更改現有基礎設施或遠端辦公技術。

此解決方案稱為統一通訊即服務 ( UCaaS )，涵蓋電話、視訊會議、即時訊息、電話會議和文件共用。

UCaaS 提高了現場員工和遠端團隊之間的生產力和協作。 每個人都可以使用日常所需的相關通訊工具。

雲端電話服務可加速員工入職並簡化虛擬會議。 它消除了與傳統電話等舊通訊系統相關的障礙和孤島，而傳統電話通常缺乏任何這些高級功能。

基於雲端的電話系統的缺點

雖然基於雲端的電話系統有一些缺點，但沒有任何技術是完美無缺的。 您的企業可能特別感興趣一些固有的挑戰，從而使基於雲端的電話系統作為一種選擇的吸引力降低。

以下是完全透過網路運作商務電話系統所帶來的潛在缺點。

價格可以加起來

如今基於雲端的電話系統通常按每個用戶每月收費。 隨著時間的推移，這些成本會不斷增加。

您可能需要為您不打算使用的附加功能付費，或為您頻繁使用的其他功能支付計量費用。 對於小型企業來說，與僅使用現有的傳統電話線相比，訂閱價格可能會更高。

然而，現今大多數基於雲端的電話系統都內建協作工具。 這消除了對昂貴的協作工具（例如 Zoom、Slack 或單獨的會議橋）的需求。

此外，您還可以節省在 IT 支援、修復系統問題以及確保安全性和合規性等方面花費的時間和金錢。

所有這些好處都可以抵消基於雲端的電話系統的每月成本，使它們比看似便宜的傳統電話更具成本效益。

如果您仍然不確定 Nextiva 基於雲端的電話系統會讓您的公司花費多少錢，您可以要求無義務報價。

您需要快速的網路設備

基於雲端的電話系統需要高速寬頻網路連線。

基於雲端的電話系統使用 Wi-Fi 來運行，但 Wi-Fi 無法很好地穿牆工作。 如果您的辦公室沒有進行無線站點審核，您可能會遇到一些盲點。

但這個問題有簡單的修復方法和經濟實惠的解決方案。 您可能需要為網路設定服務品質 ( QoS ) 以防止抖動。

對於較大的辦公室，請考慮新增網狀 Wi-Fi 網路以獲得最大速度和覆蓋範圍。

沒有穩定的網路連線就無法運作

一件事可以決定將您的電話系統遷移到雲端的所有好處，也可以破壞它—您的網路連線！

如果您的網路連線發生故障，您的基於雲端的電話系統可能會停止運作。 然而，可靠的網路連線是基於雲端的電話系統的唯一系統要求。

但今天，穩定的網路無所不在！ 幾乎每家咖啡館都為您提供足夠強大的 Wi-Fi，用於視訊通話和串流媒體。

在過去的十年中，網路速度不斷提高，其可靠性也不斷提高。 在家裡或工作中，超過 100 Mbps 的速度並不罕見。 此頻寬可同時支援 1,000 多個 VoIP 通話！

如果您不確定您的網路連線有多可靠，您可以參加我們的免費 VoIP 容量測試，看看您的網路是否已準備好使用 VoIP。

如果您的 ISP 發生故障，您和您的團隊可以透過手機自動接聽電話或轉接至語音信箱進行後續處理。 基於雲端的 VoIP 基本上不會出現「忙訊號」。

如果您沒有其他可用的網路連接，請致電我們的支援團隊，我們可以處理這些緊急請求。

進一步閱讀：什麼是商務呼叫轉接以及如何設定它？

位置資訊僅限於緊急呼叫

對大多數人來說這不會是問題，但透過網路撥打 911 不一定會附加準確的位置資料。

當基於互聯網的呼叫轉到緊急呼叫中心（稱為 PSAP）時，接線員可能不知道您的位置，甚至不知道您的電話號碼。 預設情況下，通話會根據帳戶持有人的地址到達最近的 PSAP。

若要解決此問題，請更新指派給雲端電話系統中每條業務電話線路的固定位址。 此設定稱為增強型 911 這是你應該熟悉的東西。 當員工在家或不在辦公室工作時，您應該及時更新。

我們建議使用智慧型手機進行基於互聯網的通話，因為 GPS 數據和蜂窩三角測量會立即將位置數據傳遞到附近的 PSAP。

與類比設備的兼容性有限

如果您喜歡傳真機等傳統電話設備，那麼您不會真正對雲端電話系統感到興奮。 該設備在90年代處於鼎盛時期，但如今其使用時間有限。

如果您需要在安全系統或大門之間進行 PSTN 連接，那麼您可能需要使用類比電話適配器或簡稱“ATA”，這會變得很棘手。 另一方面，這些服務的蜂窩連接也廣泛可用且具有可靠的可靠性。

將電話服務移轉到雲端的技巧

當公司升級到雲端時，我們已經看到了相當大的成功。 這可能有點令人生畏，但只要稍加計劃，您就會非常成功。

將您的辦公室電話系統遷移到雲端將為您帶來傳統固定電話無法比擬的優勢。 利大於弊。

以下是一些可協助您順利遷移到雲端的操作項目。

• 提前規劃– 預測公司的發展、網路需求、ISP 頻寬和團隊工作流程。
• 利用強大的 VoIP 功能– 為了充分利用基於雲端的電話系統，請徹底評估團隊的用例以及他們最需要的內建功能。
• 遵循 VoIP 供應商的建議– 當遷移到基於雲端的電話系統時，請提出大量問題。 信譽良好的服務提供者將花時間回答您的問題並幫助您順利遷移。

選擇業務通訊系統時，需要考慮許多因素。 基於雲端的電話系統提供了業務成長所需的適當靈活性、可擴展性和功能。

但請確保在您的雲端電話系統之旅中選擇正確的合作夥伴。 它將確保平穩過渡到雲端、優化效能以及為您的客戶和員工提供更積極的體驗。