簡化客戶溝通和計費

已發表: 2023-09-14

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客戶溝通和計費是業務健康的重要組成部分，但完善這些流程並不容易。事實上，46% 的企業因溝通不暢而失去客戶，77% 的客戶遇到過影響其對企業信任的計費問題。

如果您想避免成為該統計數據的一部分，則需要簡化這兩個過程。本指南將幫助您僅使用 Joist 和我們自己的 Flock 寫作團隊的建議。

如何簡化您的計費和客戶溝通流程

簡化您的計費和客戶溝通流程可能需要一些時間和一些重組，但您將受益於增加的利潤和更好的客戶關係。

如果您希望本文中的解決方案的其餘部分適合您，那麼創建計費文化非常重要。如果您創建一個允許您收取費用的結構，並且您在必要時並不羞於索要費用，那麼您就能夠保持您的業務向前發展。

這並不意味著追逐你的客戶。 Joist的系統內置了“發送付款提醒”功能，允許您在發票上發送預先寫好的禮貌消息請求。

這不僅可以簡化任何來回，還可以表明您是認真的。如果您不強調這些合同條款或滯納金的重要性（稍後會詳細介紹），它們就不會構成威脅。但為了確保提供後續行動，您需要讓您的員工參與其中。

請務必對您的員工進行有關發票和後續工作如何運作的培訓。解釋說客戶及時付款等於業務更穩定，這對員工的薪水很重要。

發票應用作溝通工具，而不是作為單獨的文件。提供一個不具約束力的客戶期望範圍可以消除混亂並塑造期望。

在 Flock，我們建議使用我們的產品來傳達發票上應該包含和不應該包含的內容，因為這可能會根據客戶的不同而改變。您可以在 Flock 中專門為此目的創建一個通道。然後，您可以在 Flock 中交換發票或賬單文件供項目經理查看。一旦最終確定，您就可以放心地將其發送給客戶。

如果您想要一些發票信息的最佳實踐，這裡有一些：

在提供發票之前，應通過合同或書面消息討論任何詳細信息，例如費用結構、剩餘費用、提供的工作或額外的附加服務。

企業在開具發票時面臨的最大問題之一是期望不匹配。如果您曾經有客戶更改過項目範圍，或者對為什麼要為特定項目收費而感到困惑，那麼明顯的罪魁禍首就是缺乏溝通。

Joist 建議發送形式發票，這是一份初步報價或估算，概述了尚未提供的商品和服務。這可以準確地向客戶展示您打算做什麼以及客戶預計支付的費用。最終，這消除了很多混亂。

然而，93% 的客戶服務團隊表示客戶的期望比以前更高，因此您需要非常清楚地以書面形式提供的內容。

您的合同是讓每個人都參與進來所需的最重要的文件。使用合同概述計費做法、各方是誰、他們的責任和角色、工作範圍、建議的時間表以及您的費用結構。

引導客戶完成合同符合您的最大利益。如果他們有問題，你可以回答他們。如果他們嘗試更改範圍，您可以聲明您需要向他們收費。

每個企業都有這樣的客戶，他們口頭同意了你的條款，簽署了合同，但仍然對他們能做什麼或不能做什麼感到困惑。無論是無知還是有目的的行為，結果都是一樣的：雙方都浪費時間和金錢，並且造成大量延誤。

當發生延誤時，第一步是向客戶提出上訴。如果他們無法簽署決定，請告訴他們讓第三方為他們做這件事。如果計費時間表不適合客戶，請詢問他們其他時間是否更合適。但是，每個項目只執行一次。有些客戶會利用這個機會提出更多要求。相反，請回顧一下您的協議條款。

正如喬斯特所說，你絕對應該盡你所能為你的客戶做正確的事，但如果這始終是你自己承擔費用的話，那就不行了。您仍然有生意要經營，並且您完全有權利收取滯納金或拒絕客戶建立健康關係的請求。

正確的發票和資金管理是齊頭並進的。如果您想關注現金管理、固定資產管理和庫存，所有這些都有助於更好地開具發票，您將需要專業的會計軟件。但您應該選擇哪種解決方案？

我們的文章：“小型企業會計工具和軟件指南”可以為您提供有關哪種會計軟件最適合您的業務的建議。 QuickBooks、FreshBooks 和 Xero 都是不錯的選擇，不僅僅是因為它們負責您的工資和採購。

由於會計軟件實現了您業務的關鍵組成部分的自動化，因此您將有更多時間用於客戶溝通和計費。專業會計軟件還可以連接到您的發票軟件，從而使您更輕鬆地跟踪企業的現金流。

Joist 和 Flock 的作者都了解維持有效的客戶溝通和計費流程意味著什麼。有了專家的綜合建議，您將能夠給客戶留下深刻的印象，減少逾期賬單，並提高您的利潤。